Du er netop blevet valgt eller udnævnt til sekretær for det udvalg, som du er medlem af. Sikker! Ved du, hvordan du opretter, forbereder og præsenterer minutter? Uanset om man følger lovgiverens "Roberts ordensregler" eller tager minutter i mindre formelle rammer, er her vigtige metoder at følge.
Trin
Del 1 af 4: Indledende forberedelse
Trin 1. Forstå din organisations mødepolitikker
Hvis det forventes, at sekretæren tager formelle minutter, skal du spørge, om gruppen følger Roberts ordensregler eller andre retningslinjer. I en mere uformel indstilling skal du spørge, hvad der skal medtages i referatet, eller hvordan de vil blive brugt.
- Som notatskriver behøver du ikke at være fortrolig med hele siden med ordensregler. Det kan imidlertid være nyttigt at besvare specifikke spørgsmål ved at få en kopi af bogen (eller låne fra formanden).
- Forstå din rolle godt. Nogle sekretærer, der tog referatet, deltog ikke i mødet, mens andre tog referatet og bidrog også til diskussionen. I begge tilfælde bør sekretæren ikke være en person, der har en anden primær rolle, såsom mødeleder eller facilitator.
Trin 2. Forbered skabelonen på forhånd
Hvert mødeprotokol vil indeholde meget af de samme oplysninger. Skabeloner skaber et konsistent format for let reference. Inkluder mellemrum til følgende oplysninger.
- Organisationens navn.
- Mødetype. Er dette et ugentligt eller årligt møde, et mindre udvalgsmøde eller et møde afholdt til et særligt formål?
- Dato, tid og sted. Gør plads til begyndelsen og slutningen af mødet (åbning og opløsning).
- Navn på formanden eller mødelederen og navnet på sekretæren (eller deres efterfølger).
- Liste over "deltagere" og "undskyldninger for fravær". Dette er en fancy betegnelse for fremmødelister. Bemærk, om et beslutningsdygtighed er nået (tilstrækkeligt antal personer til afstemningen).
- Gør plads til din signatur. Som notatmand skal du altid underskrive dine noter. Yderligere underskrifter kan være påkrævet, når referatet godkendes i henhold til din organisations politikker.
- En dagsordenbog, hvis den findes. Hvis formanden eller mødelederen ikke beder dig om at udarbejde en dagsorden, bør den være tilgængelig efter anmodning. At have en dagsorden til reference hjælper dig med at organisere mødeprotokoller.
Trin 3. Tag din notebook eller laptop med dig
Sørg for, at det, du medbringer, er behageligt for dig. Hvis du vil tage noter ofte, skal du opbevare en notesbog til dette formål eller oprette en mappe på din computer.
- Hvis du tager referat fra et tidligere møde, der ikke er godkendt, skal du tage dem med.
- Selvom en lydoptager kan hjælpe dig med at transskribere minutterne senere, er de ikke en erstatning for minutter. Hvis du optager et møde, skal du sørge for, at alle tilstedeværende er enige og ikke give efter for fristelsen til at lave et ord-for-ord-udskrift.
- At lære stenografi vil fremskynde at tage noter, men du behøver ikke at skrive hvert ord ned for at tage noter. Faktisk bør du undgå det.
- Hvis du bliver bedt om at tage referat offentligt på et møde, skal du bruge et OHP eller et præsentationstavle. Sørg for, at du kan tage noter bagefter derhjemme uden at falme blækket, så du kan bruge stenografi til at skrive dine noter.
Del 2 af 4: Udarbejdelse af mødereferater
Trin 1. Del deltagerlisten
Så snart alle er til stede, skal du dele et stykke papir (mere til større møder) med plads nok til, at folk kan skrive deres navne og kontaktoplysninger ned. Du kan bruge dette papir efter mødet til at udfylde deltagerlisteafsnittet i din skabelon eller indsætte denne liste på dine færdige minutter.
Hvis du ikke kender det store antal tilstedeværende, skal du tegne et siddeoversigt og udfylde det, når du beder alle om at præsentere sig selv. Hav dette diagramark klar, mens du skriver dine referater, så du kan navngive folk ved navn, når det er muligt (som diskuteret nedenfor)
Trin 2. Udfyld så meget som muligt i de tilgængelige skabeloner
Mens du venter på, at mødet starter, skal du notere organisationens navn, dato og sted for mødet og mødetype (ugentligt bestyrelsesmøde, særligt udvalgsmøde osv.). Noter starttidspunktet, når mødet starter.
