Inden du tager en ny stilling på arbejde, vil din leder eller vejleder normalt bede dig om at ledsage den medarbejder, der vil fortsætte dit arbejde. Din vilje til at hjælpe i overgangsperioden ved proaktivt at foretage detaljerede forberedelser og overdragelser er en måde at sikre gnidningsløse virksomhedsaktiviteter på og opbygge et fremragende ry, når du skifter job eller tager en ny stilling.
Trin
Del 1 af 3: Forberedelse til en joboverdragelse
Trin 1. Inviter din chef til at diskutere overdragelsesplanen
Mød din chef for at diskutere detaljeret, hvad du skal gøre under overgangen. Afhængigt af dit job og din chefs ledelsesstil kan han eller hun bede dig om at bidrage meget under overdragelsen, for eksempel hvis du bliver bedt om at undervise eller oplære en vikar medarbejder i et par dage eller et par uger.
- Normalt skal du udarbejde dokumenter som bevis på formel overdragelse.
- Diskuter denne plan med din chef. Spørg, hvor meget han eller hun håber at bidrage, og hvad du skal prioritere under overgangen.
Trin 2. Udkast overleveringsdokumentet
Efter at have kendt chefens forventninger i detaljer, skal du udarbejde et udkast til overdragelsesdokument. Ud over at hjælpe dig med at blive klar, indeholder dette dokument opgaver og oplysninger, der skal afleveres under overgangen. Følgende skal medtages i overdragelsesdokumentet:
- Detaljeret information om daglige aktiviteter, arbejde og arbejdsprioriteter.
- En beskrivelse af de vigtige ting at gøre og det ansvar, der skal opfyldes i din nuværende stilling.
- Hvad forventes af den person, der vil erstatte dig.
- Listen indeholder vigtige filer, der skal indsendes, f.eks. En aftale eller et arbejdsprogram.
Trin 3. Udfør ufærdige opgaver
Hvis du skal skifte job med det samme, skal du prøve at fuldføre ethvert igangværende arbejde. Udover at tilfredsstille denne præstation hjælper du også andre med at starte deres arbejde fra bunden. På denne måde vil du kunne efterlade et positivt indtryk og opbygge et godt ry.
- Uanset hvor svært det er, arbejd hårdere, hvis der er en opgave, der nærmer sig deadline.
- Afslutning af en ny opgave, der nærmer sig en deadline, kan være meget vanskelig for folk, der endnu ikke forstår forviklingerne.
Trin 4. Tal med kolleger
Inden overgangsperioden begynder, skal du afsætte tid til at diskutere med dine kolleger om overdragelsesplanen og spørge, hvad dine prioriteter er. Hvis der er et nyt problem, som du ikke er opmærksom på, skal du benytte lejligheden til at søge information og finde en løsning.
- Nye spørgsmål har normalt ikke stor indflydelse forud for et træk, men de kan videregives til den person, der vil erstatte dig, hvis du allerede ved det.
- Benyt lejligheden til at dele dine planer og flytningsdatoer med kolleger. Informer dem også om overgangsperioden, så de kan forberede sig.
- Du skal fortælle dine kolleger om dine flytteplaner, da arbejdsproduktiviteten har en tendens til at falde i overgangsperioden.
Trin 5. Forbered et formelt overdragelsesdokument skriftligt
Det sidste trin i forberedelsen til overgangsperioden er at udarbejde et formelt overdragelsesdokument. Når du udarbejder et udkast, skal du liste og forklare alle vigtige oplysninger og derefter diskutere det med overordnede og ledelse, der vil blive berørt af denne plan. Afslut overdragelsespapirerne, og send det til din efterfølger et par dage, før han begynder at arbejde. Indholdet kan variere efter job, men overdragelsesdokumentet skal mindst indeholde følgende:
- Liste over opgaver og arbejdsplan.
- Oplysninger om igangværende arbejde.
- Kalenderen indeholder de planlagte aktiviteter og deadlines.
- Søgeordsoplysninger og loginprocedurer.
- Liste over kontakter i forbindelse med arbejde.
- Vejledning til adgang til filer og mapper på en computer.
Del 2 af 3: Går gennem overgangen
Trin 1. Tag så meget tid som muligt
Efter at medarbejderen, der erstattede dig, begynder at arbejde, er du muligvis ikke flyttet og er blevet bedt om at ledsage ham, før han forstår sit job. Overgangsperiodens længde er usikker, det kan være dage eller uger. Men jo mere tid du giver dig selv, jo flere oplysninger kan du formidle.
