Memoer bruges normalt til at formidle visse oplysninger til en gruppe mennesker, f.eks. Om aktiviteter, politikker eller tilgængelige ressourcer, og til at bede dem om at handle. Ordet "memorandum" betyder noget, man skal huske eller være opmærksom på. Du kan skrive et godt, letforståeligt notat ved at studere disse tips.
Trin
Del 1 af 4: Skrivning Memo Heads
Trin 1. Skriv "MEMORRANDUM" øverst på papiret for at skrive et notat
Forklar først, at dette dokument er et memorandum. Skriv ordet "MEMORDUM" 3 cm fra papirets overkant med fed skrift som første linje. Dette ord kan placeres i midten eller til venstre for det større bogstav.
Spring to tomme linjer over, før du skriver den næste linje
Trin 2. Skriv navnet på modtageren af notatet korrekt ned
Da notatet er et formelt middel til forretningskommunikation, skal modtageren også være formelt opført. Skriv det fulde navn og titlen på modtageren af notatet.
Hvis dette notat er rettet til alt personale, skal du skrive: "Til: Alle medarbejdere"
Trin 3. Skriv også de andre modtagere ned i linjen "CC"
Linjen "CC" (som står for Courtesy Copy) bruges til at skrive navnet på den eller de personer, der vil modtage en kopi af notatet, ikke den, hvortil notatet vil blive sendt. Navnet, der er angivet i "CC" -linjen, er den part, der skal underrettes om den politik eller det problem, der er beskrevet i notatet.
Trin 4. Skriv dit navn i linjen "Fra"
Navnet på forfatteren og afsenderen af notatet skal være i notatoverskriften. Skriv dit fulde navn og titel i denne linje.
Trin 5. Indtast datoen
Skriv datoen for forberedelsen af notatet fuldstændigt ned med formatdato, måned, år. For eksempel: “Dato: 9. december 2015” eller “9/12/2015”.
Trin 6. Bestem emnet for notatet og skriv det som en separat linje med titlen "Om"
Emnet for notatet vil give dig en idé om, hvad der diskuteres i notatet. Vælg et bestemt, men kort emne.
For eksempel, i stedet for at skrive "Myre" som emne, skal du vælge noget mere specifikt, for eksempel: "Myreproblemet på kontoret"
Trin 7. Kend formatet på notatoverskriften godt
Memooverskriften skal være øverst i venstre side. Du kan bruge store eller små bogstaver til ordene "Til:", "Fra:", "Dato:" og "Om:".
-
Memooverskriften vil se ud som følgende eksempel:
Til: Navn og titel på modtager
Fra: Dit navn og titel
Dato: Dato for skrivning af notat
Emne: Emner omfattet af notatet (brug fed skrift eller en bestemt farve til ting, du synes er vigtige).
- Når du skriver en notatoverskrift, skal du sætte et mellemrum efter tyktarmen for at få det til at se pænere ud.
- Når du er færdig med at skrive notatoverskriften, skal du springe en linje over, før du fortsætter med at skrive notatet for at adskille notatoverskriften fra notatteksten.
Del 2 af 4: Skrivning af notatet
Trin 1. Overvej det publikum, der vil modtage notatet
For at skrive et notat, der får folk til at interessere sig for at læse og svare, skal du bestemme stilen, længden og formaliteten af din forklaring i notatets hovedtekst baseret på det publikum, der skal læse det. Til det skal du vide, hvem der vil modtage og læse dette notat.
- Find ud af, hvad notatmodtagerens prioriteter og bekymringer er.
- Prøv at forudse de spørgsmål, læserne af notatet vil stille. Understøt din forklaring ved at give nogle eksempler, beviser eller andre oplysninger, der kan påvirke læseren.
- Ved at overveje det publikum, der vil læse notatet, kan du formidle de rigtige oplysninger eller meninger i notatet.
Trin 2. Giv ikke en formel hilsen
Notatet behøver ikke at starte med en hilsen som “Kære hr. Anwar”. Skriv i stedet bare en åbningssætning for at forklare det emne, du vil dække.
Trin 3. Angiv problemet eller problemet i første afsnit
Beskriv kort baggrunden for den handling, du vil foretage. Som med indsendelse af et speciale, forklar emnet og begrund hvorfor denne handling er vigtig. Du kan bruge denne indledende sætning som et abstrakt eller notatoversigt.
