Et ansættelsesbevis (eller beskæftigelsesverifikationsbrev) er en formel korrespondance, der normalt skrives af en arbejdsgiver til den anmodende part, med det formål at validere medarbejderens arbejdshistorik. Et ansættelsesbevis er normalt påkrævet for at ansøge om et lån, leje en ejendom, ansøge om et nyt job eller af andre årsager til at verificere arbejdshistorikken. Når du skriver et ansættelsesbevis, skal du forklare, hvem du er, give et ærligt resumé af medarbejderens pligter og verificere jobbet. Dette certifikat skal bruge professionelt brevpapir og give kontaktoplysninger og underskrift. Læs vejledningen herunder for at finde ud af, hvordan du laver et komplet og præcist ansættelsesbevis.
Trin
Del 1 af 2: Forberedelse til at skrive et ansættelsescertifikat
Trin 1. Tænk over, hvorfor du skriver et ansættelsesbevis
Indholdet og tonen i bogstavets sprog afhænger af modtageren. For finansielle institutioner skal du bruge en professionel sprogform og inkludere finansielle oplysninger (f.eks. Lønninger, provision, forhøjelser og bonusser). På den anden side, hvis du skriver et ansættelsesbevis for en medarbejder, der søger et nyt job, kan sprogets tone være mere uformel, og du inkluderer muligvis ikke økonomiske oplysninger.
Ved at forstå dets formål og omfang kan du skrive et brev, der passer til modtagerens behov
Trin 2. Tænk over, hvem der skal skrive det
Normalt skrives et ansættelsesbevis af en vejleder. I denne situation vil medarbejderen bede dig som arbejdsgiver om at skrive et ansættelsesbrev til bestemte formål. På den anden side kan medarbejdere skrive et ansættelsesbrev for sig selv. I denne situation vil du som medarbejder skrive det selv og derefter bede chefen om at underskrive eller ændre det efter behov. Når det er muligt, skal arbejdsgiveren skrive det på vegne af medarbejderen, ikke omvendt.
- Hvis du er chefen, der skriver breve til medarbejdere, kan du strukturere dem i henhold til dine egne specifikationer og styre beskederne i dem. Derudover betragtes brevet som du som arbejdsgiver som ægte og ærligt som arbejdsgiver. Den største hindring er imidlertid den tid, det tager. Som chef har du selvfølgelig en travl tidsplan, mens udarbejdelsen af dette brev vil tage tid. På grund af dette er ansættelsesattester normalt korte og koncise, så du ikke spilder for meget tid, især hvis du allerede har gjort det.
- Hvis du er en medarbejder, der selv skriver, kan du bestemme, hvilke oplysninger der skal videregives til modtagere og ikke behøver at finde tid til at dele ideer med din chef. Derudover er chefen heller ikke belastet af den tid, der skal afsættes til at skrive den (hvis du skriver det selv, kan chefen være glad, fordi han ikke skal gøre det selv). Dog skal chefen altid skrive under, og der er en mulighed for, at han vil være tilbageholdende med at gøre det efter at have læst indholdet af dit brev. Hvis det er tilfældet, skal du enten omskrive det eller overtale ham til at skrive det selv for dig.
Trin 3. Saml de nødvendige oplysninger
Når du kender modtageren, og hvem der skal skrive brevet, skal du samle de nødvendige oplysninger i brevet.
- Hvis du er chefen, skal du tale med medarbejderen for at se, hvad han eller hun vil medtage. Diskuter, hvem modtageren er, hvad formålet med brevet er, hvilke specifikationer der skal medtages, og hvornår det skal sendes.
- Hvis du er medarbejder og selv skriver brevet, er alle nødvendige oplysninger allerede der, men du skal først tale med din chef og spørge, hvilken slags brev han eller hun forventer. Dette sikrer, at du skriver et brev, der er i overensstemmelse med arbejdsgiverens specifikationer og får hans underskrift.
Del 2 af 2: Skrivning af ansættelsescertifikat
Trin 1. Brug virksomhedens brevpapir
Skriv et ansættelsesbevis på virksomhedens officielle brevpapir. Hvis du er chef, er dette papir gratis at bruge. Hvis du er medarbejder, skal du først spørge, om du kan bruge dem. Virksomhedens officielle brevpapir bekræfter dit brev og får modtageren til at tro på dets indhold.
Hvis du ikke har officielt brevpapir, kan du bruge en computer til at oprette brevhoveder. Overskriften skal indeholde firmanavn, adresse, telefonnummer og e -mail -adresse. Giv også oplysninger om forfatteren til brevet (og titlen) og den dato, brevet blev skrevet
Trin 2. Adressér brevet til modtageren så specifikt som muligt
Hvis du kender modtagerens navn, skal du rette det direkte til den pågældende person. Hvis du ikke ved, hvem der læser det, skal du rette det til organisationen med en emnelinje, der beskriver indholdet af brevet.
- Hvis du f.eks. Kender modtagerens adresse og navn, skal du skrive det lige under overskriften. Følg den med en passende hilsen, f.eks. "Kære [Mr. Sudirman]."
- Hvis du ikke ved, hvem brevet er rettet til, skal du sende det til den relevante afdeling med en emnelinje, der beskriver indholdet af brevet. For eksempel, for et brev til et pengeinstitut med det formål at få et lån, kan du sende et brev til din lokale afdeling med emnelinjen "Medarbejderbeskrivelse til låneansøgning". Følg op med en hilsen som "Til hvem bekymret".
