Event management er en fantastisk oplevelse, uanset om det er en privat fest, et firmaarrangement, for familie og venner eller et bryllup og andre formelle begivenheder. Dette job er meget svært at udføre, men også meget tilfredsstillende. Du kan virkelig gøre en forskel for de involverede mennesker, som vil sætte pris på din gæstfrihed og indsats for at organisere en fødselsdagsfest, jubilæer, selve brylluppet eller enhver anden fest. Nedenstående trin lærer dig, hvordan du er en god eventmanager, giver forslag til fejlfinding og undgår alle problemer ved omhyggelig planlægning.
Trin
Del 1 af 5: Mestring af det grundlæggende
Trin 1. Bestem de mål og mål, du ønsker at nå
Alt dette virker for logisk, men du er nødt til at skrive det ned for at finde ud af, hvilken størrelse mødested vil fungere bedst, budgetmæssigt, formålet med begivenheden, antallet (eller typen) af gæster, og hvilke strategier du skal følge for din specifikke begivenhed. Hvad er det ideelle slutresultat? Hvad vil du opnå?
- Når du har besluttet, hvilken begivenhed du skal køre (fest, fundraising, uddannelse, salg, forslag osv.), Skal du tænke over, hvorfor du gør det. At kende din motivation kan hjælpe dig med at holde fokus og energi.
- Indstilling af nogle mål kan også hjælpe dig med at komme til det rigtige mål. Du kan ikke blive ved med at forsøge at ramme et ubestemt mål! Når du kun har IDR 40.000.000, 00 og vil nå IDR 50.000.000, 00, målretter du dette beløb, og du vil blive hjulpet til at nå målstregen.
Trin 2. Vælg dato og klokkeslæt
Disse to er de vigtigste faktorer i begivenhedsplanlægning. Vælg ikke en dato og et klokkeslæt, der forhindrer mange i at deltage, ellers er alle dine arrangementer til planlægning af arrangementer forgæves. Undgå også at indstille disse to elementer for langt fra nutiden - eller endda for tæt på - ellers glemmer dine gæster dit arrangement og lægger andre planer. Bliv ikke ramt af Goldilocks syndrom, mens du administrerer begivenheder!
Meddel ideelt set gæsterne to uger i forvejen. På denne måde har de tid til at lave planer, og du kan minde dem en eller to gange mere, før tiden kommer. Send event invitationer et par uger i forvejen, hvis det er muligt
Trin 3. Vælg et sted
Når du har bestemt begivenhedens type og tidspunkt, skal du tænke over stedet. Tilgå potentielle steder ved at forberede datoer, og hvad du får brug for. Hvilken type bygning vil du gerne bruge, og hvordan vil pladsen være indrettet? Vil gæsterne sidde på bænke i rækker, almindelige bænke, få et spisebord eller udendørs picnic tæpper? Vil vejrforholdene have effekt? Vil der være plads til dans, et talerpodium eller en scene? Lav i så fald en plan for at sikre, at det sted, du ønsker, er stort nok.
- Besøg altid potentielle spillesteder på forhånd og tegn et kort. Dette kort kan bruges som en "krigsplan" og giver dig mulighed for at skitsere og allokere bordplads, serviceruter til mad, handicapadgang (hvis det er nødvendigt) og bygge exit -ruter, samt hvordan du vil indlæse det forskellige nødvendige udstyr. Du bør også markere placeringen af kraftgeneratorer, eksternt udstyr såsom køleskabe, ismaskiner, grill eller komfurer osv. Undersøg også placeringen af stikkontakter og kabler (du kan dække dem under et tæppe) og alt andet, der kan udgøre en sikkerhedsrisiko.
- Har du lovligt brug for en lokal myndighedstilladelse? I de fleste tilfælde er denne tilladelse påkrævet for at åbne barer, men nogle gange også for støj, adgang til køretøjer og parkering, store konstruktioner såsom pavilloner, menneskemængder og andre formål.
Trin 4. Bestem antallet af personer, der skal inviteres
Hvor mange mennesker kan du invitere baseret på budget og sted? Nogle begivenheder er strengt begrænset til kun at tillade inviterede at deltage, hvilket gør planlægningen lettere, men mange andre kan tillade yderligere personer, f.eks. Børn, ægtefæller eller venner. Ved også, at jo flere gæster du har, jo flere besætningsmedlemmer har du brug for.
- For at undgå logistiske problemer skal du sørge for, at der altid er plads nok til, at folk kan bevæge sig rundt i den inviterede.
- I ældre virksomheder henviser de normalt til antallet af gæster som "pax", så hvis du ser ordene "150 Pax" på en multi-purpose bygning, betyder det, at kapaciteten er 150 gæster.
