Ugentlige rapporter bruges ofte i mange virksomheder og i detailhandelsmiljøer eller i forskningsprojekter og praktikophold. Skriv korte, præcise ugentlige rapporter, så din chef har et klart billede af de fremskridt, du har gjort.
Trin
Del 1 af 3: Organisering af information
Trin 1. Identificer formålet med rapporten
Selvom du skal indsende ugentlige rapporter som en del af opgaven, er formålet med selve rapporten ikke at beholde jobbet. At kende årsagerne til, at din chef beder om en ugentlig rapport, hjælper dig med at bestemme præcis, hvilke oplysninger der skal inkluderes i rapporten, og hvad der er vigtigst.
- Normalt skrives der rapporter for at holde ledere ajour om status for det projekt, du arbejder på, eller for at hjælpe dem med at træffe beslutninger.
- Hvis du f.eks. Er en butikschef, kan du blive bedt om at indsende en ugentlig rapport, der opsummerer ugens salg. Arbejdsgivere bruger disse rapporter til at evaluere butikkens ydeevne, prisniveauer og modtagne ordrer.
- Hvis du indsender en ugentlig rapport til et praktik- eller forskningsprojekt, er formålet med rapporten at vise din chef eller instruktør, hvor meget du skrider frem og dele eventuelle større gennembrud og opdagelser.
Trin 2. Beslut, hvem der vil læse rapporten
At vide, hvem dit publikum er, er vigtigt for at planlægge en rapport. Hvis du ikke ved, hvem der vil læse rapporten (og hvorfor), har du ingen måde at vide, hvilke oplysninger der er vigtigst.
- Identifikation af din målgruppe hjælper dig også med at forstå, hvordan din rapport skal være opbygget, og hvilket sprog du skal bruge. For eksempel kan du skrive en sand rapport, hvis publikum er en gruppe på fem-årige, end hvis du skrev den til ledere i et stort selskab.
- Du får også et klarere billede af, hvad dit publikum allerede ved, og hvad du skal forklare mere detaljeret eller skal give yderligere referencekilder. For eksempel, hvis du skriver en ugentlig rapport om et juridisk spørgsmål, og den vil blive læst af en gruppe advokater, er det ikke nødvendigt at give et detaljeret resumé af loven. En sådan opsummering kan dog være nødvendig, hvis du skriver en rapport om sagen for ledere eller administratorer, der ikke har nogen juridisk viden.
- Hvis rapporten er påkrævet til praktik, forskningsprojekt eller anden akademisk aktivitet, skal du huske på, at publikum ikke er din underviser eller instruktør, selvom rapporten vil blive forelagt dem. For at finde et publikum i denne kontekst skal du fokusere på arten af dit projekt og din disciplin som helhed.
Trin 3. Prioriter rapportens hovedpunkter
Selvom du skal prøve at holde din rapport så kortfattet som muligt, er det muligt, at dit publikum ikke læser det hele. For at reagere på dette skal du placere de vigtigste oplysninger eller det endelige resultat i begyndelsen af rapporten.
- For eksempel, hvis rapporten sigter mod at sammenligne og kontrastere tre forskellige udstyrsmærker og anbefale den, som du synes er bedst egnet til virksomhedens behov, skal konklusionen skrives i begyndelsen. Derefter kan du give en forklaring på hvorfor.
- Generelt bør rapportens første side indeholde et resumé af resultaterne, anbefalingerne eller konklusionerne. Brug resten af rapporten til at grave dybere, og læsere vil læse videre, hvis de føler behov eller ønsker at udvide deres forståelse af dine fund.
Trin 4. Vær opmærksom på den “skæbne”, som en rapport normalt oplever
I de fleste tilfælde genereres ugentlige rapporter for krav til datalagring og vil blive arkiveret i de relevante arkiver. Ugentlige rapporter læses sjældent i deres helhed i de fleste sammenhænge, og du bør ikke forvente andet.
