Mange virksomheder beder deres medarbejdere om at lave arbejdsresultatrapporter ved at evaluere sig selv, så de kan rapportere, hvad de har gjort i en bestemt periode. Hvis du arbejder som mødemærke, kan du også blive bedt om at lave rapporten. Denne artikel forklarer, hvordan du udarbejder en god præstationsrapport, fordi den spiller en vigtig rolle i afgørelsen af din karrieres succes eller fiasko.
Trin
Del 1 af 3: Forståelse af arbejdspræstationsrapportformatet
Trin 1. Start med at forberede rapporten ved at skrive en kort opsummering af dine præstationer
Øverst i rapporten præsenterer du et resumé af de oplysninger, du har indsendt, for at give et samlet billede af din arbejdspræstation.
- For eksempel: Du arbejder for en non-profit organisation, og din chef beder dig om at lave en resultatrapport. Rapporter kort i et afsnit alle de udførte opgaver, for eksempel: du har organiseret aktiviteter, der er til gavn for ejeren af organisationen, lykkedes at få anerkendelse i branchen og opbygget relationer med forretningspartnere.
- Medtag ikke specifikke ting i resuméet, fordi du kun behøver at præsentere vigtige oplysninger for at give et overblik over arbejdsresultater generelt. Som vejledning skal rapporterne præsenteres på 2 sider, medmindre arbejdsgiveren angiver et andet format. Sørg først for, om du skal lave en rapport i henhold til et bestemt format.
Trin 2. Giv detaljerede understøttende fakta
For at understøtte hver information i resuméet, der blev præsenteret i begyndelsen af rapporten, skal du nedskrive detaljerne i henhold til følgende instruktioner:
- Brug et listeformat. Udarbejd rapporter for hver aktivitet separat. Inkluder aktiviteten som titlen på rapporten efterfulgt af en beskrivelse af aktiviteten under titlen. For eksempel: den aktivitet, du laver, er "Forberedelse og udførelse af begivenheder".
- Under titlen skal du lave en liste med tal eller bogstaver for kort og specifikt at beskrive den begivenhed, du organiserer, herunder dens formål og fordele ved at understøtte opnåelsen af organisationens mission.
Trin 3. Opret en rapport i et standardformat, så den ser professionel ud
Fremlæg ikke tilfældige rapporter. Forbered i stedet en pænt skrevet rapport i professionel skrifttype ved hjælp af papir i standardstørrelse.
- Sæt titlen på rapporten i midten af papiret med fede bogstaver, så oplysningerne er pænt organiseret.
- Skriv den dato, hvor rapporten var færdig, øverst i rapporten. Inkluder også navn, titel og titel på den person, der udarbejdede rapporten.
Trin 4. Journaliser i rapporteringsperioden
Det bliver lettere for dig at kompilere rapporter, hvis du straks tager noter, når aktiviteter kører.
- Forbered en notesbog eller mappe for at registrere arbejdsresultater over en bestemt periode. Dette vil gøre det lettere for dig at udarbejde rapporter, hvis din chef beder dig om det.
- Hvis dette ikke gøres, kan vigtige resultater i begyndelsen af rapporteringsperioden blive glemt.
Del 2 af 3: Levering af kvalitetsindhold
Trin 1. Beskriv det mål, du vil nå, og de jobforventninger, du skal opfylde
Mind læserne om, at der i begyndelsen af rapporteringsperioden er et mål, du vil nå. Sørg for, at du kender organisationens mål og det arbejdsbidrag, der forventes af dig. Spørg arbejdsgiveren om disse ting, hvis du ikke ved det endnu.
- Forklar derefter, at du har nået dit mål ved at levere faktiske data. Lav en rapport, der viser en sammenligning af dataene mellem målet og dets realisering.
- For eksempel: Det lykkedes dig at rejse flere midler end målrettet, og denne præstation er en positiv ting for investorer og arbejdsgivere. Resultaterne af dette arbejde kan dog ikke betragtes som succes, og det er svært at afgøre, hvor høj din succes er, hvis der ikke er nogen sammenligningsdata.
