Hvis du ejer en virksomhed, skal du muligvis skrive breve til kunderne. Du kan skrive noget for at lade kunderne vide om nye begivenheder eller tilbud, eller du kan svare på kundens klager på vegne af virksomheden. Uanset årsagen til brevet, bør du altid opretholde en professionel stil.
Trin
Del 1 af 2: Formatering af et virksomhedsbrev
Trin 1. Brug professionelt brevpapir
Forretningsbrevet vil være en repræsentation af din virksomhed. Så det skal se anderledes ud og af høj kvalitet. Forretningsbrevet skal også indeholde dit firmas logo eller branding.
Du kan oprette brevpapir ved hjælp af forudformede brevpapirfarveprøver i Microsoft Word. Sørg for at bruge logoet eller mærket, der er på brevpapiret
Trin 2. Åbn et tekstbehandlingsprogram
Du skal altid skrive forretningsbreve på computeren.
- Opret et nyt dokument, og sæt en kant på 2,5 cm på dokumentet.
- Brug en serif skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Sørg for altid at bruge en skriftstørrelse, der ikke er større end 12 punkter og ikke mindre end 10 punkter. Et forretningsbrev skal være let at læse på grund af skrifttypevalg eller skriftstørrelse.
- Sørg for, at dokumentet er indstillet til et enkelt mellemrum.
Trin 3. Juster blokkenes form
Blokform er det mest almindelige format, der bruges i forretningsbreve. Denne formular er også den nemmeste at oprette og følge. Hver titel skal justeres, og der skal være et mellemrum mellem hver titel. Fra bunden af dokumentet skal dit forretningsbrev have følgende overskrifter:
- Dagens dato, eller den dato du sendte brevet. Datoen er vigtig, fordi den både kan bruges som din note og modtagerens note. Desuden kan datoer også have lovlig anvendelse. Så sørg for, at datoen er korrekt.
- Retur adresse. Dette afsnit indeholder din adresse formateret i standardadressestilen. Hvis din adresse allerede findes på brevpapiret, kan du springe denne sektion over.
- Adresse på indersiden. Dette afsnit indeholder navn og adresse på den person, der modtog brevet. Brug af ordet hr. / Fru er valgfri. Så hvis du for eksempel skrev et brev til Nina Marlina, kunne du skrive Ms. på hans navn, hvis du ikke er sikker på, hvad hans civilstand er.
- Hilsen. Hilsener kan bruge ordene "Kære fru Marlina" eller "Kære Nina Marlina". Hvis du ikke er sikker på, hvem der læser brevet, skal du bruge ordet "Med venlig hilsen". Du kan også bruge "Til interesserede parter", men kun som en sidste udvej, hvis du ikke ved, hvem dit publikum er.
- Brevkrop. Vi vil diskutere dette mere i det næste afsnit af artiklen.
- Følgebrev, med underskrift. Du kan bruge ordene "Med venlig hilsen" eller "Hilsen".
Del 2 af 2: Skrivning af et forretningsbrev
Trin 1. Identificer dit publikum
Brevets stil bør altid forblive professionel, uanset hvem publikum er. Du kan dog justere dit sprog eller ordvalg ud fra den person, der vil modtage dit brev. Hvis du skriver til personaleafdelingen på en anden virksomhed, skal du muligvis bruge et mere formelt sprog. Men hvis du skriver til en bestemt kunde, kan du bruge et mere uformelt eller afslappet sprog.
- At identificere dit publikum betyder også, at du vil forhindre forvirring i dit publikum. Undgå at bruge udtryk, som dine læsere ikke forstår. Kunder kender sandsynligvis ikke akronymerne, der f.eks. Bruges til din virksomheds rumprogram, så undgå at bruge dem i bogstaver.
- Reglen nummer et for at skrive et godt forretningsbrev er, at det skal være klart, kortfattet og høfligt.
Trin 2. Forklar formålet med bogstavet i den første linje
Overvej formålet med brevet. Er det for at lade kunderne vide om din nye placering i en ny bydel? Er det for at minde kunderne om ubetalte regninger eller saldi? Eller for at reagere på kundeklager? Med dette mål for øje skal du skrive en første linje, der lader læseren med det samme vide, hvad brevet handler om. Skriv ikke formålet med brevet, der ikke er klart. Kom lige til sagen.
- Begynd med at bruge "jeg", hvis du udtrykker din mening som virksomhedsejer. Brug "vi", hvis du skriver på vegne af en virksomhed eller organisation.
- Fokuser på direkte udsagn som: "Med dette brev informerer vi dig" eller "Med dette brev spørger vi." Du kan også bruge en "jeg" -erklæring, hvis du skriver et brev som virksomhedsejer. For eksempel: "Jeg kontaktede dig fordi" eller "jeg har for nylig hørt om … og vil vide mere om …"
- For eksempel, hvis du (virksomhedsejeren) skrev til Nina Marlina om en ubetalt regning siden sidste måned, skal du starte brevet med: "Jeg kontaktede dig, fordi du har en ubetalt saldo på din konto siden marts 2015."