- Brug dog ikke dette faktum som en undskyldning for at forfalske rapporter eller arbejde med dem, så de er af lav kvalitet. Rapporter skal afspejle dig selv og din arbejdsmoral. En sjusket udformet rapport vil sandsynligvis blive bemærket og at sige "jeg vidste, at du ikke ville læse den" er ingen undskyldning for at producere et sub-standard arbejdsprodukt.
- Selvom rapporten som helhed skal være af høj kvalitet og velskrevet, skal du fokusere på de dele af rapporten, som publikum mest sandsynligt vil læse. Dette afsnit er normalt et resumé eller en anbefaling. Du bør skrive det uden den mindste fejl.
- Husk, at overordnede ikke læser hele rapportens indhold, ikke fordi de ikke er interesserede, eller fordi de ikke er vigtige. Folk i ledende eller ledende stillinger har meget travlt, og de er dygtige til at indsamle de oplysninger, der er nødvendige for effektiv beslutningstagning. De læser ikke hele rapporten, medmindre det er absolut nødvendigt, men gemmer den bare hvis de vil læse den igen senere.
Del 2 af 3: Formatering af rapporter
Trin 1. Bed om en prøve
Mange virksomheder har et standardformat for ugentlige rapporter, og ledere eller ledere kan være vant til at modtage oplysninger på denne måde. Brug af forskellige formater kan føre til frustration og forvirring.
- Dette er meget vigtigt i udarbejdelsen af salgsrapporter. Chefer er vant til at se på rapporter med et blik og vide, hvor på siden de vil finde bestemte tal eller oplysninger. Brugen af forskellige formater bliver en ineffektiv foranstaltning, fordi de er tvunget til at læse hele rapporten for at finde de oplysninger, de har brug for.
- Kontakt administrationsassistenten for at se, om der er en skabelon, du kan bruge til at skrive en rapport. På den måde behøver du ikke oprette det fra bunden med en tekstbehandlingsapp. Mange virksomheder har dokumentskabeloner med de rigtige indstillinger, herunder margener, tabeller, afsnitsformater og skrifttyper.
Trin 2. Overvej forsendelsesmetoder
Hvis du indsender rapporten som et udskrevet dokument eller som en vedhæftet fil, vil formatet være et andet, end hvis du skrev det som en del af e-mailens tekst.
- Hvis du f.eks. Sender rapporten som en vedhæftet fil til en e-mail, skal du inkludere et resumé i teksten i e-mailen. På denne måde behøver læsere ikke at åbne bilaget for at forstå de vigtigste aspekter af din rapport.
- Hvis du indsender din rapport som et fysisk dokument, skal du sandsynligvis medtage et følgebrev eller en titelside, så rapporten kan identificeres og arkiveres korrekt.
- Uanset hvordan du indsender din rapport, skal du sørge for, at dit navn er inkluderet på alle sider, og at alle sider er nummereret i formatet "X of Y" (læs: side X af Y i alt). Regneark kan let spredes, og med et hurtigt blik burde man kunne fortælle, om rapporten er komplet, og hvem der har lavet den.
- Du kan nemt inkludere de nødvendige oplysninger som et overskrift (overskrift) på hver side. F.eks. Kunne overskriften lyde som følger “Sarita Hakim Salgsrapport, søndag 23, s. 3 af 7 ".
Trin 3. Inkluder et resumé
Resuméet er et kort resumé af hele rapporten, normalt kun et afsnit eller to, med et par sætninger for hvert afsnit i rapporten. Den generelle idé er, at en direktør kan læse dette resumé, og så længe det stemmer overens med hans første forventninger til det aktuelle emne, kan han handle uden at læse videre.
- Når du opretter en sammenfatning, er det meget vigtigt at bruge klart og kortfattet sprog, så det er let at forstå. Undgå jargon eller specifikke udtryk, der kræver forklaring, selvom du ved, at dit publikum er meget bekendt med disse udtryk.