Trin 5. Bestem budgettet
Ideelt set har du flere personer, du kan regne med for at beregne, hvor mange penge du skal bruge til denne begivenhed. Vil du betale personalet? Leje udstyr og mødesteder? Leverer mad og drikke? Udskriv pjecer eller postkort? Bestem et rimeligt beløb, og juster planen ud fra det beløb. Lad dig ikke overskride dit budget, hvis du ikke skal.
Du er muligvis i en situation, hvor det er muligt at få sponsorer eller donationer, men de fleste af os er normalt ikke så heldige. Hvis du ikke kan forudsige, at de ekstra penge kommer, skal du spare så meget som du kan. I stedet for at leje cateringtjenester, skal du danne en pot-luck-begivenhed (gæsterne tager deres egen mad med). Du kan stadig tilberede noget mad, men generelt er alt du skal gøre at sørge for et spisebord, køkkenredskaber og et køleskab. I stedet for at ansætte en fotograf, skal du skyde din egen begivenhed. Vær kreativ, når det er nødvendigt
Trin 6. Saml et hold
Opret et serviceteam (selvom dette team omfatter venner og slægtninge eller andre frivillige) til at håndtere de forskellige relevante sektioner, selvom du ikke driver begivenheden professionelt og kun arrangerer små familiebegivenheder. Essensen i en god begivenhedsstyring i stor skala er at få folk til at lede bestemte områder og sørge for, at alle teammedlemmer kender den store plan.
Dit besætning bør informeres om vigtige spørgsmål så tidligt som muligt, ligesom alle andre hold, du betaler for, og alle gæster, du inviterer. Informer hvert besætningsmedlem om opgaven så hurtigt som muligt og giv dem muligheder, når det er muligt. Prøv også at få et par mennesker i standby - da der altid vil være nogle mindre hikke i alle aspekter af begivenheden
Trin 7. Opret en begivenhedsdagsorden
Beslut, hvad der skal ske ved dit arrangement. Hvornår begynder talerne at tale? Vil der være spil, aktiviteter eller præsentationer, der skal planlægges? Hvor lang tid tager det for gæster at spise? Definer en detaljeret tidsplan for aktiviteter i løbet af dagen.
Efterlad altid plads til fejl; der vil ikke være en enkelt begivenhed i denne verden, der kan gå præcis som planlagt ned til minut. Folk kommer sent, taler vil fortsætte længere, madkøer kører ikke problemfrit, eller en million andre problemer kan komme din vej. Så mens du har brug for at vide, hvad der foregår, skal du forstå, at det bare er for at hjælpe med organisationen, og intet er sikkert
Del 2 af 5: Løbende begivenheder
Trin 1. Send invitationen
Hvis ikke, hvordan ved folk ellers, at du er vært for en begivenhed? Send en invitation! Ignorer ikke dette. Invitationer er hovedbegivenheden for din begivenhed. Første indtryk af, hvad folk kan forvente, og få dem til at beslutte, om de skal komme. Denne invitation skal være god.
-
Overvej typiske invitationer - i form af postkort, brochurer osv. Men prøv også ikke at bruge papir: Send e -mails, nyhedsbreve ud, eller brug websteder som Facebook, Twitter og Eventbrite til at sende invitationer, gæstetællinger og kalendere ud.
Rettelse: Hvis du vil hente så mange mennesker som muligt, skal du bruge Facebook og Twitter. Hvis du prøver at begrænse det til kun VIP -gæster, skal du undgå disse to tjenester, ellers får du problemer
Trin 2. Læg mærke til dem, der har bekræftet deres tilstedeværelse
Du skal tælle fremad for at finde ud af, hvor meget og hvad du får brug for, så tag noter! Det er muligvis ikke tallene, der vises, men du får stadig et overblik. Websteder designet til at administrere begivenheder kan hjælpe med dette - selvom du også kan bruge Facebook- og Excel -regneark.
Trin 3. Håndter hvad du skal leje
Har du brug for at finde, ansætte, booke eller delegere opgaver til fotografer, bygherrer, designere og dekoratører, gæstetalere, sponsorer, entertainere eller bands, religiøse ledere eller embedsmænd, dansere eller demonstrationsarrangementer? Tag alle disse aspekter i betragtning ved siddepladser og forplejning, så du kan tilberede måltider og borde til dem, hvis det er nødvendigt.
