En måde, hvorpå virksomheder kan forblive konkurrencedygtige, er at forbedre deres forretningsprocesser, både fra et operationelt og økonomisk perspektiv. For at gøre det kræver en måde at måle specifik procesforløb. "Det, der ikke kan måles, kan ikke administreres." En virksomhed kan ikke styre en proces, hvis den ikke har en passende målemetode. Derfor bruges metrics (målbare procesdetaljer) til at indsamle data før og efter implementering af ændringer. Analyse Disse metrik giver data, der kommunikerer mængden af forbedringer, der skyldes procesændringer. For at komme i gang skal du først vælge en metric, der passer til den proces, du måler.
Trin
Del 1 af 3: Opsætning af procesforbedringssystemet
Trin 1. Bestem, hvad der skal måles
Det vil sige, hvad mener du med "forbedring". Vil du have en proces, der er mere pålidelig, hurtigere, effektiv eller bedre til noget andet? Dette vil tydeliggøre dit projekt. Sørg for, at din proces producerer målbare output.
For eksempel vil en virksomhed, der ønsker at øge hastigheden på produktlevering, måle leveringstiden. Datadigitaliseringsvirksomheder ønsker måske at måle procentdelen af tegnfejl i et parti eller behandle output
Trin 2. Sørg for, at dit projekts ordforråd er konsistent
Brug almindeligt forståede udtryk for at sikre målinger nøjagtighed og konsistens. Dette sikrer pålideligheden af de oplysninger, der deles med andre parter fra forskellige steder og faciliteter. Dette forhindrer misforståelser og tydeliggør definitionerne af alle de variabler, der måles.
For eksempel måler virksomheden tid i dage. Andre grene af det samme selskab kan have forskellige fortolkninger af ordet "en dag". Måske tænker de på det som en 8 timers arbejdsdag og ikke 24 timer. Ting som dette kan føre til misforståelser mellem virksomhedens filialer
Trin 3. Beslut, hvordan dataene vil blive indsamlet
Data skal indsamles på samme måde i hele virksomheden. For eksempel, hvis en afdeling bruger en stikprøve til at indsamle data, bør alle afdelinger følge trop. Ellers vil dataene ikke være sammenlignelige. Derudover skal måleenhederne også være de samme. Sørg for, at måleenhederne alle er ens, når du måler output.
Eksempelvis kan leveringshastighed måles i minutter eller timer. At konvertere fra en enhed til en anden er bare spild af tid
Trin 4. Bestem standarden for beregningsnøjagtighed
Det betyder, at en afdeling ikke må runde tal, før der ikke er kommaer, og en anden afdeling skal runde op til to cifre efter kommaet. Forskellen i detaljeringsniveauet i tallene vil ødelægge resultaterne. Glem ikke, mindre enheder har en tendens til at give mere præcise resultater.
For eksempel skal alle afdelinger blive enige om, hvordan man afrunder tal
Del 2 af 3: Bestemmelse af passende metrik for projektet
Trin 1. Vælg en primær metric
Nøgletal definerer output eller mål for procesforbedring. For eksempel kan en bilproducent måle antallet af producerede biler i timen. Inden procesforbedringen udføres, tages målegrundlaget først. Ved projektets afslutning måles processen igen. Derefter udføres beregningen af antallet af forbedringer i processen.
Trin 2. Forbind nøgletal med forretningsmæssige metrics
Forretningsmæssige målinger måler, hvordan operationelle procesforbedringer opnår et af virksomhedens mål. For eksempel, hvis den primære metric skal accelerere produktproduktion, kan forretningsmetricen øge overskuddet eller reducere faste omkostninger. Der er en årsag og virkning-forbindelse mellem nøgletal og forretningsmetrik. Denne uoverensstemmelse forklarer årsagen til, at forbedringer i nøgletal også forbedrer virksomhedens ydeevne.
Trin 3. Overvej mulige uventede resultater
Uventede belastninger kan opstå som følge af procesforbedringsprojekter. Hvis den primære metric måler, hvad der skal forbedres, vil der være andre konsekvensmetrics til måling af, hvad der ikke bør ændres. Følgende metriske data skal indhentes før, under og efter projektet. Af de mange mulige konsekvensmålinger i et projekt er det kun få, der har stor indflydelse på outputkvaliteten og bør tages i betragtning.
For eksempel bør en virksomhed, der ønsker at øge leveringshastigheden, ikke opleve øgede omkostninger på grund af dårlig håndtering og produktskade. I dette tilfælde er andelen af produktfejl en konsekvensmetrisk
Trin 4. Definer økonomiske metrics
At spare penge er ikke nødvendigvis virksomhedens primære metric. Virksomheder skal imidlertid overvåge de økonomiske resultater af procesforbedringer. Dette må ikke forveksles med projektets regnskabsomkostninger. Finansielle målinger bør være et redskab til at analysere de økonomiske fordele ved de iværksatte projekter. Mange virksomheder overvåger fortsat finansielle målinger i op til et år efter, at projektet er afsluttet.