- Skriv resuméet i slutningen, når du har gennemført alle de andre afsnit i rapporten. Du kan jo ikke opsummere noget, der ikke er skrevet endnu. Selvom du allerede har en detaljeret oversigt over, hvad du skal skrive i din rapport, kan tingene ændre sig under skriveprocessen.
Trin 4. Opret en struktur for rapportens afsnit og sektioner
Når du forstår det format, der skal bruges til at skrive rapporten, skal du oprette en oversigt over de sektioner i rapporten, der passer til rapportens formål.
- Kontroller omridset for at sikre, at alt flyder logisk fra et afsnit til et andet, og sørg for, at omridset er designet til at passe til det publikum, der er blevet identificeret til rapporten.
- Generelt vil rapporten indeholde en sammenfatning, introduktion, konklusioner og anbefalinger, fund og diskussion og en liste over referencer. Du kan inkludere vedhæftede filer, der indeholder relevante data, samt en indholdsfortegnelse til længere rapporter. Ugentlige rapporter er dog normalt ikke så lange.
- Hvert afsnit i rapporten omhandler et specifikt emne. I dette afsnit behandler hvert afsnit en idé. Hvis et afsnit i rapporten f.eks. Har titlen "Populære mærker for børn", kan du skrive et separat afsnit for hvert mærke. Hvis du skelner mellem drenge- og pigetøj, skal du oprette en undersektion (med passende undertekster) for hvert mærke og derefter et afsnit om drengetøj, som mærket tilbyder, og et andet afsnit om pigetøj.
Trin 5. Opret om nødvendigt en titelblad eller følgebrev
Kortere rapporter kræver muligvis ikke en separat titelside, men længere rapporter skal indeholde en dedikeret side, der identificerer dig som rapportens forfatter og kort forklarer formålet med rapporten.
- Titelsiden er forskellig fra oversigten og indeholder i det væsentlige de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde administrative formål, så rapporten kan arkiveres korrekt.
- Arbejdsgivere har muligvis en særlig introduktionsside, der er nødvendig til ugentlige rapporter. Sørg i så fald for, at du bruger det rigtige format.
- Titelsiden skal som minimum indeholde titlen eller beskrivelsen af rapporten (f.eks. "Ugentlig salgsrapport"), dit navn og navnene på andre bidragydere, navn på virksomheden og den dato, du har afsluttet eller indsendt rapporten.
Del 3 af 3: Brug af stærkt sprog
Trin 1. Opret effektive titler og undertekster
Overskrifter og underoverskrifter giver læsere mulighed for hurtigt at finde bestemte sektioner i rapporten, der interesserer dem, eller hvad de vil læse for at få mere understøttende information om dine konklusioner eller anbefalinger.
- Sørg for, at titlen og underteksten beskriver indholdet i afsnittet eller underafsnittet direkte og præcist.
- Når du f.eks. Udarbejder en ugentlig salgsrapport, kan du inkludere sektioner, der diskuterer "Dametøjstrender", "Herretøjstrender" og "Populære børnemærker". Inden for disse sektioner kan du placere undertekster for at fremhæve bestemte tendenser eller populære mærker.
- Brug den samme grammatiske konstruktion til alle overskrifter, så rapporterne lyder logiske og konsekvente. For eksempel, hvis den første titel lyder "Opbygning af fodfæste i herretøj", bør den anden titel være "Leading the Women's Clothing Trend" ikke noget i stil med "Women's Clothing Sales Figures".
Trin 2. Skriv en rapport ved hjælp af klare og enkle sætninger
Kortfattet skrivning med sætninger struktureret i en standard "emne-verb-objekt" rækkefølge giver klarhed i tanken og giver troværdighed til dine anbefalinger og konklusioner.
