Denne wikiHow lærer dig, hvordan du bruger funktionen "Mail Merge" i Microsoft Word. Funktionen Mail Merge giver dig mulighed for at bruge et kontaktinformationsark til automatisk at tildele en anden adresse, navn eller oplysninger til hver kopi af et dokument. Denne funktion er nyttig, når du skal tilpasse et nyhedsbrev eller erklæring, fordi du ikke manuelt skal skrive hvert andet navn eller adresse øverst i hvert dokument.
Trin
Del 1 af 3: Oprettelse af et kontaktark
Trin 1. Åbn Microsoft Excel
Microsoft Excel -programikonet ligner et hvidt "X" på en hvid baggrund. Herefter vises siden "Ny".
Hvis du allerede har et kontaktark i Excel, skal du gå videre til trin med indlæsning eller import af Excel -kontakter
Trin 2. Klik på Tom projektmappe
Det er i øverste venstre hjørne af siden "Ny". Herefter åbnes et nyt Excel -dokument.
Trin 3. Tilføj kontaktoverskriften
Starter fra kassen A1 ”Mod højre skal du indtaste en overskrift eller titel som følger:
- "Fornavn" - Kontaktens fornavn skal indtastes i dette felt (boks " A1 ”).
- "Efternavn" - Kontaktens efternavn skal indtastes i dette felt (boks " B1 ”).
- ”Tlf” - Kontaktens telefonnummer tilføjes i dette felt (rubrik “ C1 ”).
- ”StreetAddress” - Kontaktadressen skal indtastes i dette felt (rubrik “ D1 ”).
- “By” - Kontaktens hjemby/bopæl skal tilføjes til denne kontaktperson (rubrik “ E1 ”).
- "Stat" - kontaktpersonens oprindelsesprovins tilføjes i denne kolonne (rubrik " F1 ”).
- “ZIP” - Postnummeret, hvor kontakten bor, skal tilføjes til denne kolonne (kolonne “ G1 ”).
- ”E -mail” - E -mailadressen til kontakten vil blive angivet i dette felt (rubrik “ H1 ”).
Trin 4. Indtast kontaktoplysningerne
Fra kolonne A i boks 2 skal du indtaste kontaktoplysningerne for hver person, du vil føje til værktøjet til fletning af mail.
Sørg for, at de indtastede oplysninger er korrekte, før du går videre til næste trin
Trin 5. Gem dokumentet
For at gemme det:
- Windows - klik " Fil ", vælg" Gem som ", Dobbeltklik " Denne pc ”, Vælg en fillagringsplads i venstre side af vinduet, skriv et dokumentnavn i feltet" Filnavn ", og klik på" Gemme ”.
- Mac - klik " Fil ", vælg" Gem som… ”, Indtast dokumentnavnet i feltet" Gem som ", vælg en lagerplads ved at klikke på feltet" Hvor "og vælge en mappe, og klik derefter på" Gemme ”.
- Husk placeringen for at gemme den valgte fil. Du skal derefter finde Excel -kontaktarket på det sted.
Trin 6. Luk Excel -vinduet
Klik på knappen x ”I øverste højre hjørne af Excel-vinduet (Windows) eller den røde cirkel i øverste venstre hjørne af vinduet (Mac). Nu kan du oprette eller bruge funktionen fletning af mail i Microsoft Word.
Del 2 af 3: Import af kontakter til Word
Trin 1. Åbn Microsoft Word
Microsoft Word -programikonet ligner et hvidt "W" på en mørkeblå baggrund. Som i Microsoft Excel vises siden "Ny", når programmet åbnes.
Hvis du allerede har et Microsoft Word-dokument, som du vil tilføje kontakter fra Excel til, skal du dobbeltklikke på dokumentet for at åbne det. Spring over det næste trin, hvis du allerede har et brugerdefineret dokument
Trin 2. Klik på Tomt dokument
Det er en hvid boks i øverste venstre hjørne af siden. Derefter vises et tomt Microsoft Word -dokument.
Trin 3. Klik på fanen Udsendelser
Denne fane er øverst i Microsoft Word -vinduet. Derefter vises værktøjslinjen lige under rækken af faner.
Trin 4. Klik på Vælg modtagere
Det er i afsnittet "Start mailfletning" på værktøjslinjen " Forsendelser " Derefter vises en rullemenu.
Trin 5. Klik på Brug en eksisterende liste…
Denne mulighed er i rullemenuen. Derefter åbnes et nyt vindue.
- Hvis du vil bruge kontakter fra Outlook, kan du vælge indstillingen " Vælg mellem Outlook -kontakter ”Fra rullemenuen.
- Du kan også skrive en midlertidig liste over kontaktoplysninger i Word ved at vælge " Indtast en ny liste " Denne funktion er nyttig, når du kun skal oprette nogle kontaktoplysninger.
Trin 6. Vælg Microsoft Excel -kontaktarket
Klik på den mappe, der indeholder Excel -kontaktarket, i venstre side af vinduet. Klik derefter på Excel -arket for at vælge det.
Trin 7. Klik på Åbn
Det er i nederste højre hjørne af vinduet.
Trin 8. Bekræft dit valg
Klik på Excel-arknavnet i pop op-vinduet, og klik derefter på Okay ”, Der er under vinduet. Dit Excel -ark vælges som kontaktkildens placering.
Sørg for, at afkrydsningsfeltet "Første række med data indeholder kolonneoverskrifter" i bunden af vinduet er markeret
Del 3 af 3: Brug af Mail Merge -funktionen
Trin 1. Gå til det sted eller punkt, hvor du vil indsætte kontaktoplysninger
Find det sted, hvor du vil tilføje kontaktoplysninger (f.eks. Dokumentets hoved), og klik på det for at placere markøren.
Trin 2. Klik på Indsæt fletningsfelt
Denne indstilling findes i afsnittet "Skriv og indsæt felter" på fanen ". Forsendelser " Derefter vises en rullemenu.
Du skal muligvis klikke på fanen " Forsendelser ”En gang mere, før du følger dette trin.
Trin 3. Vælg informationstypen
Klik på navnet på en af overskrifterne eller overskrifterne fra Excel-dokumentet i rullemenuen for at indsætte det i Word-dokumentet.
Hvis du f.eks. Vil tilføje en kontakts fornavn, skal du klikke på " Fornavn ”I rullemenuen.
Trin 4. Tilføj om nødvendigt andre oplysninger
Disse oplysninger omfatter adresse, efternavn, telefonnummer til kontaktpersoner osv.
Trin 5. Klik på Udfør og flet
Det er yderst til højre på fanebladets værktøjslinje. Forsendelser Derefter vises en rullemenu.
Trin 6. Bestem de fusionerende muligheder
Klik på en af følgende muligheder:
- “ Rediger individuelle dokumenter ” - Denne indstilling åbner hvert modtagerdokument, så du kan justere dokumentet igen.
- “ Udskriv dokumenter … ” - Denne indstilling giver dig mulighed for at udskrive en kopi af dokumentet for hver person, der er angivet på kontaktarket.
- “ Send e -mail -beskeder … ”-Denne indstilling giver dig mulighed for at sende dokumentet som en e-mail. Kontaktens e -mail -adresse vælges som destinations -e -mail -adresse.
Trin 7. Følg instruktionerne på skærmen
Du kan have yderligere formularer til gennemgang, afhængigt af de valgte muligheder (f.eks. Hvis du vælger “ E-mail ", Skal du indtaste en titel og klikke på" Okay "). Herefter er processen med sammensmeltning af mail fuldført.