Som en generel vejledning bør åbningsafsnittet skrives i et afsnit
Trin 4. For eksempel kunne du i begyndelsen af notatet skrive:
”Med virkning fra 1. januar 2016 implementerer PT XYZ en ny politik om sundhedsbeskyttelse. Alle medarbejdere og deres familiemedlemmer vil modtage BPJS klasse 1 sundhedsmæssige fordele hver måned”.
Trin 5. Beskriv konteksten for det problem, du rejste i notatet
Læsere kan have brug for oplysninger om baggrunden for det problem, du præsenterer. Forklar kort konteksten, og sig kun, hvad der er vigtigt.
Hvis det er relevant, skal du fortsætte med at skrive notatet og forklare, hvorfor du vil have denne politik. Skriv for eksempel: "Regeringen har udstedt en forordning om, at enhver virksomhed skal registrere medarbejdere og deres familiemedlemmer som BPJS Kesehatan -deltagere"
Trin 6. Understøt din plan ved at give en forklaring i diskussionsafsnittet
Beskriv kort den handling, du vil foretage. Giv beviser og logiske grunde til at støtte dit forslag. Start med at formidle de vigtigste oplysninger, og angiv derefter specifikke eller understøttende fakta. Angiv, hvilke fordele læseren vil modtage fra din foreslåede handling eller den skade, der vil opstå, hvis denne handling ikke udføres.
- Hvis du vil oprette et længere notat, skal du også præsentere relevante og overbevisende grafer, lister eller diagrammer.
- For længere notater kan du give en kort titel, der beskriver indholdet i hver sektion. For eksempel, i stedet for at oprette titlen "Politik", skal du skrive "Ny politik for alle medarbejdere". Gør titlen specifik og kort, så de vigtige ting i notatet umiddelbart kan kendes af læseren.
Trin 7. Foreslå handlinger, der skal foretages af læseren
Gennem et notat beder du andre handle om et specifikt spørgsmål, uanset om det er en meddelelse om et nyt produkt, en ny politik for udgiftsrapportering eller en erklæring om, hvordan virksomheden løser et problem. Forklar, hvad der skal foretages i et afsluttende afsnit eller en sætning.
- Skriv for eksempel: "Alle medarbejdere skal bruge det nye regnskabssystem fra den 1. marts 2016".
- Giv også dokumentation for dit forslag.
Trin 8. Luk notatet ved at give et positivt og støttende resumé
Det sidste afsnit skal beskrive det næste trin, der kan løse problemet. Overfør også et støttemeddelelse om organisatorisk solidaritet.
- Du kan sige, "Jeg er villig til at drøfte dette forslag yderligere og gennemføre den beslutning, som vi indbyrdes blev enige om".
- Eller du kan lukke notatet ved at skrive, “Vi er meget begejstrede for planen om at tilføje en produktionslinje. Vi tror på, at denne plan vil udvikle virksomheden og sikre kontinuiteten i vores forretning”.
- Luk notatet med bare en sætning eller to.
Del 3 af 4: Afslutning af notatet
Trin 1. Kend notatets format godt
Brug standardnotatformatet til lettere læsning. Skriv notatet i Times New Roman eller Arial skrifttype, størrelse 12 med 3 cm venstre, højre og nederste margen.
Brug et venstrejusteret afsnitsformat. Spring de to tomme linjer over i slutningen af afsnittet, og du behøver ikke at efterlade et mellemrum i begyndelsen af afsnittet
Trin 2. Kontroller dit notat
Læs igen og rediger notatet for at sikre, at det er korrekt, klart, kortfattet og overbevisende. Sørg for, at du bruger den rigtige skrivestil. Fjern unødvendige videnskabelige udtryk eller jargon.
- Kontroller igen, om der stadig er stave-, grammatik- og diskussionsfejl. Vær opmærksom på at skrive navne, datoer og tal.
- Sørg for, at dit notat er kort nok, og fjern overflødige oplysninger.
Trin 3. Initialiser ved siden af dit navn
Notatet behøver ikke at være underskrevet, men du skal initialisere det med en kuglepen i toppen af notatet lige ved siden af dit navn. Initialer angiver, at du har godkendt dette notat.
Trin 4. Brug papir med brevpapir
Der er brevpapirer, der er trykt med brevpapir specielt designet til notater eller bare bruger almindeligt brevpapir.
Hvis du har oprettet notatet på en computer (og sendt det via e -mail), skal du oprette dit eget brevpapir ved hjælp af Word -programmet med virksomhedens logo og kontaktoplysninger vist. Brug denne memoskabelon til fremtidige notater
Trin 5. Beslut, hvordan notatet skal sendes
Vælg den bedste måde at distribuere notatet på. Du kan udskrive og dele det eller sende det via e -mail.
