Evnen til at være professionel spiller en vigtig rolle for at opnå karrieresucces. Næsten alle medarbejdere skal besvare telefonopkald, uanset deres position i virksomheden. For at få opkaldere til at føle sig godt tilpas, skal du lære at tage gode opkald for at gøre et positivt indtryk og være parat til at besvare stillede spørgsmål.
Trin
Del 1 af 2: Modtagelse af telefonopkald
Trin 1. Tag telefonen ASAP
Når kontortelefonen ringer, er det ikke høfligt at lade den, der ringer, vente. Inden den tredje ring skal du straks tage telefonen og sige hej til den, der ringer.
Trin 2. Hold håndsættet foran dit ansigt
Du vil måske tale med det samme, men sørg først for, at modtageren på telefonen er foran dit ansigt. Tal, når modtageren er i den korrekte position, så den, der ringer op, modtager fuldstændig information.
Trin 3. Tag en dyb indånding, før du taler
Når du har placeret telefonen foran dit ansigt, skal du tage en dyb indånding for at berolige dig selv og fokusere dit sind, før du siger hej. På denne måde kan du tale roligt, mens du koncentrerer dig.
Trin 4. Angiv dit firmanavn og navn
Denne metode fortæller den, der ringer op, at han allerede er forbundet til det firma, han vil ringe til. Så sørg for at han kender dit firmanavn og dit navn. Angiv først virksomhedsnavnet. Du kan skrive de ord ned, du vil sige, når du modtager et telefonopkald, så du ikke behøver at tænke på, hvad du skal sige, når telefonen ringer. Formuleringen kan tilpasses den situation og de forhold, du arbejder i.
- Hvis du arbejder som receptionist, skal du give komplette oplysninger om virksomheden, for for den, der ringer, er du indgangen til at få det, han har brug for. For eksempel hilser den, der ringer op, ved at sige: "Godmorgen/eftermiddag/aften. WikiHows hovedkvarter er her. Jeg er Nikita her for at hjælpe." Gennem disse oplysninger kender den, der ringer op, dit firmanavn og dit navn, så han føler sig mere tryg ved at fortsætte samtalen. Hvis du er en privat sekretær, skal du angive din arbejdsgivers navn (f.eks. "Mr. Millers kontor er her. Jeg er Nikita."), Fordi den, der ringer, vil kontakte din chef.
- Hvis du er medlem af en bestemt afdeling, skal du oplyse din holdning, så han kan stille relevante spørgsmål, f.eks. "Godmorgen. Jeg er Yesika i bogholderiafdelingen." På denne måde ved den, der ringer, om han eller hun har forbindelse til afdelingen og den person, han skal ringe til, eller har brug for at tale med en anden.
Trin 5. Forbered papirvarer og notesbog ved siden af telefonen
På den måde kan du straks tage noter, hvis den, der ringer op, vil efterlade en besked eller give oplysninger. Lad ham ikke vente, for du skal finde papir og en pen til at skrive på.
Del 2 af 2: Taler i telefon
Trin 1. Smil, når du taler
Selvom du er ked af det, får du en stemme til at lyde mere behagelig for den, der ringer, hvis du smiler. Selvom den er tvunget, kan denne metode forbedre stemningen.
Trin 2. Tal tydeligt og professionelt
Når du arbejder i et professionelt miljø, skal du sørge for, at du og den, der ringer, er i stand til at kommunikere klart og ligetil. Tal i et langsomt tempo og sig hvert ord med tydelig artikulation, så de oplysninger, du formidler, forstås af den, der ringer.
- Sig ikke ikke-standardiserede ord, f.eks. "Nej", "slurk" eller "nej". Sig hvert ord tydeligt, f.eks. "Ja" eller "nej", så begge parter har en god forståelse for, hvad der bliver sagt. Vær høflig ved at sige "Tak" og "Du er velkommen" efter behov.
- Hvis du har brug for at dele tal eller bogstaver, f.eks. Ved at angive navne eller telefonnumre, skal du lære det fonetiske alfabet (udtale af talelyde). På denne måde bliver opkaldere ikke forvirrede, når du udtaler bogstaver, der lyder det samme, f.eks. Bogstaverne B og P. Når du stave Budis navn, skal du udtale bogstavet B ved at forklare "B i det balinesiske ord".
Trin 3. Hils opkaldere professionelt
I stedet for at hilse den, der ringer op med fornavn, skal du sørge for at sige "far" eller "mor", før du siger deres navn, f.eks. "Mr. Jon", især hvis du ikke kender den, der ringer personligt. Prøv at huske navnet og sig det under hele samtalen.
Skriv navnet på den, der ringer op, så snart han fortæller dig sit navn, så du ikke glemmer det
Trin 4. Forbind opkaldere med andre mennesker, hvis det er nødvendigt
En person, der ringer til et firma eller kontor, har normalt brug for hjælp, fordi de vil finde oplysninger eller står over for et problem. Hvis du ikke kan svare på et spørgsmål eller komme med en løsning, så spørg, om han vil tale med en, der kan hjælpe. Dette trin viser, at du bekymrer dig om den, der ringer op og ønsker at hjælpe med at løse problemet hurtigt.
- Kontortelefoner bruger normalt systemet til at overføre opkald. Find ud af, om telefonerne på dit kontor kan overføres, og lær, hvordan de fungerer. Hvis ikke, find telefonnummeret til den person, du skal ringe til, og del det med den, der ringer.
- Spørg den, der ringer, høfligt, om du kan forbinde ham med en anden. For eksempel: "Beklager, jeg kan ikke besvare dit spørgsmål. Hvad med at overføre telefonlinjen, så du kan tale direkte med Pak Bambang? Han kan give en løsning." Sørg for, at den, der ringer op, accepterer, før du overfører telefonlinjen.
- Hvis den person, der kan hjælpe, ikke er på kontoret, skal du spørge, om den, der ringer, vil efterlade en besked. Glem ikke at formidle budskabet til kompetente mennesker.
Trin 5. Afslut samtalen professionelt
At sige "tak" eller "godmorgen/eftermiddag/aften" er en måde at lade opkalderen vide, at samtalen er slut, og han kan lægge på. Bliv ikke forvirret over, om samtalen stadig fortsætter eller ej.
Vent på, at den, der ringer op, lægger på. Hvis du er den, der modtager telefonopkaldet, skal du lade den, der ringer, sige alt, hvad han eller hun vil sige, indtil de er færdige. Du kan komme til at se uforskammet ud, eller du vil miste oplysninger, hvis du lægger på, når han ikke er færdig med at tale
Tips
- Tag ikke personlige telefonopkald på arbejdet. Du er på kontoret for at arbejde, ikke for at chatte med venner. Hvis du vil chatte eller sende en sms til en ven, skal du udskyde det, indtil din frokostpause eller arbejdstid er forbi.
- Undgå distraktioner. For at få den, der ringer op, til at føle sig passet, skal du udskyde det igangværende arbejde og fokusere på den, der ringer. Bliv ikke distraheret eller vær for travl til at besvare spørgsmål eller yde assistance.
- Tal ikke, mens du spiser, drikker eller tyggegummi, mens du er i telefon, fordi din tale vil være svær at forstå og få den, der ringer til at føle sig værdsat.
- Selvom den, der ringer, klager eller er uhøflig, skal du vise empati, være rolig og give et professionelt svar.
