Hvis dit job kræver, at du kontakter kunder via telefon, vil du sandsynligvis efterlade talebeskeder meget. Men hvad skal der egentlig siges efter, at der høres et bip i telefonen? At levere alle relevante oplysninger via telefonsvarer kan være skræmmende, så mange detaljer ender med at blive overset. Udskift den improviserede levering af talebeskeder med det korrekte system. Gennem et par let at huske punkter kan du sikre, at alle vigtige oplysninger formidles til modtageren, så chancerne for at få et opkald tilbage vil stige.
Trin
Metode 1 af 3: Introduktion til dig selv
Trin 1. Brug en passende stemmetone
Så snart meddelelsen begynder at blive optaget, skal du tale med en klar og let hørbar stemme. Undlad at mumle eller tale for hurtigt. Prøv at få din stemme til at lyde attraktiv og energisk for at få lytterens opmærksomhed. Selvom han ikke kan se dig, vil din tone være klar. Så sørg for at bruge den rigtige stemmetone.
- Udtal hvert ord højt. Et dårligt signal kan sky din stemme, endda få dine ord til at løbe tør. Almindelig samtales stemme kan høres utydeligt, når man ringer.
- Din stemmekvalitet skal afspejle formålet med opkaldet. For eksempel kan du efterlade en høj lydbesked for at lykønske din niece med eksamen fra skolen. Men hvis du ønsker at udtrykke din medfølelse, skal du efterlade en seriøs og respektfuld stemmebesked.
Trin 2. Sig dit navn
Angiv dit navn i begyndelsen af meddelelsen. På denne måde ved personen på opkaldet, hvem du er. Enkle ord, f.eks. "Dette (dit kaldenavn)" kan bruges i forskellige situationer. Du kan også bruge mere høflige sætninger, f.eks. "Mit navn er (fuldt navn)", hvis den person, der ringer, aldrig har mødt dig. Venner og familie kan genkende dig uden yderligere identifikation. Hvis opkaldet er arbejdsrelateret, har opkaldsmodtageren brug for et navn for at kende formålet med opkaldet, så de kan interagere mere personligt.
- Trinene ovenfor lyder trivielle, men de glemmes ofte af nervøse opkaldere, når de forlader talebeskeder.
- Hvis du har en professionel titel eller selvbeskrivelse, der kan hjælpe opkalderen med at identificere dig, skal du angive det efter dit navn. For eksempel “Mit navn er Dr. Arief, en radiolog på Tangerang General Hospital”eller” Dette er Tasya, jeg er Selvy’s mor, der går i samme klasse som dit barn.”
Trin 3. Angiv dit telefonnummer
Angiv dit telefonnummer efter at have nævnt navnet. De fleste telefonmodtagere venter til slutningen af telefonsvareren for at få kontaktoplysninger, men hvis modtageren ikke fjerner dem med det samme, skal de starte meddelelsen forfra. Husk at tale langsomt og tydeligt, når du nævner telefonnummeret, så modtageren kan høre det godt.
- En enkel måde at sige et telefonnummer i begyndelsen af en meddelelse er at sige noget i stil med "Dette er (dit navn), mit nummer (dit telefonnummer)" eller "Dette er (dit navn) fra nummeret (dit telefonnummer).”
- Selvom opkalds -ID -funktionen giver modtageren mulighed for at se dit nummer, anbefales det stadig at nævne telefonnummeret, hvis dit nummer ikke er gemt, eller du vil have modtageren til at ringe til et andet nummer.
Trin 4. Opret forbindelse
Når du hører forretningsrelaterede talemeddelelser fra ukendte afsendere, vil folk begynde at føle mistanke eller miste interessen, hvis de ikke ved, hvem du er, og hvad formålet med opkaldet er. Ro dem ned ved at nævne navnet på en kendt ven eller den person, der gav nummeret. Igen kan denne metode få opkaldet til at føles mere personligt. Voicemails vil være intetanende, og du vil højst sandsynligt få det svar, du forventer.
- Prøv at lave en kort introduktion for at lade lytterne vide, f.eks. "Jeg fik dette nummer fra Andi, der sagde, at du ville sælge din båd."
- Selvom du ikke ringer til forretninger, kan oprettelse af en personlig forbindelse få modtageren til at føle sig mere tryg. "Dette er Bob, din nabo på tværs af huset" lyder venligere end "Dette er Bobby Rahmadika Setiawan".
Metode 2 af 3: Forklar dine behov
Trin 1. Tænk på, hvad du skal sige på forhånd
Inden du forlader en telefonsvarer, skal du vide, hvad du prøver at formidle. Dette er ikke et problem, hvis du har et specifikt mål i tankerne, men at høre de bip, der signalerer, at der bliver optaget en telefonsvarer, kan gøre enhver nervøs. Del de oplysninger, du vil formidle, i flere punkter, og forklar derefter alt, inden du lægger på.
- Især for meget vigtige talemeddelelser kan du skrive et groft script, før du optager meddelelsen.
- Hvis du pludselig stammer, skal du fokusere på kort at nævne dit navn, kontaktoplysninger og grund til at ringe.
- Forestil dig, at du sender en talemeddelelse for at efterlade en romantisk besked om en dato natten før. Forestil dig den stemmebesked, du skal levere, før du optager beskeden, kan give dig en kølig, rolig og behagelig følelse i stedet for at være nervøs og genert.