For at sende notater via e -mail kan du konvertere notatet fra et Word -dokument til HTML eller til en PDF og sende det som en vedhæftet fil
Del 4 af 4: Brug af memoskabeloner
Trin 1. Kig efter en notatskabelon
Memoer kan oprettes ved hjælp af skabeloner, i stedet for at bygge dem fra bunden. Til det skal du kigge efter gode memoskabeloner på internettet, for eksempel i Microsoft Word. De anvendte formater er normalt næsten de samme, men skriftstørrelsen, længden og designet kan variere.
- Download den skabelon, der passer bedst til dine behov.
- Sørg for at læse reglerne, før du bruger skabeloner fra ethvert websted.
Trin 2. Åbn den skabelon, du har downloadet på din computer
Efter at have klikket på download -knappen downloades skabelonen enten direkte til din computer, eller der er flere trin, du skal gøre. Hvis resultatet er en zip -fil, skal du først pakke denne fil ud og derefter åbne den i Microsoft Word.
Vi anbefaler, at du bruger den nyeste version af Microsoft Word -programmet, så du ikke oplever problemer, og denne skabelon fungerer godt for dig. Hvis du stadig bruger en tidligere version af Microsoft Word -programmet, skal du opdatere det, før du downloader filer
Trin 3. Definer dit eget brevpapir
Alle skabeloner kan ændres. Hver del af notatskabelonen kan du tilpasse til dine behov. Føj f.eks. Et logo og et varemærkeregistreringsmærke til skabelonen i afsnittet brevpapir. Klik på afsnittet brevpapir for at skrive virksomhedsoplysningerne.
Trin 4. Udfyld skabelonfelterne i notatoverskriften
Du skal udfylde felterne "Til", "Fra", "CC" og "Om". Vær forsigtig, når du udfylder hvert felt, så du ikke bliver forvirret, savnet eller skrevet forkert i dette afsnit.
Trin 5. Skriv din besked
Skriv introduktionen, konteksten, diskussionen og resuméet i notatets brødtekst. Du kan skrive notater i listeform for at formidle punkt-for-punkt-information.
- Brug det samme skabelonformat til at holde alle afsnittene i notatet pænt organiseret med de rigtige margener og skriftstørrelser.
- Du kan om nødvendigt bruge memoskabelonen til at få vist tabellen. Dette kan være mere nyttigt, især hvis notatet udarbejdet i en liste eller et andet format ser sjusket eller svært at læse.
- Glem ikke at slette de ord, der allerede findes i skabelonen. Kontroller igen grundigt, før du sender.
Trin 6. Kontroller også skrotfødderne
Foden af notatet er nederst i notatet, som normalt bruges til at give yderligere oplysninger, f.eks. Til at skrive dine virksomhedsoplysninger eller telefonnummer. Kontroller omhyggeligt, at alle disse oplysninger er indtastet korrekt. Selvfølgelig vil du sende et godt notat uden forkerte kontaktoplysninger eller manglende oplysninger.
Trin 7. Juster displayet
En af de fordele, du kan få fra skabelonen, er muligheden for at ændre dokumentets farve. Visningen af notatet kan tilpasses personligheden og få det til at se mere attraktivt ud. Derudover kan du vælge den farve, der passer bedst til den aktuelle situation for at gøre den mere opmærksom, men stadig professionel.
Trin 8. Gem notatet som et nyt dokument
Sørg for at beholde en kopi af denne memofil, så der er en digital sikkerhedskopi som bevis på enhver forretningskommunikation, du har haft.
Trin 9. Gem denne skabelon, så du kan bruge den igen
Når du skal oprette et notat med et lidt andet emne, skal du udskifte oplysningerne i det med emnet for det notat, du vil sende. Ud over at spare tid kan du oprette notater i et konsistent format, så de virker professionelle. På den måde vil læserne være mere opmærksomme og læse omhyggeligt det notat, du sender.
Tips
- Giv ikke for mange grunde. Du er nødt til at forklare, hvorfor visse handlinger skal foretages, men overdriv det ikke.
- Forklaringen/oplysningerne i notatet skal præsenteres kort.
Relateret artikel
- Sådan skriver du et forretningsmemo
- Hvordan man skriver et brev
- Sådan kommunikerer du effektivt
- Sådan skriver du et læserbrev
