Hvis du skal forlade kontoret et stykke tid, eller hvis du planlægger at tage på ferie, kan du lade folk sende dig en e -mail om, at du er væk. Hvis du har en Exchange-konto, leveres Outlook med indbyggede funktioner. Hvis du ikke har en Exchange -konto, kan du stadig besvare e -mails automatisk ved at oprette et par regler. Følg denne vejledning for at konfigurere dine automatiske svar, uanset om du har en Exchange -konto eller ej.
Trin
Metode 1 af 4: Outlook 2010/2013
Trin 1. Aktiver automatiske svar
Vælg en Exchange -mappe. Vælg mappen fra din meddelelsesbutik. Du skal vælge en Exchange -mappe for at se indstillingen Automatiske svar. Åbn menuen Automatiske svar (uden for kontoret). Du kan finde denne menu ved at klikke på fanen Filer og derefter vælge fanen Info.
Trin 2. Konfigurer dit svar
I menuen Automatiske svar skal du markere feltet, der siger Send automatiske svar. Du kan indstille den aktive tid for assistenten ved at markere afkrydsningsfeltet og indstille tid og datointerval.
Trin 3. Skriv dit svar
Brug fanen Inside My Organization for at sende e -mails fra din exchange -server. Brug fanen Uden for min organisation for at svare på e -mails, der er modtaget fra andre mennesker. Når du er tilfreds med dit svar, skal du klikke på OK.
Trin 4. Deaktiver automatiske svar
Hvis du angiver et datointerval for dit automatiske svar, slutter assistenten automatisk, når datointervallet er overstået. Hvis du ikke angiver et datointerval, fortsætter det, indtil du åbner menuen Automatiske svar og vælger "Send ikke automatiske svar."
Metode 2 af 4: Outlook 2007
Trin 1. Aktiver Office Assistant
Klik på fanen Værktøjer. Vælg Out of Office Assistant i menuen Værktøjer. Marker afkrydsningsfeltet, der siger "Send automatiske svar fra kontoret." Du kan indstille den aktive tid for assistenten ved at markere afkrydsningsfeltet og indstille tid og datointerval.
Trin 2. Skriv dit svar
Brug fanen Inside My Organization for at sende e -mails fra din exchange -server. Brug fanen Uden for min organisation for at svare på e -mails, der er modtaget fra andre mennesker. Når du er tilfreds med dit svar, skal du klikke på OK.
Trin 3. Deaktiver Out of Office Assistant
Hvis du angiver et datointerval for dit automatiske svar, slutter assistenten automatisk, når datointervallet er overstået. Hvis du ikke angiver et datointerval, fortsætter det, indtil du åbner menuen Automatiske svar og vælger "Send ikke automatiske svar."
Metode 3 af 4: Outlook 2003
Trin 1. Aktiver Office Assistant
Vælg Out of Office Assistant i menuen Værktøjer. Marker afkrydsningsfeltet "Jeg er i øjeblikket ude af kontoret."
Trin 2. Skriv dit svar
I feltet "Svarer kun én gang automatisk til hver afsender med følgende tekst:" indtast det svar, du vil bruge som et e -mail -svar.
Trin 3. Tilføj regler
Du kan føje regler til din Assistant, f.eks. Videresendelse af beskeder fra bestemte afsendere til andre modtagere. Klik på knappen Tilføj regel … for at konfigurere den regel, du har defineret. For eksempel kan du oprette en regel, der videresender e -mail fra en bestemt klient til dine kolleger, så vigtige e -mails ikke går glip af, når du er væk.
Trin 4. Deaktiver Out of Office Assistant
Out of Office Assistant fortsætter, indtil du åbner menuen Automatiske svar og vælger "Send ikke automatisk svar uden for kontoret."
Metode 4 af 4: Afsendelse af automatiske svar uden en Exchange -konto
Trin 1. Opret en skabelon
Uden en Exchange -konto er indstillingen Automatisk svar ikke tilgængelig. Men det er stadig muligt at konfigurere automatiske svar ved hjælp af en skabelon og nogle regler. Start med at oprette en ny e -mail. Dette vil være skabelonen for dit auto-svar.
