Out of Office eller “Outdoors” Assistant i Microsoft Outlook giver dig mulighed for at konfigurere automatiske svar, der sendes til folk, der kontakter dig, mens du er inaktiv eller ude af kontoret. Funktionen Out of Office er kun tilgængelig for Microsoft Exchange -kontobrugere. Selv hjemmebrugere uden en Exchange -konto kan dog stadig oprette "out of office" -skabeloner og oprette regler for programmet, så Outlook kan sende svar automatisk.
Trin
Metode 1 af 4: Outlook 2013 og 2010
Trin 1. Klik på menuen "Filer", og vælg derefter "Info" i menuen til venstre i sidelinjen
Trin 2. Vælg "Automatiske svar (ude af drift)"
Dialogboksen "Automatiske svar" åbnes derefter.
Hvis denne mulighed ikke er tilgængelig, bruger du muligvis en ikke-Exchange-konto. Følg trinene beskrevet i den fjerde metode i denne artikel for at konfigurere automatiske svar på ikke-Exchange-konti
Trin 3. Marker indstillingen "Send automatiske svar"
Trin 4. Marker indstillingen "Send kun i løbet af dette tidsinterval", vælg derefter det ønskede starttidspunkt ("Starttid") og sluttidspunktet ("Sluttid")
For eksempel, hvis du planlægger at holde en to-ugers ferie, skal du vælge længden af din ferie.
Trin 5. Klik på fanen "Inde i min organisation", og indtast derefter en automatisk besked, der sendes til kolleger (på samme kontor eller virksomhed), der ønsker at kontakte dig
Trin 6. Klik på fanen "Uden for min organisation", og skriv derefter en automatisk besked, der vil blive sendt til personer uden for din organisation eller kontor, der ønsker at kontakte dig
Skriv f.eks. En besked, der forklarer, at du har travlt, og bed afsenderen af beskeden om at stille spørgsmål og diskutere spørgsmål med andre kontakter på kontoret.
Trin 7. Klik på “OK”
Personer, der sender dig e -mail, når du ikke er på kontoret, modtager en automatisk besked, som du opretter.
Metode 2 af 4: Outlook 2007
Trin 1. Klik på menuen "Værktøjer", og vælg derefter "Out of Office Assistant"
Dialogen "Out of Office Assistant" åbnes.
Hvis denne mulighed ikke er tilgængelig, bruger du muligvis en ikke-Exchange-konto. Følg trinene beskrevet i den fjerde metode i denne artikel for at konfigurere automatiske svar på ikke-Exchange-konti
Trin 2. Marker indstillingen "Send out of Office auto-svar"
Trin 3. Marker indstillingen "Send kun i løbet af dette tidsinterval", vælg derefter det ønskede starttidspunkt ("Starttid") og sluttidspunktet ("Sluttid")
For eksempel, hvis du planlægger at være ude af kontoret i en dag, skal du vælge en passende dato (f.eks. Din orlovsdato eller din udeblivelsesdato).
Trin 4. Klik på fanen "Inde i min organisation", og indtast derefter det automatiske svar, du vil sende til kolleger (på samme kontor eller virksomhed), der ønsker at kontakte dig
Forklar f.eks., At du ikke er på kontoret i en dag, og lederen vil være ansvarlig for dit arbejde, mens du er væk.
Trin 5. Klik på fanen "Uden for min organisation", og indtast derefter en automatisk besked, som du vil sende til personer uden for din organisation eller kontor, der ønsker at kontakte dig
Trin 6. Klik på “OK”
Personer, der sender dig e -mail, når du ikke er på kontoret, modtager en automatisk besked, som du opretter.
Metode 3 af 4: Outlook 2003
Trin 1. Klik på menuen "Værktøjer", og vælg derefter "Out of Office Assistant"
Dialogen "Out of Office Assistant" åbnes.
Hvis denne mulighed ikke er tilgængelig, bruger du muligvis en ikke-Exchange-konto. Følg trinene beskrevet i den fjerde metode i denne artikel for at konfigurere automatiske svar på ikke-Exchange-konti
Trin 2. Marker indstillingen "Jeg er i øjeblikket ude af kontoret"
Trin 3. Skriv den besked, du vil have sendt automatisk til personer, der kontakter dig i feltet "Autosvar kun én gang til hver afsender med følgende tekst" på skærmen
Personer, der sender dig en e -mail, får automatiske svar, indtil du kommer tilbage på arbejde.
Trin 4. Klik på “OK”
Alle parter, der kontakter dig via e -mail, modtager en automatisk "Out of Office" -besked på ubestemt tid, eller indtil du gentager det første trin i denne metode og vælger "Jeg er i øjeblikket på kontoret".
Metode 4 af 4: Ikke-Exchange-konto
Trin 1. Kør Microsoft Outlook på den personlige computer
Trin 2. Klik på menuen "Hjem", og vælg "Ny e -mail"
Trin 3. Indtast det svar, du automatisk vil sende til personer, der kontakter dig i meddelelsens brødtekst
Senere bruges denne meddelelse som din "out of office" -skabelon.
Trin 4. Klik på menuen "Filer", og vælg "Gem som"
Dialogboksen "Gem som" åbnes bagefter.
Trin 5. Vælg "Outlook-skabelon" i rullemenuen "Gem som type"
Trin 6. Indtast navnet på meddelelsesskabelonen, og klik derefter på "Gem"
Denne skabelon kan nu bruges, når du ikke kan kontaktes via e -mail på din personlige Outlook -konto.
Trin 7. Klik på "Hjem", vælg "Regler", og vælg "Administrer regler og advarsler"
For at skabelonen automatisk sendes til beskedafsendere, når du er ude af kontakt, skal du oprette en regel, der instruerer Outlook om automatisk at besvare breve, der modtages ved hjælp af skabelonen.
Trin 8. Vælg "Ny regel", og vælg derefter "Anvend regler for meddelelser, jeg modtager" under afsnittet "Start fra en tom regel"
Trin 9. Klik på "Næste", og vælg derefter "Næste" igen for at oprette en regel
Trin 10. Marker indstillingen "svar ved hjælp af en bestemt skabelon" under "Hvad vil du gøre med meddelelsen? ”.
Trin 11. Marker indstillingen "en bestemt skabelon" under afsnittet "Rediger regelbeskrivelsen (klik på en understreget værdi)"
Trin 12. Vælg "Brugerskabeloner i filsystemet" i rullemenuen "Kig ind"
Trin 13. Vælg en færdiglavet skabelon, der skal bruges som et automatisk "ude af drift" svar, og vælg derefter "Åbn"
Trin 14. Klik på “Næste”, og tilføj om nødvendigt undtagelser
For eksempel kan du videresende e -mail fra en bestemt afsender til en anden e -mail -konto.
Trin 15. Klik på "Næste", og indtast derefter navnet på den autosvarregel, der blev oprettet
Trin 16. Klik på "Afslut"
Enhver, der sender dig en e -mail, får en automatisk besked fra den skabelon, du opretter.
