Microsoft Access er et databaseopbygningsprogram, der giver alle mulighed for at oprette og administrere databaser. Dette program er velegnet til små projekter til store virksomheder og fungerer meget visuelt. Dette gør det glimrende til dataindtastning, da du ikke behøver at arbejde med tabeller eller regneark. Tjek de første trin herunder for at komme i gang med at få mest muligt ud af Microsoft Access.
Trin
Del 1 af 6: Oprettelse af en ny database
Trin 1. Klik på fanen Filer, og vælg "Ny"
En database er et sted, hvor dine data gemmes i forskellige former. Du kan vælge at oprette en tom database eller vælge fra en eksisterende skabelon.
- En tom database er standard Access -database og anbefales til lokal brug. Oprettelse af en lokal database vil indeholde en tabel.
- Webdatabaser er designet til at være kompatible med Access -webenheder. Oprettelse af en webdatabase vil indeholde en tabel.
- Skabeloner er databaser, der er designet til forskellige anvendelser. Vælg en skabelon, hvis du ikke vil bruge tid på at designe databasen.
Trin 2. Navngiv databasen
Når du har valgt databasetypen, skal du give den et navn, der afspejler dens indhold. Dette er især nyttigt, hvis du vil arbejde med mange forskellige databaser. Indtast navnet på din database i feltet "Filnavn". Vælg "Opret" for at oprette en ny databasefil.
Del 2 af 6: Tilføjelse af data til databasen
Trin 1. Bestem den bedste struktur for dine data
Hvis du opretter en tom database, skal du tænke over, hvordan du organiserer dine data og tilføjer korrekte datastrukturer. Der er forskellige måder at formatere og interagere med dine data i Access:
- Tabeller - Tabeller er den primære måde at gemme data på i din database. Tabeller kan sammenlignes med regneark i Excel: data er organiseret i kolonner og tabeller. Derfor er import af data fra Excel og andre nummerbehandlingsprogrammer en let proces.
- Formularer - Formularer er en måde at tilføje data til din database. Selvom du kan tilføje data til databasen direkte i tabeller, vil brug af formularer fremskynde visuel indtastning af data.
- Rapporter - Rapporter er nyttige til at opsummere og vise data fra din database. Rapporter bruges til at analysere data og besvare specifikke spørgsmål, f.eks. Hvor meget overskud der blev opnået, eller hvor de fleste kunder er. Rapporter er designet til at blive udskrevet.
- Forespørgsel - Forespørgsel er den måde, du modtager og sorterer data på. Du kan bruge den til at vise specifikke poster fra forskellige tabeller. Du kan også bruge forespørgsler til at tilføje og opdatere data.
Trin 2. Opret din første tabel
Hvis du starter en tom database, starter du med en tom tabel. Du kan begynde at indtaste data i denne tabel, enten manuelt eller ved at kopiere dem fra en anden kilde.
- Hvert stykke data skal gemmes i sin egen kolonne (felt), mens dataene skal placeres i sin egen række. For eksempel gemmes hver kundes data i en række, mens de tilgængelige felter er forskellige oplysninger om den pågældende forbruger (fornavn, efternavn, e -mail -adresse osv.)
- Du kan navngive kolonneetiketterne for at gøre det lettere for dig at kende navnet på hvert felt. Dobbeltklik på kolonneoverskriften for at omdøbe den.
Trin 3. Importer data fra andre kilder
Hvis du vil importere fra en understøttet fil eller placering, kan du indstille Access til at acceptere oplysningerne og tilføje dem til din database. Dette er nyttigt til modtagelse af data fra webservere eller andre delte kilder.
- Klik på fanen Eksterne data
- Vælg den filtype, du vil importere. I afsnittet "Import og link" kan du se flere muligheder for datatyper. Du kan klikke på Mere for at se flere muligheder. ODBC står for Open Database Connectivity og indeholder databaser som SQL.
- Gennemse dataplaceringer. Hvis dataene findes på serveren, skal du indtaste serveradressen.
- I det næste vindue skal du vælge "Angiv, hvordan og hvor du vil gemme dataene i den aktuelle database". Vælg "OK". Følg trinene for at importere dine data.
Trin 4. Tilføj en anden tabel
Du vil gerne gemme forskellige poster i forskellige databaser. Dette vil få din database til at køre gnidningsløst. For eksempel kan du have en kundeinformationstabel og en anden tabel til bestillingsoplysninger. Du kan derefter linke kundeoplysningstabellen til ordreoplysningstabellen.
