Virksomheden har en forpligtelse til at beregne sine medarbejderes løn nøjagtigt. Fejlberegninger kan resultere i, at medarbejdernes lønninger fratrækkes for meget for skatter, socialsikring, læge- eller lægehjælp og andre fradrag, der gør dem ubehagelige ved beregning af årlige skatter. Fejlberegninger kan også resultere i, at virksomheden bliver gennemgået af offentlige instanser som f.eks. Skattetjenesten og muligvis får en bøde.
Trin
Del 1 af 2: Udfyldelse af formularen
Trin 1. Bed dine medarbejdere om at udfylde føderale og statslige formularer til lønfradrag for medarbejdere
Når man starter et nyt job, skal alle medarbejdere udfylde et føderalt certifikat for tilbageholdelsesgodtgørelse for medarbejdere, også kendt som formular W-4. Navnet og strukturen på statsformen vil variere fra stat til stat.
- Oplysningerne på et medarbejderskattefordelscertifikat fortæller et selskab mængden af føderale og statslige indkomstskatter tilbageholdt fra hver medarbejders lønseddel baseret på ansøgningsstatus og påstået skattefritagelse. Husk på, at jo større skattefritagelsen er, jo mindre er medarbejderens skattefradrag fra lønsedler. Medarbejderen skylder dog muligvis penge, når det kommer til at betale skat.
- Husk, at du muligvis gør forretninger i et land, der ikke kræver statsindkomstskat, hvor der ikke er nogen formularer for statens kildeskat. Da staten ikke pålægger sine borgere at betale skat, er der ingen grund til, at dine medarbejdere udfylder lønfradrag.
Trin 2. Kontroller, at formularen er underskrevet
Husk, at føderale og statslige dokumenter er ugyldige, medmindre de er underskrevet.
Trin 3. Dobbelttjek beregningerne på formularen
Selvom beregningerne på formularen kan være meget lette (normalt kun tilføjelse af et par 1'er), er det bedre at dobbelttjekke for at sikre, at medarbejderen har tilføjet tallene korrekt.
Del 2 af 2: Beregning af nettoløn
Trin 1. Bestem medarbejderens bruttoløn
Inden du begynder at beregne en medarbejders løn, skal du kende medarbejderens bruttoløn. Beløbet beregnes ved at gange antallet af arbejdede timer i lønperioden med timeprisen. For eksempel, hvis en medarbejder arbejder 40 timer i en lønperiode, og prisen er $ 15 i timen, vil du gange 40 med $ 15 for at få en bruttoløn på $ 600.
Trin 2. Få en tabel med føderale og statslige indkomstskatter
Den føderale indkomstskatstabel skitserer mængden af individuel føderal indkomstskat, der skyldes løn, beløb for skattefritagelse og indleveringsstatus. Skattekontoret har offentliggjort en indkomstskattetabel om onlinetjenester. Du kan slå statens indkomstskattetabeller op online ved at besøge dit statsovervågningskontors websted.
Trin 3. Anvende føderale og statslige indkomstskatter
Du kan bruge den skattetabel, du får, til at anvende de relevante føderale og statslige indkomstskattebeløb for kildeskatter.
- For føderale skatter leder du efter kildestørrelsen baseret på medarbejderens bruttoløn, indleveringsstatus og den påståede skattefritagelse. Derefter trækker du beløbet fra bruttolønningen.
- For statsskatter, se din statsafdelings indkomstwebsted for instruktioner om mængden af kildeskat.
Trin 4. Anvend socialsikringsafgiften
Det er meget let at beregne den sociale sikringsafgift, der skal betales, fordi det er en fast procentdel af medarbejderens indkomst. Virksomheder skal forstå, at de også er ansvarlige for at betale socialsikringsafgifter. Den nuværende socialsikringsafgiftssats er 6,2% for ansatte.
Trin 5. Tag skattefradrag for lægehjælp
Ligesom socialsikringsafgiften er lægehjælpen også en fast procentdel af en persons indkomst. Derudover er virksomheden også ansvarlig for at betale lægehjælp. Lægehjælpsskatten for nuværende ansatte er 1,45%.
Trin 6. Træk de andre stykker fra
Medarbejdere kan have frivillige bidrag eller obligatoriske fradrag, der skal fratrækkes deres bruttoløn.
- Eksempler på frivillige bidrag omfatter 401 bidrag, udskudte kompensationsplaner, langsigtede handicapplaner og fleksible udgiftsregnskaber.
- Eksempler på obligatoriske fradrag omfatter børnebidrag og skilsmissestøtte.
Trin 7. Beregn den samlede nettoløn
Det resterende beløb efter fradrag er fratrukket nettolønnen. Gentag dine beregninger, og sørg for, at du ikke har begået fejl.
