Fordi det ofte bruges til personlige og uformelle formål, kan det være skræmmende at skrive en formel e -mail. Men hvis du skal skrive en formel e -mail til en lærer, chef, forretningspartner, regeringsorgan eller en anden person, der har brug for formalitet, skal du bare følge disse enkle retningslinjer. Få din pointe kort og tydeligt frem, og følg reglerne for skrivning, stil og formelt brevformat. Endelig skal du kontrollere og rette din e -mail, før du sender den.
Trin
Metode 1 af 3: Formatering af e -mail
Trin 1. Brug en professionel e -mail -adresse
Ideelt set er e -mailadressen en variant af dit rigtige navn, ikke et brugernavn eller kaldenavn. Brug punkter, streger eller understregninger, hvis det er muligt uden tal eller andre bogstaver.
For eksempel ville [email protected] virke uprofessionelt. I mellemtiden ville [email protected] være mere passende at bruge
Trin 2. Brug en professionel skrifttype
De fleste e -mail -tjenester i dag giver dig mulighed for at skrive i en række forskellige skrifttyper og tekster. For officielle e -mails er det dog bedst at holde sig til officielle skrifttyper som Times New Roman og Arial. Undgå dekorative skrifttyper som Comic Sans eller Old English. I tillæg til:
- Skriv din e-mail med en letlæselig skrifttype, f.eks. Størrelse 12.
- Undgå speciel skrift, f.eks. Kursiv, fed skrift eller flerfarvede skrifttyper, medmindre det passer til e -mailens indhold og formål.
- Skriv ikke mailen helt med store bogstaver. Hvis du skriver sådan, får du et udseende til at råbe mod modtageren.
Trin 3. Giv e -mailen en kort og præcis titel (emne)
Brug et par søgeord, der vedrører indholdet af e -mailen i titlen. Dette hjælper med at forhindre modtageren i at ignorere din e -mail. E -mails, der sendes uden en titel eller ved hjælp af en uklar titel, fremstår uden betydning for modtageren.
- E -mail -titler som "Hurtige spørgsmål", "Kontakt dig" eller "Vigtige spørgsmål" vil blive vist uklare for modtageren.
- I mellemtiden vil e -mail -titlen "Tidsplan, gæsteliste, frokostinvitation og mødeoversigt for 12. marts" virke for lang og indeholde flere emner på én gang.
- På den anden side er titlen på e -mailen "Meeting About Escalator Damage on 12. March" ganske kort og klar. Denne titel kan give modtageren et overblik over hovedemnet samt en klar dato.
Metode 2 af 3: Skrivning af indhold
Trin 1. Brug en passende hilsen
Start altid en formel e -mail med en hilsen. Du kan skrive navnet på modtageren direkte (hvis du ved det). Udfyld modtagerens navn med hans titel eller titel (Mr., Ms., Dr., etc.). Du kan også skrive "Kære" før modtagerens navn og titel, hvis du foretrækker det.
- Hvis du ikke kender navnet på modtageren af e -mailen, skal du blot skrive "Dear Sir/Madam" eller "Til interesserede parter".
- Brug ikke "Hej" eller "Hej" eller andre uformelle hilsner.
Trin 2. Præsenter dig selv i det første afsnit (hvis det er nødvendigt)
Hvis du skriver til nogen, du aldrig har kontaktet før, f.eks. En ny kunde, personaleansvarlig eller embedsmand, skal du præsentere dig selv og forklare, hvorfor du sender en e -mail. Skriv dette ned i den første eller anden sætning i din e -mail.
Når du f.eks. Sender en jobansøgning til en e -mail, kan du skrive: "Mit navn er Maria Isabella. Jeg kontaktede dig for at ansøge om et job som administrativ assistent, der blev annonceret på JobXYZ.com -webstedet."
Trin 3. Prioriter de vigtigste oplysninger
Efter at have introduceret dig selv og angivet dit hovedformål med afsendelse af e -mailen, kan du fortsætte med brødteksten i e -mailen. Angiv de vigtigste oplysninger øverst. På den måde vil du værdsætte modtagerens tid mere og gøre formålet med e -mailen tydeligere.
Når du f.eks. Skriver en e -mail til en embedsmand, kan du starte med: "Jeg hedder Maria Isabella. Jeg har modtaget din e -mail -adresse fra Salatiga Byrets officielle websted. Jeg sender dette brev for at udtrykke min indsigelse mod billet, jeg modtog den 29. februar 2015."
Trin 4. Kom direkte til punktet i brevet
I et formelt brev kan du udtrykke din pointe direkte. Small talk vil kun gøre læseren forvirret og vanskelig at forstå, hvad du har brug for eller har brug for fra dem.
- For eksempel, når du skriver et brev til en professor på campus, behøver du ikke at gå rundt og skrive ting som: "Jeg er Maria Isabella. Kender du mig? Kemi 221 er mit yndlingsforløb lige nu, fordi din undervisningsmaterialer er meget velorganiserede. Så jeg kan altid følge og vide, hvad der vil blive testet. Med hensyn til eksamen bliver jeg mindet om den kommende eksamen."
- På den anden side kan det være tydeligere at skrive en e -mail som denne: "Jeg er Maria Isabella. Jeg er en studerende på kemi 221, og jeg ville fortælle dig om et muligt sammenstød mellem eksamensplaner."
Trin 5. Skriv en kort e -mail
Selvom der ikke er nogen specifik længdegrænse, er det en god idé at lave en e -mail lige så lang som en bærbar eller computerskærm.
Hvis din e -mail er lang nok, skal du opdele den i flere korte afsnit. Efterlad en tom linje mellem hvert afsnit i stedet for at skrive det indrykket
Trin 6. Brug det officielle sprog
Da formelle e -mails er lavet til professionelle formål, skal du gøre et godt indtryk. Brug komplette sætninger og høflige sætninger. Undgå følgende:
- Slang
- Unødvendige forkortelser
- Brug af humørikoner og emoji
- Respektløse ord
- Joke
Trin 7. Brug en passende afsluttende hilsen
Ligesom åbning af hilsner, er der flere muligheder for at lukke hilsener, der kan bruges i formelle breve. Sørg for at inkludere dit fulde navn og titel samt andre titler (hvis nogen). Eksempler på afsluttende hilsner, der kan bruges, omfatter:
- "Med venlig hilsen,"
- "Din trofast"
- "Tak skal du have,"
- "Vær hilset,"
- "Din elev"
Metode 3 af 3: Forberedelse til at sende breve
Trin 1. Inkluder de nødvendige vedhæftede filer
Hvis du skal inkludere en vedhæftet fil, skal du sørge for at inkludere den i brødteksten i e -mailen, så folk, der læser den, kan se den. Prøv at begrænse antallet af vedhæftede filer og filstørrelser, og brug almindelige og meget udbredte filtyper.
Inkluder f.eks. En meddelelse som "Jeg vedhæfter en PDF -kopi af mit curriculum vitae og portfolio."
Trin 2. Forbedre indholdet, stavemåden og grammatikken i e -mailen
Stol ikke udelukkende på e -mail -tjenester for at opdage dine stave- og grammatikfejl. Læs din e -mail højt, eller få nogen til at kontrollere og rette den. På den måde kan du let finde stavefejl og uklare sætninger.
Trin 3. Sørg for, at din e -mail ikke indeholder følsomme oplysninger
Husk altid, at e -mail ikke er en sikker måde at kommunikere på. Husk, at e -mailservere kan blive hacket, eller modtageren kan med vilje eller utilsigtet dele oplysninger, som du ikke vil afsløre.