- Vil du forberede mad og drikke? Hvis ja, hvilke teammedlemmer vil overvåge madlavning, servering og hygiejne af maden? Hvilken slags mad skal du servere? Er det muligt for gæster at have allergi, have vegetariske behov, diabetes, have religiøse behov som halal eller kosher, glutenfri osv.? Vil der være babyer, små børn eller ældre/sårede, der ikke kan spise fast mad?
-
Er der blevet taget hånd om underholdnings- og logistikaspekterne? Dette afsnit kan tale om musikudstyr, pavilloner eller telte samt dekorative effekter fra sceneledelse, som du får brug for, f.eks. Mikrofoner og forstærkere, belysning, kraftledninger, projektorer og skærme til diasshows, røgmaskiner eller andre magiske sceneffekter., såsom spejle, firmabannere og skilte osv.
Hvis du ansætter en underleverandør til at drive underholdningen, skal du rådføre dig med dem for at sikre, at de selv kan levere og forberede udstyret ud over serviceplacering og fase og tidsplan. På denne måde kan du vide, hvad du skal gøre for at hjælpe dem
- Cateringtjenesteudbydere, blomsterhandlere, underholdning og andre vigtige mennesker har brug for meget tid til at forberede sig. Pludselige anmodninger vil normalt koste mere. Plus, hvis de ikke kan holde deres ord, har du stadig tid til at lede efter alternativer.
Trin 4. Find en, der vil være vært (MC)
MC behøver ikke altid at organisere hele arrangementet, men han eller hun vil guide det. MC er normalt et festmedlem, der vil komponere en tale, annoncere en række begivenheder som et måltid, dans, vigtige gæster eller underholdning. Kommuniker ofte med denne person og hold ham/hende opdateret.
Nogle gange skal du muligvis være MC. I så fald bliver din opgave meget vanskeligere, fordi du skal arbejde, indtil hele arrangementet er gennemført. Konfigurer gruppeledere til dit serviceteam, så de fleste normale opgaver kan delegeres til dem
Trin 5. Saml udstyr
Når du ansætter et team, skal du kontrollere, at de har de nødvendige ting med sig. I nogle tilfælde kan de kun forberede sig selv eller visse varer; Du skal muligvis skaffe det udstyr, de har brug for, separat. Du kan leje, købe eller endda låne disse værktøjer fra dine sociale netværk. Tjek listen over nødvendigheder, fra servietter til et højttalersystem og tilslutningskabler.
Dekoration er en vigtig del af enhver begivenhed. Duge, blomster, gaver, lys, balloner, bannere eller fotobaggrunde, røde tæpper osv. bør altid være godt planlagt på forhånd
Trin 6. Opfyld grundlæggende behov
En af de ting, som mange begyndere glemmer, er faciliteterne på arrangementet. Har stedet nok faciliteter? Eksempler er toiletter og brusere, parkeringspladser, let adgang for handicappede, omklædningsrum, opbevaringsrum og køkkener, vandafløb, vinkøler, adgang til elektricitet osv. Således kan du forudse de forhindringer, der kan opstå.
Tænk også uden for arrangementet: har du brug for transport og indkvartering til udenbys/udenlandske gæster eller hoteldelegerede? Skal du bestille et sted for deres transport til og fra arrangementet?
Trin 7. Ved, hvem du vil møde
At forstå en begivenheds sociale hierarki - selvom det ikke er din begivenhed - er afgørende for at vide, hvordan man håndterer enhver situation. Da kunderne skal tro på dig, skal du finde ud af disse ting:
- Hvem er de vigtigste gæster - dette er normalt let at få øje på, når begivenheden er en fest - for eksempel brudeparret ved et bryllup. Klienten er dog ikke altid den centrale gæst, selvom den stadig kan klassificeres som en af parterne i gruppen. Eller din klient deltager muligvis ikke engang.
- Hvem er gæsterne, der er værtsgæstetypen –– det er mennesker, der ofte fungerer som værter ved deres respektive borde og har en tendens til at være gode til at socialisere og motivere andre gæster. De er nyttige til at opretholde en behagelig atmosfære og tale når tingene bliver rolige, opmuntre folk til at danse eller introducere folk til andre gæster for nye venskaber. De er normalt også pålidelige og nyttige til at holde sig ajour med begivenheder, da de kan hjælpe eller endda fungere som gæstetaler/MC i en nødsituation. Mennesker som dette er det, der holder en begivenhed kørende uden problemer i spidsen.
- Hvem er fredsskabernes type gæster? Du bør hele tiden have disse mennesker i tankerne, da det er dem, du vil søge at konsultere om problemer. Du vil også involvere dem i håndteringen og debatten, hvis det er nødvendigt. Gæster i denne gruppe er normalt familiens overhoved, værge eller sikkerhedschef.
