Beslutningen om det rigtige bogstavformat afhænger hovedsageligt af den type bogstav, du vil skrive, og hvem du henvender dig til. Brevformatet, du kan bruge, når du skriver til en ven, vil være meget anderledes end det format, der bruges til at skrive formelle breve. Desuden adskiller det traditionelle brevformat, der sendes med posten, det format, der bruges til e -mail. Fortsæt med at læse for at lære mere om, hvordan du korrekt formaterer et bogstav, som du kan bruge til at skrive dit næste brev.
Trin
Metode 1 af 4: Formatering af en virksomhed eller et formelt brev
Trin 1. Skriv dit navn og din adresse øverst i brevet
Inkluder gadeadresser, byer, provinser og postnumre i blokke, venstrejusteret og enkelt mellemrum.
- Byen, provinsen og postnummeret er skrevet på en linje, mens vejadresser er skrevet på en separat linje.
- Hvis du sender et brev med brevpapir, der allerede indeholder disse oplysninger, skal du springe dette trin over. Medtag ikke returadressen to gange.
Trin 2. Skriv datoen lige under din adresse
Skriv den dato, brevet blev skrevet eller den dato, brevet blev afsluttet, det er op til dig.
- Datoen skrives til venstre, det samme som at skrive adressen, der er lige over den.
- Skriv datoen i "måned-dag-år" format. Skriv måneden med bogstaver, men brug tal til at skrive dag og år. For eksempel: 9. februar 2013.
Trin 3. Efterlad en tom linje mellem datoen og den næste del af brevet
Dette adskiller adressen fra det næste afsnit, hvilket gør det lettere at læse.
Trin 4. Skriv referencelinjen ned, hvis det er nødvendigt
Hvis brevet er skrevet med en reference til et bestemt punkt, kan det hjælpe læseren med at skrive en referencelinje, der begynder med "Re:"
- Referencelinjer skrives venstrejusteret, og prøv kun at bestå af en linje.
- Skriv referencelinjen ned, når du svarer på breve, jobåbninger eller anmoder om oplysninger.
- Hvis du skriver en referencelinje, skal du efterlade en tom linje efter den for at adskille referencelinjen fra resten af brevet.
Trin 5. Skriv modtagerens adresse ned
Skriv modtagerens navn og titel ned samt firmaets navn, gadenavn, by, stat og postnummer.
- Alle disse oplysninger er venstrejusteret og enkelt adskilt. Modtagerens navn er skrevet på en separat linje sammen med modtagerens titel, firmanavn og gadenavn. By, provins og postnummer er skrevet på en linje.
- Hvis du sender et brev til et andet land, skal du skrive landets navn med store bogstaver på en separat linje under modtagerens adresse.
- Adresser brevet til en bestemt person, hvis det er muligt, og skriv personens navn med en passende titel, f.eks. “Hr” eller “Mor”. Hvis du ikke kender modtagerens køn, behøver du ikke at skrive titlen ned.
- Efterlad en tom linje under modtagerens fulde adresse.
Trin 6. Start brødteksten med en høflig hilsen
En almindelig hilsen begynder normalt med "Dear Sir", efterfulgt af modtagerens titel og efternavn. Sæt et komma efter modtagerens efternavn.
- Hilsener skrives venstrejusteret.
- Hvis du ikke kender modtagerens køn, kan du henvende dig til modtageren ved hans eller hendes fulde navn eller nedskrive modtagerens jobtitel efterfulgt af hans eller hendes efternavn.
- Efterlad en tom linje efter hilsenen.
Trin 7. Skriv en emnelinje, hvis det ønskes
Skriv emnelinjen med store bogstaver under hilsenen, venstrejusteret.
- Hold emnelinjen kort, men beskrivende. Prøv kun at bestå af en linje.
- Det skal bemærkes, at dette er utraditionelt og ikke bør bruges hyppigt.
- Inkluder ikke en emnelinje, hvis du allerede har inkluderet en referencelinje.
- Efterlad en tom linje efter emnelinjen, hvis du inkluderer en emnelinje.
Trin 8. Start brevets brødtekst med en kort introduktion, der forklarer formålet med dit brev
Bogstavets afsnit er skrevet venstreorienteret, men begyndelsen af hvert afsnit er indrykket.
Trin 9. Følg introduktionen af brevet med bogstavets længere brødtekst
Dette afsnit skal forklare formålet med brevet og også indeholde en konklusion, der opsummerer alt, hvad der er skrevet i brevet.
Skriv brødteksten kort. Hvert afsnit er mellemrum, men lad en tom linje være mellem hvert afsnit og efter det sidste afsnit
Trin 10. Afslut dit brev med en høflig afsluttende hilsen
Eksempler på høflige afsluttende hilsner inkluderer "Med venlig hilsen", "Hilsen" eller "Tak". Husk at skrive den afsluttende hilsen venstrejusteret og efterfulgt af et komma.
