Nogle gange beder virksomhedsledelsen medarbejderne om at lave deres egne resultatrapporter. På denne måde kan virksomhedsejere få en idé om, hvordan medarbejdere vurderer deres eget arbejde. Hvis du bliver bedt om at lave rapporten, skal du ikke bekymre dig. Benyt lejligheden til at demonstrere din succes på arbejdspladsen ved at rapportere om dine arbejdsforløb, resultater og præstationer så godt du kan.
Trin
Del 1 af 3: Forberedelse til at skrive en rapport
Trin 1. Sørg først for det rapportformat, der bruges af virksomheden
Ydelsesrapportformater varierer efter behov. Nogle virksomheder anmoder om, at rapporter sendes via e-mail. Andre virksomheder fastlægger politikken for rapporter, der skal udarbejdes ud fra visse kriterier til yderligere diskussion.
- Hvis virksomheden leverer et standardformat, skal du oprette en rapport i henhold til dette format. Følg retningslinjerne så godt du kan, så du giver en komplet rapport, så du ikke ser sjusket ud. Nogle gange beder virksomhederne medarbejderne om at udfylde formularer eller udarbejde skriftlige rapporter i form af essays.
- Prøv at finde ud af, hvad du skal rapportere inden deadline for indsendelse af rapport. På denne måde kan du rapportere alle præstationer i et år i henhold til de angivne kriterier. Sørg for, at din præstation opfylder de angivne kriterier.
Trin 2. Skynd dig ikke med rapporten
For at vise den bedste ydeevne skal du prøve at udarbejde rapporter i god grammatik og rette uden stavefejl. Du bør forberede flere udkast og derefter vælge det bedste.
- Tag virksomhedens ønsker alvorligt, fordi resultaterne af jobevalueringen vil være en vigtig del af hver medarbejders arbejdshistorie. Hvis der er visse optegnelser i din arbejdshistorik, og du skal konkurrere med andre medarbejdere, vil resultatrapporten være afgørende.
- Lav en kort performance rapport i en professionel sprogstil. For at oprette en kortfattet rapport skal du opsummere alle dine bedste præstationer i løbet af året, så din rapport ikke må være mere end to sider lang, i stedet for at beskrive hvert element i detaljer. Prioriter de forestillinger, som du anser for vigtigst, og giv understøttende bevis. Vælg dog de virkelig nyttige oplysninger, fordi ingen ønsker at læse en rapport på 30 sider.
Trin 3. Få for vane at lave god styling, mens du arbejder
For at gøre det lettere at skrive en rapport skal du først indsamle alle vigtige dokumenter. Det er en god idé at begynde at indsamle dokumenter tidligt på året.
- Vedhæft flere dokumenter, der viser arbejdets succes, så længe det er i det format, som virksomheden bestemmer. Vælg den rigtige dokumenteksempel, så du kan vise den bedste ydelse. Forbered også de mål, der blev sat, da du tog den tidligere evaluering.
- Saml notater om forslag og feedback fra overordnede, når du tager en midtvejs-evaluering af fremskridt (hvis virksomheden foretager en evaluering). De input, du får hele året, kan bruges, når du opretter rapporter til at gøre de oplysninger, du præsenterer, mere specifikke og mere nyttige.
Trin 4. Ved, hvad virksomheden forventer af dig
Inden du begynder at skrive en rapport, skal du kunne besvare spørgsmålet: "Hvad forventer virksomheden af dig?" Spørg din chef, hvis du ikke kender svaret. Prøv at forstå forholdet mellem evaluering af præstationer og de mål, du skal nå, så virksomhedens mål kan realiseres.
- Opret præstationsrapporter baseret på jobbeskrivelser, så du kan skrive dem systematisk. Sørg dog først for, om nogen af jobbeskrivelserne er ændret, og alle arbejdsmål er angivet i jobbeskrivelserne.
- Beskriv hver opgave ud fra de handlinger, du skal udføre, og forklar derefter, at det er lykkedes at nå de mål, virksomheden har efterspurgt. Til det har du ret til en forklaring på, hvad virksomheden forventer af dig. Ellers har performanceevalueringer en tendens til at være subjektive og føre til ubegrundet kritik.
Del 2 af 3: Skriv korrekte oplysninger i rapporten
Trin 1. Informer de bedste resultater
Lav ikke middelmådige præstationsrapporter. Benyt lejligheden til at rapportere alle de opgaver, du har udført med de bedste resultater. Fortæl mig alt og vær stolt af dine præstationer!