Trin 2. Inkluder visuelle oplysninger i rapporten
Vedhæft nogle tabeller eller grafer, der gør det lettere for læsere at visualisere de data, du præsenterer.
- Husk, at travle læsere normalt kun skummer rapporter. Nogle gange er visuelle midler i stand til at formidle information mere effektivt.
- Du må dog ikke præsentere for meget grafik. Vælg 1-2 diagrammer, der kan forklare vigtig information.
Trin 3. Fokuser på “CAR”
CAR står for: Challenge (challenge), Action (action), Results (results). Du kan lave en systematisk arbejdspræstationsrapport ved at diskutere disse tre ting.
- Bestem de udfordringer, du står over for. Beskriv de handlinger, du har taget for at overvinde udfordringerne, og hvad resultaterne var. For eksempel: Som restaurantchef skriver du i en rapport: “Udfordring: køer bliver længere i myldretiden ved middagen, og klagende kunder er oppe på 10%. Handling: bed en tjener om at starte arbejdet 1 time tidligere for at forbedre servicekvaliteten i spidsbelastningstider. Resultat: kunder, der klagede, faldt til 2 personer eller faldt med 80%”.
- Lav en rapport ved at give specifikke oplysninger. Præstationer, der ikke er målbare, for eksempel: "Jeg er i stand til at fungere godt i et team" er ubrugelige, fordi alle kan sige det samme. Så du skal være i stand til at vise forholdet mellem resultater og problemer, der skal behandles, og rapportere ydeevne ved at levere specifikke data og oplysninger.
Trin 4. Beskriv den metode, du har brugt
Hvis du har brug for at indsamle data som grundlag for at skrive en rapport, skal du kort beskrive den metode til dataindsamling, du anvender.
- Informer læseren om årsagerne til at vælge undersøgelsesmetoden, dens fordele og resultater. Forklar også, hvorfor metoden anses for troværdig. Fortsæt restaurantscenariet i eksemplet ovenfor, og forklar, hvorfor du bruger kundens klagedata som en undersøgelsesmetode.
- Inkluder datoen eller perioden for undersøgelsen, og hvad du gerne vil have ud af undersøgelsen.
Trin 5. Fokus på at rapportere arbejdsresultater
For at holde oplysningerne i rapporten fokuseret på arbejdsopgaver, skal du tænke på, hvad du var mest stolt af i rapporteringsperioden, for eksempel: at du kan berolige en ængstelig gæst eller undervise en underordnet. Giv ikke for detaljerede oplysninger til læseren.
- En anden måde er at bruge “STAR” -metoden, som står for: Situation (problem), Opgave (opgave), Handling (handling), Resultater (resultat). Beskriv kort den situation, du var i, den opgave, du skulle udføre, de handlinger, du foretog for at fuldføre opgaven, og de resultater, du opnåede. Ligesom "CAR" -metoden er målet at vise forholdet mellem "problem" og "resultat" og forklare, hvordan man opnår det.
- Fokus på at oprette rapporter, der er i stand til at vise følgende: vanskeligheder, privilegier, prioritet, høj synlighed, deadlines, innovation, stillingsbeskrivelse og den indvirkning dit arbejde har på organisationen.
- For eksempel: anfør i rapporten, at medarbejdernes årlige omsætning var 35%, da du blev forfremmet til filialchef. Når du gennemfører medarbejdertilfredshedsundersøgelser, vejleder medarbejdere og holder ugentlige møder med hele personalet, falder medarbejderomsætningen til 15%. Dette eksempel viser, at præstationsrapporten ikke behøver at bruge lange sætninger, så længe læseren kan forstå forholdet korrekt.
Trin 6. Forklar fordelene ved din handling
Lever ikke bare resultaterne. Du skal også forklare, hvorfor præstationen er gavnlig for organisationen.
- For eksempel: Du har et møde med personalet. Forklar, hvad opfølgning er og dens fordele for organisationen? Tænk grundigt over, hvad du vil rapportere. Hvis det ikke er nyttigt, skal du rapportere andet arbejde.