Kun det første bogstav i det første ord i den afsluttende hilsen er stort
Trin 11. Følg den afsluttende hilsen med dit navn
Lad dog tre tomme linjer stå under den afsluttende hilsen, inden du skriver dit fulde navn, efterfulgt af din jobtitel på linjen herunder.
Trin 12. Angiv de vedhæftede filer i slutningen af dit brev
Hvis du vedhæfter en vedhæftet fil, skal du skrive "Vedlæg" / "Vedhæftet fil" en linje under dit navn og din titel og nedskrive eventuelle vedhæftede filer, der følger med brevet.
- Bemærk, at dette ikke er obligatorisk, hvis du ikke inkluderer vedhæftede filer.
- Vedhæftede filer er venstrejusteret og enkelt adskilt.
Trin 13. Indtast maskinskriverens initialer, hvis det ønskes
Hvis en anden skriver bogstavet, og du dikterer, skal du skrive maskinskriverens for- og efternavn helt nederst i dit brev, en linje under vedhæftede filer.
Trin 14. Underskriv brevet efter udskrivning
Underskriv brevet med en pen mellem den afsluttende hilsen og dit navn. Ved at underskrive et brev med en pen viser modtageren, at du tager dig god tid til at sende dette brev til dem, og at det er vigtigt.
Metode 2 af 4: Formatering af et brev til en nær ven eller pårørende (personligt brev)
Trin 1. Skriv ned datoen
Inkluder den dato, brevet blev skrevet, eller den dato, brevet blev afsluttet øverst til højre i brevet.
- Skriv datoen i "måned-dag-år" format. At skrive måneden med bogstaver er normalt standardformatet, men for denne type bogstaver kan du skrive hele datoen i tal.
- Datoen skrives højrejusteret.
Trin 2. Skriv en venlig hilsen
"Kære" hilsenen er stadig den mest almindelige hilsen, men afhængigt af dit forhold til modtageren kan du muligvis skrive modtagerens navn uden nogen formel formalitet.
- Hilsener skrives venstrejusteret og efterfulgt af et komma.
- Når du skriver til en ven eller kollega, kan du normalt kun skrive deres fornavn. For eksempel: “Dear Jane”.
- For et endnu mere personligt brev kan du erstatte "Kære" med en afslappet hilsen som "Hej", "Hej" eller "Hej".
- Hvis du skriver til en forælder eller en person, du virkelig skal respektere, skal du medtage modtagerens personlige titel og efternavn. For eksempel: "Kære fru Roberts"
- Efterlad en tom linje mellem hilsenen og hovedteksten i brevet.
Trin 3. Skriv indledningen, krop/krop og konklusion til hovedteksten i dit brev
Indledningen og afslutningen bør kun være et kort afsnit hver, men brødteksten er normalt meget længere.
- Bogstavets hovedtekst er venstrejusteret, men den første linje i hvert afsnit er indrykket.
- Hele bogstavets hovedtekst er mellemrum. Du efterlader normalt ikke afsnit mellem afsnit i et personligt brev, men du kan, hvis det gør dit brev lettere at læse.
- Efterlad en tom linje efter den sidste sætning i din hovedtekst for at adskille hovedteksten fra den afsluttende hilsen.
Trin 4. Luk med en passende afsluttende hilsen
"Med venlig hilsen" bruges stadig ret almindeligt, selv til personlige breve. Hvis brevet er tilfældigt nok, kan du dog inkludere en mindre konventionel afsluttende hilsen. Prøv noget som "Vi ses senere!" eller "Vi ses senere!" hvis du skriver til en nær ven.
- Sæt et komma efter den afsluttende hilsen, men skriv ikke dit navn efter det.
- Den afsluttende hilsen er skrevet parallelt med brevhovedet.
Trin 5. Underskriv dit brev
Underskriv dit brev under den afsluttende hilsen. Normalt skrives dit navn i hånden frem for at blive udskrevet på en printer.
Hvis du normalt kalder hinanden fornavne med modtageren af brevet, kan du bare skrive dit fornavn ned og være færdig med det. Men hvis modtageren muligvis ikke ved, hvem du er fra dit fornavn, skal du også medtage dit efternavn
Metode 3 af 4: Formatering af en officiel eller virksomhedsmail
Trin 1. Start med at skrive en kort, men præcis beskrivelse af formålet med din e -mail
Denne beskrivelse er placeret i emnet for din e -mail, ikke i brødteksten i e -mailen.
