Når vi handler med virksomheder, føler vi nogle gange behov for at indsende et klagebrev, fordi det leverede produkt eller den service, der er utilfredsstillende. I denne artikel forklarer wikiHow, hvordan du skriver brevet.
Trin
Metode 1 af 3: Skrivning af et klagebrev
Trin 1. Send klagebrevet til kundeserviceafdelingen
På denne måde er du mere tilbøjelig til at modtage et svar fra virksomheden, fordi kundeserviceafdelingen står for at besvare klager, så dit brev vil blive behandlet effektivt og effektivt.
- Find ud af navnet på kundeservicechefen eller virksomhedsdirektøren og formålet med brevet til ham personligt. Start brevet med at skrive "Dear Sir/Madam" efterfulgt af dit fulde navn. Hvis du ikke kender hans navn, skal du bare skrive "Kære kundeservicechef".
- Normalt kan kundeserviceafdelingens adresse findes på virksomhedens websted, brochurer, reklamer eller produktemballage.
Trin 2. Fortsæt med at skrive kernen i brevet
Brug den første sætning til at forklare årsagen til at skrive brevet og til at klage. Angiv så mange understøttende fakta som muligt, f.eks. Dato, klokkeslæt og sted, hvor du modtog tjenesten eller købte produktet sammen med relevante data, såsom serienummer og produktmodel.
- Sørg for, at læseren kan forstå kernen i brevet på mindre end 5 sekunder. Så du behøver ikke at skrive en langvarig introduktion.
- Når du har skrevet din hilsen, skal du give detaljerede oplysninger for at forklare det problem, du har, men sørg for, at den første sætning henleder læserens opmærksomhed på din klage.
- Eksempel på den første sætning: "Gennem dette brev vil jeg gerne indsende en klage på grund af et beskadiget hårtørrer mærke _. Dette produkt blev købt _ i _ butikken i Jalan _, Jakarta".
Trin 3. Angiv klart den løsning eller det løsningsmiddel, du ønsker
Hvis du anmoder om en udskiftning, refusion, produktreparation eller kompensation på anden måde, skal du angive dette i andet afsnit. Således skal læseren give en løsning, i stedet for bare at sende et svarbrev eller give et klichéært svar.
- Udtryk din klage med positive ord, der viser, at du forventer den bedste løsning og forbliver en loyal kunde. Hvis du beder om refusion eller anden form for kompensation og derefter siger, at du vil videregive sagen til en tredjepart, er chancerne stor for, at læseren af brevet ikke er interesseret i at levere en løsning.
- Hvis du forventer, at virksomheden behandler en bredere vifte af spørgsmål, kan du skrive til dem. Imidlertid har læserne normalt brug for mere tid til at reagere på spørgsmål som dette.
- Trusel ikke med at sagsøge i det første brev. Dette kan være den bedste løsning, du ønsker, men denne gang kan du blot indgive en klage og vente på et svar.
Trin 4. Vedhæft fotokopier af støttedokumenter
Sørg for at fuldføre brevet med fotokopier af bilag, f.eks. Betalingskvitteringer, indkøbsfakturaer, garantikort, checks eller overførselsbevis og fotos eller videoer, hvis det er nødvendigt. Medtag relevante dokumenter som bilag til brevet.
- Sørg for at sende fotokopi vedhæftede dokument, i stedet for originalen. På den måde risikerer du ikke at miste vigtige oplysninger eller dokumenter, hvis de skal vises for andre.
- Medtag de vedhæftede dokumenter i brevet. For eksempel: "Sammen med dette brev vedhæfter jeg en fotokopi af betalingskvitteringen, hårtørrerens garantikort og et foto af produktets serienummer."
Trin 5. Angiv en deadline for løsning af problemet
Du skal medtage en bestemt dato som frist for indsendelse af løsningen til modtageren af brevet. Dette trin får dig til at føle dig rolig, og problemet løses hurtigere.
- At have en tidsbegrænsning reducerer risikoen for at bogstaver går tabt eller ignoreres, da dette kan forårsage ubehag og irritation.
- Giv en realistisk tidsbegrænsning. Normalt er 1-2 uger nok, men du skal tage hensyn til problemet ved hånden og den forventede løsning.
