Arbejdsmarkedet bliver mere konkurrencedygtigt dag for dag. For at kunne konkurrere om nye job vil det at have positive og rosværdige anbefalinger fra tidligere arbejdsgivere/arbejdsgivere være den mest værdifulde støtte. Hvis du vil give en positiv reference til en medarbejder, bør du tænke grundigt over, hvordan du vil repræsentere vedkommende. Ved at overveje, hvad du vil sige eller skrive til vedkommende og repræsentere det på den mest positive og professionelle måde, kan du hjælpe en medarbejder eller en anden med at få deres drømmejob.
Trin
Metode 1 af 2: Skrivning
Trin 1. Giv et positivt henvisningsbrev
Hvis en medarbejder kommer til dig og beder om et referencebrev, er det første, du skal gøre, at overveje anmodningen. Hvis du har haft en god oplevelse med medarbejderen og kan yde positiv støtte til at øge hans eller hendes chancer for at få et job, skal du give et positivt henvisningsbrev.
- Tilbyd ikke at give et referencebrev, hvis du ikke kan skrive noget positivt. Lad det ikke dræbe dine chancer for at få et job.
- Accepter kun anmodninger om at skrive referencer, hvis du har arbejdet med medarbejderen i længere tid. Det vil være svært for dig at bedømme en persons evner og arbejde på få måneder.
- Sørg for, at du er den rigtige person til at give en reference. Du skal muligvis tjekke virksomhedens politik om henvisninger igen.
Trin 2. Indsaml oplysninger, som du kan skrive ned til et referencebrev
Spørg medarbejderen om oplysninger om det job, han søger, og andre relevante data, du bør kende, herunder hans CV. Du bør også indsamle oplysninger relateret til medarbejderens arbejde, f.eks. Evalueringer af præstationer.
- Hvis du beslutter dig for at skrive et referencebrev til nogen, skal du bede om oplysninger om det job, han søger, hans seneste CV og andre oplysninger om, hvad han synes, det bidrag, han har givet til en bestemt virksomhed eller et projekt, og hvordan han vil gavne sit nye job.
- Overvej at læse korrespondancen mellem dig og medarbejderen for at kunne vurdere professionalismen og hvordan den fungerer. Du kan også bruge præstationsevaluering til dette formål.
Trin 3. Udkast til det første bogstav
Inden du giver en positiv henvisning til en tidligere medarbejder eller kollega, skal du bruge de oplysninger, du har indsamlet, til at udarbejde det første brev. Dette trin hjælper med at sikre, at det referencebrev, du skriver, er positivt og omfattende.
- Referencebogstaver skal være en eller to sider lange. Hvis du skriver længere, læser potentielle arbejdsgivere muligvis ikke det hele og kan gå glip af vigtige oplysninger om kandidaten.
- Introduktionen skal være kort og indeholde navnet på medarbejderen, det job, han søger, og om du vil anbefale ham til jobbet. For eksempel kan du skrive “Jeg er glad for at anbefale Amir Priambodo til stillingen som brand manager. Amir Priambodo har ydet et stort bidrag til vores virksomhed, og jeg tror på, at han vil være et værdifuldt aktiv for dit team”.
- Bogstavets brødtekst kan være 1-3 afsnit og skal beskrive, hvor længe du har kendt medarbejderen, i hvilken egenskab du arbejdede med, beskrive og fremhæve hans eller hendes evner og forklare, hvordan han eller hun vil bidrage til en potentiel arbejdsgiver. Du skal fremlægge beviser og begrundelser for, at medarbejderen er den bedste kandidat til jobbet.
- Du kan også beskrive medarbejderens karakter i brevets brødtekst, men du skal være forsigtig med ikke at medtage personlige oplysninger, som ikke kun er mistænkelige over for potentielle arbejdsgivere, men også ulovlige.
- Du bør lukke brevet med et kort, kortfattet afsnit, som du stærkt anbefaler personen, og tilbyde at hjælpe, hvis den potentielle arbejdsgiver har spørgsmål. For eksempel, “Baseret på min erfaring med at arbejde med Amir Priambodo, vil jeg anbefale ham til brand manager -stillingen hos Brand Management, Inc. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, kan du kontakte mig via e -mail eller telefon.”