- Hvis du ikke har en skabelon, skal du notere disse oplysninger øverst i din note.
- Hvis mødet afholdes til et særligt formål eller en særlig begivenhed, skal du gemme de meddelelser, der er sendt for at give medlemmerne besked. Du skal indsætte den i sedlen, efter at den er kopieret.
Trin 3. Optag resultaterne af den første bevægelse
De fleste formelle møder starter med et forslag om at vedtage en dagsorden, så dette trin vil blive brugt som et eksempel. Hvis mødet starter med en anden bevægelse, skal du registrere alle relevante oplysninger:
- Den passende formulering til begyndelsen af forslaget er "Jeg stiller et forslag." Dette er generelt for sætninger som "Jeg foreslår vedtagelse af denne dagsorden."
- Forslagsstillers navn (den person, der indsender forslaget).
- Afstemningsresultater. Hvis afstemningen er vellykket, skal du skrive "forslag accepteret". Hvis det ikke lykkes, skal du skrive "forslag afvist".
- Du kan få et langt motion indsendt skriftligt, hvis du ikke kan optage det præcist. Hvis dette gentages, så spørg på mødets sidelinje, om indsendelse af forslag i dette papir kan gøres til officiel politik for forslag med et bestemt antal ord.
- Hvis du udarbejder dagsordenen, kan du være fortaler for dette forslag såvel som sekretær for referatet. Det kan lade sig gøre; så længe du forbliver objektiv, burde der ikke være noget problem med at optage dine egne stunts.
Trin 4. Noter andre bevægelser under hele mødet
Lyt opmærksomt til hele diskussionen, men (medmindre andet er instrueret!) Optag det ikke. Når der foretages et nyt forslag, registreres de relevante oplysninger.
- Husk, at hvert forslag skal indeholde forslagets præcise formulering, forslagsstillerens navn og resultatet af afstemningen.
- Nogle forslag kræver forslagsstillere for forslag, før de går til afstemningen. Hvis nogen siger "Jeg støtter dette forslag" eller lignende ord, skal du notere denne persons navn som tilhænger.
- Hvis du ikke kender forslagsstillerens navn eller har brug for at få forslaget gentaget, skal du høfligt afbryde mødet. Det er vigtigt at registrere oplysninger præcist for at retfærdiggøre mindre afbrydelser.
- Hvis en bevægelse korrigeres, skal du blot ændre bevægelsens ordlyd i dine noter. Medmindre ændringen er kontroversiel og udløser en lang diskussion, er det ikke nødvendigt at bemærke, at ændringen fandt sted på mødet.
Trin 5. Lyt til rapporten, og få en kopi af rapporten
Når en rapport, nyhedsbulletin eller lignende emne læses højt, skal du notere rapportens titel og den person, der læste den (eller navnet på underudvalget, der udarbejdede den). Hvis en vedhæftet fil er vedhæftet, skal du registrere den som med enhver anden bevægelse.
- Det er mest praktisk at få en kopi af rapporten ved mødets afslutning. Noter for at anmode om en kopi fra læseren eller mødelederen (formand eller præsident) efter mødet. Du vedhæfter en kopi af hver rapport op til de tidligere kopierede minutter.
- Hvis en kopi ikke er tilgængelig, skal du notere, hvor originalen er gemt. Du skal muligvis anmode om disse oplysninger efter mødet.
- Hvis medlemmer foretager en mundtlig rapport (og ikke læser ud fra et dokument), skal du skrive et kort og objektivt resumé af rapporten. Inkluder ikke særlige detaljer eller taler citater ordret.
Trin 6. Registrer de handlinger, der er udført eller givet
Dette inkluderer "kontrol" mod opgaver i tidligere møder, samt nye handlinger. Har nogen fået til opgave at skrive et brev? Skriv deres navne og instruktioner ned.
- Afhængigt af hvor formelt dit møde er, falder mange af disse handlinger i kategorien "bevægelser". For mindre formelle møder skal du muligvis holde øje med beslutninger, der ikke er meget klare.
- Inkluder et kort begrundelse for en eventuel beslutning.
Trin 7. Registrer alle instruktions- og beslutningspunkter
Når der indsættes en indsigelse i proceduren, registreres indsigelsen og dens grundlag samt den fulde afgørelse fra formanden.