- Efter at have skrevet den første version af rapporten, skal du læse den omhyggeligt og fjerne alt unødvendigt sprog. Find handlingen for hver sætning og sted, der udførte handlingen ved siden af verbet. Tænk på hver sætning, som om den sagde "hvem gjorde hvad".
- Fjern unødvendige sætninger, og brug pausesætninger som "bortset fra", "med et formål" eller "i rækkefølge".
- Du synes måske, at denne skrivestil er kedelig, men formålet med at skrive ugentlige rapporter er ikke at underholde. Denne stil er mest effektiv til at få din pointe frem og formidle information til læseren.
Trin 3. Sørg for, at din skrivning er objektiv og upartisk
Dine anbefalinger bør være baseret på konkrete beviser, ikke meninger eller følelser. Overbevis læseren med stærke, klart skrevne fakta.
- Undgå unødvendige adjektiver og andre ord og sætninger, der har negative eller positive konnotationer. Fokuser i stedet på at skrive argumenter baseret på fakta.
- Lad os f.eks. Sige, at du anbefaler en forfremmelse for en af sælgerne i din ugentlige rapport. Støt anbefalingen med fakta, der viser, at medarbejderen er værdig, frem for at nedskrive subjektive eller følelsesmæssige detaljer. Sætningen "Sari har konstant et højt salg i vores butik, selvom hun kun arbejder 15 timer om ugen", ville være bedre end "Sari er min venligste medarbejder og forsøger altid sit bedste, selvom hun skal begrænse sine timer til at passe hende syg mor.”
Trin 4. Brug stærke ord
Når du skriver med den aktive stemme, bruger du det ene ord, der fortæller læseren, hvilken handling der foregår i sætningen, nemlig verbet. Brug korte, stærke verber, der klart beskriver den handling, der finder sted.
- Vælg simple verber. For eksempel er "brug" bedre end "brug".
- Verber, der beskriver processer, såsom tænkning, viden, forståelse og tro, er nogle gange nødvendige, men er generelt mindre kraftfulde end verber, der beskriver handling. Du skal muligvis grave dybere ned i en erklæring og gøre den til handling. For eksempel kan du skrive "Jeg tror, at vores salg vil stige i de næste par måneder." Rediger udsagnet og find ud af, hvorfor du tror på det. Derefter kan du skrive en sætning, der fører til handling som: "Historisk set stiger salget i feriesæsonen. Jeg forudser, at salget vil stige i november og december.”
- For at bevare handlingsorienteret skrivning skal du kontrollere rapporten og prøve at fjerne præpositioner og erstatte dem med stærkere verber. For eksempel kan "generel konsensus" forenkles til "konsensus", og hvis nogen "yder beskyttelse", bliver indtrykket endnu stærkere ved at sige, at han "beskytter".
Trin 5. Undgå den passive stemme
Når du skriver med den passive stemme, lægger du mindre stress på den person, der gør det og lægger større vægt på handlingens genstand. Selvom det i nogle tilfælde er nødvendigt af politiske eller diplomatiske årsager, resulterer brugen af den passive stemme ofte i uklar og forvirrende skrivning.
- Den aktive stemme belønner den person, der har handlet, og viser læseren af rapporten, hvem der er ansvarlig for handlingen. For at forstå, hvorfor dette er vigtigt, skal du forestille dig, at du læser en artikel om en brand, der siger: "Heldigvis blev alle børn frelst." Identiteten af den person (eller personer), der reddede børnene, er vigtig. Hvis sætningen lyder "Den lokale præst, far Johan, gik frem og tilbage gennem ilden, der omgav børnehjemmet og reddede alle børnene", ved du nu, hvem der fortjener æren for at være en helt i den situation.
- Aktive sætninger er også vigtige for at tage ansvar for handlinger, der kan have negative konsekvenser. Hvis du skriver "Der er opstået en fejl" i din rapport, vil din chef gerne vide, hvem der har begået fejlen, så han eller hun kan give den passende straf. Hvis du laver en fejl, vil det virkelig hjælpe dig at indrømme og tage ansvar for handlingen.