- Eller hvis du er medarbejder i en virksomhed, og du skriver for at svare på en kundeklager over virksomhedens rumprogram, skal du starte brevet med: "Vi har modtaget din klage over vores Mars -rumprogram."
- Hvis du skriver et brev for at lade læserne vide, at de har vundet en konkurrence, eller at de har en plads i et kandidatprogram, skal du starte med en sætning som: "Jeg er glad for at fortælle dig det …" eller "Vi jeg ville elske at fortælle dig det … ".
- Hvis du fortæller dårlige nyheder, skal du starte med en sætning som: "Det er med et tungt hjerte, at vi fortæller dig det …". Eller: "Efter grundig overvejelse har jeg besluttet ikke at …".
Trin 3. Brug aktive sætninger, ikke passive
Vi bruger den passive stemme hele tiden i almindelig tale. Men den passive stemme kan få dit forfatterskab til at se kedeligt eller forvirrende ud. Aktive sætninger er meget mere effektive i forretningsbreve, fordi de viser en mere selvhævdende sprogstil.
- Et eksempel på en passiv sætning er: "Hvilken klage kan jeg håndtere for dig?" Emnet for sætningen, nemlig kunden ("dig"), vises i slutningen af sætningen, ikke i begyndelsen af sætningen.
- Et eksempel på en aktiv sætning ville være: "Hvad kan jeg gøre for at behandle din klage?" Denne version af sætningen, med den aktive stemme, er meget tydeligere og lettere at forstå for læseren.
- Brug af den passive stemme kan være en god måde at få dit budskab frem uden at henlede opmærksomheden på de forkerte eller ubehagelige punkter. Men brug den passive stemme kun i dette tilfælde. Generelt er den aktive stemme meget mere effektiv i et forretningsbrev.
Trin 4. Se tidligere begivenheder eller tidligere kommunikation med læsere, hvis nogen
Du har muligvis kontaktet Nina Marlina tidligere i den sidste måned med en advarsel om hendes ubetalte regning. Eller måske har kunderne udtrykt deres skuffelse over rumprogrammet sidste måned på en konference. Hvis du har haft kontakt med læserne før, skal du oplyse det. Dette vil minde læseren om dine tidligere kontakter og gøre forretningsbrevet mere presserende og vigtigt.
Brug sætninger som: "Ifølge mit tidligere brev om din ubetalte regning …" eller "Tak for din betaling i marts." Eller "At høre om dine problemer med rumprogrammet på en konference i maj var meget nyttigt."
Trin 5. Kom med en anmodning eller tilbud om hjælp
Vis en positiv sprogstil til læseren ved at fremsætte en høflig anmodning eller tilbud om assistance i form af et arbejdsforhold.
- Lad os sige, at du er en virksomhedsejer, der prøver at få kunderne til at betale regninger. Brug sætninger som: "Jeg værdsætter din hurtige opmærksomhed på din ubetalte regning."
- Antag, at du skriver på vegne af din virksomhed. Brug sætninger som: "Vi vil gerne arrangere et møde ansigt til ansigt med dig og vores personalechef."
- Du bør også tilbyde at besvare spørgsmål eller bekymringer, læsere måtte have. Brug sætninger som: "Jeg vil med glæde besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du måtte have om din fakturering" Eller "Vil du have, at vi giver dig flere detaljer om dette program?"
Trin 6. Opsummer brevet
Tilføj en opfordring til handling, fra din side eller fra læserens side. Denne anmodning kan være en anmodning om betaling inden for en bestemt dato eller en note om oprettelse af et formelt møde med læseren.
- Tilføj en sætning for at kontakte modtageren af brevet i fremtiden. "Jeg glæder mig til at se dig til budgetmødet i næste uge." Eller "jeg ser frem til at diskutere dette yderligere med dig under dit besøg i vores hovedkvarter."
- Registrer alle de dokumenter, du har medtaget i dit brev. Tilføj sætninger som "Vedhæftede ubetalte regninger" eller "Vedhæftet en kopi af vores rumudvidelsesprogram."
- Afslut brevet med en afsluttende sætning. Brug "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" til en klient eller kunde.
- Brug "Hilsen" til formelle breve til folk, du slet ikke kender.
- Brug bare "Hilsen" eller "Med venlig hilsen", hvis du skriver til en, du kender godt eller har et arbejdsforhold med.
Trin 7. Ret bogstavet
Al den omhyggelige formatering og skrivning går til spilde, hvis brevet er fyldt med stavefejl!
- Se efter hver sætning, der bruger den passive stemme, og prøv at ændre sætningen til en aktiv sætning.
- Vær opmærksom på eventuelle sætninger, der er for lange eller uklare og direkte. I forretningsbreve er mindre normalt bedre, så reducer din sætningslængde, hvis det er muligt.