- Hvem er beslutningstager. I de fleste tilfælde er beslutningstageren dig selv som leder, men når du skal rådføre dig med gæster uden at involvere en nøglegruppe (da de normalt er fokuseret på at være gode værter), skal du finde ud af, hvem du skal se i en nødsituation. Kort sagt, denne person betaler regningen for dine tjenester, eller hvem du end kalder en "klient".
Del 3 af 5: Nærmer sig målstregen
Trin 1. Lær stedet at kende
Inden begivenheden starter, skal du kontrollere stedet og beslutte, hvordan du vil sammensætte tingene. Du skal muligvis angive yderligere arrangementer for at imødekomme plantegningen - f.eks. Hvad angår ledninger, belysning osv. Og hvis disse ting er svære for dig at finde, kan gæsterne også opleve det samme, så overvej det praktiske aspekt!
Udarbejd en implementeringsplan og tidspunkter, når det er muligt. Hvis noget ikke passer, skal du slippe af med det. Tal med stedlederen og find ud af, hvad han eller hun kan gøre for at hjælpe, og hvis der er zonebestemmelsesregler, du skal følge, især i en nødsituation
Trin 2. Overvej at forberede gaver til dit team
Besætningsmedlemmerne i det vil arbejde hårdt. For at vise påskønnelse og opretholde ydeevne skal du forberede en lille gave at give, når arrangementet er slut. Flaske drikkevarer, granola barer, chokolade, andre småting, uanset hvad der passer dig, hjælper med at holde dem moral.
Overvej også at give dem en broche eller en lille festmarkør, så de føler sig som en del af arrangementet og husker det. Sørg også for, at de holdes fodret og vandet! Teamet er en ressource, som du skal kunne fortsætte med at bruge i fremtiden
Trin 3. Kontroller alle hold og outsidere
Inden begivenheden skal du sørge for, at alle er enige. Giv besætningen klare instruktioner om, hvordan du kommer til stedet, og angiv dit kontaktnummer eller visitkort, så de kan ringe efter vejvisning. Afslut med at sikre, at alt ikke har nogen spørgsmål.
Sørg for, at alle er trygge ved opgaven. Nogle mennesker vil måske ikke sige dette, så prøv at læse dem. Ser de selvsikre og selvsikre ud? Hvis ikke, berolig dem, gennemgå opgaverne og stil nogle grundlæggende spørgsmål. Hvis du er i tvivl, skal du parre tvivleren med en mere dygtig partner
Trin 4. Forbered din kontaktliste og andre filer, hvis det er nødvendigt
Personlige indstillinger er lige så vigtige som arrangementarrangementer. Hvis du altid er ryddig, selvom nogle ting bliver rodet, vil alt være i orden. Men ellers ville hændelsens tilstand være fuldstændig ødelagt. Her er nogle måder at forberede dig selv på:
- Opret et kontaktark med telefonnumre og adresser. Konditoriet troede, at det var dig, der ville komme for at tage ordren? Lige meget. Ring til et medlem af dit team, der bor i nærheden af butikken, og få ham eller hende til at hente det på vej til begivenhedsstedet.
- Opret en tjekliste. Du ved, hvilke varer, udstyr og genstande der stadig mangler, baseret på teamrapporter.
- Forbered bevis på betaling og faktureringsbehov i overensstemmelse hermed. Jo mere grundig du er, jo færre problemer får du i fremtiden.
Trin 5. Undgå ændringer i sidste øjeblik
Kommer der regelmæssige kunstneriske ændringer? Bryllupper er normalt sådan, hvor kunden ønsker en designændring i sidste øjeblik, så sørg for at fortælle ham eller hende den sidste dato for ændringen. Normalt er denne frist 1 uge før begivenheden for at holde kunderne fri, men du er også beskyttet mod ændringer i sidste øjeblik, der er besværlige og dyre at foretage.
Hvis ændringerne er enkle, små eller grundlæggende og kunne bruge de dekorationer, der allerede er installeret, skal du prøve ikke at afvise kundens anmodning så meget som muligt. Sørg for at imødekomme kundens behov bedst muligt i en begivenhed, der kan være meget følelsesladet
Del 4 af 5: Håndtering af den virkelige begivenhed
Trin 1. Forbered alt
Vær den første til at være på stedet til at føre tilsyn med forberedelserne. Sørg for, at alle rapporterer korrekt, og begynd at ringe, hvis de ikke gør det. Hjælp dem, der har brug for hjælp, peg dem, der skal ledes, og træd til side, når det er nødvendigt. Hold dig selv fra at blive skadet, indtil begivenheden slutter.