Trin 4. Brug positive, handlingsbare ord
Når du udarbejder og derefter reviderer, skal du sørge for at bruge et positivt, praktisk sprog, når du beskriver kandidater. Denne handling kan hjælpe potentielle arbejdsgivere med at få en idé om kandidaten og kan også repræsentere et mere positivt selvbillede.
- Brug ord som samarbejde, samarbejde og opmuntre.
- Brug navneord som teamplayer, aktiv og ansvar.
- Brug adjektiver som pålidelig, intelligent, venlig og beslutsom.
- Du kan sno disse ord sammen til sætninger som “Amir og jeg samarbejder om et marketingprojekt, og han er et vigtigt aktiv for at få nogle nye kunder. Han er en meget ansvarlig, venlig holdspiller og vil have en positiv indvirkning på din virksomhed”.
Trin 5. Vær ærlig og overdriv ikke
Du ønsker at promovere den bedst mulige kandidat, mens du forbliver ærlig om hans eller hendes kvalifikationer. Der er en fin grænse mellem ærlighed og overdrivelse, og du bør undgå det, så potentielle arbejdsgivere ikke har mistanke om, at dit brev blev skrevet uærligt.
Du behøver ikke sige, at personen er den bedste eller den største, medmindre de er det. Overvej i stedet at skrive noget som "Amir er en af de mest ansvarlige og venlige kolleger, og jeg nød at arbejde med ham." Når du vurderer en persons tekniske færdigheder og evner, kan du skrive noget i retning af “Amir er blandt de 5% af de brandchefer, jeg har arbejdet med”
Trin 6. Revider og rediger referencebrevet
Efter at have gennemført det første udkast til brevet, skal du foretage ændringer af teksten for at styrke den og undersøge områder, der kræver yderligere udvikling. Dette trin giver dig mulighed for at redigere brevet for at finde stave-, tegnsætnings- eller grammatikfejl.
- Sørg for, at det reviderede udkast har en ordentlig introduktionskomponent, en krop og en ærlig afslutning, indeholder et positivt ordforråd og giver det bedste billede af kandidaten.
- Overvej at læse brevet højt for at høre eventuelle fejl, og sørg for, at det lyder professionelt.
- Sørg for, at de oplysninger, du angiver i brevet, er passende for det nye job.
Trin 7. Formater dit brev
Inden du sender et referencebrev, skal du bruge det korrekte format. Dette trin kan hjælpe med at sikre, at potentielle arbejdsgivere tager dit referencebrev alvorligt.
- Sørg for, at brevet er udskrevet på papir med virksomhedens brevpapir.
- Skriv datoen på den første linje.
- Under datoen skal du skrive adressen på den potentielle arbejdsgiver ned. Send brevet til kandidatens vejleder eller personaleafdeling.
- Inkluder din kontaktadresse under oplysningerne om den potentielle arbejdsgiver.
- Efter hilsenen skal du underskrive brevet med sort blæk og udskrive dit navn nedenunder. Du kan medtage din jobtitel, e -mail og telefonnummer, hvis du vil.
Trin 8. Udfør tegnkontrol igen
Inden du sender et referencebrev, skal du læse teksten en sidste gang. Dette trin sikrer, at du ikke laver fejl eller går glip af vigtige oplysninger.
Metode 2 af 2: Tilvejebringelse af verbal reference
Trin 1. Kontroller virksomhedens politik vedrørende verbale referencer
Nogle virksomheder tillader kun medarbejdere at levere grundlæggende oplysninger, såsom mange års tjeneste. Nogle vil muligvis give dig skriftlige referencer. At sørge for at følge virksomhedens referencepolitik kan hjælpe dig med at give de bedste verbale referencer.
Trin 2. Accepter anmodninger om verbale referencer
Hvis en medarbejder eller kollega beder dig om at angive en reference, skal du sørge for at tage anmodningen positivt. Hvis du har en god oplevelse med medarbejderen, skal du acceptere hans anmodning om at give referencer til potentielle arbejdsgivere.
- Tilbyd ikke at give en reference, hvis du ikke kan sige noget positivt om medarbejderen. Lad det ikke ødelægge dine chancer for at få jobbet.
- Giv samtykke til at tale med en potentiel arbejdsgiver, hvis du har arbejdet med personen i nogen tid. Du kan have problemer med at besvare spørgsmål om medarbejderen eller forklare hans evner, hvis du kun har kendt ham i et par måneder.
- Sørg for, at du er den rigtige person til at give en reference. Du skal muligvis kontakte din chef eller virksomhedens politik om henvisninger.
