For dem af jer, der arbejder i HR -afdelingen, er det bestemt et svært ansvar at skulle afvise kvalificerede ansøgere til fordel for at ansætte bedre kandidater. Men rolig, for der er faktisk nogle enkle tips, som du kan anvende for at gøre processen lettere. For eksempel, hvis den pågældende kandidat har gennemgået interviewfasen, er det bedst at formidle afvisningen telefonisk. Hvis ikke, gør det aldrig ondt at informere afvisningen via officiel e -mail. Uanset hvilket medium du vælger, skal du holde din beslutning lige uden at gå på kompromis med høflighed.
Trin
Metode 1 af 2: Telefonisk kontakt til kandidaten
Trin 1. Kontakt ansøgeren telefonisk
Selvom afvisning af en jobansøgning via e -mail føles mere behageligt for dig, især for at undgå enhver besværlighed, føles det faktisk mere høfligt og professionelt at tale i telefon. Vælg derfor denne mulighed for at afvise ansøgere, som du har mødt personligt under interviewprocessen.
Ring til den pågældende ansøger i kontortiden for at sikre, at han eller hun ikke spiser middag, når der ringes
Trin 2. Skær ikke ord
Hold samtalen kort og præcis, helst under 5 minutter. Vis, at du værdsætter din tid og ikke vil spilde det ved ikke at nævne hans personlige liv, lave vittigheder eller spørge om vejret!
For eksempel ville det selvfølgelig være uhøfligt at sige: “Hej Beni! Dette er Susan fra Vitamin World. Det var en fornøjelse at interviewe dig i går. Åh ja, hvordan er vejret der nu? Sagde der en stærk vindadvarsel? Dit område er sikkert, ikke sandt?”
Trin 3. Forklar, at virksomheden har besluttet at give stillingen til en anden kandidat
Forklar høfligt, at du er glad for at have mødt ansøgeren gennem interviewprocessen, og at du faktisk overvejede ham/hende til stillingen, selvom du besluttede at give stillingen videre til en anden kandidat. Det er en god idé at sige alt dette, så snart du siger "Hej", så samtalen ikke slutter for længe.
Prøv at sige,”Hej Ruth, jeg er Dika Firza fra AAA Technology Company. Personligt vil jeg gerne takke dig, fordi du accepterede at deltage i sidste uges jobsamtale. Vi nød virkelig mødet og er enige om, at din arbejdshistorie er meget imponerende. Desværre har vi besluttet at give stillingen til en anden kandidat.”
Trin 4. Beskriv de specifikke styrker eller styrker ved den kandidat, du i sidste ende valgte
Generelt vil rigtig mange ansøgere virkelig gerne vide fordelene ved den valgte kandidat i forhold til, hvad de har at tilbyde virksomheden. Selvom det faktisk er spild af tid at forklare den valgte kandidats jobhistorie i detaljer faktisk er spild af tid, skal du stadig forklare nogle af de vigtige fordele, som den valgte kandidat besidder, så det bliver et materiale til deres overvejelse.
- For eksempel kan du sige: "Selvom vi sætter stor pris på din omfattende erfaring, har den kandidat, vi valgte, en kandidatgrad, og kandidatens uddannelsesniveau er en meget vigtig afgørende faktor for os."
- Eller: "Den kandidat, vi valgte, har arbejdet i samme stilling hos en anden virksomhed, så vi tror, at overgangsprocessen vil blive lettere i fremtiden."
Trin 5. Forklar, at der ud over de pågældende ansøgere stadig er mange kandidater, der ikke er mindre kvalificerede
Grundlæggende kan ansøgere, der ved, at de er kvalificerede, føle sig forrådt, når de bliver afvist af det firma, de ansøger om. I nogle tilfælde er der også ansøgere, der synes, at afvisningen er personlig. For at overvinde dette, glem ikke at minde den pågældende ansøger om, at de konkurrerer med mange personer, der ikke er mindre kvalificerede!
Prøv at sige:”Selvom du er en meget stærk kandidat til at besætte denne stilling, må vi indrømme, at konkurrencen om kandidater denne gang er meget stram. Jeg er ked af, at du ikke nåede at vinde denne konkurrence, okay?”
Trin 6. Inviter dem til at oprette forbindelse til din virksomhed på sociale medier
Da afvisning er et så ubehageligt emne at tale om, så prøv at lette stemningen ved at invitere dem til at oprette forbindelse til din virksomhed online. Ved at gøre det bekræfter du også, at afvisningen er professionel, ikke personlig.
- Du kan sige, “Vi vil overveje dig igen, hvis der er en anden ledig stilling i virksomheden. Vil du ikke sende en venlig invitation til vores HR LinkedIn -konto?”
- Eller du kan også sige,”Faktisk designer vores firma nogle interessante programmer, der skal implementeres i den nærmeste fremtid. For ikke at gå glip af oplysningerne, kan du blive ved med at kontrollere uploads på vores Facebook eller Twitter, okay!”
