Excel er fantastisk til tabeller og data, men hvordan kan du bruge og strukturere det, så det opfylder dine behov? Sorteringsværktøjet lader dig hurtigt sortere kolonner med forskellige formater, eller du kan oprette dine egne formater til flere kolonner og datatyper. Brug sorteringsfunktionen til at organisere dine data og gøre det lettere at forstå og bruge.
Trin
Del 1 af 3: Sortering alfabetisk eller efter tal
Trin 1. Vælg dine data
Du kan klikke og trække (klikke og trække) for at vælge den kolonne, du vil sortere efter, eller du kan klikke på en celle i kolonnen for at gøre cellen aktiv og lade Excel sortere dataene automatisk.
Alle data i en kolonne skal ordnes efter den type, der skal sorteres (eksempel: tekst, tal, datoer)
Trin 2. Kig efter knappen Sorter
Denne knap findes på fanen Data i sektionen Sorter og filtrer. For at sortere hurtigt skal du bruge knapperne "AZ ↓" og "AZ ↑".
Trin 3. Sorter dine kolonner ved at klikke på den relevante knap
Når du sorterer tal, kan du sortere dem fra laveste til højeste ("AZ ↓") eller fra højeste til laveste ("AZ ↑"). Når du sorterer tekst, kan du sortere den alfabetisk ("AZ ↓") eller i omvendt alfabetisk rækkefølge ("AZ ↑"). Når du sorterer datoer eller tidspunkter, kan du sortere dem fra tidligst til seneste ("AZ ↓") eller fra tidligste til tidligste ("AZ ↑").
Hvis der er en anden kolonne, der indeholder data udover den kolonne, du sorterer, vises et spørgsmålsvindue, der spørger, om du vil indtaste dataene til sortering. Resultatet af ordren er stadig baseret på den kolonne, du har valgt, men dataene ved siden af den kolonne vil følge ordren i henhold til dataene i den valgte kolonne
Trin 4. Problem med kolonne, der ikke sorteres
Hvis du støder på en fejlmeddelelse, når du prøver at sortere, er den mest almindelige årsag et formateringsproblem med dataene.
- Hvis du sorterer tal, skal du sørge for, at alle celler er formateret som tal og ikke som tekst. Tal kan ved et uheld 'importeres' eller læses som tekst fra visse regnskabsprogrammer eller applikationer.
- Hvis du sorterer tekst, kan der opstå fejl som følge af tilstedeværelsen af mellemrum eller forkert dataformatering.
- Hvis du sorterer efter dato eller klokkeslæt, opstår problemet normalt i form af data. For at Excel kan sortere efter dato, skal du sørge for, at alle dine data er formateret som datoer.
Del 2 af 3: Sorter efter flere kriterier
Trin 1. Vælg dine data
Sig, at du har et regneark med en liste over kundenavne og deres bylokationer. Derefter vil du sortere byerne alfabetisk og derefter sortere hver kunde alfabetisk såvel inden for hver by. Du kan gøre dette ved at oprette en tilpasset sortering.
Trin 2. Klik på knappen Sorter
Det er placeret i sektionen "Sorter og filtrer" på fanen Data. Et vindue vises, så du kan oprette en bestemt sekvens med forskellige kriterier.
Hvis din kolonne har overskrifter i den første celle, f.eks. "By" og "Navn", skal du markere afkrydsningsfeltet Mine data har overskrifter i øverste venstre hjørne af vinduet Sorter, der vises tidligere
Trin 3. Foretag dine første indstillinger
Klik på menuen Sorter efter for at vælge den ønskede kolonne. I dette eksempel sorterer du først byen, så vælg den relevante kolonne i menuen.
- Vælg "Værdier" i menuen "Sorter på".
- Arranger ordren "A til Z" eller "Z til A" efter din smag.
Trin 4. Foretag den anden indstilling
Klik på knappen Tilføj niveauer. Dette tilføjer endnu en indstilling under den første indstilling. Vælg den anden kolonne (kolonnenavn i dette eksempel), og juster derefter indstillingerne (for lettere læsning skal du vælge den samme indstillingsmenu som i den første indstilling).
Trin 5. Klik på OK
Din liste sorteres efter de indstillinger, du har foretaget tidligere. Du kan se byer sorteret alfabetisk og kundenavne sorteret alfabetisk inden for hver by.
Dette eksempel er et enkelt eksempel og indeholder kun to kolonner. Du kan dog oprette komplekse sekvenser og inkludere flere kolonner, hvis du ønsker det
Del 3 af 3: Sorter efter cellefarve eller bogstav
Trin 1. Vælg dine data
Du kan klikke og trække (klikke og trække) for at vælge den kolonne, du vil sortere efter, eller du kan klikke på en celle i kolonnen for at gøre cellen aktiv og lade Excel sortere dataene automatisk.
Trin 2. Klik på knappen Sorter
Det er placeret på fanen Data i sektionen "Sorter og filtrer". Sorteringsvinduet vises. Hvis du har en anden kolonne, der indeholder data ud for den kolonne, du har valgt, bliver du spurgt, om du vil indtaste disse data.
Trin 3. Vælg "Cell Color" eller "Font Color" i menuen "Sort On"
Dette giver dig mulighed for at vælge den første farve, du vil sortere.
Trin 4. Vælg først hvilken farve du vil sortere
I menuen Ordre kan du bruge 'rullemenuen' til at vælge hvilken farve du vil lægge først eller sidst i ordren. Du kan kun vælge den farve, der er i kolonnen.
Der er ingen 'standard' eller standardindstilling til sortering af farver. Arrangementerne skal du selv lave
Trin 5. Tilføj en anden farve
Du skal tilføje andre indstillinger for hver farve, du sorterer. Klik på Tilføj niveau for at tilføje indstillinger. Vælg den næste farve, du vil sortere efter, og indstil derefter ordrerne i den rækkefølge, du vil lave dem.
Sørg for, at hver opsætningskommando er den samme for hver indstilling. Hvis du f.eks. Sorterer fra top til bund, skal du sørge for i menuen Ordre for hver indstilling, du vælger På toppen
Trin 6. Klik på OK
Hver indstilling træder i kraft individuelt, og kolonnerne sorteres efter den farve, du har angivet.
Tips
- Prøv at sortere dataene på en anden måde; Forskellige synspunkter kan vise forskellige aspekter af de præsenterede oplysninger.
- Hvis dit regneark har summer, gennemsnit eller andre rekapitulationsoplysninger under de oplysninger, du vil sortere, skal du være forsigtig med ikke at sortere dem også.