Trin 3. Beskriv, hvem du er
I det første brødafsnit skal du forklare, hvem du er, og formålet med at skrive brevet. Angiv din position, tjenestetid og hvor længe du har kendt den medarbejder, der anmodede om certifikatet. Hvis du er en medarbejder, der selv skriver, skal du blive ved med at skrive, som om brevet kom fra din chef, fordi det er ham, der skal underskrive det.
For eksempel, "Jeg hedder Budi Jatmiko, og jeg er vicechef for marketing og salg hos PT. ABC. Jeg har arbejdet hos PT. ABC i 12 år og har kendt denne medarbejder i syv år. I de sidste tre år har jeg haft været medarbejderens direkte vejleder."
Trin 4. Giv verifikation
Det næste indholdsafsnit opsummerer medarbejderens job, herunder datoen for ansættelsesstart, titel, om jobbet er midlertidigt eller permanent, og om medarbejderen stadig arbejder der. Dette afsnit giver medarbejderens økonomiske oplysninger, hvis det er nødvendigt.
- For eksempel "Dette brev er en bekræftelse på, at medarbejderen faktisk arbejder her. Han har arbejdet hos PT. ABC i syv år siden 7. september 2003. Han har stillingen som underdirektør for salg, som er en fast stilling kl. PT. ABC. Frem til den 7. januar 2011 arbejder han stadig med den stilling hos PT. ABC."
- Et andet eksempel: "Dette brev bekræfter, at medarbejderen arbejdede hos PT. ABC i syv år. Den pågældende arbejdede hos PT. ABC fra 7. september 2003 til 7. januar 2011. Han var stillingen som vicedirektør i PT. ABC.. Han arbejdede som fast ansat i syv år hos PT ABC med en løn på 35 millioner IDR om måneden."
Trin 5. Opsummer medarbejderens pligter
Dette afsnit beskriver medarbejderens pligter, som er meget nødvendige i ansættelsesattesten for medarbejdere, der søger andre job. Selvom ansættelsesattesten ikke er et anbefalingsbrev, er der intet i vejen med at inkludere en positiv vurdering af medarbejderen. Disse yderligere oplysninger vil forbedre dit ry som arbejdsgiver og hjælpe medarbejdere med at finde nye job, ejendom eller lån.
For eksempel, "En medarbejders pligter hos PT. ABC er som følger: Ansvarlig for radiatorsalg i Bogor -området og dets omgivelser. Han har en lederstilling og er ansvarlig for at motivere et team på syv til ni personer. Han skal sikre kundetilfredshed, løse kundens klager og rapportere salgsfremgangen hver tredje måned til hovedkontoret."
Trin 6. Undgå følsomme eller ulovlige oplysninger om medarbejdere
Der er bestemmelser om, hvad der kan indgå i ansættelsesreferencer og andre erklæringer til potentielle arbejdsgivere. Der er en betingelse om, at du kun må inkludere medarbejderoplysninger med den relevante tilladelse. Der er også en regel om, at du kan videregive oplysninger om den pågældende medarbejder, så længe det er ærligt og i god tro. Inden du afslører følsomme oplysninger, skal du kontrollere, hvad der er acceptabelt og hensigtsmæssigt at medtage i henhold til social hensigtsmæssighed og gældende lov.
Trin 7. Angiv dine kontaktoplysninger
Det sidste afsnit bør indeholde dine (arbejdsgiver) kontaktoplysninger. Disse oplysninger er påkrævede, hvis modtageren har spørgsmål. Sørg for at angive, at modtageren kan kontakte dig.
For eksempel "Hvis du har spørgsmål eller har brug for flere oplysninger, er du velkommen til at kontakte mig på (021) 21215555 eller på [email protected]."
Trin 8. Underskriv og indsend
Når brevet er skrevet, skal du afslutte det med en afsluttende hilsen, underskrive det og give det til den medarbejder, der har anmodet om det, eller sende det til modtageren selv.
- Luk brevet med hilsenen”Med venlig hilsen”.
- Sæt din underskrift sammen med dit fulde navn og position.
- Tilføj et officielt eller verifikationsstempel, der normalt bruges af virksomheder til denne type brev.
Tips
- Nogle visumansøgningsprocesser kræver, at du nedskriver den stilling, medarbejderen vil besidde, hvis der udstedes visum. Du skal muligvis forklare betydningen af arbejdet for den medarbejder, der ansøger om visum.
- Nogle arbejdsgivere beder medarbejderen om at udarbejde et brev, som han eller hun derefter vil underskrive. Hvis du beder medarbejderne om at skrive deres egne, skal du læse dem grundigt, før du underskriver.
- Nogle virksomheder har en bestemt person, der er tildelt jobkontrol, og der er også virksomheder, der har en bestemt skabelon. Hvis du er i tvivl, skal du kontakte personaleafdelingen.
Advarsel
- Indtast kun økonomiske oplysninger, når medarbejderen anmoder om det. Hvis du er medarbejder og selv skriver brevet, kan du indtaste så mange oplysninger som nødvendigt.
- Indtast ikke personlige oplysninger om medarbejdere, medmindre de tillader det.
- Hvis den medarbejder, der anmodede om ansættelsesbeviset, ikke længere arbejder sammen med dig, skal du ikke angive grunde til at forlade stedet, selvom der ikke er nogen sag eller problem.
