Beredskabsplaner, som er bedre kendt som beredskabsplaner, er meget nyttige til at forudse forekomsten af ting, der resulterer i ophør af operationelle aktiviteter. I forvaltningen af organisationen kan der faktisk opstå forskellige risici fra tekniske forstyrrelser (f.eks. Tab af data) til naturbegivenheder (f.eks. Oversvømmelser). Derfor skal enhver organisation udvikle en effektiv beredskabsplan for at være forberedt på at håndtere forskellige uønskede hændelser.
Trin
Del 1 af 3: Forudsigelse af forskellige risici
Trin 1. Forbered dig, før du udvikler en beredskabsplan
Hovedformålet med at udarbejde en beredskabsplan er at opretholde kontinuiteten i organisationens operationelle aktiviteter i tilfælde af en katastrofe.
- Definer først en formel politik om, at organisationen skal udvikle en beredskabsplan.
- Lav en plan, der er enkel og praktisk. Brug ord, der er lette at forstå, og giv retningslinjer, der er lette at anvende af læseren, fordi denne plan skal udføres af alt personale i organisationen.
- Bestem de specifikke årsager til, at du skal lave en beredskabsplan. Tænk på indikatorer, der fungerer som benchmarks for at bestemme den vellykkede implementering af en beredskabsplan, så organisationen kan fortsætte med aktiviteter som normalt. Bestem de operationelle aktiviteter, der spiller en vigtig rolle i kontinuiteten i din virksomhed.
Trin 2. Opret en beredskabsplan ved at besvare tre vigtige spørgsmål
Oprettelse af en plan, der kan besvare alle tre af disse spørgsmål, er en måde at sikre, at du ikke går glip af et enkelt aspekt at overveje.
- Hvilke begivenheder kan forekomme?
- Hvilke handlinger vil vi tage for at imødegå det?
- Hvad skal vi gøre for at forberede os?
Trin 3. Find ud af, hvilke risici din organisation sandsynligvis vil stå overfor
Bestemmelse af de risici, der kan opstå, er et af de vigtige aspekter ved udarbejdelsen af en beredskabsplan. Processen vil dog være anderledes alt efter situationen og tilstanden for hver organisation. Du bør også overveje omstændighederne i din egen organisation, når du bestemmer risici. Beredskabsplaner er nødvendige for at foregribe forretningsrisici i form af:
- Naturkatastrofer, for eksempel: oversvømmelser, orkaner og tørke. Andre risici: finanskriser, arbejdsulykker, personaleproblemer (f.eks. Død af en organisatorisk leder eller medarbejderstrejke), tab af data, ledelseskaos og produktproblemer (f.eks.: defekte produkter).
- Fokus på udarbejdelse af planer om aspekter af ledelse, kommunikation, økonomi, koordinering, logistik og teknisk problemløsning.
- Tekniske problemer står normalt over for det team, der håndterer kommunikationsinfrastrukturen. Du skal overveje risikoen for at miste data eller kunder.
Trin 4. Overvej risici efter prioritet
Bestem risikovurderingen baseret på størrelsen af chancen for, at risikoen opstår. Generelt kan beredskabsplaner ikke forudse alle risici, fordi chancerne for forekomst ikke er de samme. Prøv at finde ud af de risici, der har størst chance for at ske, og som i høj grad vil påvirke operationelle aktiviteter.
- Fokuser på begivenhederne med de mest fatale konsekvenser. Skriv ned alle de hændelser, der påvirker driften, og tildel en bedømmelse fra 1 til 10. Tænk over virkningen af hver af disse hændelser, for eksempel: motorbrande har en lavere rating end fabriksbrande.
- Derefter bestemmes vurderingen baseret på hyppigheden af forekomst af risikoen. For eksempel: giv en rating på 1 for en risiko, der opstår en gang om måneden og en rating på 10 for en risiko, der opstår en gang hvert 100 år. Multiplicer de to tal for at få en samlet score, der viser størrelsen af risikoen og dens indvirkning på organisationen.
- Udvikle en beredskabsplan, der starter med begivenheden med den højeste score. Forbered løsninger til at foregribe disse begivenheder. Derudover kan du forbedre arbejdsprocesser for begivenheder med lav score. Grundlæggende aspekter, der sikrer kontinuiteten i organisationens aktiviteter, skal have en topprioritet, f.eks.: styring af pengestrømme, udvikling af markedsandele og forbedring af medarbejdernes præstationer.
Del 2 af 3: Definition af flere scenarier
Trin 1. Bestem scenariet for begivenheden med den højeste risiko
For at udvikle en effektiv beredskabsplan skal du definere realistiske scenarier for hver risiko. Opret en specifik ramme for at foregribe, hvad virkningen ville være, hvis den højeste risiko forekom.
- Du kan bestemme virkningen efter at have sammensat scenariet grundigt. Tænk på den største indvirkning af hvert scenario i detaljer.
- Ud fra et scenarie skal du udarbejde flere versioner af planen med gradueret effektintensitet, for eksempel: let påvirkning, moderat påvirkning og alvorlig påvirkning.
Trin 2. Lav en tidsplan for implementering af planen i henhold til scenariet
Bestem, hvilket personale der er ansvarlig for hvilke handlinger og hvornår. Forbered også en opdateret liste eller kontaktliste, og find ud af, hvem der skal give beskeder.
- Udarbejd en tidsplan, så alle ansvarlige medarbejdere ved, hvad de skal gøre den første dag eller i løbet af den første uge. Udarbejd en specifik tidsplan for hvert scenario.