Hvis din e -mail er blevet afventet af modtageren af e -mailen, kan denne beskrivelse kun være en reference til det emne, der diskuteres. Hvis denne e -mail ikke venter, kan det være lidt svært at skrive en beskrivelse. Formålet med at skrive en beskrivelse er, så læserne kan gætte, hvad din e -mail handler om, når de åbner og læser din e -mail. Det betyder, at beskrivelsen skal motivere dine læsere til at åbne og læse din e -mail
Trin 2. Start med at skrive e -mailen med en formel hilsen
Det starter normalt med "Kære" og efterfølges af den officielle titel på modtageren af e -mailen eller det firma, du sender en e -mail til.
- Send brevet til en bestemt modtager, hvis det er muligt. Undgå at sende breve til anonyme modtagere. Brug "Til hvem det kan bekymre sig" kun, hvis der ikke er nogen anden mulighed.
- Faktisk er den mest passende tegnsætning at bruge efter en hilsen stadig et kolon. Men i dag bruger de fleste et komma efter hilsenen ved at skrive officielle e -mails.
- Hvis du ikke er sikker på, om du skal hilse på modtageren med “mor” eller “far”, skal du bare skrive modtagerens fulde navn ned.
- Efterlad en tom linje efter den formelle hilsen.
Trin 3. Skriv hovedteksten i brevet, og hold det kort, men informativt
Ligesom enhver type bogstav bør hovedteksten indeholde en introduktion, brødtekst og konklusion. Hold alle dele, inklusive kropsdele, så korte og præcise som muligt.
- Hovedteksten er venstrejusteret.
- Begyndelsen af hvert afsnit behøver ikke at være indrykket.
- Hovedteksten er et enkelt mellemrum, men lad en tom linje stå mellem hvert afsnit og efter det sidste afsnit.
Trin 4. Brug en høflig afsluttende hilsen
Skriv "Med venlig hilsen" eller en anden lige så høflig afsluttende hilsen efter hovedteksten i dit brev, og følg den med et komma.
- Husk at skrive den afsluttende hilsen venstrejusteret, og kun det første bogstav i hilsenens første ord er stort.
- Andre formelle afsluttende hilsner, der kan bruges, inkluderer "Tak", "Hilsen" og "Hilsen".
Trin 5. Indtast dit navn lige under den afsluttende hilsen
I modsætning til bogstaver skrevet/trykt på papir, vil du ikke kunne underskrive dine e -mails med en pen.
Dit navn er venstrejusteret
Trin 6. Skriv dine kontaktoplysninger nederst
Efterlad en tom linje efter dit navn, og indtast derefter din fysiske adresse, telefonnummer, e -mail -adresse og dit websted eller din blog, hvis du har en.
Alle oplysninger skrives venstrejusteret og enkelt mellemrum. Hver kontaktinformation er skrevet på en separat linje
Metode 4 af 4: Formatering af e -mails til venner
Trin 1. Start med at skrive en kort, men præcis beskrivelse af dit e -mail -emne i afsnittet om e -mail -emne
Denne beskrivelse giver modtagere et hurtigt overblik over emnet for din e -mail, inden de åbnes, og giver dem nok information, så de kan gætte, hvad din e -mail handler om.
Trin 2. Start med at skrive en høflig hilsen eller hilsen i tekstafsnittet i e -mailen
Du kan skrive ned hvilken høflig hilsen du vil, f.eks. "Kære en". Følg dette med modtagerens navn.
- Hilsener skrives venstrejusteret.
- Hvis du skriver til en nær ven, kan du lade hilsenen være ude af vejen og bare starte med deres fornavn efterfulgt af et komma.
- Efterlad en tom linje mellem hilsenen og brødteksten i din e -mail.
Trin 3. Indtast brødteksten i din e -mail
Ligesom alle typer breve bør din e -mails brødtekst indeholde en introduktion, brødtekst og konklusion. Men hvis du skriver en e -mail til en nær ven, er denne form for format muligvis ikke nødvendig.
Trin 4. Afslut din e -mail med en afsluttende hilsen
Når du lukker en e -mail til en ven, behøver den sidste hilsen ikke at være formel, men det burde være et tegn på, at din e -mail slutter.
Hvis du skriver til en meget nær ven, er det nogle gange ok at bare afslutte din e -mail med dit navn i stedet for overhovedet at skrive en hilsen
Tips
- Det skal bemærkes, at der er små forskelle mellem officielle breve i USA og officielle breve i Det Forenede Kongerige (Storbritannien). I Storbritannien er returadressen og datoen højrejusteret, og emnelinjen er eventuelt centreret. Desuden skrives datoen i formatet "dag-måned-år", og der skrives et komma efter hilsenen, ikke et kolon.
- Hvis du ikke kan lide det format, der er beskrevet her, som nogle gange kaldes blokformatet, kan du også bruge det modificerede blokformat og halvblokformatet. Disse formater indeholder stort set de samme oplysninger, og kun placeringerne er forskellige.
