En arbejdsplan er et sæt mål og processer, der kan hjælpe et team og/eller en person med at nå dette mål. Ved at læse en arbejdsplan kan du bedre forstå omfanget af et projekt. Uanset om de bruges på arbejdspladsen eller i den akademiske verden, hjælper arbejdsplaner dig med at holde projekter organiserede. Gennem en arbejdsplan nedbryder du processen til små, lette opgaver, mens du ved, hvad du vil opnå. Lær, hvordan du opretter en arbejdsplan, så du er bedre forberedt til dit næste projekt.
Trin
Trin 1. Beslut, hvad din arbejdsplan er til
Der er mange grunde til, at vi udvikler en arbejdsplan. Sæt det mål på forhånd, så du godt kan forberede dig på projektet. Husk, at de fleste arbejdsplaner er gyldige i et bestemt tidsrum, f.eks. 6 måneder eller 1 år.
- På kontoret hjælper en arbejdsplan din chef med at vide, hvilke projekter du vil arbejde med i løbet af de næste par måneder. Din chef har brug for disse oplysninger normalt efter en årlig præstationsgennemgang eller når dit team arbejder på et større projekt. En arbejdsplan kan også være resultatet af en strategisk planlægningssession, som virksomheden foretager i begyndelsen af en ny kalender eller et regnskabsår.
- I den akademiske verden er arbejdsplaner velegnede til brug for studerende til at arbejde med store projekter eller af undervisere til at designe et pensum pr. Semester.
- For personlige projekter giver en arbejdsplan dig en idé om, hvad du agter at gøre, hvordan du vil gøre det, og hvornår du planlægger at fuldføre det.
Trin 2. Skriv en introduktion og baggrund
For en professionel arbejdsplan skal du skrive en introduktion og baggrund. Din chef eller leder får de oplysninger, de har brug for for at forstå arbejdsplanen. På den anden side behøver akademiske arbejdsplaner normalt ikke en introduktion og baggrund.
- Indledningen skal være kort og interessant. Mind din chef om, hvorfor du lavede den arbejdsplan. Præsenter ham for et projekt, som du vil arbejde med i løbet af en bestemt periode.
- Baggrunden skal fremhæve, hvorfor du lavede arbejdsplanen. Du kan for eksempel gøre dette ved at præsentere detaljer eller statistikker over den seneste rapport, identificere problemer, der skal løses, eller andre årsager baseret på input og feedback, du har modtaget, mens du arbejder på tidligere projekter.
Trin 3. Definer mål og mål
Mål og mål er to indbyrdes forbundne ting. I arbejdsplanen fører de begge til opnåelse af resultater. Forskellen er, at mål er generelle, mens mål er mere specifikke.
- Mål er det overordnede billede af dit projekt. Skriv ned hvilke slutresultater du ønsker fra arbejdsplanen. Sørg for, at dækningen er bred. Sig f.eks., At du vil færdiggøre et forskningspapir eller lære at skrive.
- Målene skal være specifikke og håndgribelige. Med andre ord bør du være i stand til at krydse trinene på din målliste, når du har gennemført dem. At finde kilder, der kan interviewes til dit forskningsoplæg, er et godt eksempel på et mål.
- Hvis de eksisterende mål er for forskellige, kan du opdele dem på lang sigt kort, periode mediumog udtryk lang. For eksempel er virksomhedens kortsigtede mål om at øge antallet af publikum med 30% på tre måneder anderledes end det langsigtede mål om at styrke brandets synlighed på sociale medier i et år.
- Mål skrives normalt i aktive sætninger ved hjælp af handlingsverber med specifikke betydninger. For eksempel "plan", "skriv", "forbedret" og "mål". Undgå verber med vage betydninger som "lær", "forstå" og "ved".
Trin 4. Udarbejd en arbejdsplan med "SMART" -mål
SMART er en forkortelse, der ofte bruges til at lede efter mere håndgribelige og brugbare resultater i arbejdsplaner.
- Bestemt betyder detaljeret. Hvad skal vi helt præcist gøre for hvem? Beskriv den befolkning, du vil tjene, og eventuelle specifikke handlinger, du vil bruge for at hjælpe dem.
- Målbar betyder målbar. Er målet kvantitativt og målbart? Kan du beregne resultatet? Planlagde du arbejdet, så "sundhedsniveauet i Sydafrika forbedres i 2012"? Eller strukturerer du det således, at "antallet af tilfælde af hiv/aids -infektion blandt nyfødte i Sydafrika falder med 20% inden 2020"?