Du vil føle dig lidt roligere, hvis du har en tjekliste. Udarbejd denne liste til besætning, eksternt besætning, dekoration og installation og udstyr. Når alt er kontrolleret, kan du ånde lettet op
Trin 2. Delegere opgaver
Vær ikke bange for at gøre det. Hovedfaktoren, der forårsager stress i en begivenhed, er tid. For at spare penge, vær forberedt på at opdele arbejdet. Hvis nogen ikke fungerer optimalt, skal du give en anden opgave, der er mere egnet til ham. Du er ikke en fixer eller overskrider grænser; Du udfører kun det arbejde, der er din forpligtelse.
Vær fast, men høflig, når du delegerer opgaver. Sig, "John, jeg har brug for dig her nu for at hjælpe med forplejningen. Tak." Dit mandskab skal brænde for at styre arrangementet. Sørg for, at alt går gnidningsløst ved at være den nødvendige lederfigur
Trin 3. Vær fleksibel
Det betyder, at du skal sørge for, at alt går efter planen og hjælpe eller køre en backupplan, hvis noget går galt - og kunne acceptere det. Hvis du begynder at blive stresset, kan du ikke tænke ligeud. Når sindet ikke er klart, får du aldrig gode resultater. Så når højttaleren tager ti minutter for lang tid og ignorerer dine signaler eller forsøger at distrahere ham, skal du slappe af. Justér dessertsessionen, ingen vil lægge mærke til det. Arrangementet vil også fortsætte med at køre gnidningsløst.
Problemer vil altid ske. Du kan ikke forudsige alt, og jo før du kan acceptere dette, jo bedre. En rolig og stabil eventmanager kan være meget nyttig til enhver begivenhed; men hvis du er anspændt og ikke rolig, kan begivenheder gå dårligt. Så slap af og fortsæt med strømmen - dit show er ved at være slut
Trin 4. Fortæl alle de seneste udviklinger
Sørg for, at antallet og behovene for gæster stadig er korrekte på begivenhedsdagen, og underret serviceteamet om eventuelle ændringer så tidligt som muligt. Du skal være det første par øjne for at bemærke, om der er noget galt.
Rådfør dig med klienten for at se, hvordan han føler; han kan være ophidset, nervøs, bekymret, keder sig eller udmattet og har problemer. Du kan hjælpe ham ved at være forstående, sige venlige ord og hjælpe ham praktisk talt. Tag dig tid til at generere entusiasme for gæster og teamet, når det er nødvendigt
Trin 5. Gør dit job
Stol på og respekter serviceteamet til at gøre deres egne ting - når du har givet dem et solidt grundlag, går det fint. Tilbyd at hjælpe, hvis det er nødvendigt, men dette teammedlem bør have erfaring nok til slet ikke at have brug for hjælp. Her er et par ting, du skal huske på:
- Fungerer først som receptionist eller receptionist. Mød og hils (hvis påkrævet) hver gæst, når de ankommer. Overfør roller til MC, når begivenheden starter. Her vil din rolle som leder være mere aktiv ved at løse problemer og sikre, at alt arbejde bag kulisserne, såsom madlavning og service, går efter planen.
- Vær opmærksom på gæsterne, og hold kontakten med MC'en. Gør det i hemmelighed, bare hvis du skal ændre dine planer.
- Hold afstand til vigtige gæster - dette show handler om dem - men sørg for at holde dig inden for rækkevidde ved at tjekke ind på bestemte øjeblikke. Spørg dem, hvordan de har det med showet, samt eventuelle problemer, anmodninger eller forslag, de har.
Trin 6. Til marketingbegivenheder skal du forberede souvenirs
Sørg for, at alle gæster husker de gode tider, de havde. Du vil måske endda have mere end glade minder: såsom besøg på websteder, fremtidige donationer, aspekter af mund til mund osv. For at sikre, at din begivenhed rammer mærket, skal du dele souvenirs. Uanset om det er et billede, en plakat eller en kuglepen, så giver gæsterne noget at minde gæsterne om begivenheden, er en god måde at sikre, at du bliver husket af dem.
Trin 7. Tillykke dig selv efter begivenheden slutter
De fleste begivenheder er selvstændige, når de starter, men det hårde arbejde er i forberedelsesperioden, som ingen er klar over. Så tillykke dig selv, fordi du fortjener at være glad!