- Lav en tidsplan i henhold til scenariet for at foregribe fremkomsten af forhindringer i forskellige aspekter af organisationen, f.eks. Hvad angår arbejdsfaciliteter (infrastrukturbegrænsninger), organisation (der er ikke noget advarselssystem for nødsituationer eller et dygtigt indsatsteam) og institutioner (for eksempel: mangel på finansieringskilder eller partnere ekstern virksomhed). Bestem det personale, der skal være ansvarligt for visse aspekter.
Trin 3. Tænk over de vigtigste faktorer for at få din virksomhed i gang igen
Diskuter dette i detaljer ved at foretage en gennemgang af kapaciteter og sårbarheder i organisationen. Har organisationen tilstrækkelige muligheder for at håndtere eller imødegå hver risiko?
- For eksempel: en katastrofe, der kan opstå, er en oversvømmelse, fordi flodvandet løber over og oversvømmer boliger på flodbredden. Dårlig infrastruktur kan udløse sårbarhed, og tilgængeligheden af kvalificeret personale er en organisatorisk kapacitet.
- Lav en ærlig ressourcevurdering. Find ud af, hvad der skal ændres eller reduceres på grund af begrænsede ressourcer? Udfør analyse for at bestemme indvirkningen på forretningsaktiviteter, så du er i stand til at bestemme de handlinger, der skal foretages, så organisationen fortsætter med at fungere og er i stand til at nå sine mål.
Trin 4. Bestem, hvordan du reducerer risikoen
Efter at have lavet en beredskabsplan, skal du ikke læne dig tilbage og håbe, at der ikke sker noget dårligt. Tag forskellige trin for at reducere risiko og tage forebyggelse.
- Find ud af, om der er kolleger, der er villige til at hjælpe. Er der lokale ressourcer, der kan bruges i tilfælde af en katastrofe? Er der naboer, der er villige til at hjælpe?
- En effektiv beredskabsplan er i stand til at afsløre forskellige aspekter, der skal forbedres, så en plan, der oprindeligt var meget nyttig, nu måske ikke længere er nødvendig.
- For eksempel: du indser behovet for forsikringsbeskyttelse eller udfører en katastrofehåndteringssimulering. Installer et system til sikkerhedskopiering af data for at forhindre tab af data. Lav en plan for hvert scenario.
Del 3 af 3: Implementering af en beredskabsplan
Trin 1. Kommuniker beredskabsplanen til alle medarbejdere
Du skal informere beredskabsplanen til alle niveauer i organisationens ledelse så tidligt som muligt, før der opstår en nødsituation.
- Forklar hvert personales roller og ansvar, så de ikke bliver forvirret, når denne plan skal udføres for at forhindre panik.
- Tilbyde nyttig uddannelse, så hvert personale er i stand til at opfylde ansvar efter planen. Udfør de nødvendige simuleringer og foretag justeringer, når observationer er foretaget.
Trin 2. Test din plan
Udfør test i 4 faser for at være mere effektiv og effektiv. Hvis der er problemer eller konflikter mellem afdelingerne, skal du justere planen og teste igen.
- Hold møder med ledende medarbejdere. Lad ham indstille dato og klokkeslæt for mødet for at foretage en fuldstændig gennemgang af beredskabsplanen og værdsætte de mennesker, der har udført jobbet til det sidste.
- Hold møder mellem afdelinger for at gennemgå afdelingsplaner. I denne fase skal du allokere ressourcer og identificere nye konflikter.
- Find årsagen til afgørende systemfejl. Planevaluering kan foretages inden for afdelingen ved at simulere system- og/eller leverandørfejl. Scenariosimuleringer kan udføres uden at lukke udstyr ned eller forsinke processer, der fortsat skal køre.
- Lav en prøvekørsel. Du skal dog teste beredskabsplanen ved midlertidigt at stoppe driften.
Trin 3. Opbevar beredskabsplanen på et sikkert og let tilgængeligt sted
I tilfælde af en katastrofe må du ikke lade planen tage ild eller blive revet med af oversvømmelsen. For at gøre det let at få adgang til det, når det er nødvendigt, må du ikke holde din planlagringsfil hemmelig.
- Gem planfilen og kopierne flere steder, så de kan bruges hurtigst muligt, når det er nødvendigt.
- Gem en kopi af planen forskellige steder fra originalen. Fortæl nogle autoriserede personer, hvordan de får adgang til det.
Trin 4. Fastsæt en regelmæssig tidsplan for gennemførelse af anmeldelser
Ændringer sker hele tiden, så de forudsætninger, der ligger til grund for udarbejdelsen af planen, ikke længere er gyldige. Risikoen kan være større, end da planen blev udarbejdet.
- Involver flere personer, når du udarbejder og justerer planer. For eksempel: bed nye medarbejdere om at komme med input eller foretage forbedringer fra et andet perspektiv.
- Sammenlign alle antagelser, der blev brugt ved planlægning med aktuelle data, eller få en tredjepartstjek. Sikkerhedskopieringssystemet på din computer gemmer muligvis færre data, end du tror.
Tips
- Overse ikke vigtigheden af en beredskabsplan, så du ikke opretter en!
- Udvikle beredskabsplaner i forskellige scenarier.
- Begynd planlægningen ved at danne et udvalg og udpege en formand. Vælg personer, der har færdigheder, værktøjer og viden, så hver afdeling er i stand til at udvikle sine egne planer.
- Læs de planer, der er udarbejdet, for at finde ting, der blev savnet.