Trin 7. Afslut samtalen, hvis den pågældende ansøger forsøger at argumentere med din beslutning
I nogle tilfælde siger afviste ansøgere måske:”Giv mig en chance til at interviewe. Jeg garanterer, at din beslutning vil ændre sig!” eller "Din virksomhed begik en fejl, fordi jeg var den bedste kandidat." Hvis en sådan situation opstår, må du ikke deltage i en lang diskussionsproces om virksomhedens beslutninger eller styrker og svagheder ved ansøgerens ansættelseshistorie.
For at afslutte samtalen høfligt, prøv at sige:”Selvom vi har ansat en anden, betyder det ikke, at der er noget galt med dig. Jeg er sikker på, at du finder det rigtige job i den nærmeste fremtid.”
Trin 8. Tilskynd højt kvalificerede kandidater til at ansøge igen på et senere tidspunkt
Bare fordi ansøgeren ikke er egnet til at besætte den stilling, du leder efter, betyder det ikke, at han ikke vil være egnet til at besætte alle stillinger i din virksomhed, ikke? For ikke at spilde det forhold, der er etableret med ham, skal du prøve at forklare ham, at selvom han ikke er egnet til den ansøgte stilling, vil du stadig etablere et godt fagligt forhold til ham. Forklar også, at bedre jobmuligheder inden for din virksomhed vil åbne op igen i fremtiden.
En sætning, du kan sige, er:”Tøv ikke med at ansøge igen, hvis vores virksomhed åbner endnu en ledig stilling i fremtiden! Du var tæt på at blive accepteret til denne stilling, så du bliver nødt til at prøve igen, hvis muligheden åbner sig igen.”
Metode 2 af 2: Skrivning af en e -mail med afvisning
Trin 1. Send en afvisningsmail til den pågældende ansøger, så snart du beslutter dig for at ansætte en anden kandidat
Når du eller en anden professionel har valgt en kandidat til at besætte den relevante stilling, skal du straks sende en afvisningsmail til den afviste ansøger derefter. Ved at gøre det får den pågældende ansøger sikkerhed og kan straks søge nye jobopslag.
Ideelt set sendes afvisningsbreve en arbejdsdag efter, at beslutningen er truffet
Trin 2. Skriv en e-mail, der ikke er længere end 3-4 sætninger
Fordi den pågældende ansøger endnu ikke har taget interviewfasen, er det ikke nødvendigt at tøve med at give et kort og ligetil afslag. Start specifikt e -mailen med ansøgerens fulde navn, og skriv derefter en erklæring som f.eks. "Tak fordi du ansøgte som Creative Director hos ABC Advertising Agency. På trods af din imponerende arbejdshistorie har vi besluttet at videregive stillingen til en anden kandidat. Vi ønsker dig alt det bedste i din fremtidige karriere."
Inkluder dit fulde navn i slutningen af e -mailen, og send derefter e -mailen, når du er sikker på, at der ikke er væsentlige fejl i den
Trin 3. Ingen grund til at undskylde for det afslag, du gav
Det er ikke let at acceptere et afslag fra det firma, du ansøger om, men for at prioritere professionalisme skal du ikke undskylde eller handle, som om du ikke er enig i virksomhedens beslutning om ikke at ansætte den pågældende ansøger. Selvom der er forskellige meninger inden for virksomhedens interne kredse, må du ikke lade ansøgeren vide det.
Skriv for eksempel ikke: "Selvom jeg meget gerne vil ansætte dig, har HR -afdelingslederen desværre en anden mening."
Trin 4. Giv et kort og direkte svar, når ansøgeren stiller et spørgsmål i svar -e -mailen
Hvis ansøgeren svarer på din e-mail med et spørgsmål om kvaliteterne hos den valgte kandidat, som han eller hun ikke har, skal du blot besvare spørgsmålet i 3-4 korte sætninger. Husk, at din e -mails brødtekst skal være kort, ligetil og objektiv, så e -mailudvekslingsprocessen ikke tager for lang tid.
Giv for eksempel et svar som: "Selvom din arbejdshistorie og erfaring er meget lovende, er du desværre ret ofte arbejdsløs i lange perioder, og det er grunden til, at arbejdsgivere ansætter andre kandidater."
Tips
- Lad ikke telefonsamtalen fortsætte for længe. Bare husk ansøgere på, at de faktisk konkurrerer med ret mange konkurrenter, og selvom de fejler denne gang, kan de stadig ansøge om andre stillinger, der vil blive åbnet i fremtiden. Med andre ord, hold telefonsamtalen kort og til det punkt, og afslut derefter samtalen høfligt på under 5 minutter.
- Når din virksomhed åbner en jobåbning, er det bedst at bare interviewe 5-6 personer. På den måde behøver du kun at nå 4-5 personer over telefonen for at give udtryk for et afslag.
- Løg aldrig for ansøgere om årsagerne til deres afslag. Så hvad nu hvis den pågældende bliver afvist, fordi hans præstationer under interviewet er meget dårlige? Fortsæt med at forsøge at formidle oplysningerne på en mere civiliseret måde.
