Hvem siger, at skrive e -mail er den nemmeste måde at kommunikere på? Faktisk har skrivning af e -mails også etik. Med andre ord skal sprogstilen i e-mails rettet mod klassekammerater og for undervisere naturligvis skelnes, især fordi formel uddannelse er porten til potentielle professionelle karrierer. Derfor skal alle interaktioner, der opstår i det, udføres professionelt, herunder når du sender e -mails. For eksempel skal e -mails altid sendes med din akademiske e -mailadresse og skal altid åbnes med en formel hilsen. Behandl interaktionen som et formelt forretningsbrev. Det vil sige, få din pointe frem på en klar, kortfattet og klar måde, og brug god grammatik!
Trin
Del 1 af 3: Oprettelse af et positivt indtryk
Trin 1. Læs kursusplanen for at finde svarene på dine spørgsmål
Generelt er dine spørgsmål blevet besvaret i det materiale, der forelægges af underviseren i begyndelsen af forelæsningsforløbet. Som følge heraf vil insisteren på at spørge din professor kun få dig til at ligne en ikke-seriøs studerende, og det kan også irritere underviseren, at indholdet af din e-mail tager værdifuld tid.
- Kursusplanen vil generelt indeholde oplysninger om opgaver, deadlines for aflevering af opgaver, klassepolitikker og opgaveformater.
- Hvis foredragsholderen kun giver en læseliste, er der ikke noget i vejen med at sende en e -mail for at bede om materiale, der ikke er forklaret i forelæsningsplanen.
Trin 2. Brug din akademiske e -mail -adresse
Chancerne er store, at din professor vil modtage snesevis til snesevis af e -mails hver dag. Derfor bør du bruge en akademisk e -mailadresse, så e -mails ikke automatisk ender i spamboksen. Derudover vil afsendelse af en e -mail med en akademisk e -mail -adresse se meget mere professionel ud og vil hjælpe undervisere med klart at identificere afsenderens navn, især da akademiske e -mail -adresser generelt vil omfatte elevens fulde navn.
Trin 3. Inkluder et repræsentativt emne
Med andre ord skal du sørge for, at indholdet af din e -mail er kendt af foredragsholderen, selvom han kun læser emnet. At kende hensigten med din e -mail fra starten vil hjælpe din underviser med at afsætte det rigtige tidspunkt til at læse og svare på den. Inkluder derfor altid et klart og kortfattet e -mailemne!
Du kan f.eks. Skrive "Spørgsmål om seneste opgaver" eller "Afsluttende essays"
Trin 4. Start e -mailen ved at nævne underviserens navn og titel
Uanset hvor vigtigt dine ønsker er, skal du altid starte din e -mail med en formel hilsen, som du ville gøre, når du skriver et lignende formelt brev. Start for eksempel e -mailen med at skrive “Kære. Dr. Jones,”efterfulgt af et komma. Glem ikke at bruge et kaldenavn, der matcher foredragsholderens præferencer, okay!
- Hvis du ikke er sikker på, at den pågældende underviser har opnået en doktorgrad, skal du blot henvende dig til ham som "Mr. Jones."
- Hvis I to har hyppige personlige interaktioner, er der ikke noget i vejen med at bruge en mere afslappet hilsen, f.eks. “Hej, sir/dr. Jones."
Del 2 af 3: Komponering af e -mailindhold
Trin 1. Identificer dig klart
Da den pågældende forelæser ikke bare underviser dig, er det sandsynligt, at han eller hun skal mindes om din identitet. Start derfor altid e -mailen med at angive dit navn, samt navnet på det kursus, der bragte dig sammen og foredragstimerne, f.eks. "Marketingtime om eftermiddagen."
Trin 2. Fokuser på din pointe
Husk, at undervisere er meget travle mennesker. Sørg derfor for, at indholdet i din e -mail ikke er indviklet for ikke at tage for meget tid på uvæsentlige ting. Få din pointe frem på en kortfattet, ligetil og klar måde, og undgå uvæsentlige eller irrelevante detaljer.
For eksempel, hvis du har et spørgsmål vedrørende en opgave, skal du sige det klart:”Der er noget, jeg vil spørge dig om den opgave, du gav sidste torsdag. Opgaven skal faktisk udføres i grupper eller individuelt, ikke sandt, sir/fru?”
Trin 3. Skriv i hele sætninger
Husk, at disse e -mails ikke er Facebook -uploads eller tekstbeskeder til dine jævnaldrende! Det vil sige, brug altid komplette og formelle sætninger til at vise din professionalisme.
- Skriv for eksempel ikke: "Materialet i den sidste klasse var virkelig cool, sir/fru!"
- Prøv i stedet at skrive, "Tak for det sidste materiale, du lærte, der oplyste min forståelse."
