Uanset om du er virksomhedsleder, leder eller hjemmeforælder, er det vigtigt at kunne delegere ansvar til at gøre dig selv mere effektiv. Imidlertid kan delegering være vanskelig - du skal være fast og have tillid til den person, du delegerer dit ansvar til. Denne artikel hjælper dig med at håndtere eventuelle bekymringer, du måtte have om at delegere, og derefter tage dig igennem den faktiske proces med at delegere arbejde klogt og respektfuldt.
Trin
Del 1 af 2: Kom ind i den rigtige tankegang
Trin 1. Læg dit ego til side
Den største hindring for at delegere er sætningen "Hvis du vil have noget gjort rigtigt, så skal du gøre det selv." Du er heller ikke den eneste person i verden, der kan få det rigtigt. Du er muligvis den eneste person, der kan få det rigtigt på dette tidspunkt, men hvis du tager dig tid til at træne nogen, kan de lige så godt få det rigtigt. Hvem ved - de kan måske gøre det hurtigere eller bedre end dig, og det er ikke kun noget, du skal acceptere, men endda nødt til at bede om.
Tænk logisk og realistisk - kan du selv udføre dette job? Skal du arbejde ihjel for at afbalancere dette job og dit eget ansvar? I så fald bør du være parat til at uddelegere noget af dit arbejde. Føl dig ikke skamfuld eller utilstrækkelig, bare fordi du har brug for hjælp til noget - du bliver faktisk en mere effektiv arbejdstager ved at få hjælp, når du har brug for det
Trin 2. Stop med at vente på, at nogen tilbyder at hjælpe
Hvis du er tilbageholdende med at delegere arbejde, kan du lide af mildt martyrsyndrom - du kan blive overvældet, og du undrer dig ofte over, hvorfor ingen tilbyder at hjælpe. Vær ærlig over for dig selv - når folk tilbyder at hjælpe, afviser du dem bare for at være høflig? Spørger du i hemmelighed, hvorfor de ikke insisterer? Føler du, at hvis dine positioner var omvendt, ville du hjælpe dem med bankende hjerte? Hvis du svarede "ja", skal du øve dig i at "tage kontrol" over dine omstændigheder. Få den hjælp, du har brug for - vent ikke på, at den kommer til dig, for det sker muligvis aldrig.
Mange mennesker glemmer, hvad andre mennesker går igennem, og der er ikke noget, du kan gøre for at ændre dem. Glem al mulig skuffelse hos mennesker, der ikke tilbyder at hjælpe; husk venligst, at det er din opgave at tale om, hvad du har brug for
Trin 3. Se ikke på anmodninger om hjælp på en negativ måde
Mange mennesker føler sig utilpas ved at bede om hjælp. Du kan føle dig skyldig, som om du lægger en byrde på en anden eller er flov, fordi du tror (af en eller anden grund), at du burde kunne klare alt selv. Du føler dig måske bare stolt af kampen og ser det som et bevis på, at du er et ædelt menneske (endnu en manifestation af martyrsyndrom). Hvis du ser at bede om hjælp som en form for svaghed, skal du glemme det hurtigt På den anden side: At prøve at gøre alting alene er et tegn på svaghed i den forstand, at det indikerer, at du ikke har et realistisk syn på dine evner.
Trin 4. Lær at stole på andre
Hvis du er bange for at delegere, fordi du ikke tror, at andre mennesker kan gøre lige så godt som dig, skal du huske på to ting: For det første kan næsten alle blive gode til noget med nok øvelse, og for det andet er du måske ikke begavet til alt. Når du delegerer arbejde, frigør du ikke kun tid til dig selv - men du giver også din hjælper en mulighed for at øve en ny færdighed eller udføre en ny opgave. Vær tålmodig - over tid vil din hjælper sandsynligvis kunne udføre det delegerede arbejde lige så godt som dig. Medmindre det arbejde, du planlægger at delegere, er meget vigtigt, kan det være godt for din hjælper, hvordan du gør det godt over tid. Hvis arbejdet er meget vigtigt, skal du tænke dig om to gange, før du delegerer det!
Selvom du er den bedste til at udføre det arbejde, du planlægger at delegere, skal du indse, at delegering af arbejde giver dig mulighed for at gøre andre ting med din tid. Hvis du er den bedste medarbejder på kontoret, der udfører et temmelig ensformigt harddiskmonteringsjob, men du har en vigtig præsentation at forberede, så er det okay at overlade den opgave til en intern part. Du er bedre til at prioritere vanskelige opgaver - du skal ikke have det dårligt med at delegere enkle, gentagne opgaver, når du har vigtigere ting at gøre
Del 2 af 2: Delegering effektivt
Trin 1. Få opgaven til at køre
Det første trin er det sværeste, men det vigtigste. Du skal have modet til at bede nogen om at hjælpe dig (eller hvis du er chefen, få en til at hjælpe dig.) Du må ikke have det dårligt med dette - så længe du er høflig, venlig og venlig, du Jeg er ikke uhøflig bare for at bede en anden om hjælp. Prøv at være venlig og rar, mens du holder din anmodning seriøs.
- Hvis du ikke er sikker på, hvordan du får en anden til at gøre noget for dig, så prøv at holde tingene korte og søde. Sig noget i stil med: "Hey, kan jeg tale med dig et øjeblik? Kan du hjælpe mig med at samle den enorme bunke harddiske, der lige er kommet. Jeg kan ikke gøre det selv, fordi jeg er ude af kontoret i dag. Kan du hjælpe mig? "pres på personen, men sørg for, at hans eller hendes hjælp er nødvendig.
