Der er tidspunkter, hvor du skal foretage et vigtigt telefonopkald, måske for at bede nogen om at møde eller markedsføre noget. Hvis du ikke er vant til at tale i telefon, kan det være svært at starte en samtale. Nøglen til en vellykket telefonsamtale er at sikre, at begge parter har det godt med en let diskussion.
Trin
Del 1 af 3: Lav en plan
Trin 1. Bestem, hvad dit mål er
Inden du tager modtageren, skal du vide, hvad den er til. For eksempel, hvis du ringer til en, du kan lide, kan målet være at bede dem om at møde dig. I erhvervstelefoni er målet at sælge varer eller tjenester. Tænk over, hvad du forventer af samtalen.
- Prøv at holde dine mål specifikke. Det vil gøre dig mere forberedt.
- I nogle tilfælde kan formålet med en telefonsamtale være mere generelt. For eksempel at ringe til en virksomhed for at forhøre sig om deres tjenester uden at vide, hvad du virkelig er interesseret i. De oplysninger, du får senere, hjælper med at bestemme, hvad du har brug for eller ønsker.
Trin 2. Ved, hvem du vil tale med
Når du ringer til en bestemt person, du ikke kender, skal du først finde ud af deres baggrund. På den måde ved du nogenlunde, hvad du kan forvente af samtalen. For eksempel, hvis du vil tale med en virksomheds administrerende direktør, kan han have meget travlt og ikke have meget tid. Hvis du ringer til en, der er genert, skal du måske snakke mere.
- Besøg webstedet for det firma, hvor den person, du vil ringe til, arbejder for en virksomhedstelefon. Du finder titlen og måske en biografi, der giver dig en lille idé.
- Ved private opkald skal du bede om personens oplysninger fra en ven, der også kender ham eller hende.
Trin 3. Skriv nogle samtalepunkter ned
Når du ved, hvad du vil, og hvem du vil ringe til, er det en god idé at tage nogle noter. Du kan skrive punkttegn, der sikrer, at dit spørgsmål bliver stillet. Med en liste glemmer du aldrig noget vigtigt.
- Du skal muligvis også skitsere samtalen. Konturen skal muligvis tilpasses den andens svar, men det er dybest set en vejledning, hvis du er nervøs.
- Tænk på, hvor længe du vil tale. Det er bedst at antage, at tiden ikke er lang. Så fokuser på det vigtige emne, du vil tale om.
Del 2 af 3: Start af en samtale
Trin 1. Sig hej og præsenter dig selv
Først skal du sige en hilsen, f.eks. "Hej" eller "hej". Mange mennesker bruger i dag automatiske modtagere, men du bør stadig præsentere dig selv, medmindre den anden person i den anden ende byder dig velkommen ved navn. Hvis du ringer til en, du kender godt, er det bare nok at nævne navnet. I andre situationer skal du give flere oplysninger, så den anden person kan identificere dig.
- Til hilsner kan du også bruge "Godmorgen", "God eftermiddag" eller "God aften".
- Angiv også dit firmanavn på en virksomhedstelefon. For eksempel "Godmorgen, jeg er Anisa Dewi fra Mahkota Advertising."
- For private opkald til din forelskede, skal du muligvis nævne, hvor du mødte ham eller hende. For eksempel “Hej, det her er Mahesa. Vi mødtes i gymnastiksalen i sidste uge."
- Hvis du ringer til en ven af en ven, skal du angive navnet på den ven. For eksempel “Hej, det her er Lisa. Jeg er Eriks ven. Jeg tror, han allerede sagde, at jeg ville ringe."
- Hvis du ringer for at høre om en jobåbning, skal du oplyse, hvor du har oplysningerne fra. For eksempel “Hej, mit navn er Nurani Rahman. Jeg vil gerne forhøre mig om det job, der blev annonceret i gårsdagens avis.”
- Hvis du bare vil bede en virksomhed om generelle oplysninger, er det ikke nødvendigt at navngive navne. Du kan simpelthen sige "Hej, jeg er interesseret i den opbevaringstjeneste, du tilbyder."
Trin 2. Spørg, om det nu er et godt tidspunkt at tale
Hvis du vil have telefonsamtalen til at blive en succes, skal du sørge for, at den anden person er lige så fokuseret som dig. Derfor skal du spørge, om han har tid, før samtalen starter. Hvis svaret er ja, skal du begynde at tale. Hvis svaret er optaget eller ved at gå, skal du finde et andet tidspunkt.
- Hvis han ikke er klar til at tale, når han bliver ringet op, skal du indstille et andet tidspunkt, før du lægger på. Du kan sige,”Kan jeg ringe igen i eftermiddag? 3, måske?"