Trin 4. Brug den rigtige e -mail -tone
Når du kontakter en lærer for første gang, skal du huske at bruge en professionel tone og grammatik. Det vil sige, at du ikke må bruge humørikoner af en eller anden grund! Hvis du har sendt besked til foredragsholderen flere gange, bør du også skrive din e -mail i en mere afslappet tone, især hvis forelæseren er den første til at handle uformelt (som at sende dig humørikoner).
Trin 5. Frembring din anmodning høfligt
Faktisk stiller ret mange studerende gerne krav til deres undervisere. Gør det ikke, for det hjælper dig ikke at få noget! Angiv i stedet dine hensigter i form af en anmodning, som din professor måske accepterer eller ikke.
For eksempel, hvis du vil bede om en forlængelse af fristen for indsendelse af opgaver, skal du ikke skrive: "Min bedstemor er for nylig død, så forlæng venligst fristen for at indsende opgaver, okay?" Skriv i stedet en mere høflig sætning som, "Undskyld herr/fru, Denne uge har været meget hård for mig, fordi min bedstemor lige er gået bort. Hvis du ønsker det, ville du være villig til at give mig en forlængelse af fristen for indsendelse af papirer?"
Trin 6. Brug korrekt tegnsætning
Hvis e -mailen er rettet mod jævnaldrende, vil modtageren af e -mailen naturligvis ikke have et problem med at placere en periode eller komma forkert. Men hvis e -mailen er til en lærer, skal du sørge for, at hvert tegnsætningstegn er placeret det rigtige sted.
Trin 7. Skriv hvert ord med den korrekte stavemåde
På trods af den udbredte brug af tekstsprog på internettet må du aldrig bruge det i en professionel e -mail! Med andre ord skal du skrive hvert ord i sin fulde form, f.eks. "Mr" i stedet for "Mr". Brug den korrekte stavning for at få dine e -mails til at se mere professionelle ud!
Glem ikke at kontrollere nøjagtigheden af e -mailens indhold ved hjælp af et program eller et computerprogram for at kontrollere stavningen
Trin 8. Placer store bogstaver korrekt
Især skal ord, der er anført i begyndelsen af sætninger, være store, ligesom nogle typer navneord (f.eks. Øgenavne). Behandl ikke e-mails som sms-samtaler, og sørg for, at du altid udnytter korrekt.
Del 3 af 3: Afslutning af e -mailen
Trin 1. Angiv de handlinger, din lærer skal foretage
Med andre ord, sørg for at dit ønske eller din anmodning er tydeligt angivet i slutningen af e -mailen. For eksempel, hvis du vil have et svar fra ham, så glem ikke at sige det. Hvis du føler behov for at mødes med ham, skal du også formidle det formål.
Trin 2. Genlæs den grammatik, der bruges i e -mailen
Scan e -mailen for at sikre, at der ikke er begået grammatiske fejl. Ofte vil denne proces hjælpe dig med at finde en eller to mindre fejl, der skal rettes.
Trin 3. Gentag e -mailen fra din lærers perspektiv
Sørg for, at din e -mail ikke lyder som om du kræver noget. Sørg også for, at dine intentioner formidles i en ligetil, klar og ikke farvet af personlige oplysninger, der er mindre vigtige. Bortset fra at være ineffektiv er denne adfærd også uprofessionel.
Trin 4. Afslut e -mailen med en formel afsluttende hilsen
Ligesom når du starter din e -mail med en professionel hilsen, skal du gøre det samme for at afslutte e -mailen. Brug f.eks. En formel afsluttende hilsen, f.eks. "Med venlig hilsen" eller "Hilsen", efterfulgt af et komma og slutter med dit fulde navn.
Trin 5. Re-mail igen efter en uge
Når e -mailen er blevet sendt, skal du ikke blive ved med at terrorisere din professor for et svar. Men hvis din e -mail ikke er blevet besvaret i en uge eller mere, er det en god idé at prøve at sende den samme e -mail tilbage, bare hvis han savnede din første e -mail.
Trin 6. Besvar det e -mail -svar, du har modtaget
Efter at have modtaget et e -mail -svar fra den pågældende underviser, glem ikke at svare for at vise, at du har modtaget e -mailen korrekt. For eksempel kan du ganske enkelt sende en kort takseddel eller om nødvendigt sende et længere svar med de samme skriveregler for at få det til at lyde professionelt. Hvis dit problem eller dit spørgsmål ikke er blevet besvaret via e -mail, kan du prøve at bede ham om at møde personligt.
- For eksempel kan du skrive, “Tak for svaret, sir/fru. Vi ses i klassen."
- Hvis du føler behov for at mødes med foredragsholderen bagefter, kan du prøve at skrive:”Jeg sætter virkelig pris på dine synspunkter om dette spørgsmål. Hvis du ønsker det, kan jeg møde dig direkte for at diskutere det mere detaljeret?”