Trin 6. Afslut brevet på en høflig måde
Sig tak for hjælpen. For at hjælpe begge parter med at føle sig hjælpsomme, skal du dele, hvordan dine læsere kan fortælle dig, så kommunikationen bliver mere effektiv.
Skriv "Wasalam" som en afsluttende hilsen, hvis du kender navnet på modtageren af brevet. Hvis ikke, skal du afslutte brevet med at skrive "Med venlig hilsen". Afslut ikke klagebrevet med en uformel hilsen, f.eks. "Det er det" eller "Tak"
Metode 2 af 3: Brug af den rigtige stil og format
Trin 1. Skriv et brev i en høflig stil
Du kan være vred og føle dig forkert, men læseren af brevet vil føle sig krænket, hvis du bruger stødende ord. Skriv brevet på en høflig måde og kom ikke med kommentarer, der er truende, vrede eller sarkastiske. Husk på, at læseren af brevet ikke nødvendigvis er ansvarlig for de problemer, der opstår, og han foretrækker at betjene venlige og høflige kunder, frem for vrede og bebrejde andre.
- Husk, at det firma, som brevet sendes til, ikke har til hensigt at gøre tingene vanskelige for dig. Generelt lægger virksomheden stor vægt på kundetilfredshed.
- Du har en større chance for at finde en løsning, hvis du behandler læseren af dit brev som en person, der er klar til at hjælpe, frem for at antage at han har dårlige hensigter.
- Skriv ikke breve, når du er ked af det. Vent, indtil du føler dig rolig. Hvis du stadig vil skrive et brev, skal du gemme det i 1-2 dage og derefter læse det igen, før du sender det. Måske skrev du et nyt brev i en mere venlig stil.
Trin 2. Skriv et ligetil brev
Kundeservicemedarbejdere modtager muligvis hundredvis af breve hver dag. Sørg derfor for at du skriver et klart brev, så han kan komme til det punkt, når han begynder at læse. Breve, der er meget lange eller detaljerede, har en tendens til at give læseren lyst til at opsummere indholdet, så de ikke forstår, hvad du virkelig oplever og ønsker.
- Giv ikke langvarige oplysninger eller brug hårde ord, der krænker andre.
- Sørg for, at du maksimalt skriver et klagebrev på 1 side eller 200 ord.
Trin 3. Brug en autoritativ sprogstil
Dette trin hjælper dig med at forberede et brev med effektive sætninger, så læseren forstår, at din klage skal tages alvorligt. Autoritativt sprog spiller en vigtig rolle, når der fremsættes en alvorlig klage, f.eks. En økonomisk.
- Autoritativ sprogstil består af forskellige aspekter, såsom evnen til at vælge de rigtige ord, viden om forbrugerrettigheder og virksomhedsforpligtelser og professionelle brevskrivningsevner.
- Dette aspekt øger din troværdighed, så du er mere tilbøjelig til at få et positivt svar.
Trin 4. Skriv brevet med den korrekte stavemåde og formatering
Som foreslået ovenfor påvirker et professionelt formateret brev, hvordan læserne reagerer på din klage. Indtast datoen for bogstavet i øverste højre hjørne. Spring en linje over, og skriv modtagerens fulde navn eller titel på venstre side. Skriv virksomhedsadressen på den næste linje. Spring en linje over, og skriv derefter en hilsen.
- Skriv bogstaver ved hjælp af en computer, så skriften er pænere og lettere at læse. Hvis du skal skrive i hånden, skal du sørge for, at dit skrift er pænt, fri for striber eller blækpletter og læseligt.
- For signaturen skal du forberede et par blanke linjer under "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen". Medtag dit fulde navn i tydelig skrift under signaturen for let læsning.
- Skriv pæne bogstaver med korrekt afstand, og alle afsnit er næsten lige lange.
Trin 5. Kontroller stavning og grammatik
Din klage kan blive ignoreret, hvis der er stave- og grammatiske fejl. Tid til at kontrollere stavemåden ved hjælp af en computer, før brevet udskrives. Bed den anden person om at læse brevet, inden du sender det.