Efter arrangementet skal du tage dig tid til at mødes og takke klienten. Det anbefales, at du tilbyder en passende og inderlig gave til at huske din tid med dem, da det er små detaljer som disse, der beriger oplevelsen og giver dem mulighed for at foreslå dine tjenester i fremtiden. Hvis du giver gaver til en begivenhed, gaver efter begivenheder såsom blomster, fotos af yndlingsøjeblikke ved deres begivenhed (f.eks. Båndskæring, showklimaks, prisoverrækkelse, bryllupskys, blæsning af fødselsdagslys osv.) Eller andre gaver kan være passende
Trin 8. Ryd stedet op og gå hjem
Som mødre siger, "Lad det være i samme stand, som du kom til det," så er de principper, der gælder for spillesteder. Ting bør efterlades i samme tilstand, som de var, før du kom til dem - event management -virksomheden er en følsom virksomhed, der ikke har meget plads til fejl. Så lad dine besætningsmedlemmer vide, at det er tid til at rydde op på stedet, og lad dem ikke gå hjem, før alt er afgjort. Du bør også gribe ind!
Udover at være en god ting, forhindrer det dig også i at blive opkrævet dyrere regninger. Mange steder vil der opkræves ekstra for rengøring, hvis de har mulighed for det. Så gør dit bedste for at undgå skjulte gebyrer
Trin 9. Gennemfør ændringen, betalingen og tak til alle involverede parter
Du skal muligvis sørge for returnering af lejet eller lånt udstyr og rådføre sig med klienten om hans eller hendes erfaring. Selvom du ikke bliver betalt, skal du tage dig tid til at takke dem og sige, at du nød at køre arrangementet med dem. Kan I bytte visitkort med hinanden?
Tak også til besætningsmedlemmerne! Sørg for, at alle parter er betalt (og har betalt), gem fakturaer og få tingene gjort. Du skal være en af de sidste mennesker til at forlade stedet - sørg for at alt er i orden
Del 5 af 5: Fejlfinding
Trin 1. Vide, hvordan du skal håndtere gæster, der ankommer sent og har andre problemer
Dette er et almindeligt problem, så du bedre forbereder dig selv. Forsinkelse er uundgåelig (f.eks. På grund af uforudsete trafikproblemer) og kan normalt tolereres af andre gæster, der ankommer til tiden. Derfor er der flere ting, du kan gøre for at forhindre det:
- Sørg for, at tidspunktet for begivenheden er tydeligt skrevet på invitationen. Hvis du kører et RSVP -system, skal du også sørge for, at tiden er bekræftet. Kommuniker med (via dit kontaktblad) MC, relevante gæster (normalt hovedpartimedlemmet), entertainere og køkkenpersonale, når du støder på en forhindring, der ikke let kan løses. Hvis forsinkede gæster er begivenhedens fokus (f.eks. Brudgommen og bruden), typisk:
- Du skal kontakte den ventende gæst direkte for at kontrollere det forventede ankomsttidspunkt. Kontakt straks køkkenet om den seneste udvikling, så de kan justere tilberedningshastigheden, så den matcher tiden.
- Undgå at meddele, at begivenheden er blevet udskudt på grund af visse gæster (fordi festen selv finder ud af det), men lad hovedgæsterne vide, at du er opmærksom på situationen. Fortæl dem, hvad du planlægger, men lad dem også komme med forslag, da de normalt kender gæsten og ved, hvad de skal gøre i den sammenhæng.
- Vær opmærksom på tidspunktet for talen. Hvis nøglegæster kommer for sent, kan du servere ekstra forretter og/eller tidlige drinks for at forhindre andre gæster, der ankommer til tiden, til at kede sig og sikre, at de holder travlt.
- Hvis gæsterne kommer for sent (f.eks. Når de serverer mad, der ikke kan forsinkes, f.eks. Souffler), skal du starte begivenheden som planlagt. Når de kommer, serveres den næste portion (selvom denne portion er dessert).
- Forbered dig på dans, spil, komedie eller anden form for underholdning (især musik), og sørg for, at der er ekstra distraktioner, såsom gruppebilleder. Denne backup -strategi skulle have været startet dagen før.
-
For gæster, der forsætligt ankommer sent, skal du ikke tage dette som din skyld som leder. Så det er din opgave at sætte de andre gæster først og sørge for, at deres behov er opfyldt. I det væsentlige, handle som om intet er galt, og gå videre med begivenheden.
Trin 2. Vide, hvordan du håndterer madproblemer
Problemer i dette område er sjældne, især hvis du omhyggeligt har planlagt dine planer, men der sker lejlighedsvis ulykker (f.eks. En gæst eller et lille barn, der ødelægger middagsbordet eller en hændelse i køkkenet). Du skal først være opmærksom på de typer af gæster, der skal deltage, så du kan overveje, hvornår og hvor maden skal vises (f.eks. Til buffetretter) og gæsternes siddeposition.