Sørg for at inkludere referencer til Roberts ordensregler, interne organisatoriske regler eller virksomhedsprotokoller
Trin 8. Optag et resumé af diskussionen, når du bliver bedt om det
Officielt er minutter en oversigt over, hvad der blev "gjort", ikke hvad der blev "sagt." Imidlertid opfylder alle organisationsspecifikke anmodninger til dig.
- Vær så objektiv som muligt, når du optager diskussioner. Inkluder konkrete punkter, ikke meninger, og minimer brugen af adjektiver og adverbier. Tør, saglig og kedelig skrivning er dit mål!
- Nævn ikke folk ved navn i diskussionsoversigten. Dette er især vigtigt i varme argumenter, der kan forårsage problemer.
Trin 9. Luk i slutningen af mødet
Noter det tidspunkt, hvor mødet blev afvist. Husk at bede om en kopi af rapporten eller minde nogen om at sende den til dig.
Scan dine noter for at se, om du har savnet noget, eller hvis du har brug for afklaring. Hvis du har brug for at stille nogen et spørgsmål, skal du gøre det nu, før de tager afsted
Del 3 af 4: Kopiering af minutter
Trin 1. Start denne proces så hurtigt som muligt
Det er bedst at kopiere officielle referater umiddelbart efter mødet, mens begivenhederne stadig er friske i din hukommelse.
Trin 2. Brug en computer til at skrive dine mødeprotokoller
Du har sikkert gjort dette, hvis du bruger din bærbare computer til et møde. Gem dine noter, og opret et nyt dokument til minutterne, så du kan sammenligne dine noter og noter side om side.
Trin 3. Formater dine noter i pæne afsnit
Hvert nyt forslag, afgørelse eller instruktionssted skal inkluderes i et separat afsnit. Når du opretter formatet, skal du kontrollere, at du:
- Brug korrekt stavning og grammatik. Brug om nødvendigt en stavekontrol.
- Brug den samme sprogform i hele rapporten. Brug datid eller nutid, men rediger dem aldrig i det samme dokument.
- Skriv så objektivt som muligt. Din mening bør ikke udledes af referatet. Du prøver at oprette en objektiv rekord, som alle kan bruge.
- Brug et enkelt og klart sprog. Vagt sprog bør erstattes med bestemte ord. Den blomstrende beskrivelse bør helt udelades.
- Bare angiv de handlinger, der er taget, ikke diskussionen. Medmindre du bliver bedt om at optage en diskussion, bør du fokusere på hvad Færdig, ikke hvad sagde.
- Angiv sidetal for let henvisning.
Trin 4. Del dine udkast til referater med medlemmerne
Send en kopi til hvert medlem ved hjælp af kontaktoplysningerne på tilstedeværelseslisten. Hvis du ikke har deres kontaktoplysninger, bør mødelederen være i stand til at kontakte dem.
Trin 5. Medbring dine referater til godkendelse
Du kan blive bedt om at læse referatet højt på det næste møde og forelægge det til godkendelse. Hvis forslaget er vellykket, skal du markere, at referatet accepteres.
- Hvis referatet er berettiget, før det accepteres, skal du registrere ændringerne i dokumentet og angive til sidst, at referatet er blevet korrigeret. Beskriv ikke rettelsen specifikt.
- Hvis der fremsættes et forslag om at korrigere minutterne efter, at de er modtaget, skal du medtage den præcise formulering af forslaget i de relevante referater, og om forslaget blev godkendt eller ej.
Del 4 af 4: Brug af skabeloner til mødeminutter
Trin 1. Besøg mødeskabelonaggregatorwebstedet
Denne færdige skabelon hjælper dig med at spare tid på at forberede mødeminutter og samtidig forhindre notefejl.
Trin 2. Brug lidt tid på at udforske disse websteder
Brug søgefunktionen, og udforsk de tilgængelige muligheder for at finde den bedste til dig.
Hvis du f.eks. Har brug for en særlig skabelon, generel eller standard, skal du søge på webstedet for at finde en, der passer til dine specifikke behov, og derefter downloade den ved at klikke på knappen "download" eller "brug skabelon". Sørg for at holde det et sted let at finde, så du ikke mister det
Trin 3. Åbn skabelonfilen
Når den er downloadet, skal du åbne zip -filen og derefter åbne den med Microsoft Word eller Excel. For at få skabelonen af højeste kvalitet og gøre det lettere at bruge, skal du bruge den nyeste version af Microsoft word. Brug af den nyeste version vil gøre dit job enklere, samtidig med at du kan bruge nye funktioner.
