Opkald er en vigtig færdighed i hverdagen. Professionelle situationer, f.eks. Et virksomhedsopkald eller et opkald fra den virksomhed, du ansøger om et job, kan ringe til dig i mere formelle rammer. Hvis du modtager et opkald fra en ven, forelsket eller et familiemedlem, er det bedst at svare mere afslappet og naturligt. Hvis du besvarer et opkald fra et ukendt eller privat nummer, er det bedst at tage det på en mere høflig og omhyggelig måde.
Trin
Metode 1 af 3: Modtagelse af et opkald på kontoret
Trin 1. Hold det professionelt
Når du får et opkald på jobbet, ved du ikke altid, hvem der ringer til dig. At modtage et opkald på en professionel måde starter samtalen rigtigt.
- Hvis du er i tvivl, skal du svare med en simpel hilsen: "Hej, med ordet her."
- Selvom du kan se telefonnummeret komme ind, kan det være din chef, der ringer til din kollegas mobiltelefon! Modtog et opkald, der sagde: "Hey, hvad fanden?" kan give et negativt og ikke seriøst indtryk.
Trin 2. Fokuser på samtalen
Vær virkelig "i" samtalen. Stop med det, du laver, og tag lidt tid på at gøre dig klar.
- Tag det ansigt på, du vil projektere, inden du tager telefonen. Du vil gøre en forskel, hvis du smiler, rynker panden eller føler dig keder dig, fordi den, der ringer, kan høre det i din tone.
- Prøv ikke at klikke på noget på internettet eller distrahere dig selv, når du er i gang med et opkald. Hvis du ikke lytter, kan den, der ringer, finde ud af det.
Trin 3. Navngiv dig selv først
I en forretningssituation begynder proceduren for at modtage et opkald med at angive dit navn og det firma, du arbejder for:”Godmorgen, tak fordi du kontaktede PT. A B C. Med dans. Noget jeg kan hjælpe?"
- Hvis det indgående opkald er fra virksomheden, og du kender det, kan du acceptere det ved at angive din afdeling og navn: “Hej, med økonomi, dans her. Noget jeg kan hjælpe? " Denne hilsen viser, at den, der ringer op, er forbundet til den rigtige person, og at du er klar til at hjælpe. Hold din stemmetone venlig, så opkaldet bliver mere behageligt for begge parter.
- I mange kontorsituationer er der retningslinjer for opkald, som hver medarbejder skal følge. Vis altid, at du er oprigtig, uanset hvor fjollede dine hilsener er - forbrugere vil kunne fortælle, om du lyder begejstret eller bare læser disse hilsner: "Velkommen til Tofu -huset, al tofu's hjem!" det vil lyde latterligt, hvis man ikke siger det med overbevisning.
Trin 4. Accepter det med det passende høflighedsniveau
Vær tålmodig, respektfuld og behagelig. Gør dit bedste for at hjælpe den, der ringer op. Prøv ikke at tale for tilfældigt, før du finder ud af, hvem der ringer.
- Hvis den, der ringer op, ikke præsenterer sig selv, skal du sige: "Må jeg vide, hvem jeg taler med?". Det er vigtigt at vide, hvem der ringer, hvis du skal ringe tilbage til dem eller slutte dem til en anden telefon. Dette udtryk lader også den, der ringer, vide, at han eller hun bliver behandlet høfligt, og at han eller hun er en vigtig person. Det er vigtigt at opbygge gode samarbejdsrelationer med mennesker, der kontakter dig mere end én gang.
- Prøv ikke at lyde uhøfligt, selvom du er ked af det. Husk, at i arbejdssituationer afspejler dine ord og handlinger den virksomhed, du arbejder for. Hvis du skader din virksomheds navn, kan din virksomhed mislykkes - og din chef tager ikke let på det.
Trin 5. Gør dig klar til at tage meddelelsen til efterretning
Hvis nogen ringer for at tale med din chef eller medarbejder, men du er den eneste der til at tage opkaldet, så spørg høfligt, hvem der ringer og spørg, hvad der sker. Lyt omhyggeligt og optag så meget relevant information som muligt:
- Hvis den person, de vil kontakte, ikke kan besvare opkaldet, skal du sige: “Beklager, men Pak Bambang er ikke på sit kontor lige nu. Må jeg fjerne beskeden?”