- Hvis mødet med personalet er i stand til at øge arbejdsmotivationen, så medarbejdernes fravær forbedres og sparer virksomhedsejere penge. Dette er resultatet af arbejde, der anses for nyttigt.
Trin 7. Kontroller rapporten, før du sender den
Rapportskrivningsmål er ikke nået, hvis du indsender en rapport, der har mange fejl og uprofessionelle skriveformater.
- Kontroller grammatik, tegnsætning og stavning af ord. Gem din rapport i 1 nat, og læs den derefter igen om morgenen. Lav ikke rapporter i sidste øjeblik.
- Udskriv rapporten på papir, og kontroller, om der er andet, der skal rettes. Nogle gange er vores øjne så trætte af at stirre for længe på en computerskærm, at fejl ignoreres.
Del 3 af 3: Brug af de rigtige ord
Trin 1. Sig negative ting på en positiv måde
Hvis der er et mål, der ikke nås, er det bedre ikke at rapportere det. I stedet for at holde læseren fokuseret på dette, prøv at informere det på en anden måde.
- Beskriv utilfredsstillende arbejdsresultater ved hjælp af positive sætninger, for eksempel ved at fokusere forklaringen på konkrete trin, du vil tage for at løse problemet, i stedet for at bebrejde andre mennesker eller komme med undskyldninger.
- Skyld ikke på andre mennesker. Fokuser på at forklare de handlinger, du har foretaget, og vise, at du er en positiv person. Del ting, som du eller dit team har gjort godt. Fokusrapporter om arbejde at være stolte af.
Trin 2. Præsenter tal, og brug metrics i rapporter
Hvis du er i stand til at præsentere meget specifikke data, vil dine arbejdsresultater være mere troværdige. Udfyld de oplysninger, du formidler, med noget, der kan måles som understøttende bevis.
- Superlative ord, der bruges meget, for eksempel: "bedste" eller "pålidelige" er mindre nyttige. Alle kan sige "Min arbejdsindsats var meget god i år".
- Husk denne sætning: "Bevis det, tal ikke bare!" I stedet for at fortælle andre mennesker, at du i år var i stand til at gøre et godt stykke arbejde, skal du vise, hvad du gjorde godt i detaljer med data og metrics. Sig ikke bare, at du kan opbygge gode relationer til kunderne. I stedet citerer du resultaterne af en kundetilfredshedsundersøgelse, vedhæfter et brev, du har modtaget fra en kunde, og giver data om reduktionen i antallet af klagende kunder.
- Nuværende tal. At sige, at du er i stand til at lede flere medarbejdere, er meningsløst, hvis læserne ikke ved, hvor mange mennesker du har på personalet. Præsenter dataene i numerisk form, så læserne ved, hvor mange mennesker du kalder "mange", og forklar en beskrivelse af det arbejde, du har udført.
Trin 3. Fortæl sandheden under alle omstændigheder
Overdriv ikke eller lyv. Du vil være i store problemer, hvis du bliver fanget.
- Selvom det er helt utilsigtet, vil du have store problemer, hvis du lyver. Du vil føle dig utryg, og din karrierevej bliver blokeret.
- Gør en ærlig selvvurdering for at rapportere dine styrker og svagheder, som de er. Prøv at overvinde mangler på en positiv måde.
Trin 4. Anerkend andres arbejde
Erhvervs- og ingeniørrapportskrivningskurser tyder på, at du ikke bruger ordet "I", men det kan bruges i resultatrapporter i visse tilfælde.
- For eksempel: hvis du rapporterer: “Jeg har ansat 100 medarbejdere”, glem ikke at forklare, at din succes understøttes af bidrag fra andre mennesker eller fra teamet.
- Du får ekstra værdi, hvis du ikke er arrogant. Arranger forskellige sætninger, så de ikke altid starter med ordet "jeg".
Tips
- Brug aldrig ord, der udtrykker vrede i en præstationsrapport. Du vil gøre et godt indtryk, hvis du altid er positiv.
- Brug professionelle ord. Brug ikke uformel sprogstil.