For eksempel kan en stigning i produktionstiden forventes at øge virksomhedens omsætning. Virksomheden vil overvåge omsætningen sammen med andre faktorer såsom overskud fra tidspunktet for ændringens implementering og måle, hvordan virkningen af procesændringen vil være
Del 3 af 3: Indsamling af data
Trin 1. Mål tiden
Procestid måler længden af trinene i processen med at få et produkt eller en service til at vare. Andre tidsmålinger måler den tid, et projekt tilføjer værdi, eller den tid, det tager at svare på en kundeanmodning. Beregningen af metriket kan være en procentdel af leveringstiden.
Strategier til at reducere procestiden viser sig at øge forretningen. Dette kan øge produktionen og hurtigere levering af produkter eller tjenester. Hvis prisen og kvaliteten af varer eller tjenester er den samme som hos konkurrenter, vælger kunderne at købe varer eller tjenester, der hurtigere accepteres. Hvis behandlingstiden kan reduceres, er chancerne for at modtage nye ordrer og forretninger større
Trin 2. Mål omkostninger
Omkostningsberegningen vurderer de samlede omkostninger ved produktionsprocessen. Denne metrik måler også driftsomkostninger i forhold til produktionsniveauet. Omkostninger pr. Transaktion måler omkostningerne ved at producere en enhed. Omkostningsbesparelser måler omkostningsreduktionen pr. Transaktion. Arbejdsbesparelse måler reduktionen i arbejdstiden, der kræves for at producere varer eller tjenester.
En omkostningsreduktionsstrategi bliver vigtig, når forretningsindtægterne begynder at falde. For eksempel oplevede Bank of America et fald i udlån og handelsindtægter i 2011. Derfor reducerede de deres arbejdsstyrke for at fortsætte med at betale aktionærer. Bankchefer og konsulenter besluttede at bruge omkostningsmålinger til at identificere job, der kunne afskrives for at spare penge uden at skade virksomheden
Trin 3. Mål kvalitet
Kvalitetsmålinger måler kundetilfredshed. Kundetilfredshedsdata kan opnås gennem undersøgelser, kundeklager og anden feedback. Kvalitetsmålinger vurderer også, om en proces tilføjer værdi til kunden. Denne metrik ser også på hyppigheden af fejl og omarbejde. Procentdelen af fejl ses i niveauet for produktfejl. Procentdelen af færdiggørelse og nøjagtighedsniveau måler hyppigheden af fejlfrie processer.
- Sundhedsindustrien er stærkt afhængig af kvalitetsmålinger. Kvalitetsforbedring skal baseres på data. Analytikere ser på finansielle og kliniske data for at bestemme variationer i levering af sundhedsydelser. Serviceleveringsprocessen er opdelt og derefter ledt efter spildende eller overflødige områder for at skabe en proces, der leverer resultater af høj kvalitet. Omkostningsreduktion tilføjer ikke værdi, hvis den ikke kan forbedre eller opretholde et givet kvalitetsniveau.
- Nøglen til at forbedre kvaliteten er at øge effektiviteten uden at reducere effektiviteten. Effektivitet refererer til mængden af ressourcer, der kræves for at levere et produkt eller en service. Effektivitet refererer til, hvor godt produktets eller tjenestens mål nås.
Trin 4. Mål output
Output -metrics måler mængden af et produkt eller en service, der leveres over en periode. Produktionsmål skal tilpasses kundens krav. Output -metrics ser også på efterslæbet og overskydende beholdning (summen af begge bør være minimal). Endelig måles igangværende arbejde med at bestemme antallet af produkter eller tjenester, der er i gang.
En strategi til at øge produktionen i produktionen er standardiseret arbejde. For eksempel i bilindustrien har bilproducenter standardmetoder til installation af biler. Producenter kan fastsætte produktionsprocesstandarder for at øge produktionen. Metrics kan hjælpe med at analysere, hvor godt en proces forbedrer output. Processen siges at være vellykket, hvis produktet er fremstillet inden for en bestemt tid med en ny standardiseret proces, der stiger i antal
Trin 5. Mål kompleksiteten af processen
Denne metrik måler antallet af trin i produktionsprocessen, der skal bestås. Denne metrik viser også hyppigheden af procesafmatninger på grund af ændringer i hænder eller anmodninger om godkendelse af vejleder. Antallet af trin i processen tælles sammen med trinene i værditilvækstprocessen. Disse trin gør produktet eller tjenesten mere værdifuld. Metriket måler også hyppigheden af produktretur ved reparationer af defekter.