- Husk at notere navn, telefonnummer og årsag til opkald. Mål hastigheden af opkaldet - lyder den, der ringer, som om han har noget at tage sig af i løbet af de næste to timer eller om en uge? Hvis opkaldet er et vigtigt forretningsopkald, skal du håndtere sagen så hurtigt og effektivt som muligt - så sørg for at få beskeden af vejen hurtigst muligt.
Trin 6. Vær forsigtig med opkald, der søger virksomhedsinformation
Hvis du ikke genkender den, der ringer op, og han eller hun beder om oplysninger om dig og en anden medarbejder, skal du passe på ikke at give for meget af din virksomheds interne oplysninger.
- Selvom den, der ringer op, fortæller dig deres navn og firma, skal du stadig være forsigtig, medmindre de er en betroet opkaldsmand. Hvis du ikke er sikker, skal du afslutte opkaldet i et minut og spørge din kollega til råds:”Har vi haft forretninger med hr. Haris før? Han stillede mange spørgsmål om virksomhedens arbejdsproces og kapacitet, og jeg ville sikre sig, at han var en betroet person.”
- I en forretningssituation skal du sige “Undskyld, sir/fru. Vores virksomhedspolitik forbyder os at levere sådanne oplysninger. Må jeg vide, hvorfor du har brug for det?” og afgør din vurdering om personen derfra.
Metode 2 af 3: Modtagelse af private telefonopkald
Trin 1. Tilpas hilsner baseret på, hvem der ringer
Hvis du ved, hvem der ringer til dig, baseret på navnet på telefonen og din erfaring, bedes du henvende dig til personen, som om du mødtes personligt. Hvis du ikke ved, hvem der ringer, skal du tage opkaldet mere formelt og vente på, at opkalderen siger, hvad han mente.
- For standard internationalt accepteret hilsen skal du sige "Hej?". Tag telefonen med en let hævet stemme i slutningen af din hilsen, som en spørgende tone. "Hej?" Dette får den, der ringer op til at svare på din hilsen, og vil i de fleste tilfælde forklare, hvorfor han ringede.
- Hvis din ven ringer, skal du sige tilfældigt hej: “Hej Jono! Hvordan har du det, kammerat?"
- Hvis din vejleder, bekendt eller potentielle arbejdsgiver ringer, skal du hilse dem mere høfligt, men med lidt fortrolighed:”God eftermiddag, hr. Sungkar. Hvordan har du det?"
- Hvis du ikke ved, hvem der ringer, skal du sige noget så simpelt som "Hej?"
Trin 2. Når du siger “Hej?
, vent på svaret. Når du siger “Hej?”, Beder du opkalderen om at præsentere sig selv. Tag et kig på eksemplet herunder (dine ord fremhævet, og den, der ringer op, er kursiv:
- "Hej?"
- "Hej Jono, det er Tono."
- "Åh, hej Tono! Hvorfor, kammerat?"
- "Nej, jeg ville bare spørge, om du har et arrangement i aften? Jeg vil se filmen" Star Wars "her."
- "Vil du se" Star Wars "! Det er tosset, hvis du ikke gør det!"
Trin 3. Opret din hilsen
Efterhånden som du bliver mere erfaren med at modtage telefonopkald, kan du begynde at udvikle hilsningsmønstre og sætninger, som du bruger igen og igen.
- Overvej at identificere dig selv med en hilsen som: "Hej, det er Jono" eller "Jono er her".
- Overvej at blive kreativ med uformelle variationer af “Hej?”: “Hej!”, “Hej!”, “Hej, hvordan har du det?” Eller “Hej, hvor har du været?”. Denne uformelle hilsen er velegnet til at modtage opkald fra venner og ikke-professionelle bekendte.
Trin 4. Konfigurer telefonsvarer til brug, når du ikke kan besvare opkald
Enhver fra venner til familie til din chef vil sandsynligvis af og til høre din telefonsvarer, så sørg for at optage den høfligt og uden videre. Hold dig væk fra sjov eller sjov, medmindre du er sikker på, at kun dine venner vil ringe.
- Sig: “Dette er Jonos telefonsvarer. Jeg kan desværre ikke tage telefonen lige nu. Efterlad en besked, så ringer jeg tilbage hurtigst muligt.”
- Overvej at konfigurere familieoptagelser, hvis du bruger en fastnet. Sig, “Hej det her er med Jono -familien. Vi kan desværre ikke tage telefonen lige nu. Efterlad en besked, så ringer vi tilbage hurtigst muligt!”. Du kan have det sjovt med disse familieoptagelser - prøv at få alle dine familiemedlemmer til at tale på samme tid, eller få dine familiemedlemmer til at sige en del af meddelelsen individuelt.