- Rapporter først de bedste præstationer, der har størst indflydelse på virksomhedens præstationer, især vigtige ting, der understøtter opnåelsen af virksomhedens mål og er blevet diskuteret under den sidste præstationsvurdering. Beskriv ikke alt det arbejde, du har udført på et år.
- Prøv dog at formidle information på en høflig og professionel måde. Brug positive ord og lad være med at fornærme eller nedværdige kolleger. Fokuser på din egen præstation.
- Glem ikke at rapportere resultater i begyndelsen af den periode, der skal evalueres. Medarbejdere er normalt mere fokuserede på de ting, de gør i slutningen af perioden.
Trin 2. Afslør de konkrete fordele ved dit arbejde
Alle kan lave en rapport, der indeholder klichéer og hverdagslige ting, men en rapport vil være af højere kvalitet, hvis den understøttes af reelle beviser.
- Præsenter specifikke fakta, tal, datoer og andre understøttende data. For eksempel: hvis du arbejder som social media account manager for en virksomhed, skal du levere en rapport i form af kvantitative data (antal konti, der klikker på "Synes godt om", efterlod kommentarer osv.). Se efter andre data, der kan øge din troværdighed.
- Sammenlign dine præstationer med virksomhedens mål og mål for at vise, at du er en værdig medarbejder.
Trin 3. Liste og diskuter arbejdsmål
Du skal udarbejde en meget specifik rapport som grundlag for fastlæggelse af arbejdsmål for det næste år. Formidl også en selvudviklingsplan, nemlig de ting du vil opnå.
- Forklar, hvordan du opnår dette mål. Angiv de mål, du skal nå baseret på resultaterne af præstationsvurderingen, der blev foretaget i begyndelsen af perioden, og hvor godt du opnåede.
- Skriv også i rapporten, hvis du bliver bedt om at udføre en opgave uden for stillingsbeskrivelsen, eller du tager initiativ til at arbejde mere.
Trin 4. Diskuter dine grundlæggende kompetencer
Generelt har virksomheden fastlagt de grundlæggende kompetencer, som hver medarbejder skal have for at fungere godt. Informer og forklar dette i detaljer.
- Vis, at din kompetence er højere end virksomhedens standarder.
- Brug ordet "kompetence" i henhold til virksomhedens standardvilkår for at bevise, at der er en konkret sammenhæng mellem dine præstationer og virksomhedens mål. Beskriv din præstation på samme vilkår.
Trin 5. Vurder klogt
Inden du gennemgår en ydelsesevaluering, kan du blive bedt om at vurdere dig selv. For at bestemme den korrekte værdi skal du forstå, hvad det betyder.
- Et A gives normalt til medarbejdere, der viser lederskab og er i stand til at skabe forandringer i virksomheden. En karakter på B gives normalt til medarbejdere, der præsterer over målet, og hvis adfærd er eksemplarisk.
- En karakter på C gives normalt til medarbejdere, der opnår mål og opfører sig godt. Værdien af D angiver, at ydelsen er under målet og anses for utilfredsstillende. Værdien af E afspejler dårlig præstation, fordi medarbejdere ikke fungerer godt. Se efter komplette oplysninger for at sikre definitionen af hver værdi, og hvordan du bestemmer værdien i henhold til virksomhedens regler.
Trin 6. Kompilér rapporten så godt du kan
Nogle gange beder virksomhederne medarbejderne om at lave præstationsrapporter i en bestemt rækkefølge. Hvis ikke angivet, skal du generere rapporten i følgende rækkefølge:
- Start med en positiv og overbevisende åbningssætning. Denne sætning er den vigtigste del af den årlige resultatrapport.
- Skriv derefter dine præstationer sammen med detaljerede understøttelsesdata. For hver præstation skal du stille spørgsmålet "hvorfor?" På denne måde kan du bevise, at dit bidrag er relevant og respektværdigt. Lav aldrig en resultatrapport med negative ord.
- Hvis der er mål, der ikke nås, eller visse aspekter, du skal forbedre, skal du ikke skrive dem i slutningen af rapporten, så begyndelsen og slutningen af rapporten indeholder positive ting. Den sidste del af rapporten er den vigtigste del, fordi den er den letteste at huske. Så list de ting, du skal forbedre midt i rapporten.
Del 3 af 3: Brug af de rigtige ord
Trin 1. Fokus på at oprette en rapport, der beskriver din egen arbejdspræstation
Som vi ved, oprettede du denne rapport, fordi du blev bedt om at evaluere dig selv. Mange mennesker inkluderer dog negative ting og taler om andre mennesker.
