E -mail er i sagens natur ikke lige så formelt som et skriftligt brev. Der er dog tidspunkter, hvor du skal bruge en mere formel tone, når du skriver e -mails. Overvej hvem modtageren er, og vælg derefter den rigtige hilsen. Derefter kan du tænke på et hilsenformat og skrive en åbningssætning.
Trin
Del 1 af 3: Overvejelse af modtagere
Trin 1. Beslut dig for, hvor formel du skal være
Selvom du skriver en "formel" e -mail, afhænger formalitetsniveauet af personen, der modtager den. For eksempel er formalitetsniveauet for en e -mail til en underviser ikke det samme som en e -mail til en jobansøgning.
For at være sikker på den første kontakt, brug en mere formel tone
Trin 2. Find modtagerens navn
Undersøg nogle modtagere, du ikke kender. At kende navnet vil gøre hilsenen mere personlig, selvom du bruger en formel teknik.
Trin 3. Følg modtagereksemplet
Hvis modtageren sender dig en e -mail først, kan du kopiere den hilsen, han bruger. Hvis han f.eks. Bruger "Hej" og dit fornavn, kan du svare i samme stil ved hjælp af "Hej" og hans fornavn.
Del 2 af 3: Valg af hilsner
Trin 1. Brug “Kære”
Hilsen "Kære." (efterfulgt af modtagerens navn) bruges meget almindeligt af en eller anden grund. Denne hilsen er formel uden at være anmassende og så bekendt, at den ikke får meget opmærksomhed, og det er fint. Du vil ikke have en hilsen, der skiller sig ud, fordi den er malplaceret.
Trin 2. Prøv "Med venlig hilsen", hvis du ikke kender modtagerens navn
Denne hilsen bruges relativt formelt i forretningsmails, især hvis du ikke kender modtagerens navn. Det er dog en god idé at slå navnet først op, hvis det er muligt.
Du kan også bruge “Til hvem det kan bekymre sig”, hvis e -mailen er meget formel, og du ikke kender modtagerens navn. Denne hilsen gør dog nogle gange folk stødt, fordi den ikke er personlig
Trin 3. Overvej "Hej" eller "Hej" i en mindre formel e -mail
E -mails har en tendens til at virke mindre formelle end bogstaver generelt. Så du kan bruge en hilsen som "Hej" i en ret formel e -mail. For eksempel, hvis du skriver en e -mail til en foredragsholder, især en du kender, er det stadig passende at sige hej.
Trin 4. Brug ikke “Hey”
Selvom "Hej" er acceptabelt i semi-formelle e-mails, er "Hej" en anden historie. Denne hilsen er meget afslappet, selv i direkte tale. Så du bør undgå det. Selvom du kender din chef godt, skal du undgå at bruge "Hey" i e -mails adresseret til ham eller hende.
Trin 5. Brug om nødvendigt titel i stedet for navn
Nogle gange, når du skriver en e -mail til nogen, kender du kun deres position i virksomheden eller organisationen. I dette tilfælde skal du bare bruge titlen i stedet for navnet, f.eks. "Kære. HR -chef, “Kære. Rekrutteringsudvalg”, eller” Kære. Professor".
Trin 6. Tilføj en hilsen for at gøre e -mailen mere formel
Tilføj om muligt "Sir", "Far", "Mor", "Dr." eller “Professor” foran modtagerens navn for et mere formelt indtryk. Brug også dit efternavn eller fulde navn, ikke kun dit fornavn.
Del 3 af 3: Skriv og start en e -mail
Trin 1. Placer hilsenen i den første linje
Den øverste række optages af den hilsen, du valgte, efterfulgt af modtagerens navn. Brug en titel eller en titel, hvis det er muligt, f.eks. "Mr", "Mother" eller "Dr.", efterfulgt af dit for- og efternavn.
Trin 2. Brug kommaer
Generelt skal du bruge et komma efter hilsenen. I et formelt brev kan du bruge et kolon, men dette er normalt for formelt til en e -mail. Et komma er tilstrækkeligt, men du kan bruge et kolon, hvis du skriver et åbningsbrev i en e -mail.
Trin 3. Fortsæt til næste linje
Salam har sit eget sted i toppen. Tryk derefter på Enter -tasten for at fortsætte til næste linje. Hvis du bruger mellemrum til nye afsnit i stedet for indrykningssætninger, skal du placere en tom linje mellem hilsenen og det første afsnit.
Trin 4. Præsenter dig selv i åbningssætningen, hvis det er nødvendigt
For den første e -mail skal du præsentere dig selv, selvom du kender modtageren i virkeligheden. Ved at give personlige oplysninger vil modtagere blive opfordret til at læse din e -mail.
- For eksempel "Mit navn er Jessica Hartono, og jeg er marketingdirektør hos ABC Company." Du kan også præsentere dig selv for modtageren, f.eks. "Mit navn er Rama Susanto og jeg tager din marketingtime (Marketing 101 hver tirsdag og torsdag eftermiddag)."
- Hvis du allerede kender modtageren og har sendt ham eller hende en mail, er du velkommen til at bruge den første sætning som en hilsen. For eksempel "Tak for et så hurtigt svar" eller "Jeg ønsker dig et godt helbred".
Trin 5. Skriv brødteksten i e -mailen
De fleste formelle e -mails kommer helt til kernen i sagen. Det betyder, at den første og anden sætning skal adressere, hvorfor du skriver til modtageren. Husk, vær så kort som muligt om dit mål.
