Hvis du vil flytte en liste eller datatabel fra Word til Excel, behøver du ikke at flytte individuelle stykker data ind i cellerne i et Excel -regneark (regneark). Du kan simpelthen formatere dit dokument korrekt i Word, så kan hele dokumentet importeres til Excel med blot et par klik.
Trin
Metode 1 af 2: Konvertering af lister
Trin 1. Forstå, hvordan Word -dokumentet konverteres
For at importere et dokument til Excel bruges bestemte tegn til at bestemme, hvilke data der skal indtastes cellerne i Excel -regnearket. Ved at udføre et par formateringstrin, før du importerer, kan du styre regnearkets udseende og minimere mængden af manuel formatering, der skal udføres. Dette er især nyttigt, hvis du importerer en lang liste fra et Word -dokument til Excel.
Denne metode fungerer bedst, når der er flere poster på listen, hver med et lignende format (en liste over adresser, telefonnumre, e -mail -adresser osv.)
Trin 2. Sørg for, at der ikke er nogen formateringsfejl i dokumentet
Inden konverteringsprocessen startes, skal du sørge for, at hver post er formateret på samme måde. Du skal rette eventuelle tegnsætningsfejl eller omarrangere alle poster, der ikke matcher. Dette er for at sikre, at dataoverførselsprocessen kører problemfrit.
Trin 3. Vis formateringstegnene i Word -dokumentet
Ved at vise normalt skjulte formattegn kan du bestemme den bedste måde at adskille hver post. Du kan vise formateringstegn ved at klikke på knappen Vis/skjul afsnitsmærker på fanen Startside eller ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift+*.
De fleste lister har et afsnitstegn i slutningen af hver linje eller i slutningen af en linje eller i en tom linje mellem poster. Du vil bruge dette tegn til at indtaste cellernes kendetegn i Excel
Trin 4. Udskift afsnitsmærkerne mellem poster for at fjerne ekstra mellemrum
Excel vil bruge mellemrum mellem poster til at definere rækker, men du bør fjerne dem på dette tidspunkt for at hjælpe med formateringsprocessen. Bare rolig, du tilføjer det snart igen. Dette trin fungerer bedst, hvis du har et afsnitstegn i slutningen af posten og et mærke i mellemrummet mellem poster (to på hinanden følgende mellemrum).
- Tryk på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
- Skriv ^p ^p i feltet Find. Dette er koden for to på hinanden følgende afsnitstegn. Hvis hver post er en enkelt linje, og der ikke er tomme linjer imellem, skal du kun bruge en ^s.
- Indtast afgrænsningstegnet i feltet Erstat. Sørg for, at dette tegn ikke er et tegn i dokumentet, f.eks. ~.
- Klik på Erstat alle. Du vil bemærke, at disse poster kombinerer sig selv, men lad det være, så længe afgrænsningstegnet er på det rigtige sted (mellem hver post)
Trin 5. Adskil hver post i separate kolonner
Nu vises posterne i separate linjer. Du skal angive de data, der skal vises i hver kolonne. For eksempel, hvis hver post i den første linje er et navn, i den anden linje er en gadeadresse, og i den tredje linje er et land og postnummer, skal du gøre følgende:
- Tryk på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
- Fjern et af ^p -mærkerne i feltet Find.
- Erstat tegnet i feltet Erstat med et komma,.
- Klik på Erstat alle. Dette vil erstatte de resterende afsnitsymboler med en kommaseparator, som vil adskille hver linje i en kolonne.
Trin 6. Skift afgrænsningstegnet for at fuldføre formateringsprocessen
Når du har gennemført de to Find og erstat trin ovenfor, vil listen ikke længere ligne en liste. De vil alle være på samme linje og have et komma mellem hvert stykke data. Trinnet Find og erstat returnerer dataene tilbage til en listeform, men har stadig kommaer, der definerer kolonnerne.
- Tryk på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
- Indtast ~ (eller hvilket tegn du valgte i begyndelsen) i feltet Find.
- Indtast ^p i feltet Erstat.
- Klik på Erstat alle. Dette får alle poster tilbage til individuelle grupper adskilt af kommaer.
Trin 7. Gem filen som en almindelig tekstfil
Indtastningsformatet er komplet, og du kan gemme dette dokument som en tekstfil. Dette gøres, så Excel kan læse og parse dine data, så de vises i de korrekte kolonner.
- Klik på fanen Filer, og vælg Gem som.
- Klik på rullemenuen Gem som type, og vælg Almindelig tekst.
- Navngiv filen, og klik derefter på Gem.
- Hvis vinduet Filkonvertering vises, skal du klikke på & nbsp OK;.
Trin 8. Åbn filen i Excel
Da filen er gemt i ren tekst, kan du åbne den i Excel.
- Klik på fanen Filer, og vælg Åbn.
- Klik på rullemenuen Excel Alle filer, og vælg Tekstfiler.
- Klik på Næste> i vinduet Tekstimportguide.
- Vælg komma på listen Afgrænser. Du kan se, hvordan posterne vil blive adskilt i forhåndsvisningen nederst. Klik på Næste>.
- Vælg dataformatet for hver kolonne, og klik derefter på Udfør.
Metode 2 af 2: Konvertering af tabeller
Trin 1. Opret en tabel i Word, og indtast derefter data i den
For en liste over data i Word kan du konvertere det til et tabelformat og derefter kopiere tabellen til Excel. Hvis dine data allerede er i tabelformat, skal du gå videre til næste trin.
- Vælg al den tekst, der skal konverteres til en tabel.
- Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på knappen Tabel.
- Vælg Konverter tekst til tabel.
- Indtast antallet af rækker pr. Række data i kolonnen Antal kolonner. Hvis der er tomme rækker mellem hver række af data, skal du tilføje en til kolonnen i alt.
- Klik på & nbsp OK;.
Trin 2. Kontroller tabelformatet
Word opretter en tabel baseret på dine indstillinger. Kontroller, at tabellen er korrekt.
Trin 3. Klik på den lille + knap, der vises i øverste venstre hjørne af tabellen
Denne knap vises, når du holder musen over bordet. Hvis du klikker på denne knap, vælges alle data i tabellen.
Trin 4. Tryk på
Ctrl+C at kopiere data. Du kan også klikke på knappen Kopier på fanen Startside.
Trin 5. Åbn Excel
Når dataene er kopieret, kan du åbne Excel. Hvis du vil placere dataene i et eksisterende regneark, skal du åbne regnearket. Placer markøren i den celle, du vil lave i cellen øverst til venstre i tabellen.
Trin 6. Tryk på
Ctrl+V at indsætte data.
Hver af cellerne fra Word -tabellen placeres i en separat celle i Excel -regnearket.
Trin 7. Adskil alle resterende kolonner
Afhængigt af den type data, du importerer, er der muligvis yderligere formatering, du skal gøre. Hvis du f.eks. Importerer byadresser, landekoder og postnumre, der er i en celle, kan du automatisk opdele dem i Excel.
- Klik på de kolonneoverskrifter, du vil opdele. Dette trin markerer hele kolonnen.
- Vælg fanen Data, og klik på knappen Tekst til kolonner.
- Klik på Næste> vælg derefter Komma i kolonnen Afgrænsere. Hvis du bruger eksemplet ovenfor, vil dette trin adskille byen fra landskoden og postnummeret.
- Klik på Afslut for at gemme ændringer.
- Vælg de kolonner, der stadig skal deles, og gentag derefter denne proces. Vælg mellemrum og ikke komma som afgrænser. Dette trin adskiller landekoden fra postnummeret.