Metode 3 af 3: Opfølgning på bogstaver
Trin 1. Vent, indtil den angivne tidsfrist udløber
Vær tålmodig og ikke foretage dig noget før den angivne tidsfrist. Hvis der ikke er noget svar, kan du ringe eller e -maile for at spørge, om dit brev er modtaget eller ej. Vær ikke fordomsfuld over for modtageren af brevet.
Hvis du ikke har modtaget et svar på brevet, eller svaret er utilfredsstillende, skal du rejse klagen til en person i en højere stilling
Trin 2. Send et brev til en højere embedsmand
Hvis du ikke får en løsning efter at have kommunikeret med kundeservicedirektøren, skal du finde nogen i en højere stilling og skrive til ham eller hende. Når du sender et brev til en højtstående officer, uanset om det er fra personale til vejleder til direktør til vicedirektør til direktør, skal du vedlægge den seneste korrespondance. Den person, der modtager brevet, får således fuldstændige oplysninger med den seneste status og forventes at kunne levere den bedste løsning på kort tid.
- Som et første skridt er det en god idé at indgive en klage til kundeserviceafdelingen i stedet for at gå direkte til præsidenten. Kundeservicepersonale har en bedre forståelse af, hvordan man håndterer klager, og breve til direktøren returneres normalt til denne afdeling.
- Hvis du omgår kundeserviceafdelingen, behandles din klage muligvis ikke.
- Hvis du klager til direktøren eller administrerende direktør, skal du skrive et brev med meget klare, præcise og systematiske oplysninger, fordi han eller hun ikke ved, hvad der skete på forhånd.
Trin 3. Se en advokat, hvis du ønsker at tage sager
Advokater forstår, hvordan man anlægger sag ved domstolene. Husk, at denne metode burde være den sidste mulighed. Et klagebrev, der direkte diskuterer juridiske kanaler, gør indholdet af brevet usympatisk, og din anmodning om erstatning afvises. Det kan være, dette trin er selvnedslående, hvis din trussel reageres.
Tips
- Sørg for at angive dit navn, hjemmeadresse, e -mail -adresse og telefonnummer (hjem, arbejde, mobiltelefon). Bed desuden læseren af brevet om at give kontaktoplysninger, så begge parter fortsat kan kommunikere om fremskridtene i klageløsningen.
- Læs brevet igen, før du sender det, og vær positiv ved at give korrekte og verificerbare oplysninger.
- At rejse en klage via mail er mere effektivt end via e -mail, fax eller skrivning på virksomhedens blog/websted. Mange virksomheder prioriterer klager indsendt via officielle breve.
- Gem fotokopier af al korrespondance, og noter den dato, brevet blev sendt.
- Inden du skriver et brev, skal du tage dig tid til at reflektere over, hvad der skete. Efter at have tænkt over det, er du klar til at skrive et brev, når du ved, hvilken løsning du vil have, og hvordan du sender en anmodning.
- Hvis du vil klage over nogen, skal du tale om deres skuffende adfærd. Kritiser ikke virksomheden grundigt. Hvis du gør indsigelse mod virksomhedens politik, må du ikke kritisere maillæser eller ledelse. Beskriv problemet og din ønskede løsning.
- Udnyt hjemmesider, der åbner mulighed for, at forbrugere kan indsende klager og finde ud af, om der er købere, der har haft problemer med visse virksomheder. Vi anbefaler, at du opbevarer en fil med forbrugerklager indsendt via dette websted.
- Send ikke breve fra vidner, der er blevet legaliseret. Hvis du vil afgøre sagen i retten, skal du sørge for at beholde vidnets erklæring og navn. Husk, at retsafgifter normalt er meget høje. Vi anbefaler, at du indgår en uformel aftale eller ved voldgift.
- Kritiser ikke virksomheden. Husk, at du ønsker at få erstatning eller en løsning. Dette sker ikke, hvis du angriber læseren af brevet. Hvis du vil skrive et bogstav i en højere tone, skal du undgå den passive stemme, bruge en direkte og beskrivende sprogstil. Sig f.eks., At du er "tabt" eller "svært" som følge af dette problem i stedet for blot at "føle dig skuffet".