Trin 4. Tilføj virksomhedens logo og copyright -mærke på skabelonhovedet
Fjern prøvelogoet, men sørg for at læse betingelserne for brug af skabelonens kildewebsted. Du vil ikke stå over for unødvendige juridiske problemer, vel?
Trin 5. Skift titlen
Marker ordet "Møde/gruppe" i titelsektionen, og indtast derefter en titel til dine mødeprotokoller.
Trin 6. Skift tema (valgfrit)
Hvis du vil gøre mødereferater smukkere og mere professionelle, kan du overveje at ændre farverne eller vælge et præfabrikeret tema. Tricket er enkelt, søg efter "Sidelayout", og åbn derefter afsnittet "Farver og temaer". I dette afsnit kan du indstille skabelonens udseende. Du kan endda tilpasse farven, så den matcher farven på virksomhedens logo.
Trin 7. Navngiv skabelonens dele
Der skal være flere sektioner i skabelonen. Du har måske brug for mere eller mindre, eller du kan bare ikke rigtig lide navnet. Du kan ændre det, så det passer til dine specifikke mødebehov.
Trin 8. Gem denne skabelon på din bærbare computer, så du kan tage den med til at tage mødeprotokoller
Hvis du stadig bruger Microsoft Office, er dette job let og hurtigt at udføre. Du bør også kunne deltage i møder mere regelmæssigt og præcist end før. Alternativt kan du også udskrive en skabelon og skrive referaterne i hånden. Sørg dog for at gøre sektionerne brede nok, så du kan inkludere så mange oplysninger som nødvendigt.
Trin 9. Kontroller din skabelon
Sikker! Du er færdig med at oprette skabelonen til mødereferater. Din produktivitet og nøjagtighed i arbejdet under møder bør forbedres betydeligt, nu hvor du har en vejledningsskabelon til at organisere mødenotater. Ligesom ethvert andet job skal du læse detaljerne på skabelonen for at se, om noget mangler eller ikke er klart. Når du har kontrolleret, at alt er korrekt, kan denne skabelon bruges, og du er bedre forberedt til dit næste møde.
Tips
- Skriv dine referater, så snart mødet er slut. Det er bedst at gøre dette, mens begivenhederne stadig er friske i din hukommelse. Det er vigtigt, at deltagerne får en kopi af handlingspunktet hurtigst muligt efter mødet.
- Sid så tæt på mødelederen som muligt. Dette giver dig mulighed for at høre alt og bede om afklaring uden at skulle hæve din stemme.
- Bed folk om at registrere deres bevægelser, så du ikke behøver at optage på stedet.
- Gem referatet i en sikker fil.
Vær ikke bange for at afbryde og bede om afklaring når som helst.
- Noter er meget vigtige. Disse optegnelser opbevares og kan bruges til fremtidig reference. Når det f.eks. Drejer sig om juridiske spørgsmål, kan en persons omdømme afhænge af dine referater.
- Læs afsnittene i Roberts ordensregler, især afsnittet om sekretærfaget.
- Skriv de vigtige ting ned, når de taler. Hvis det samme emne tages op to gange, skal du ikke gruppere dem sammen.
Advarsel
- Medtag ikke for mange detaljer i referatet. Selvom du bliver bedt om at optage en diskussion, skal du holde den så kort og direkte som muligt. Begræns dig selv til at registrere de vigtige punkter, ellers bliver du overvældet af at udfylde minutterne med unødvendige detaljer.
- Notatmandens personlige fortolkninger og følelser bør ikke medtages i noterne.
- Hvis en del af mødet falder ind under kategorien advokat-klient fortrolighed, lade være med optag den del. Bemærk, at "Rådet informerer om, at denne diskussion omfatter fortrolighed fra advokat-klient. Denne diskussion er ikke registreret."
- Hvis du bliver bedt om at optage fortrolige diskussioner, f.eks. Mellem advokater og klienter, skal du lave "forskellige" minutter og holde dem adskilt fra almindelige referater. Marker fortroligt, og gør det klart, hvem der har adgang til dokumentet.