- For at finde og fjerne passive sætninger skriftligt skal du kigge efter verber, der starter med "di-". Når du finder det, skal du identificere handlingen i sætningen, finde ud af, hvem der gjorde det, og flytte det til begyndelsen og midten af sætningen.
Trin 6. Formidle oplysninger ved hjælp af visuelle elementer
Tabeller og grafer er meget lettere at læse og følge end afsnit, der giver de samme oplysninger, især hvis de oplysninger, der skal formidles, består af mange tal.
- Vælg de rigtige visuelle elementer for at formidle information til læserne på en måde, der er nyttig for dem og afspejler rapportens formål.
- For eksempel kan du vælge en stregdiagram for at vise tendensen med stigende salg af uldjakker. Denne måde at præsentere information på vil være mere effektiv til at vise stigningen end en tabel med antallet af uldjakker, der sælges hver måned, fordi tabellen kræver, at læseren ser på alle tallene, sammenligner dem og erkender, at der er en stigning. Alt det kan gøres ved blot at vise en simpel stregraf.
- Husk, at øjet er tiltrukket af visuelle elementer. Sørg for, at disse elementer ser pæne og organiserede ud og er placeret i den korrekte position øverst på siden. Du præsenterer ganske enkelt de visuelle elementer, der er vigtige for din anbefaling eller konklusion.
Trin 7. Fjern jargon
Hver branche eller akademisk disciplin har visse uundgåelige udtryk samt modeord, der vinder popularitet fra kendte bøger eller artikler. Selvom de nogle gange er nyttige, tilføjer disse ord normalt ikke værdi eller formidler ikke budskabet effektivt.
- Det kan være nyttigt at skrive en liste over almindelige branchens nøgleord, så du ikke bruger dem for meget i dine rapporter. Når rapporten er færdig, kan du søge efter disse ord i dokumentet og erstatte dem om nødvendigt.
- Husk på, at overforbrug af trendy søgeord ikke betyder for læseren, at du er "velinformeret" i feltet, men snarere skaber det modsatte indtryk. Generelt er ledere og ledere ældre og har set hundredvis af sådanne ord komme og gå. Hvis du bruger det for meget, tror de, at du er doven og ikke ved, hvad du taler om, eller prøver bare at imponere dem.
- Du bør også undgå at bruge alt for komplekse termer. For eksempel, hvis du skriver en rapport, der opsummerer et juridisk problem, betyder det ikke, at du skal pebre den med en masse juridisk jargon.
Trin 8. Udfør en omhyggelig karakterkontrol
Rapporter fulde af typografiske og grammatiske fejl kan være ubehagelige for læsere og afspejle et negativt billede af dig. Udarbejd rapporten i god tid inden deadline, så du har tid nok til at foretage en ordentlig karakterkontrol.
- Kør et grammatik- og stavekontrolprogram på det tekstbehandlingsprogram, du bruger. Dette program springer en masse fejl over, især stavefejl, der resulterer i homofoniske fejl (f.eks. At skrive "ladet", når du vil skrive "tilstand").
- Gør du omhyggelig tegnkontrol baglæns (bagfra) er en god måde at sikre, at du ikke går glip af fejl. Desuden, hvis du er fortrolig med det, du vil skrive, sender du fejl, såsom manglende ord, fordi hjernen automatisk fuldfører dem. Dette sker ikke, hvis du tjekker det fra bagsiden til forsiden.
- Højtlæsning af rapporter er en anden effektiv måde at opdage fejl og redigere skrivestil. Hvis du synes, det er svært at læse en bestemt sætning eller et afsnit, er chancerne stor for, at den del er vanskelig at forstå, fordi læserne også vil have det samme svært. Ret de vanskelige dele, så de kan flyde bedre.
