En forretningsproces er et system, som en virksomhed bruger til at nå sine mål. Denne proces kan også tolkes som de trin, der er taget for at skabe værdi for kunderne. Ledere analyserer forretningsprocesser for at vurdere, hvor godt de kører. Lederen analyserer først de i øjeblikket kørende processer. Herefter kan ledelsen bestemme ændringer for at forbedre eksisterende processer. Procesforbedringer kan hjælpe virksomheder med at spare tid, reducere omkostninger eller skabe produkter, der er mere egnede til kunderne.
Trin
Del 1 af 2: Bestemmelse af, hvordan forretningsprocesser skabes
Trin 1. Definer forretningsprocesser
Forretningsprocesser refererer til de aktiviteter, som medarbejderne udfører på daglig basis for at nå organisatoriske mål. Denne proces afspejler virksomhedens handlinger for at nå bestemte mål. Forretningsprocessen skal indeholde alle variationer eller undtagelser fra processen. For at forstå, hvordan man analyserer en forretningsproces, skal du overveje, hvordan en forretningsproces oprettes.
- Overvej opgavens omfang. For eksempel opdaterer du den proces, der bruges til at sende fakturaer til klienter. Opgavens omfang refererer til, hvor bredt omfanget af opgaven der skal udføres. Antag i dette tilfælde, at omfanget er alle fakturaer, der sendes til en klient. Du bestemmer, at der på en måned i gennemsnit sendes 200 fakturaer til klienter.
- Angiv det ønskede resultat. Tænk over, hvad denne proces forsøger at opnå. I dette tilfælde vil du have, at fakturaer skal sendes nøjagtigt til hver kunde, så snart produktet er afsendt. Du sender en fysisk kopi af fakturaen, når du sender ordren. Du sender også en elektronisk faktura til hver klient.
- Angiv de delprocesser, der er i processen. Jo mere specifik en proces er, jo lettere er det at analysere og forbedre.
- Dokumentér forretningsprocesser. Du kan dokumentere processen som en trinliste og overveje at skildre dem i et rutediagram. Processer krydser ofte flere afdelinger i store organisationer. Fakturaoprettelsesprocessen involverer f.eks. Fakturerings- og regnskabsafdelingerne.
- Definer de forskellige afdelinger eller enhedsfunktioner i processen sammen med alle input og output. For eksempel kræver det at lave en lønseddel input fra produktionsafdelingen for at finde ud af antallet og timerne af arbejdede arbejdstagere, HR -afdelingen for at finde ud af satser og lønreduktioner osv.
- Angiv alle undtagelser fra processen. Næsten alle forretningsprocedurer vil have undtagelser og variationer. For eksempel kan du muligvis få visse kunder til at få store rabatter. Denne kunde bestiller produkter i store mængder. At give en stor rabat får faktureringspersonale til at fratrække det rabatbeløb, der er beregnet i faktureringssoftwaren. Store rabatter skal indtastes manuelt for at oprette en nøjagtig faktura.
Trin 2. Dokumentér forretningsprocessen, og tænk over, hvilken type forretningsproces der skal oprettes
Adskillelse af flere forretningsprocesser efter type hjælper forretningsprocesanalyse og procesforbedring. Hvis to processer er af samme type, kan procesopgraderingerne være ens. En bestemt proces kan være en operationel, support eller ledelsesproces.
- Operationelle processer refererer til de daglige opgaver med at levere produkter til kunder. Processen med at oprette fakturaer til kunder kan indgå i den operationelle proces. Det er meget vigtigt at sende nøjagtige fakturaer til kunder, så betalinger kan indsamles så hurtigt som muligt.
- Supportprocesser refererer til din virksomheds operationelle supportaktiviteter. Personaleafdelingen er et eksempel på et virksomhedsstøtteområde. Denne afdeling understøtter afdelingsledere i interview og rekruttering af nye medarbejdere. Selvom menneskelige ressourcer ikke er direkte involveret i klienter, understøtter de dog driftsafdelingen.
- Hver organisation har brug for ledelse for at køre virksomhedens overordnede forretningsretning. Processen med at planlægge og gennemføre budgettet er en ledelsesproces. Alle virksomheder bør have en formel budgetteringsproces. Denne proces bør indebære, at ledelsen diskuterer virksomhedens budget med økonomichefen.