Trin 2. Hold din besked kort
Begræns din telefonsvarer til 20-30 sekunder. Sjældent har du brug for en talebesked, der er længere end den varighed. Du vil ikke have, at modtagere er trætte af at høre beskeder, der er for lange og ordrige. Hold fokus og få beskeden lige til sagen. Korte beskeder kan udløse nysgerrighed, så modtageren er interesseret i at ringe tilbage.
- På den anden side, hvis din telefonsvarer er for kort, synes modtageren måske, at den er uvigtig, og derefter slette den uden først at blive lyttet til. Dette er tilbøjeligt til at ske, hvis du ringer fra et ukendt nummer.
- Formålet med at forlade en telefonsvarer er at få nogen til at ringe tilbage, ikke at dele alle de oplysninger, du gerne vil give ved et direkte opkald.
Trin 3. Start telefonsvareren med de vigtigste oplysninger
Slå ikke rundt i busken med dine grunde til at ringe. Hvis du bare vil spørge, hvordan du har det, skal du bare sige det. Hvis du vil tilbyde en bestemt vare eller bekræfte en aftale, skal du sige det. Lyttere vil hurtigt miste interessen og slette meddelelsen, hvis du ikke nævner formålet med opkaldet i begyndelsen af meddelelsen.
- Du har meget lidt tid til at få budskabet frem. Hvis du taler for meget, kan lytterne slå lyden fra for beskeden, før den får vigtige oplysninger.
- Det er bedre at levere dårlige nyheder, f.eks. "Far er på hospitalet" direkte og derefter bruge resten af tiden til at formidle sympati og forklaringer, frem for at gå rundt og rundt, indtil lytteren er bekymret.
Trin 4. Efterlad beskeder personligt og organisk
Modstå trangen til at tale lige så stift som på telefonen. Vær venlig, vær dig selv og tal naturligt. Folk kan se en sælger, der forsøger at få dem til at købe noget, og de er mere tilbøjelige til at lytte til din telefonsvarer, hvis de føler sig henvendt på en høflig måde.
At tale som om du læser et script, vil give indtryk af, at lytteren kun er en af mange mennesker, du ringer til for at tilbyde det samme
Metode 3 af 3: Lukning af voicemail
Trin 1. Indsæt et specifikt spørgsmål eller en anmodning
Når du slutter beskeden, skal du forklare, hvorfor du vil have modtageren til at ringe tilbage. Stil et specifikt spørgsmål eller lav en anmodning, der motiverer ham til at tage telefonen. Hvis modtageren føler sig forvirret eller usikker på din destination efter at have hørt talemeddelelsen, mislykkedes meddelelsen.
- Prøv at bruge sætninger som "Lad mig vide, hvis du kan lide den indsendte opskrift" eller "Jeg ville være interesseret i at høre dine ideer om dette forslag."
- Folk er mere motiverede til at ringe tilbage, hvis du foretager en bestemt anmodning frem for blot at sige "Ring tilbage, okay."
Trin 2. Gentag dit navn og dine kontaktoplysninger
Afslut beskeden med at gentage dit navn og telefonnummer. Gentag dit telefonnummer to gange, så modtageren ikke fejler og kan tage noter. Sørg for at medtage alle nyttige oplysninger, når modtageren ringer tilbage, f.eks. Når du har tid, og hvornår er det bedste tidspunkt at ringe til.
- At sige telefonnummeret mere end to gange i slutningen af en meddelelse er for meget og kan være stødende for modtageren af meddelelsen.
- Du behøver ikke øve dette trin, hvis budskabet tilfældigt formidles til venner eller familie.
Trin 3. Afslut ikke meddelelsen ordret
Når det er tid til at lægge på, skal du ikke fortsætte med at snakke eller forlænge meddelelser unødigt. Hvis modtageren ikke er en du holder af, er det ikke nødvendigt at efterlade søde ord. Jo længere dit budskab er, jo mindre opmærksomhed modtager det fra modtageren. Så mister ikke fokus i slutningen. Tak for den givne tid, og lad ham fortsætte kommunikationen.
- Afsluttende ord som "Jeg glæder mig til at høre fra dig" er meget varmere og mere effektive end osteagtige kommercielle ord, som "Hav en god dag."
- Spring ikke til konklusioner eller opsummer dit budskab til sidst. Hvis modtageren skal øve visse detaljer, kan han eller hun afspille din besked senere.
Tips
- Husk, da du fik en telefonsvarer, der fik dig til at tænke "Hvad vil denne person have?" Efterlad en talemeddelelse, som du vil høre.
- Angiv en e -mail -adresse eller kontaktoplysninger ud over dit telefonnummer, hvis dette stadig er relevant for din interaktion med modtageren af meddelelsen.
- Husk at nævne datoen, hvis du efterlader en besked med tidsrelaterede oplysninger.
- Smil! Dit smil vil blive formidlet, selvom det ikke er synligt.
- Hvis du ringer for at adressere et følsomt emne, skal du begrænse de oplysninger, der deles i telefonsvareren, så ingen andre kan høre.
- I en nødsituation eller naturkatastrofe skal du bruge telefonsvarer til at formidle, at du har det godt.
Advarsel
- Hvis du forsøger at få nogen til at ringe tilbage, skal du ikke fortælle dem om dine tidligere opkaldsfejl. Dette vil irritere lytteren, og han vil ikke føle sig godt tilpas med at handle med dig.
- Professionelt bør du altid efterlade en telefonsvarer, hvis personen i telefonen ikke svarer. At se mange ubesvarede opkald uden telefonsvarer angiver, at din virksomhed ikke er vigtig.