- Overvej at bede opkalderen om at oplyse detaljer om sig selv, frem for blot at bede ham om at efterlade en besked: "Angiv venligst dit navn, telefonnummer og formål med at ringe, så ringer jeg tilbage hurtigst muligt." Denne mere specifikke metode er mere velegnet til dit telefonnummer, der normalt modtager mange forretningsopkald.
Metode 3 af 3: Modtagelse af telefonopkald fra ukendte numre
Trin 1. Tænk over, hvem der måske ringer til dig
Hvis du venter på et opkald fra nogen - et nyt bekendtskab, din organisation eller en potentiel arbejdsgiver - skal du tage opkaldet med en tanke. Vurder om opkaldet er lidt mere formelt eller mindre formelt - men vælg at være formel, for en sikkerheds skyld.
- Svar høfligt og halvformelt i dette tilfælde. Enkle hilsner som “Hej?” Kan bruges. Du behøver ikke at identificere dig selv direkte - hvis den, der ringer, kender dig personligt eller har dit navn på listen, kan han eller hun spørge: "Hej, må jeg tale med Jono?"
- Hvis opkaldet siger “ukendt” eller “blokeret”, behøver du ikke besvare opkaldet. Tag telefonen, hvis du foretrækker det, eller vent på at se, om den, der ringer, efterlod en besked på telefonsvarer eller ej. Du kan ringe tilbage til ham, hvis du har en vigtig forretning.
Trin 2. Pas på nysgerrige opkald
Hvis du får et opkald, og opkaldet viser sig at være fjollet og stødende, er det sandsynligvis bare et sjov. Nogle nysgerrige opkaldere er normalt vulgære og indlysende, men andre nysgerrige opkaldere vil forsøge at narre dig til at tro, at opkaldet er meget vigtigt. Behandl nysgerrige opkaldere på samme måde som du håndterer mobbere: Hvis du holder tavshed og følger deres nagende, vil de føle, at de har vundet. Det kan være nyttigt at tie stille og foregive at være i en fælde, hvis du kan gætte, hvem der ringer. Nogle telefonselskaber i Amerika tilbyder opkaldssporingstjenester: Hvis du ringer *69 efter at have lagt på, sender den automatiske beskedtjeneste offentlige oplysninger om det nummer, der sidst ringede til dig.
Trin 3. Pas på for telemarketers
Hvis du modtager et opkald fra et ukendt nummer, og den person, der ringer til dig, begynder at spørge om dig, prøver han muligvis at få dine penge.
- Telemarketers ringer til snesevis af mennesker hver dag, og de fleste af dem er ikke interesserede i, hvad telemarketeren sælger. Føl dig ikke skyldig ved at sige:”Tak, men jeg er ikke interesseret. God eftermiddag”, og læg derefter telefonen på. Spild ikke din tid og tid.
- Hvis du ikke ønsker at modtage opkald fra dette firma, skal du bede telefonhandleren om at sætte dit nummer på deres "Do Not Call" -liste. De fleste virksomheder vil gøre, hvad du vil, og de vil ikke genere dig mere.
- Hvis du er interesseret i, hvad telefonhandleren sælger, skal du besvare opkaldet og lytte til tonen. Husk, at jo længere du reagerer på dem, jo mere vil de forsøge at sælge deres produkt til dig!
- Hvis han vil tale med dig eller et andet familiemedlem, skal du bede ham om at oplyse hans navn og organisation, inden du siger noget - for ikke at give telefonmarkedet for mange oplysninger! Hvis han er hemmelig og ikke vil afsløre sin identitet, skal du huske på det - du behøver ikke svare.
Tips
- "Hej?" er hilsen nummer et. Din hilsen lyder altid høflig ved at sige "Hej?", Uanset om den, der ringer, er en ven, elsker, mor, chef, lokal politibetjent eller en fremmed.
- "Opkalds -id" kan være nyttigt. Hvis du kan finde ud af, hvem der ringer, før du tager telefonen, kan du være bedre forberedt på opkaldet.
- " Hvad ?" eller "Ha?" Det er ikke en god måde at tage et opkald på, selvom du ikke kan lide den, der ringer, eller hvis du er i dårligt humør. Vær høflig, når du er i gang med et opkald.