Klik på knappen "Tabel" under "Opret" på fanen Startside. En ny tabel vises i din database. Du kan indtaste oplysninger på samme måde som den første tabel
Del 3 af 6: Håndtering af relationer mellem tabeller
Trin 1. Forstå, hvordan låse fungerer
Hver tabel har en unik primær nøgle for hver post. I første omgang opretter Access en ID -kolonne, hvis antal stiger med hver post. Denne kolonne fungerer som den "primære nøgle". Tabeller kan også have "udenlandske nøgle" -felter, som er sammenkædede felter fra andre tabeller i databasen. De sammenkædede felter vil have de samme data.
- I tabellen Ordrer kan du f.eks. Have et kunde -id -felt til at registrere, hvad kunden har bestilt. Du kan oprette en relation til dette felt med feltet ID i tabellen Kunder.
- Brug af relationer mellem tabeller hjælper med konsistens, effektivitet og let adgang til dine data.
Trin 2. Klik på fanen Databaseværktøjer, og klik derefter på knappen Relationer i afsnittet Relationer
Dette åbner et nyt vindue med et eksempel på alle tabellerne i databasen. Hvert felt vises under navnet på hver tabel.
Du skal oprette et felt til "fremmed nøgle", før du opretter et forhold. Hvis du f.eks. Vil bruge kunde -id i tabellen Ordrer, skal du oprette et felt med navnet Kunde i tabellen og lade feltet være tomt. Sørg for, at formatet er det samme som det felt, du linker til (f.eks. Tal)
Trin 3. Træk det felt, du vil bruge som fremmednøgle, til det felt, du har oprettet til den udenlandske nøgle
Klik på Opret i det vindue, der vises for at angive forholdet mellem felterne. Der vises en linje mellem de to tabeller, der forbinder de to felter.
Marker afkrydsningsfeltet "Håndhæv referentiel integritet", når du opretter et forhold. Det betyder, at hvis dataene ændres i et felt, ændres dataene i andre felter også. Dette vil gøre dine data mere præcise
Del 4 af 6: Oprettelse af en forespørgsel
Trin 1. Forstå forespørgslernes rolle
Forespørgsler er handlinger, der giver dig mulighed for hurtigt at se, tilføje og redigere data i en database. Der er mange typer forespørgsler, lige fra simple søgninger til oprettelse af nye tabeller baseret på eksisterende data. Forespørgsler er vigtige i rapportgenerering.
Forespørgsler er opdelt i to hovedtyper: Vælg og Handling. Den første forespørgsel trækker data fra tabellen og kan beregne den, mens den anden kan tilføje, redigere og slette data fra tabellen
Trin 2. Brug forespørgselsguiden til at oprette en grundlæggende Select -forespørgsel
Hvis du vil bruge en grundlæggende Select -forespørgsel, kan du bruge forespørgselsguiden til at guide dig gennem trinene. Du kan få adgang til forespørgselsguiden fra fanen Opret. Dette giver dig mulighed for at vise bestemte felter fra en tabel.
Oprettelse af en udvalgt forespørgsel med kriterier
Trin 1. Åbn forespørgselsdesign
Du kan bruge kriterier til at minimere din Select -forespørgsel og kun vise de oplysninger, du har brug for. For at komme i gang skal du klikke på fanen Opret og vælge Forespørgselsdesign.
Trin 2. Vælg din tabel
Boksen Vis tabel åbnes. Dobbeltklik på den tabel, du vil bruge, og klik på Luk.
Trin 3. Tilføj de felter, hvortil dataene skal udtrækkes
Dobbeltklik på hvert felt i tabellen, som du vil føje til forespørgslen. Feltet tilføjes til designlisten.
Trin 4. Tilføj kriterier
Du kan bruge forskellige typer kriterier, f.eks. Tekst eller funktioner. Hvis du f.eks. Vil vise en pris, der er højere end $ 50 fra feltet Pris, skal du indtaste
=50
på kriterierne. Hvis du kun vil vise kunder fra Storbritannien, skal du indtaste
Storbritannien
i kriterieboksen.
Du kan bruge flere kriterier i hver forespørgsel
Trin 5. Klik på "Kør" for at se resultatet
Denne knap er på fanen Design. Resultaterne af din forespørgsel vises i vinduet. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen..
Oprettelse af en forespørgsel med parametre
Trin 1. Åbn forespørgselsdesign
Forespørgsel med parametre giver dig mulighed for at angive, hvilke data du vil modtage, hver gang du kører en forespørgsel. Hvis du f.eks. Har en database med kunder fra forskellige byer, kan du bruge en forespørgsel med parametre til at spørge, hvilken by du vil vise data til.
Trin 2. Opret en Select -forespørgsel, og definer tabellen
Tilføj de felter, du vil hente data for i forespørgslen, ved at dobbeltklikke på tabeleksemplet.