- Brug ikke præstationsrapporter i selvforsvar. Vær positiv, så godt du kan, for eksempel ved at sige: "Jeg fastsætter altid en mødeplan efter at have konfereret med kolleger, kolleger og klienter, fordi jeg virkelig værdsætter deres tid og deres travlhed." Værdsættelse af tid kan give et positivt indtryk og vise en klog tankegang.
- Diskuter ikke andre mennesker, fordi denne rapport ikke er til at kritisere andre menneskers arbejde eller personlighed.
- Du behøver heller ikke sammenligne dig selv med andre, når du rapporterer præstationer. Forklar, hvad du har gjort uden at nedbringe kollegaer, der ikke har opnået det samme præstationsniveau.
Trin 2. Skriv konstruktiv kritik af dine svagheder
En rapport, der kun indeholder de gode ting, kan virke urealistisk, men du skal være meget forsigtig, når du indrømmer fejl.
- Giv dig selv en kritik i et separat afsnit for at vise din oprigtighed i håndteringen af dette problem. For eksempel:”Jeg prioriterer arbejde så meget og vil gerne opnå de bedste resultater, at jeg synes, jeg er mindre interesseret i mine kolleger. Jeg vil fortsætte med at forbedre mine kommunikationsevner for at løse dette problem.” Disse udsagn kan give et positivt billede af forfatteren (en perfektionist, der fokuserer på arbejde er en god ting) og viser evnen til at være opmærksom på sine egne svagheder.
- Nævn de aspekter, der skal forbedres. Fyld ikke hele rapporten med forbedringsplaner. Fokuser på at forklare resultaterne, men du skal angive nogle aspekter, der skal forbedres eller forbedres. Imidlertid må du ikke over-kritisere dig selv, fordi du vil blive opfattet som manglende selvtillid.
- Vis en positiv tankegang ved at præsentere forbedringsplaner. Vær positiv og handlingsorienteret. Beskriv din plan med konstruktive ord. I stedet for bare at fortælle en historie om din fiasko, skal du sige, at du vil forbedre et bestemt aspekt, og hvilke handlinger du vil tage.
Trin 3. Foreslå karriereudviklingsmuligheder
Hvis du vil have en chance for at deltage i træning eller blive inviteret til et møde, er en præstationsrapport en god måde at formidle det på. Foreslå ikke kompensation gennem denne rapport.
- Del også dine tanker om at lave innovative projekter, der er til gavn for virksomheden.
- Prøv at finde ud af, hvorfor din chef bad dig om at lave en rapport, om du skulle diskutere med andre, bestemme fordelingen af bonusser og så videre.
Trin 4. Brug hele sætninger
Mange medarbejdere forsøger at nedskrive så mange oplysninger som muligt, så rapporterne virker rodede. Lad ikke din rapport ligne en blandet note.
- Undgå for eksempel at bruge udtrykket "revideret indhold", fordi det er for kort. Det er en god idé at bruge komplette sætninger til at forklare det emne, du diskuterer eller formidle punkt-for-punkt information.
- Ud over din nærmeste vejleder kan din rapport læses af en anden, f.eks. Af en leder på højere niveau. Derfor bør du give klare og detaljerede oplysninger i stedet for at antage, at alle allerede ved, hvad du prøver at sige eller gøre.
Trin 5. Vær positiv og ærlig
Selvom der er ting, der skal rettes, kan du få dem til at ske senere. Fokuser på fremtiden, ikke på tidligere fiaskoer.
- Afgiv ikke et negativt, klagende, surt eller arrogant indtryk. Vis en positiv indstilling, vær i stand til at arbejde i et team, og forklar dine præstationer med ydmyghed.
- Hvis der er ting, du ikke kan lide ved virksomheden, skal du ikke skrive dem ned i rapporten. Benyt lejligheden til at bevise, hvorfor virksomheden har brug for dig.
Trin 6. Bevis det, tal ikke bare
Prøv at give specifikke oplysninger i din rapport, ikke kun generelle udsagn.
- For eksempel: i stedet for at sige:”Jeg er en pålidelig medarbejder. Jeg ankom til kontoret og ankom til mødelokalet til tiden.” du giver bedre nøjagtige fremmødedata og specifikke beviser for, at du er respektværdig.
- Giv beviser (inklusive tal) for at understøtte generelle udsagn for at gøre din rapport mere nyttig og troværdig.
Læs linket:
Tips
- Lav rapporter på forhånd. Udsæt ikke, før du løber tør for tid.
- Vis en positiv indstilling!
- Læs sidste års resultatrapport igen, så du tydeligt kan huske de mål og arbejdsmål, du har angivet.
Advarsel
- Lad ikke som om du lyver.
- Giv ikke negative oplysninger om kolleger i præstationsrapporter.