- Alle spild bør ryddes op med det samme af sikkerhedsmæssige årsager, selvom det betyder, at du skal slippe af med den røde løber eller flotte dekorationer og møbler for at gøre det. Det er umuligt at skjule en plet uden at påvirke udseendet eller integriteten af en genstand (f.eks. Et antikt møbel), så tag det af først. Hvis du har en sikkerhedskopi, skal du bruge den; ellers flytt objektet diskret, så gæsterne ikke vil bemærke det.
- Det anbefales, at du bruger reb, gardiner eller skærme til at skjule madområder (f.eks. Et rodet bord, eller mens du forbereder din næste ret), da nogle gæster kan opfatte synlig mad som noget, der frit kan indtages når som helst - mens dette ikke nødvendigvis er tilfældet. I henhold til din hensigt.
- Bland menuer. Hvis en ret ikke kan serveres (f.eks. Fordi den er brændt), skal du slippe af med det hele eller finde et nyt alternativ. Reducer portioner for at spare på mad, men øg portioner af andre fødevarer for at holde dem i balance. Informer gæsterne efter behov.
- Vegetarer, kræsne spisere, allergikere eller specialkost/religiøse mennesker skal have taget hånd om deres behov - det skal du kunne med god planlægning. Nogle gange vil gæster dog medbringe et familiemedlem, ægtefælle eller nær ven uden at fortælle dig det, især hvis invitationen er gratis. Når dette sker, er løsningen let. Tæl de seneste gæster, og når de ankommer til døren, skal du spørge om særlige diætbehov og straks fortælle service- og køkkenpersonalet.
- For store grupper, der ikke deltager i arrangementet som mørke gæster, skal du sende et teammedlem til køkkenet og få ham til at tælle beholdningen. Hvis det er nødvendigt, skal du købe ekstra madforsyninger. Køkkenafdelingen overvurderer normalt portioner i tilfælde af, så aflysninger er mere almindelige end madmangel. Begrænsede portioner kan også gemmes, hvis du leverer yderligere fyld, såsom brød, salater eller grøntsagsretter, ingredienser, der let kan fås fra dit lokale supermarked.
Trin 3. Vide, hvordan du skal håndtere små børn
Husk, at mange ledere ofte glemmer eller undervurderer børns intelligens og behov og ønsker ved et arrangement. De er de samme som voksne - vil have det sjovt og ikke kede sig. Husk, at forældre også vil blive stødt, hvis en begivenhed ikke kan opfylde deres børns behov. Det er en god idé at bede om bekræftelse på fremmøde (RSVP) for alle børn, der måtte deltage.
- Yngre børn (under 10 år) serveres bedre med mad eller snacks på forhånd, da aftensmaden muligvis ikke serveres før kl. 20.00. Denne serveringstid er normalt for sent for de fleste børns måltider. Den mad, du giver dine børn, skal også være sjov og sund, men stadig speciel med et særligt præg for dem - dette hjælper forældre med at blive hjulpet og kan nyde arrangementet som gæst.
- Børn over 10 år kan normalt få voksenmad og portioner, selvom de ikke er færdige, men også tilbyde dem en børnemenu (med forældrenes tilladelse selvfølgelig), hvis de ikke synes at kunne lide det. Teenagere i alderen 13-18 år beder typisk om de samme fødevarer som yngre børn, f.eks. Hamburgere og fries, i stedet for mere formelle restaurantmåltider. Mad til børn er normalt skrevet med udtrykket "Alternativ menu". Spil det sikkert, og diskuter med dine nøglegæster dine planer om at fortsætte med at tilfredsstille unge og gamle for længe siden.
- Giv et område til mødre med små børn. Mød deres behov, f.eks. Pauser i toiletrummet, ammebehov osv., Og forbered et hvilested for helt små børn, så de kan sove, hvis de er trætte.
Trin 4. Vide, hvordan du skal håndtere berusede eller uhøflige gæster, ubudne gæster og mere
Disse gæster forårsager undertiden problemer, både ved familie- og firmaarrangementer. De fører politik såvel som drama, og som en outsider er du måske ikke klar over det. Så vær altid på vagt.
- Kontakt kunden eller nøglegæsterne før begivenheden for at lære om mulige problemer som dette, eller med nogle få udvalgte, hvis vigtige gæster ikke skal forstyrres. På denne måde kan du sikre dig, at folk sidder på det rigtige sted, og at det ikke vil forårsage problemer. Forbered servicemedarbejdere eller nøglegæster til at fungere som uformelle vejledere, være på vagt og hjælpe når det er nødvendigt. Dit job er at sikre, at begivenheden kører problemfrit og holde sig væk fra personlige forhold, medmindre det er absolut nødvendigt. Så sørg for at vide, hvem der ved arrangementet er klassificeret som en "fredsskabende" gæst (dem, der kan hjælpe med at holde arrangementet kørende).