- Spørg, og du vil (sandsynligvis) modtage. Vær ikke bange for at delegere, fordi du synes, det vil lyde uhøfligt eller imponerende. Se det sådan - hvordan har du det, når folk beder dig om hjælp? Føler du dig såret og fornærmet? Eller vil du (normalt) hjælpe? Måske har du valgt det sidste!
Trin 2. Tag ikke afvisning personligt
Nogle gange kan folk bare ikke hjælpe dig - en trist ting, men sandt. Dette kan være af forskellige årsager - den mest almindelige er, at den person, du beder om hjælp, har meget travlt med arbejdet. Tag det ikke for personligt - bare fordi nogen ikke kan (eller ikke vil) gøre noget for dig i det øjeblik, betyder det ikke, at de hader dig. Normalt fordi de har travlt eller dovne - intet mere.
Hvis du bliver afvist, skal du overveje dine muligheder - normalt kan du høfligt insistere på, at du har brug for hjælp fra den person (det fungerer normalt, hvis du er chefen eller en autoriseret), du kan prøve at spørge en anden, eller du kan udføre jobbet sig selv. Hvis du har brug for hjælp, skal du ikke være bange for at vælge den første mulighed eller begge dele
Trin 3. Delegere mål, ikke procedurer
Dette er nøglen til ikke at blive et mikro-leders mareridt. Sæt klare standarder for, hvilke resultater du ønsker, og vis personen hvordan, men sig, at de kan gøre det, som de vil, så længe det er gjort godt og gjort til tiden. Giv dem tilstrækkelig tid til ikke kun at lære, men også til at eksperimentere og innovere. Træn dem ikke som en robot; træne dem som et menneske - en der tilpasser sig og bliver bedre.
Det er også smart, fordi det vil tage din tid og reducere angst. Du vil bruge fritiden til at gøre andre mere vigtige ting, ikke altid bekymre dig om din hjælpers fremskridt. Husk, du delegerer arbejde for at reducere stress - ikke tilføj stress
Trin 4. Forbered dig på at træne din hjælper
Du bør altid afsætte tid til at lære din hjælper, hvordan du udfører den delegerede opgave, selvom det er let. Husk, at en proces, der virker ligetil og enkel for dig, måske ikke er så enkel som for nogen, der aldrig har gjort det før. Vær forberedt på ikke kun at tage din hjælper gennem det arbejde, du har delegeret, men også være tålmodig med eventuelle spørgsmål, der måtte opstå.
Betragt den tid, du bruger på at uddanne redningsmænd, som en klog langsigtet investering. Ved at afsætte tid til korrekt at undervise din hjælper, vil du have fritid i fremtiden i stedet for at bruge tid på at rette sine fejl
Trin 5. Tildel tilstrækkelige ressourcer til at fuldføre opgaven
Du har muligvis de ressourcer til rådighed, der er nødvendige for at fuldføre opgaven, men den person, der er tildelt opgaven, har muligvis ikke adgang til dem. Ting som adgangskodebeskyttede data, specialværktøjer og visse værktøjer kan være afgørende for at få jobbet udført, så sørg for, at din hjælper har det, der skal til for at lykkes.
Trin 6. Forstå, at din hjælper kun kan én ting ad gangen
Når din hjælper hjælper dig, udfører han ikke sit normale ansvar. Glem ikke, at din hjælper som dig kan have et travlt skema. Spørg dig selv - hvilket arbejde ville de afsætte eller delegere for at få jobbet udført fra dig? Sørg for at kende svaret, næste gang du delegerer en opgave til nogen.
Trin 7. Vær tålmodig
Den person, du delegerer, begår fejl, når han eller hun lærer at lave en ny opgave. Det er en del af læringsprocessen. Planlæg det. Deleger ikke opgaver, forudsat at personen vil gøre det perfekt, før de har et dokumenteret stykke arbejde. Hvis et job ikke bliver som forventet, fordi din kollega ikke kan klare opgaven perfekt, så er det din skyld, ikke ham. Vær en ressource for din hjælper, og delegeret arbejde kan være en læringsoplevelse for ham i stedet for at skræmme folk væk.
Når du træner nogen til at gøre noget, investerer du. Først vil det bremse dig, men i det lange løb vil det øge produktiviteten baseret på din tilgang til positiv og realistisk adfærd
Trin 8. Forbered dig på problemer
Lav en backup -plan, og vær forberedt på at handle, hvis noget går galt. Ved, hvad der vil ske, hvis et mål eller en frist overses. Uventede forhindringer og udfordringer dukker op hele tiden, uanset om du er på kontoret eller derhjemme - nogle gange kan teknologien mislykkes. Lad din hjælper tro på, at hvis der kommer noget, vil du forstå og hjælpe dem med at overholde fristen - lad dem ikke bare stå i en vanskelig position.
At gøre dette er også smart i egoistisk forstand - hvis din hjælper er bange for at blive bebrejdet, vil der blive brugt mere tid på at gøre op med sine mangler end at gøre sit job
Trin 9. Beløn din hjælper, hvis den er værdig
Delegering af opgaver til nogen er vigtig, hvis du har flere ansvarsområder. Men det er kontraproduktivt, når du delegerer en opgave, lader din hjælper arbejde hårdt for det og derefter selv få æren. Værdsat og ros indsatsen fra andre, der arbejder på dine vegne.
Sørg for, at hver gang du får et kompliment for dit arbejde, der blev hjulpet af en anden, nævner du også navnet på den person, der hjalp dig
Trin 10. Sig "Tak
Når nogen gør noget for dig, er det vigtigt at takke vedkommende, erkende vigtigheden af hans eller hendes hjælp og lade hjælperen vide, at han eller hun bliver værdsat. Ellers vil du fremstå utaknemmelig, selvom du ikke ' t. Husk, at folk ikke kan læse dine tanker. Folk vil mere end gerne tilbyde hjælp, hvis de føler sig værdsat.
