Skal du skrive et godt, fejlfrit fagligt brev? De fleste virksomhedsbreve følger et fast, let at lære format, som du kan anvende til enhver form for indhold. Forretningsbreve skal altid indeholde dato, afsender- og modtagerinformation og et par brødtekster. Følg nedenstående trin, og foretag ændringer i henhold til din virksomheds standarder.
Trin
Del 1 af 4: Start af et brev
Trin 1. Kend formatet
Uanset indholdet i dit brev, er der nogle standard forretningsbrevpræsentationer, der skal følges. Forretningsbreve skal skrives og udkastes med en almindelig skrifttype, f.eks. Arial eller Times New Roman. Brug blokafsnit. Det vil sige, at du starter et nyt afsnit ved at trykke på Enter to gange. I blokafsnit må du ikke foretage den første linies indrykning.
- Brug en kant på 2,54 cm på alle sider.
- Forretningsbreve sendt via e -mail skal også indtastes i en almindelig skrifttype. Brug ikke scripts eller andre farver end sort og hvid i forretningsmails.
Trin 2. Vælg den rigtige papirtype
Bogstaver skal udskrives på A4 -papir, der måler 21 x 29,7 cm eller A4, der måler 21,5 x 29,7 cm. Flere lange bogstaver eller kontrakter kan udskrives på F4 -papir eller 21 x 33 cm Folio.
Hvis brevet vil blive sendt med posten, kan du overveje at udskrive det på virksomhedens brevpapir. Brugen af brevpapir vil forstærke et professionelt indtryk og give virksomhedens logo og kontaktoplysninger
Trin 3. Inkluder oplysninger om din virksomhed
Indtast virksomhedens navn og adresse, og brug en ny linje til at markere hver del af adressen. Hvis du er selvstændig eller uafhængig entreprenør, skal du sætte dit navn i stedet for firmanavnet eller over dit firmanavn
- Hvis din virksomhed allerede har brevpapir, kan du bruge det i stedet for at skulle indtaste firmanavn og adresse.
- Hvis adressen skal skrives, skal den justeres til højre eller venstre for toppen af siden, afhængigt af dine præferencer og virksomhedens.
- Hvis brevet sendes til udlandet, skal du indtaste navnet på dit land med store bogstaver.
Trin 4. Indtast datoen
At skrive den fulde dato ned er den mest professionelle løsning. Skriv f.eks. "1. april 2012". Datoen skal venstrejusteres, et par linjer over modtageroplysningerne.
Hvis du skriver brevet over flere dage, skal du bruge datoen, da du fuldførte det
Trin 5. Tilføj modtagerinformation
Skriv modtageroplysningerne i følgende rækkefølge: fuldt navn, eventuel titel (eventuelt), firmanavn og adresse. Brug en ny linje til hvert stykke information. Hvis det er nødvendigt, skal du inkludere et referencenummer. Modtagerinformation skal være venstrejusteret et par linjer under datoen.
Vi anbefaler, at du retter brevet til en bestemt person. På den måde vil den pågældende person kunne svare på dit brev. Hvis du ikke kender navnet på den person, du henvender dig til, skal du undersøge lidt. Ring til modtagerfirmaets telefonnummer for deres navn og titel
Trin 6. Vælg en hilsen
En hilsen er en vigtig indikator for respekt, og den hilsen, du bruger, afhænger af, hvem der modtager den, om du kender modtageren godt, og også hvor formelt dit forhold til dem er. Overvej følgende muligheder:
- Brug "Til hvem det kan vedrøre", kun hvis du ikke helt ved, hvem du henvender dig til.
- Hvis du ikke kender modtageren, er "Dear Sir/Madam" en sikker mulighed.
- Du kan også bruge modtagerens fulde navn og titel, f.eks. "Kære Dr. Dewi Sari".
- Hvis du kender modtageren godt og har et uformelt forhold til modtageren, kan du overveje at bruge et fornavn, for eksempel "Kære Susan."
- Hvis du ikke er sikker på, hvad modtagerens køn er, skal du blot skrive det fulde navn ned, f.eks. "Kære Kris Damanik"
- Glem ikke at sætte et komma efter hilsenen eller et semikolon, hvis du bruger "Til hvem det kan vedrøre".
Del 2 af 4: Sammensætning af brevets krop
Trin 1. Brug den rigtige skrivestil
Ifølge ordsproget er tid penge, og de fleste forretningsfolk kan ikke lide at spilde tid. Derfor bør din brevskrivestil være kortfattet og professionel. Arranger dit brev, så det kan læses hurtigt, lige til det punkt og kun indeholder korte personlige kommentarer i første afsnit. For eksempel kan du starte med "Med hensyn til …" og fortsætte derfra.
- Tænk ikke for meget på smukke overgange, vanskelige ord eller lange, snoede sætninger. Formålet med dit brev er at kommunikere det, der skal siges, så hurtigt og klart som muligt.
- Brug en overbevisende tone. Mest sandsynligt er formålet med dit brev at overtale læseren til at gøre noget, såsom at ændre mening, løse et problem, sende penge eller handle. Så formidl din anmodning og begrundelser i den rigtige tone.