- Opnåelig betyder opnåeligt. Kan du fuldføre det inden for den tildelte tid med de ressourcer, du har til rådighed? I betragtning af alle de begrænsninger, der findes, skal dit mål være realistisk. At øge salget med 500% giver mening, hvis din virksomhed er lille. At øge salget med 500% er et næsten umuligt mål for en virksomhed, der har domineret markedet.
- Relevant er relateret til interesser. Har målet en indflydelse på dit ønskede mål eller strategi? Selvom det er vigtigt for det generelle helbred, er det rigtigt, at måling af gymnasieelevers højde og vægt direkte kan føre til ændringer i procedurer for mental sundhed? Sørg for, at dine mål og arbejdsmetoder har en klar og intuitiv forbindelse.
- Tid bundet er tidsbegrænset. Hvornår blev målet nået, og/eller hvornår vidste du, at du havde nået det? Bestem projektets slutdato. Nævn eventuelt også hvilken slags slutresultat, der kunne have fået dit projekt til at slutte tidligt med alle opnåede resultater.
Husk, at et basisnummer skal angives for at beregne ændringen. Hvis du ikke ved, hvor mange nyfødte i Sydafrika er inficeret med hiv/aids, hvordan kan du sikre, at antallet af tilfælde reduceres med 20%?
I visse situationer skal du muligvis rådføre dig med en ekspert for at sikre, at målene i din arbejdsplan er opnåelige
Trin 5. Angiv de ressourcer, du har
I denne liste skal du skrive alt ned, hvad du har brug for for at nå dine mål og mål. Ressourcer har forskellige former, afhængigt af hvad din arbejdsplan er til.
- Ressourcer på kontoret omfatter økonomiske budgetter, medarbejdere, konsulenter, bygninger eller lokaler og bøger. Du kan vedhæfte et detaljeret budget, hvis arbejdsplanen er mere formel.
- Ressourcer i den akademiske verden omfatter adgang til biblioteker; forskningsmateriale såsom bøger, aviser og tidsskrifter; computer og internetadgang; samt professorer eller andre mennesker, der kan hjælpe dig, når du har spørgsmål.
Trin 6. Anerkend eksisterende begrænsninger
Grænser er forhindringer, der kan komme i vejen for dine bestræbelser på at nå dine mål og mål. For eksempel, når du laver forskningsopgaver på skole eller college, viser din tidsplan sig at være for stram, så du ikke kan undersøge og skrive godt. Derfor er din grænse en hektisk tidsplan. Prøv at fjerne andre forpligtelser i løbet af semesteret, så du effektivt kan fuldføre din arbejdsplan.
Trin 7. Hvem er ansvarlig?
Ansvarlighed er et vigtigt element i en god plan. Hvem er ansvarlig for at udføre hver opgave? Selvom der er et team, der arbejder på en opgave, skal en person være ansvarlig for, at opgaven udføres til tiden.
Trin 8. Skriv en strategi
Overhold din arbejdsplan, og beslut dig derefter for, hvordan du vil bruge dine ressourcer, mens du overvinder begrænsninger for at nå dine mål og mål.
- Skriv en detaljeret liste over handlinger. Identificer, hvad der skal ske hver dag eller hver uge for at nå dine mål. Skriv også hvilke handlinger andre teammedlemmer skal tage. Du kan bruge projektstyringssoftware eller en personlig kalender til at organisere disse oplysninger.
- Lav en tidsplan. Selvom du kan lave en foreløbig arbejdsplan, kan der opstå uforudsete hændelser eller situationer fra tid til anden. Gør derfor plads i dit skema for at undgå forsinkelser.
Tips
- Definer milepæle, hvis dit projekt er stort. Milepæle er punkter langs et projekt, der fremhæver opnåelsen af bestemte mål. Du kan også betragte det som et refleksionspunkt, når du observerer, hvor langt processen er nået og samtidig sørger for, at det ikke afviger fra arbejdsplanen.
- Lav en arbejdsplan, der fungerer for dig. Det kan være detaljeret, det kan være omfattende afhængigt af dine ønsker eller behov. Du kan skrive på et stykke papir eller med professionel software ved hjælp af billeder og farver. Brug det, der er mest naturligt og effektivt for dig.