- Hvis han vil ringe tilbage, skal du angive en dag og et tidspunkt, hvor du kan. Sig:”Jeg kan tale i morgen formiddag. Måske omkring 10?”
Trin 3. Start med behag
Hvis du ringer for at spørge eller sælge noget, skal du ikke komme til sagen med det samme. Den anden person kan snart miste interessen. Prøv i stedet at starte med en introduktion, f.eks. Snak om vejret.
- Dog skal du ikke hakke ord for længe. Den anden person kan blive utålmodig.
- Hvis du kender den person, du taler med, skal du sige noget mere personligt om et emne, der interesserer dem. For eksempel, hvis han er fodboldfan, sig: "Der var en Persebaya -kamp i aftes, ikke sandt?"
- Hvis du ikke kender ham intimt, skal du vælge generelle behageligheder. For eksempel, “Det har været meget varmt på det sidste. Det føles som om, at den tørre sæson sidste år ikke var så varm som denne.”
Trin 4. Diskuter samtalepunkterne
Når du og den anden person er mere komfortable og afslappede, kommer du til kernen i samtalen. Tal kortfattet og kortfattet, fordi du vil lyde usikker, hvis du vandrer.
- Mens du skaber et indtryk af tillid, skal du sørge for at være høflig, når du beder den anden person om noget.
- Hvis du taler for længe uden at stoppe, kan den anden person stoppe med at være opmærksom. Så tag en pause og spørg om feedback, hvis der er noget, du skal sige.
- Spis ikke eller tygg tyggegummi, mens du taler. Den lyd, den giver, vil give indtryk af, at du ikke er seriøs.
Del 3 af 3: Indstillinger
Trin 1. Find et roligt sted
Selvfølgelig vil du gerne have, at telefonopkaldet slutter godt. Så skab et miljø, der er befordrende for at tale, et roligt sted. Minimer baggrundsstøj, så du ikke behøver at bede den anden person om at gentage, hvad han eller hun siger eller råbe for at få ham til at høre dig.
- Det bedste sted at ringe er et tomt værelse med en lukket dør. Du vil med garanti kunne tale roligt.
- Hvis du skal ringe til et friluftskontor og høre kollegaers stemmer, kan du prøve at ringe, når kontoret er lidt stille. For eksempel i en frokostpause eller sidst på dagen, når alle andre er gået hjem.
- Når det er muligt, undgå vigtige telefonopkald på offentlige steder, f.eks. Restauranter eller butikker. Offentlige steder er normalt fulde af distraktioner og for overfyldte. Hvis du skal ringe, når du er udenfor, skal du finde et roligt sted, som en gyde uden for et badeværelse i en restaurant eller en tom gang i en butik.
Trin 2. Kontroller signalet
I dag bruger mange mennesker mobiltelefoner som deres primære telefon. Hvis det er tilfældet, skal du sørge for, at dit mobiltelefonsignal er stærkt, så du kan være sikker på, at lydkvaliteten vil være god. Kig efter et sted, der giver et stærkt signal. Hvis der ikke er noget signal, skal du muligvis bruge en fastnet.
- Lydkvaliteten på fastnettelefoner er normalt bedre end mobiltelefoner. Så hvis det er absolut vigtigt, skal du bruge en fastnet, når det er muligt, især hvis du vil ringe til en hørehæmmet forælder.
- Hvis du bruger en mobiltelefon, skal du holde den, så den indbyggede mikrofon opfanger din stemme uden besvær. Vigtige opkald bør ikke bruge en højttaler.
Trin 3. Sørg for, at du er komfortabel
Inden du begynder at ringe, skal du sørge for at være klar til at koncentrere dig fuldt ud om samtalen. Forbered dig for eksempel, så du ikke behøver at gå på toilettet og sørge for en drink, så du ikke skal stå op, hvis du er tørstig. Det er en god idé at have en serviet lige ved hånden, hvis du skulle nyser på telefonen.
Beslut, om du er mere tryg ved at tale siddende eller stående. Hvis du er nervøs, kan du måske falde til ro ved at gå en lille tur
Tips
- Hvis du er nervøs, har du måske brug for noget øvelse. Få en ven eller et familiemedlem til at fungere som den person, du ringer til.
- Hvis du ringer til folk privat eller socialt, kan du starte med at sende en besked, der siger "Kan du tage et øjeblik at tale i telefon?" Han kan være mere modtagelig, hvis han ved, at du vil ringe.
- Prøv at skabe en positiv indstilling. Selvom den person, du taler med, ikke kan se, vil smilende mens du taler få din stemme til at lyde entusiastisk og positiv.
- Udtal ordene korrekt. Prøv at få den anden til at forstå, hvad du siger uden besvær.
- Vær opmærksom på din tales hastighed. Ord, der er for hurtige, er nogle gange svære at fange.