Trin 3. Tilføj parametre i afsnittet Kriterier
Parametre er markeret med "" tegn omkring dem. Teksten i parentes vises på den forespørgsel, der vises, når forespørgslen udføres. Hvis du f.eks. Vil anmode om byinput, skal du klikke på cellen Kriterier for feltet By og indtaste
[Hvilken by?]
Kan du afslutte parametre med? eller:, men ikke med! eller
Trin 4. Opret en forespørgsel med mange parametre
Du kan bruge flere parametre til at oprette tilpasset afstand i dine forespørgselsresultater. For eksempel, hvis dit foretrukne felt er Dato, kan du få resultater mellem bestemte datoer ved at skrive kode> Mellem [Startdato:] Og [Slutdato:]. Du modtager to prompts, når du kører forespørgslen.
Oprettelse af en tabeloprettelsesforespørgsel
Trin 1. Klik på fanen Opret, og vælg Forespørgselsdesign
Du kan bruge en forespørgsel til at hente specifikke data fra en eksisterende tabel og oprette en ny tabel med disse data. Dette er meget nyttigt, hvis du vil opdele en bestemt del af din database eller oprette en formular til en bestemt del af databasen. Du opretter først en almindelig Select -forespørgsel.
Trin 2. Vælg den tabel, du vil hente data fra
Dobbeltklik på tabellerne. Du kan om nødvendigt vælge flere tabeller på én gang.
Trin 3. Vælg det felt, du vil hente data fra
Dobbeltklik på hvert felt, du vil tilføje fra tabeloversigten. Dette felt tilføjes til din forespørgselsliste.
Trin 4. Angiv kriterierne
Hvis du vil angive bestemte data i et felt, skal du bruge sektionen Kriterier til at angive dem. Se afsnittet "Oprettelse af en udvalgt forespørgsel med kriterier" for detaljer.
Trin 5. Test din forespørgsel for at sikre, at resultaterne matcher dine behov
Inden du opretter din tabel, skal du køre en forespørgsel for at sikre, at den henter de korrekte data. Juster kriterierne og felterne, indtil du får de rigtige data.
Trin 6. Gem forespørgslen ved at trykke på Ctrl+S
Forespørgslen vises i navigationsrammen til venstre på skærmen. Klik på forespørgslen for at vælge den igen, og klik på fanen Design.
Trin 7. Klik på "Lav tabel" i sektionen "Forespørgselstype"
Der vises et vindue, der beder om et nyt bordnavn. Indtast et tabelnavn, og klik på OK.
Trin 8. Klik på Kør
Din nye tabel oprettes baseret på den forespørgsel, du har bygget. Tabellen vises i navigationsrammen til venstre på skærmen.
Oprettelse af tilføjelsesforespørgsel
Trin 1. Åbn den forespørgsel, der blev oprettet tidligere
Du kan bruge en tilføj forespørgsel til at føje data til en eksisterende tabel fra en anden tabel. Dette er nyttigt, hvis du har brug for at føje data til en tabel, som du har oprettet via en forespørgsel om oprettelse af tabeller.
Trin 2. Klik på knappen Tilføj på fanen Design
Dette åbner vinduet Tilføj. Vælg den tabel, du vil tilføje data til.
Trin 3. Skift dine forespørgselskriterier efter ønske
Hvis du f.eks. Opretter en tabel med kriterierne "2010" i feltet "År", skal du ændre den til det år, du vil tilføje, f.eks. "2011".
Trin 4. Angiv, hvor dataene skal tilføjes
Sørg for at angive de korrekte felter for hver kolonne, du tilføjer data til. For eksempel, ved hjælp af ovenstående ændringer, skal dataene føjes til feltet År i rækken "Tilføj til".
Trin 5. Kør forespørgslen
Klik på "Kør" på fanen Design. Forespørgslen udføres, og dataene tilføjes til tabellen. Du kan derefter tilføje en tabel for at kontrollere, om dataene blev indtastet korrekt.
Del 5 af 6: Oprettelse og brug af formularer
Trin 1. Vælg den tabel, du vil oprette formularen til
Formularer giver dig mulighed for at se data i hvert felt og flytte mellem poster og oprette nye poster hurtigt og nemt. Formularer er meget vigtige, hvis du indtaster data over en lang periode, fordi mange mennesker har lettere ved at bruge dem end tabeller.
Trin 2. Klik på knappen Form på fanen Opret
Dette vil automatisk oprette en formular baseret på felterne i tabellen. Access skaber felter af tilstrækkelig størrelse, men du kan ændre størrelsen og flytte elementer på formularen efter eget ønske.
- Hvis du ikke ønsker, at bestemte felter skal vises på formularen, kan du højreklikke og vælge Slet.
- Hvis din tabel har en relation, vises der en række data under hver post, der viser de sammenkædede data. Dette giver dig lettere at redigere sammenkædede data. For eksempel kan hver sælger i din database have kundedata knyttet til deres indtastning.