Trin 3. Bed om oplysninger om medarbejderen til brug som referencemateriale
Du har muligvis også brug for grundlæggende oplysninger fra medarbejderen om det job, han søger, og andre relevante data, som du bør kende.
- Bed om oplysninger om det job, kandidaten søger, og et opdateret CV. Du skal muligvis finde ud af, hvad han synes, det bidrag, han har givet til virksomheden og de projekter, han arbejder på, og hvordan han vil bidrage til sin nye arbejdsplads.
- Du skal indsamle alle oplysninger, der er relateret til medarbejderens arbejde, såsom en evaluering af præstationer.
- Overvej at genlæse din korrespondance med medarbejderen for at vurdere hans faglige niveau og funktion. Du kan også bruge præstationsevaluering til dette formål.
Trin 4. Planlæg en telefonsamtale
De fleste telefonreferencer gives telefonisk, og du bliver nødt til at planlægge et passende tidspunkt til at tale med kandidatens potentielle arbejdsgiver. Afsættelse af en vis tid til at tale om kandidaten kan sikre, at du kan give en omfattende, professionel og positiv reference.
- Bed kandidaten om at give dine kontaktoplysninger til den potentielle arbejdsgiver eller bede om relevante data om, hvem han skal kontakte i det nye selskab.
- Sørg for at planlægge samtalen, når du føler dig afslappet og ikke har travlt med at deltage i et møde.
Trin 5. Lav noter til telefonreferencer
Når du har fastlagt forhandlingsplanen og samlet de relevante oplysninger, skal du notere en lille note om kandidaten. Dette trin kan hjælpe med at sikre, at du ikke glemmer vigtige oplysninger om kandidatens færdigheder eller adfærd under samtalen.
Da du ikke kender de spørgsmål, en potentiel arbejdsgiver måtte stille, skal du notere forskellige aspekter af kandidaten, herunder hvordan du lærte ham at kende, og hvor længe, i hvilken egenskab du arbejdede med, og en vurdering af hans evner
Trin 6. Besvar alle spørgsmål fuldstændigt og ærligt
Verbale referencer kræver ofte, at du besvarer spørgsmål, som potentielle arbejdsgivere stiller. Udarbejdelse af noter og besvarelse af detaljerede og ærlige spørgsmål kan hjælpe kandidaterne med at få jobbet.
- Sørg for, at du ikke overvurderer personens kvalifikationer. Du behøver ikke sige, at han er den største person i verden”, men du kan objektivt sige” Han er en af de bedste kolleger/medarbejdere, vi nogensinde har haft.”
- Husk, at enhver tvivl i dit svar vil give indtryk af, at du er uærlig.
Trin 7. Brug positive, beskrivende ord og sætninger
Når du besvarer en potentiel arbejdsgivers spørgsmål, skal du sørge for at bruge ord, der får kandidaten til at se attraktiv ud. Denne handling får kandidaten til at fremstå bedre end andre kandidater.
- Du kan også bruge en række forskellige verber, substantiver og adjektiver til at beskrive kandidaten. Jo tydeligere din beskrivelse er, desto mere sandsynligt er det at hjælpe potentielle arbejdsgivere med at træffe en informeret beslutning.
- For eksempel kan du sige ting som "Amir Priambodo har evnen til at løse problemer på en meget kreativ måde" eller "Han kan formidle sine ideer klart."
- Sørg for at give oplysninger om de færdigheder, kandidaten skal bruge i sit nye job.
Trin 8. Undgå personlige emner
Tal kun om ting, der vedrører kandidatens præstationer, såsom overlegne lederevner eller evnen til at løse konflikter mellem kolleger. Tal ikke om dit personlige liv, da det vil få det til at se mindre professionelt ud til potentielle arbejdsgivere.
- Diskuter ikke noget personligt, herunder religion, civilstand, alder eller sundhed.
- At give personlige oplysninger kan bringe en kandidats chancer for at få et job i fare. Dette kan være ulovligt afhængigt af den type oplysninger, du videregiver.
Trin 9. Afslut den verbale reference
Udfyld den verbale reference over telefonen, når du har besvaret alle de potentielle arbejdsgivers spørgsmål. Du kan stille spørgsmål, hvis du synes, det er nødvendigt, eller hvis du kan give yderligere forklaring om kandidaten. Sørg for at takke den potentielle arbejdsgiver og tilbyde at give yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt.