- Vælg et emne, der kort beskriver situationen. For eksempel "Uden kontor indtil". Du kan også skrive ordene "autosvar" i emnet, så modtagere med det samme ved, at det, de modtager, er et automatisk svar.
- Skriv en kort besked. Skriv en generel besked i brødteksten i e -mailen, som kan anvendes på alle, der modtager den. Fortæl modtageren, hvordan han skal kontakte dig, eller en anden, de kan kontakte.
Trin 2. Gem din skabelon
Når du er tilfreds med meddelelsen, skal du klikke på Gem som … I rullemenuen "Gem som type" skal du vælge Outlook -skabelon. Dette gemmer filen som en skabelon, der indlæses i Outlook.
Trin 3. Opret en regel
For at autosvaret fungerer korrekt, skal du definere nogle regler for at automatisere processen. I Office 2003/2007 skal du klikke på menuen Værktøjer og vælge Regler og advarsler. I Office 2010/2013 skal du klikke på fanen Filer, vælge Info og derefter klikke på Regler og advarsler. Dette åbner menuen Regler for e-mail.
- Klik på knappen Ny regel. Du bliver bedt om at vælge en skabelon. Vælg "Kontroller meddelelser, når de kommer" i afsnittet "Start fra en tom regel". Klik på Næste.
- Beslut, hvilken besked du vil svare på. Hvis du vil besvare alle meddelelser, du modtager i din indbakke, skal du markere feltet "hvor mit navn er i feltet". Du kan indsnævre det ved at angive en bestemt levering eller e -mail med bestemte ord i e -mailens emne eller brødtekst. Klik på Næste, når du har foretaget dit valg.
- Indlæs din skabelon. Vælg feltet "svar ved hjælp af en bestemt skabelon" i det næste vindue for at indlæse den besked, du har oprettet tidligere. Klik på linket i beskrivelsesboksen for "en bestemt skabelon". Dette åbner en dialog, der spørger dig, hvor skabelonen skal gemmes. Vælg "Brugerskabeloner i filsystemet". Åbn den besked, du har oprettet tidligere.
- Angiv dine undtagelser. Når skabelonen er indlæst, kan du angive forekomster, hvis du ikke vil have svaret sendt, f.eks. For bestemte modtagere eller for bestemte typer beskeder. Klik på Næste, når du har foretaget dit valg.
- Giv din regel et navn. Inden du kan afslutte, skal du tildele et navn til din regel. Brug noget let at huske, så du hurtigt kan deaktivere reglen i fremtiden. Marker feltet "Slå denne regel til" for at aktivere reglen, og klik derefter på Udfør.
Trin 4. Deaktiver reglen
Når du er tilbage på arbejde, kan du deaktivere reglen ved at genåbne menuen Regler og advarsler. Vælg den fraværsregel, du har oprettet fra din liste over aktive regler, og klik derefter på knappen Slet.
Tips
- En organisation defineres normalt som din virksomhed og indeholder personer, der har Exchange Server-konti på dit e-mail-system.
- Menuen Værktøjer vises i hovedvinduet i Outlook. Hovedvinduet er det samme vindue, der vises, når du starter Outlook og indeholder menuerne Filer, Rediger, Vis, Gå, Værktøjer, Handlinger og Hjælp. Der er ingen menuen Værktøjer i det vindue, du bruger til at oprette eller få vist elementer såsom e-mail-beskeder, kontakter eller opgaver.
- Hvis du markerer feltet Automatisk afspilning til personer uden for min organisation, vises fanen Uden for min organisation (Til) ved siden af fanenavnet.
- Kontakten skal være i mappen Exchange Server -kontakter. Hvis kontakten kun er i en mappe, der er en del af en personlig mappe (.pst) -fil, sendes den automatiske svarmeddelelse ikke.