Trin 3. Gennemse til din formular
Retningsknapperne i bunden er nyttige til at flytte mellem poster. Kasserne på formularen vil blive udfyldt med dine data, når du flytter mellem poster. Du kan bruge knapperne i hjørnet til at gå til den første eller sidste post.
Trin 4. Klik på knappen Datablad for at bruge tabellen
Denne knap er øverst til venstre og giver dig mulighed for at begynde at ændre indholdet af dine data med formularen.
Trin 5. Skift de indtastninger, du har foretaget
Du kan redigere teksten i hele feltet for hver post for at ændre de eksisterende data i tabellen. Ændringer, der foretages, vises med det samme på tabellen og sammenkædede data.
Trin 6. Tilføj en ny post
Klik på knappen "Tilføj post" nær navigationsknapperne for at oprette en ny post i slutningen af linjen. Du kan bruge bokse til at indtaste data i tomme felter i tabellen. Dette er en let måde at tilføje oplysninger i stedet for at bruge en tabelvisning.
Trin 7. Gem formularen, når du er færdig
Sørg for at gemme formularen ved at trykke på Ctrl + S, så du kan få adgang til den på et senere tidspunkt. Formularen vises i navigationsrammen til venstre på skærmen.
Del 6 af 6: Lav en rapport
Trin 1. Vælg en tabel eller forespørgsel
Rapporter giver dig mulighed for at vise en oversigt over dine data. Rapporter bruges ofte til løn- og leveringsrapporter og kan tilpasses til enhver brug. Rapporter henter data fra tabeller eller forespørgsler, som du har oprettet.
Trin 2. Klik på fanen Opret
Vælg den rapporttype, du vil oprette. Der er flere måder at lave rapporter på, som du kan lave. Access kan generere rapporter for dig automatisk, og du kan også oprette brugerdefinerede rapporter.
- Rapport - Dette genererer en automatisk rapport med alle data fra din kilde. Der er ingen gruppering af data her, men for små databaser kan denne type rapporter passe til dine behov.
- Tom rapport - Dette vil oprette en tom rapport, som du kan udfylde dataene efter behag. Du kan vælge mellem de tilgængelige felter for at oprette en tilpasset rapport.
- Rapportguide - Guiden til oprettelse af rapporter guider dig gennem rapportoprettelsesprocessen, så du kan vælge og gruppere data og formatere dataene.
Trin 3. Vælg datakilden for din tomme rapport
Hvis du vælger at generere en tom rapport, skal du vælge datakilden. Klik først på fanen Arranger, og vælg Egenskabsark. Eller du kan også trykke på Alt+Enter.
Klik på pil ned ud for Optag kilde. En liste over dine tabeller og forespørgsler vises. Vælg en tabel eller forespørgsel, og dine valgmuligheder vælges til rapporten
Trin 4. Føj felter til din rapport
Når du har kilderne, kan du føje felter til din rapport. Klik på fanen "Format", og klik på "Tilføj eksisterende felt". En liste med felter vises til højre.
- Klik og træk de felter, du vil tilføje til designrammen. Posten vises på din rapport. Når du tilføjer flere felter, indstilles de automatisk med de eksisterende felter.
- Du kan ændre størrelsen på et felt ved at klikke på dets hjørne og trække det med musen.
- Fjern et felt fra rapporten ved at klikke på dens titel og trykke på Slet.
Trin 5. Gruppér dine rapporter
Gruppering giver dig mulighed for hurtigt at behandle oplysninger fra rapporter, fordi relaterede data allerede er organiseret. For eksempel vil du måske gruppere salg efter region eller sælger. Gruppering giver dig mulighed for at gøre netop det.
- Klik på fanen Design, og klik på "Gruppér og sorter".
- Højreklik hvor som helst i det felt, du vil gruppere. Vælg "Group On" i menuen.
- Der oprettes et hoved til gruppen. Du kan tilpasse overskriftstitler til at markere grupper.
Trin 6. Gem og del rapporten
Når din rapport er færdig, kan du gemme og dele eller udskrive den som ethvert andet dokument. Brug rapporter til at dele effektivitetsrapporter med investorer, kontaktoplysninger om medarbejdere og mere.
Tips
Microsoft Access åbnes i tilstanden "Backstage View", som indeholder menuindstillinger, der giver dig mulighed for at åbne en database, oprette en ny database eller få adgang til kommandoer for at redigere din database
Advarsel
Nogle funktioner i Access er ikke altid tilgængelige, afhængigt af hvilken type database du opretter. Du kan f.eks. Ikke dele en desktop -database på internettet, og visse skrivebordsfunktioner, f.eks. Antallet af forespørgsler, er ikke tilgængelige på webdatabasen
== Kilde ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
