Anmodet om det eller ej, kan skrive en statusrapport være en god måde at kommunikere resultater på. En god statusrapport vil hjælpe chefen såvel som dig med at spore opgaver og arbejdsresultater. Det følgende er en guide til at skrive letlæselige statusrapporter.
Trin
Metode 1 af 1: Skrivning af en statusrapport
Trin 1. Giv rapporten en titel og dato
En titel, der indeholder en dato (f.eks. "December First Week Results"), er en effektiv titelindstilling. Sørg for at skrive datoen på rapporten.
- Hvis rapporten bliver sendt på e -mail, kan du bruge navn og dato som overskrift.
- Hvis rapporten er et dokument, skal du angive titlen og datoen som dokumentets hoved.
Trin 2. Skriv detaljerede oplysninger om projektet ned, f.eks. Projektnavn, start/slutdato og personalenavne
Trin 3. Beskriv resultater med overskrifterne "Achievements", "Task Completed" og lignende
- Sørg for at nævne rapporteringsperioden, f.eks. Uge, måned, kvartal osv.
- Brug aktive verber til at starte rapporten, f.eks. "Afslut", "forklar", "design", "forbedret", "forfiner" osv.
- Til ugentlige rapporter kan du blot inkludere 3-6 point, hver enkelt sætning lang.
Trin 4. Skriv ned, hvad der skal udføres i den næste rapporteringsperiode, overskriften "Næste plan", "Næste opgave", "PR" osv
- Beregn den tid, det tager at fuldføre en opgave, hvis det er muligt, f.eks. "Dokumentér en designændring (Estimeret tid: 2 dage)."
- Match den næste opgave med din projektplan.
- Til ugentlige rapporter kan du blot inkludere 3-6 point, hver enkelt sætning lang.
Trin 5. Skriv også ned de problemer, du oplever i øjeblikket eller vil opleve med overskrifterne "Problemer" eller "Problemer og kommentarer"
Til dette afsnit kan du skrive 1-2 korte afsnit.
- Hvis du f.eks. Har problemer med at kontakte din leverandør, fordi der ikke er nogen på kontoret i denne uge, eller har forslag til forbedring af din virksomheds måde at skrive på, skal du skrive dem ned i afsnittet "Problemer og kommentarer".
- Hvis du bare rapporterer et problem, men ikke har brug for hjælp, når det er skrevet, skal du ikke glemme at nævne det. Kommentarer som "Problem løst inden for 2 dage" vil fortælle din vejleder ikke at blande sig, men hold øje med det problem, du har.
- Hvis dit arbejdsproblem ikke er løst, kan vejlederen ikke sige, at du ikke fortalte ham det.
Trin 6. Læs rapporten igen, og send den derefter til de relevante parter
Eksempel
Her er et eksempel på en statusrapport fra wikiHow -editoren. Match stil, format og liste over resultater i dette eksempel med data fra dit arbejde, men vær opmærksom på, at hvert trin begynder med et aktivt verb.
Statusrapport 26. september 2011.
Færdig
- Startede 3 artikler: 1 artikel fra din egen idé, 2 artikler for at opfylde anmodninger.
- Udvikle 2 artikler
- Omskriv 1 artikel
- Patruljer næsten 400 ændringer og kontrollerer redigeringsanmodninger for stavefejl/kopier.
Den næste plan
- Tilføjelse af et billede til 1 artikel.
- Læs og rediger 1 artikel.
- Spørg en redaktør med medicinsk baggrund eller førstehjælp til at gennemgå artikler om brud. Forfatteren har ikke en medicinsk baggrund, så han tvivler på resultaterne af hans forskning.
- Gennemgang af 1 artikel, der allerede er god, men kræver stilistisk forbedring og yderligere oplysninger.
Problemer/kommentarer
- Tak til programmørerne, fordi de sørgede for, at denne uges softwareopdatering gik gnidningsløst. Problemer, der opstår, vil blive rapporteret senere.
- En frivillig er ked af det, fordi hans kat døde. De frivillige blev bedt om at hvile først.
Tips
- Skriv om muligt en positiv rapport. Rapporter er ikke stedet at klage, blive vred eller komme med undskyldninger. En måde at skrive en positiv rapport på er at give forslag eller i det mindste anvisninger til løsning af et problem, hvis du rapporterer et problem. Dit forslag er et bevis på, at du tog initiativ til at løse problemet.
- Sig tak på det rigtige sted, for eksempel til en kollega, der har hjulpet dig. Hvis du hjælper en anden kollega, skal du også nævne det i rapporten.
- Vær ærlig i at rapportere. Fortæl ikke ting, du ikke gør.
- Skriv en kort rapport. Din leder er en travl person, han har ikke meget tid til at læse din rapport. Hvis lederen har brug for flere oplysninger, vil han spørge.
- Hvis du skriver en rapport på en fredag eftermiddag, ved du, hvor langt dit arbejde skrider frem, når du vender tilbage til arbejdet mandag morgen.
- Hvis du har mange ting at overvåge (indkøbsanmodninger, ændringsanmodninger, arbejdsanmodninger, noter osv.), Kan oprettelse af en tabel eller database være en god måde at holde styr på dem.
- Skriv specifikke rapporter.
- Lav en kopi af rapporten til dig selv. Kopien kan hjælpe dig, når du skriver et CV, eller skriver præstationer, når det er tid til en forhøjelse.
- Hvis du vil skrive en statusrapport, skal du skrive en rapport regelmæssigt eller i det mindste skrive en præstation, så du ikke bruger timer på at spore, hvad du har gjort. Skriv hver dag resultaterne, når du udfylder fremmødekortet.
- Denne metode til at skrive en statusrapport kan også bruges, når du rapporterer status for et projekt i et møde.
- Det er fint at rapportere om noget, du lige har startet, en bog, du lige har læst eller noget, du undersøger. Ikke alt kan klares på en uge, og den forberedelse, du laver, kan være tidskrævende og tilføre værdi til projektet.
Advarsel
- Skriv rapporter professionelt. Din rapport kan blive læst af flere mennesker, end du tror, især hvis den er e -mailet.
- Hvis du sender din chef en uopfordret rapport, skal du være forberedt på at skrive den samme rapport i næste uge!
- Generelt skal du ikke give for mange løfter. Fortæl mig bare hvad du kan gøre.