Trin 2. Brug personlige pronomen
At bruge pronomenerne "jeg", "vi" og "dig" i forretningsbreve er helt acceptabelt. Udtryk dig selv som "mig" og læseren som "dig".
Vær forsigtig, hvis du skriver et brev på vegne af en organisation. Hvis du forsøger at formidle virksomhedens synspunkter, bør du bruge “vi”, så læserne ved, at virksomheden står bag din erklæring. Hvis du udtrykker en personlig mening, skal du bruge "jeg"
Trin 3. Skriv klart og præcist
Sørg for, at læseren virkelig forstår, hvad du skriver. Læsere reagerer kun hurtigt, hvis hensigten med dit brev er klar. Især hvis der er et resultat eller en handling, du gerne vil have, at læseren foretager efter modtagelsen af brevet, skal du gøre det klart. Beskriv din position med så få ord som muligt.
Trin 4. Brug aktive sætninger
Når du beskriver en situation eller fremsætter en anmodning, skal du sørge for at vælge den aktive stemme, ikke den passive stemme. Den passive stemme vil gøre din skrivning tvetydig eller generel. Derudover er aktive sætninger mere effektive og direkte til problemets kerne. For eksempel:
- Passiv: Solbrillerne er ikke designet eller fremstillet med tanke på holdbarhed.
- Aktiv: Din virksomhed designer og producerer solbriller uanset deres holdbarhed,
Trin 5. Brug samtalesprog, hvis det føles passende
Breve er skrevet af og til mennesker. Undgå at kopiere bogstaver, når det er muligt. Du kan ikke opbygge relationer ved at kopiere standardbogstaver. Brug dog ikke ikke-standardiseret sprog eller slang, f.eks. "Du ved", "jeg mener" eller "vil". Anvend stilen til at skrive et forretningsbrev, men skriv ord, der er venlige og høflige.
- Hvis du kender modtageren godt, kan du tilføje en one-liner-hilsen.
- Brug din intuition til at bedømme, hvor meget personlighed brevet vil bringe frem. Nogle gange kan lidt humor hjælpe på forretningsniveau, men tænk dig godt om, før du bruger den.
Trin 6. Bliv høflig
Selvom du sender et klagebrev eller en klage, kan du stadig være høflig. Overvej modtagerens position, og tilbud så meget hjælp som muligt til at imødekomme situationen.
Et eksempel på en uhøflig klage: "Jeg synes, dine solbriller er sutte, og jeg vil aldrig købe dit produkt igen". Et eksempel på en høflig klage ville være: "Jeg er skuffet over konstruktionen af dine solbriller, i fremtiden planlægger jeg at købe et andet mærke solbriller"
Trin 7. Brug et "andet" brevpapir til yderligere sider
De fleste forretningsbreve er præcise nok til at passe på en side. Men hvis du skal skrive et længere brev, f.eks. En kontrakt eller en juridisk afgørelse, kan det være nødvendigt med yderligere sider. Brug et "andet" brevpapir, som normalt indeholder en kort adresse og er lavet af samme papirtype som hovedpapiret.
Medtag sidetallet på den anden og efterfølgende side, øverst på siden. Du skal også inkludere modtagerens navn og dato
Trin 8. Afslut dit brev
I det sidste afsnit skal du opsummere dine punkter og understrege den handling, du vil foretage, eller hvad du forventer af modtageren. Husk, at modtageren kan kontakte dig med spørgsmål eller bekymringer vedrørende brevet, og derefter takke dem for deres opmærksomhed på det brev, du har sendt.
Del 3 af 4: Lukning af brevet
Trin 1. Vælg en afsluttende hilsen
En afsluttende hilsen er ligesom en åbningshilsen en indikator på respekt og formalitet. "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" er de sikreste afsluttende hilsner. Du kan også overveje "Med venlig hilsen" eller "Hilsen". Hilsener, der ikke er for formelle, men alligevel har en professionel tone, er "Hilsner om succes", "Hilsner" og "Tak". Brug et komma efter den afsluttende hilsen.
Trin 2. Sæt din signatur
Lad fire linjer stå tomme for din signatur. Tegn efter, at brevet er udskrevet, eller hvis du har sendt det via e -mail, skal du scanne billedet af din signatur og indsætte det i signaturafsnittet. Valget af blæk til signaturen er blå eller sort.
Hvis du underskriver et brev på en persons vegne, skal du skrive "pp:" før din underskrift. "pp" står for per procurationem, hvilket betyder "repræsentant" eller "på vegne af"
Trin 3. Indtast dit navn og dine kontaktoplysninger ved at skrive
Under din signatur skal du inkludere dine oplysninger, herunder dit navn, titel, telefonnummer, e -mail -adresse og andre passende kontaktmidler. Brug en ny linje for hver type information.