- Da det kan være svært at nægte at give alkohol til fulde gæster eller håndtere vrede og uhøflige gæster, er det bedst at involvere en fredsskabende gæst. Kontakt kun juridisk personale, når det er nødvendigt, og efter at du har rådført dig med nøglegæster. Du skal stadig være på vagt, selv når du kører små arrangementer eller i baghaven.
- Ubudne gæster er en hård affære. Hvis de kommer og laver ballade, skal du smide dem om nødvendigt - konsulter de vigtigste gæster for at kontrollere, at disse mennesker ikke er efterlyst. Hvis der er mange voldelige optøjer, er dit job at beskytte andre gæster og kontakte sikkerhed eller politiet, hvis disse optøjere nægter at forlade lokalerne efter at være blevet spurgt af dig som leder og/eller nøglegæster.
- Gæster kan normalt lide at flytte visitkort rundt om bordet, så de kan sidde ved siden af den person, de ønsker, eller ved det bord, de vil have. Rådfør dig med nøglegæster om, hvor tilladt dette er. Normalt skal du arrangere bordplaner på forhånd og have godkendelse af nøglegæsterne. Hvis placeringen af dette bord formodes at være den rigtige, er det bedre at holde gæsterne væk fra spisepladsen, inden tiden kommer. Normalt kan barområdet, lobbyen eller venteværelset bruges til at rumme gæster. Hvis visse grupperinger er særlig vigtige på grund af familiære forhold, skal du bringe mennesker sammen og guide dem pr. Gruppe til separate borde og sætte dem i den rigtige rækkefølge.
Trin 5. Vide, hvordan du håndterer dårligt vejr
Overalt i verden vil der nogle gange være uventet dårligt vejr, såsom regn eller sne. Kold vind eller varm luft kan også forårsage problemer. Selvom vejret normalt ikke har stor indflydelse, når arrangementet afholdes indendørs, bør du være forberedt på udfordringerne ved at være udendørs. Hvis du kan forudsige dårligt vejr, kan du overveje at ændre begivenhedsplaceringen. Hvis du ikke kan, kan du leje et telt eller en stor pavillon (prisen kan være dyr, især hvis det sker på et indfald). Det er vigtigt at holde styr på vejret; hvis begivenheden allerede er blevet rodet på grund af det, er du næsten umulig at rette op på begivenheden, så få mest muligt ud af det, du allerede ved og har.
Mange dele af verden har nu forsikringer for dårligt vejr eller andre problemer. Hvis du befinder dig i et område, der er kendt for pludselige ændringer i vejret, skal du søge bekræftelse, hvis begivenheden kan blive planlagt, så kunderne i det mindste kan spare på omkostningerne ved at leje udstyr, spillested og servicepersonale
Tips
- Forbered et lille rum fyldt med genstande som ekstra servietter til aftørring af spild, ildslukkere, førstehjælpssæt og andre tilfældige kits. Du får ikke brug for det, hvis det går godt, men det er bedre at være på udkig efter en stor begivenhed.
- Gæster og højttalere, der er trætte eller oplever jetlag, bør sikres deres kondition. Kontakt om nødvendigt direkte med dem eller deres assistenter for at bestille spa- og massagebehandlinger eller andre måder at forfriske kroppen på. Du kan også sende dem mad, hvis de ikke har spist i et stykke tid, eller medicin, hvis de føler sig lidt utilpas (f.eks. Hovedpine fra flyvende eller nervøsitet eller ondt i maven). Henvis læge, hvis det er nødvendigt. Trætte gæster og talere kan ødelægge en begivenhed, selvom alle de andre udfordringer du muligvis kan overvinde.
- Sørg for, at alle kan se og høre scenen, musikken eller talen.
- Husk også, at håndtering af andres begivenheder er en ære. Selvom dette kan virke meget stressende og svært, kan dit bidrag gøre mange mennesker glade, så de husker begivenheden resten af deres liv. Derudover er du også vant til at have evner, der er nyttige i hverdagen.
- Som leder skal du muligvis fungere som en improviseret vært eller endda som en dansepartner for at sikre, at arrangementet kører gnidningsløst. Udvikle tale- og dansevner, men delegér samtidig ledelsesroller til andre teammedlemmer, der midlertidigt kan indtage din plads. Målet her er at sikre, at ingen sidder stille ved bordet.
