I dag er e -mail et af de mest almindeligt anvendte kommunikationsmidler bortset fra SMS-, telefon- og chatprogrammer. At sende e -mail er blevet en meget almindelig aktivitet, så mange mennesker glemmer, hvordan man skriver en god e -mail. En god e -mail viser professionalisme og ærlighed i den besked, den formidler, derfor bør du vide, hvordan du formaterer en e -mail -besked.
Trin
Trin 1. Skriv emnet for e -mailen
Emnet for e -mail -beskeden fungerer som et kort resumé af meddelelsesindholdet. Emnet for din e -mail skal være lige i mål, så det kan give modtageren en ide om e -mailens indhold med bare få ord.
- Hvis du f.eks. Sender en forretningsrelateret e-mail, skal du ikke gøre det til et langt emne med for mange detaljer, f.eks. "Jeg elsker din bil. Det er også et flot blåt, flot dæk."
- Forklar, hvad du mener med at sende e -mailen i et emne, f.eks. "Interesseret i at købe en blå sedan."
Trin 2. Brug korrekte hilsner
Start ikke mailen med det samme med det, du vil sige. Brug generelle hilsner som "Godmorgen/eftermiddag" eller "Hilsen". Du vil bestemt ikke blive bombarderet med spørgsmål af folk, du ikke kender, vel? Den samme etikette gælder også for e -mail.
For at gøre hilsenen mere personlig skal du inkludere modtagerens efternavn i hilsenen
Trin 3. Skriv brødteksten i meddelelsen
Afhængigt af meddelelsens type og modtager kan du skrive meddelelsen, som du ønsker.
- Hvis du skriver en e -mail til en, du kender tæt, kan du skrive e -mailen i en personlig tone. Hvis du skriver en virksomheds -e -mail, kan du dog prøve at bruge det mest professionelle sprog.
- Du skal også være opmærksom på meddelelsens format. Brug ikke en type, størrelse og formatering, der er svær at læse, og undgå store bogstaver. I cyberspace betyder store bogstaver vrede.
Trin 4. Inkluder en afsluttende hilsen - ikke bare afslut e -mailen
En afsluttende hilsen som "Hilsen" eller en anden passende hilsen kan bruges.
Du skal vælge en afsluttende hilsen, der matcher din e -mail. Du vil bestemt ikke skrive "Hilsen" i slutningen af en virksomheds -e -mail, fordi det ville være uhøfligt, ikke?
Trin 5. Tilføj signatur
Selvom din e -mail -adresse indeholder dit navn i hver e -mail, du sender, anbefaler vi, at du bruger en signatur på enhver e -mail, du sender. Du kan bruge almindelig tekst eller billeder (f.eks. Logoer, mærker osv.) I din signatur.
Brug indstillingen "Signatur" på den web -e -mail -klient eller tjenesteudbyder, du brugte til at oprette signaturen
Tips
- Udover at formatere din e -mail, skal du også bruge en passende e -mail -adresse. Det kan stadig være i orden at sende en e -mail til din barndomsven via "[email protected]", men du bør ikke bruge den e -mail til at sende forretningsmails til din chef.
- Brug god internetetikette, når du skriver e -mails. Send ikke spam -e -mails eller beskeder til ukendte kontakter.
- Dobbelttjek din e -mail, før du sender for at forhindre, at flere meddelelser sendes til den samme modtager. Hvis du sender flere e -mails, markeres dine meddelelser muligvis som spam.