Trin 4. Tilføj maskinskriverens initialer
Hvis den person, der skriver brevet, og forfatteren er en anden person, skal du tilføje maskinskriverens initialer under signaturblokken. Nogle gange er initialerne til forfatteren af brevet også inkluderet. Hvem der arbejdede med brevet, vil således være tydelig.
- Hvis du kun medtager maskinskriverens initialer, skal du skrive dem med små bogstaver, f.eks. Mj.
- Hvis du også inkluderer forfatterens initialer, skal du skrive dem med store bogstaver med maskinskriverens initialer med små bogstaver, for eksempel RW: mj. Andre stilarter tilføjer et skråstreg mellem initialerne, f.eks. RW/mj.
Trin 5. Inkluder oplysninger om vedhæftede filer
Hvis du vedhæfter yderligere dokumenter til modtagergennemgang, skal du notere et par linjer under kontaktoplysningerne med angivelse af antallet og typen af vedhæftede dokumenter. Skriv for eksempel: "Tillæg (2): CV, brochure." Eller i traditionel stil kan du skrive vedhæftede beskrivelse øverst i brevet, under datoen.
Du kan også forkorte "Vedhæftet fil" med "Lampe"
Trin 6. Inkluder en kopi af oplysningerne
Hvis du sender en kopi af brevet til en anden, skal du inkludere dette i brevet. Dette angives ved at skrive "cc:" eller "Copy" under linjen "Vedhæftet fil" sammen med navnet og titlen på modtageren af kopien ("cc" står for høflighedskopi, men tidligere betød det carbon kopi, når bogstaver blev stadig skrevet på en skrivemaskine og kopieret med kulstofpapir).
- Skriv f.eks.: "cc: Mari Santi, vicedirektør for marketing"
- Hvis du tilføjer mere end ét navn, skal du justere det andet navn under det første, men uden "cc:"
Del 4 af 4: Afslutning af breve
Trin 1. Foretag redigeringer
Præsentation er et centralt element i professionalisme. Sørg for, at modtageren let kan se dig som en dygtig og ansvarlig person ved at redigere dit brev og kontrollere for fejl. Brug stavekontrollen i din tekstbehandler, men glem ikke at læse den omhyggeligt, inden du sender den.
- Spørg dig selv, er brevet klart og kortfattet? Er der afsnit længere end 3-4 sætninger? I så fald skal du afgøre, om du kan fjerne unødvendige udsagn.
- Hvis brevet er meget vigtigt, skal du muligvis have en ven eller en kollega til at læse det. Nogle gange kan andre mennesker hjælpe med at få øje på sprogfejl eller akavethed, som du måske ikke er opmærksom på.
Trin 2. Hold ikke siderne sammen med en hæftemaskine
Hvis dit brev består af flere sider, bør der ikke bruges en hæftemaskine. Hvis du vil sikre dig, at siderne er i orden, skal du klippe dem sammen med et papirclips i øverste venstre hjørne.
Trin 3. Send
Hvis du sender brevet med posten, skal du bruge en virksomhedskonvolut. Brug en konvolut med dit firmas logo, hvis det er tilgængeligt. Skriv returadresse og modtageradresse pænt. Fold bogstavet i tredjedele, så modtageren folder toppen ud først, inden bunden åbnes. Sørg for, at du klistrer nok frimærker, og send det derefter.
- Hvis du føler, at din håndskrift ikke er god og ikke matcher din professionelle person, skal du skrive adressen i din tekstbehandler og udskrive den på konvolutten.
- Hvis brevet er presserende og/eller forhastet, kan du overveje at sende det via kurer.
- Hvis du vil sende det via e -mail, skal du først konvertere det til HTML eller gemme det som en PDF, så formatet ikke ændres. Det ville dog være rart, hvis brevet blev sendt fysisk.
Tips
- Brug en kvalitetspen til at underskrive bogstaver.
- Svar hurtigt på breve. Hvis du ikke kan svare inden for en uge, skal du give det videre til modtageren og fortælle ham, hvornår han kan vente på dit svar.
- Fremhæv den positive side. Tal om, hvad du kan, ikke hvad du ikke kan. For eksempel, hvis et produkt ikke er på lager, skal du ikke fortælle kunden, at du ikke kan opfylde deres ordre. Sig i stedet, at produktet er meget populært og er udsolgt. Fortæl dem derefter, hvornår du kan opfylde deres ordre.
-
Hvis du skriver et komplekst brev, skal du først skrive omridset.
- Skriv ned ethvert emne, du vil dække, du behøver ikke tænke på ordren.
- For hvert emne skal du lave en liste over søgeord, eksempler, argumenter og fakta.
- Bemærk relevansen af hvert emne på listen for formålet og modtageren af brevet.
- Kassér de dele, der ikke er nødvendige.
- Sorter oplysningerne i den rækkefølge, der er bedst for læseren.
Advarsel
- Brug ikke flatterende sprog. Oprigtig ros er acceptabel, men for meget ros betyder, at du på arbejdet er afhængig af ros, ikke kompetence.
- Brug ikke stump eller påtrængende sprog. Husk, at du forsøger at reparere eller starte et forretningsforhold gennem dette brev.