Trin 3. Analyser forretningsprocesser for at finde symptomer på procesineffektivitet
Forretningsprocesser består af input (input) og output (output). Arbejde, energi, materialer og kapitaludstyr betragtes som input. Input er aktiver, der bruges til at generere omsætning og fortjeneste. På den anden side er output et fysisk produkt eller en service. Inputs går ind i processen og producerer output. Du bliver nødt til at foretage en analyse for at se efter ineffektiviteten af denne proces.
- Din proces skal bruge input effektivt til at producere output. For eksempel administrerer du en filial af et værksted. Dit input er arbejdskraft, udstyr og dele. Dit output er kundeservice til reparation af køretøjer.
- Lang reparationstid eller efterslæb er et tegn på procesineffektivitet. Problemet kan skyldes, at reparationsplanen for nogle kunder er for tæt på.
- Indikationer på procesineffektivitet kan også ses, hvis omkostningerne ved udskiftning af dele langt overstiger budgettet. I dette tilfælde kan problemet være specifikt for indkøbsafdelingen eller dele fra leverandøren.
- Bestem, hvilke processer der skal forbedres ud fra de identificerede problemer. Du skal prioritere flere forretningsprocesser. Vælg den proces, der har størst indflydelse på din virksomhed. For eksempel vil du måske først rette reparationstiden. Den lange behandlingstid vil resultere i, at virksomheden mister kunder. Prioriter forbedringen af processen.
Del 2 af 2: Analyse af forretningsprocesser
Trin 1. Tal med nøglepersoner om processer i virksomheden
Når du har besluttet, at processen skal forbedres, skal du diskutere processen med de personer, der er ansvarlige for dens implementering. Tag dig tid til at interviewe vigtige deltagere, og bed om forbedringer, der kan foretages.
- Spørg om personalets handlinger og hvorfor.
- Bestem det input, der er nødvendigt for at udføre hver opgave, og hvor du får hvert input. Hvis virksomheden producerer denimjeans, skal du vide, hvem denimleverandøren er, og hyppigheden, hvormed råvarerne sendes til virksomheden.
- Identificer output fra hver opgave, og hvem der vil modtage dem. Hvis du administrerer et værksted, bør værkstedets personale dokumentere deres arbejde. Reparationspersonale skal videregive oplysningerne til faktureringsafdelingen, som derefter genererer en faktura til kunden.
- Bed om forslag til, hvordan du håndterer procesineffektivitet, dit personale finder.
Trin 2. Opret et virksomhedsflowdiagram for hver proces
Procesflowdiagrammer kan hjælpe dig med at beskrive forretningsprocesser. Du kan bruge dokumentationen fra din procesdiskussion til at oprette et rutediagram. Dette rutediagram skal have alle de trin, der er nødvendige for at fuldføre en bestemt forretningsproces.
- Det er vigtigt at bemærke, at et forretningsprocesforløbsdiagram kun bør indeholde definerede procedurer, som medarbejderne skal følge.
- Flowcharts kan tegnes manuelt eller med software. Word- og regnearksprogrammer med kortlægningsfaciliteter kan bruges til at oprette flowdiagrammer. Du kan også finde specialiseret software til oprettelse af flowcharts.
- Flowcharts er meget nyttige værktøjer til tydeligt at se forretningsprocesserne foran dig. Dette værktøj vil gøre det lettere at identificere og korrigere ineffektivitet.
- Når der er foretaget ændringer i processen, skal du gennemgå resultaterne igen og se, om processen er forbedret til dine forventninger. Hvis ikke, gentag analyseprocessen og prøv at identificere områder, der skal forbedres. Forretningsprocessanalyse er en løbende aktivitet i din virksomhed.
Trin 3. Gennemfør en brainstorming for at finde procesforbedringer
Mange processer involverer mere end én afdeling i din virksomhed. Gruppesessioner identificerer procesineffektivitet, der påvirker mere end en afdeling. Disse sessioner kan også validere oplysninger, der gives under personlige interviews med deltagerne.
- Opsummer de modtagne oplysninger, og del dem med procesdeltagere. Dette vil omfatte deltagere, der har og ikke er blevet interviewet før. Bed om feedback fra alle. Denne feedback giver yderligere vejledning til din analyse.
- Information modtaget fra deltagerne i processen skal give dig en klar idé om, hvordan processen fungerer, og hvad problemet er.
- Interpersonel diskussion bliver grundlaget for at foretage ændringer i en proces. Ændringer kan være omkostningsreduktioner, tidsreduktioner i procescyklusser, forenklinger i processen eller forbedringer af servicen til kunder.