For at sikre, at du giver fuldstændige oplysninger, og at intet går glip af, skal du inddrage din stedfortræder i en række daglige aktiviteter
Trin 2. Send vigtige dokumenter direkte
I overgangsperioden skal du aflevere vigtige data og dokumenter personligt. På denne måde kan du sikre, at vigtige ting bliver gjort rigtigt, og prioriteter er klart defineret. Derudover har I to stadig tid til at diskutere oplysninger, der skal diskuteres yderligere, før du flytter.
- Benyt lejligheden til at forklare ham vigtige oplysninger, og han kan bede meget nyttige ting om at gøre en god overdragelse.
- Når du diskuterer, skal du tage dig tid til at give et overblik over arbejdssituationen og forklare konteksten i samtalen, så ingen information går glip af.
Trin 3. Gør en indsats for at yde assistance
Hvis du begge stadig arbejder på det samme kontor, skal du være støttende og proaktiv. Hvis der er et problem, skal du hjælpe med at identificere årsagen og finde en løsning sammen. Nye medarbejdere føler sig normalt utilpas eller utilpas de første par dage og vil ikke genere dig ved at stille spørgsmål.
- Gør det klart, at du er tilgængelig for at yde support og bistand, hvis det er nødvendigt.
- På denne måde kan I begge støtte hinanden til at opfylde ansvar under overgangen.
Trin 4. Hold et sidste møde for at diskutere overdragelsen
Inden du går videre og foretager en fuldstændig overdragelse, skal du have et møde med den person, der vil erstatte dig. Bed ham om at forberede spørgsmål og tage notater med ting, han har beskæftiget sig med. Dette møde er en god mulighed for at sikre, at han forstår sin rolle og ansvar.
- Alle spørgsmål, der kræver yderligere afklaring, kan diskuteres på mødet.
- Afhængigt af hvor du arbejder, skal du overveje, om du vil invitere din chef til et møde eller ej.
- Du skal fortælle din chef, hvornår og hvor mødet finder sted. Spørg ham, om han har forslag eller oplysninger, han gerne vil dele.
Del 3 af 3: Udarbejdelse af en langsigtet udviklingsplan
Trin 1. Beskriv den support og uddannelse, som virksomheden yder
Når du afleverer, skal du vise en vilje til at bidrage ved at åbne den bedste chance for succes for andre. I stedet for bare at opgive pligter og arbejde, skal du give dine erstatningsråd, så han kan udvikle sig professionelt og yde støtte til sin tidligere chef, så han altid er sund og succesrig på arbejdet.
- Giv oplysninger om jobrelevant uddannelsesprogram.
- Når du begynder at arbejde, har du muligvis deltaget i uddannelse for at justere og øge din viden.
- Glem ikke at videregive disse oplysninger til den person, der fortsætter dit arbejde, og opfordre ham eller hende til at få mest muligt ud af muligheden.
Trin 2. Ignorer ikke arbejdskulturen
Hvis du i nogen tid stadig har tid til at arbejde med den person, der vil overtage din plads, skal du ikke kun fokusere på de tekniske aspekter af jobbet. Hvert kontor har et unikt arbejdsmiljø og en kultur, der kan være overvældende eller forvirrende for tilflyttere. Tag dig tid til at forklare ting og faktiske kontorsituationer.
- Tag ham rundt på kontoret og præsenter ham for alle medarbejderne.
- Forklar nye og eksisterende medarbejderes roller og ansvar.
- Hvis han som ny medarbejder får forskellige opgaver eller sit ansvar og arbejdsprioriteter er fokuseret på forskellige ting, skal du sørge for, at den gamle medarbejder forstår dette.
Trin 3. Giv detaljerede kontaktoplysninger
Hvis du vil hjælpe en ny medarbejder, skal du fortælle ham, hvordan du kontakter dig, og lade ham vide, at han kan kontakte dig, hvis han har et alvorligt problem eller har brug for oplysninger. Det er dog ikke alle, der er villige til at hjælpe, når de skifter job eller indtager en ny stilling. Dette er normalt påvirket af forhold til tidligere overordnede.
- Ofte kan problemer løses ved blot at kommunikere via e -mail.
- Selv hvis du er flyttet, vil det være et godt indtryk at være villig til at hjælpe og forbedre dit omdømme.
