3 måder at være mere effektiv på arbejdet

2024 Forfatter: Jason Gerald | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-19 22:11

I øjeblikket bliver arbejdspresset hårdere. Alle med et fuldtidsjob ved, at den gennemsnitlige arbejdsdag ikke altid er nok til at få alt gjort. Dog kan din produktivitet øges kraftigt ved at vedtage vaner, der er skabt for at gøre arbejdet mere effektivt. Den effektive medarbejder bruger al den tilgængelige tid og giver først fuld opmærksomhed på de vigtigste opgaver. At være effektiv på arbejdet vil ikke kun øge din produktivitet og vise dette til din chef - det vil også gøre dig mere tilfreds, fordi du havde en produktiv dag.

Trin

Metode 1 af 3: Oprettelse af fokus

Trin 1. Oprethold en ren og ryddig arbejdsplads

At opnå effektivitet på arbejdet kan nogle gange være lige så let som at rengøre din arbejdsplads. En rodet og ren arbejdsplads vil hindre din produktivitet. Hvis du konsekvent har problemer med at finde værktøjer eller dokumenter på grund af denne uorden, er din tid spildt. Opbevar kun genstande, du bruger dagligt - andre ting skal holdes væk fra dit skrivebord, men kan stadig hentes hurtigt.

• Hvis du arbejder på et kontor, skal du organisere dit kontorlokale og skrivebord, så du hurtigt og nemt kan finde det, du har brug for til arbejdet. Hvis du ikke arbejder på et kontor, gælder de samme principper stadig. Hvis du f.eks. Arbejder på et cykelværksted, skal du holde dine værktøjer rene og organiserede, så du kan finde dem, når du har brug for dem. Næsten alle arbejdspladser har fordel af at holde det rent.

  

• Kontorarbejdere og andre, der håndterer store mængder papirarbejde, skal etablere et logisk og ryddeligt arkiveringssystem. Opbevar dokumenter, du bruger ofte, lige ved hånden. Gem andre dokumenter i alfabetisk eller anden rækkefølge.

Trin 2. Sørg for, at din arbejdsplads er velassorteret

Sørg for, at du har de nødvendige ting og værktøjer til dit job. På kontoret betyder det, at du skal have værktøjer som en hulning, hæftemaskine, lommeregner osv. Uden for en kontorindstilling er værktøjerne forskellige, men princippet er stadig det samme - har de værktøjer, du har brug for til at arbejde effektivt, før du går på arbejde.

• Det betyder også, at du har et lager af de værktøjer, dit job kræver. Lærere har brug for kridt, tømrere har brug for søm osv.
• Sørg for, at dit udstyr er godt vedligeholdt. Et vigtigt værktøj, der går i stykker, kan forstyrre hele din arbejdsgang, hvis du ikke kan arbejde uden det! Spar tid i det lange løb ved at afsætte lidt tid til periodisk at rengøre og vedligeholde dit udstyr.

Trin 3. Hold skemaet konsolideret

Hvis du har en plan, tror jeg selvfølgelig, at dit arbejde vil være mere effektivt. For virkelig at lave en effektiv tidsplan, begræns dig selv til kun en planlæggerbog (og en ekstra kalender på arbejde på lang sigt). Ikke komplicere dit arbejde ved at beholde mere end én notesbog. Du skal kunne se ét sted, hvad du skal gøre.

• Organiser hver dag ved at lave en “to do” -liste. Start med den højeste prioritet, så de kan afsluttes først. Placer mindre vigtige opgaver til sidst. Start øverst på listen. Hvis du ikke udfylder opgavelisten den ene dag, skal du udføre den ufærdige opgave den næste.

  

• Sæt deadlines for de vigtigste projekter og vær realistisk med de nødvendige tidsrammer. Du vil ikke stille op til fejl - det er bedre at bede om ekstra tid i starten af projektet end at bede om det, når fristen er nær.

Trin 4. Fjern dine personlige distraktioner

Forskellige arbejdspladser vil have forskellige distraktioner - nogle job vil blive larmet af støjende kolleger. Andre kan være meget stille, hvilket vil distrahere dig ved den mindste lyd. Gør hvad du skal gøre for at holde fokus. Hvis du får lov til at lytte til musik på arbejdet, skal du tage en mp3 -afspiller med på arbejde. Du kan endda overveje at sende noter på din arbejdsplads, så dine kolleger ikke generer dig. Det kan se hårdt ud, men det er ikke sådan. Dette er en rimelig og effektiv måde at få folk til at forlade dig på arbejde. Husk, at du kan socialisere i pauser og frokosttid.

• En af de mest almindelige gener er internetsider. Undersøgelser viser, at to tredjedele af arbejderne tilbringer mindst noget tid på ikke-arbejdsrelaterede websteder hver dag. 'Heldigvis giver de fleste internetbrowsere dig mulighed for at downloade gratis produktivitetshjælpemidler til at hjælpe dig med at blokere problematiske websteder. Søg efter tilføjelser fra din browserbutik med søgeordene "webstedsbloker" eller "produktivitetshjælp". Du får nogle resultater, der er gratis og effektive.

  

• En anden god måde at undgå distraktion på er at begrænse dine telefonopkald (for at undgå unødvendige telefonsamtaler) og minimere pludselige møder.

  

Trin 5. Brug pauser til at tage sig af personlige forhold

Overraskende nok kan disse pauser øge effektiviteten på din arbejdsplads i stedet for at komme i vejen. Først og fremmest gør hvile dig mere forfrisket og mindre træt. For det andet giver hvile dig tid til at håndtere dine distraktioner. Hold pauser for at gøre alt, hvad der kan distrahere dig på arbejdet. Drømmer du ofte om din bror på arbejde? Ring til dem i pauserne, og fjern den distraktion!

Metode 2 af 3: Få strategier til at fungere effektivt

Trin 1. Opdel dit ansvar i håndterbare stykker

Store projekter kan være skræmmende - hvis de er for store, er det meget let at slippe af med dem først og bruge tid på mindre vigtigt arbejde, indtil du ender med at skulle arbejde med dem, når fristen nærmer sig. Som en effektiv arbejdstager skal du først gøre det, der er vigtigt, selvom det betyder, at du gør en lille del af et stort stykke arbejde. Det føles ikke særlig tilfredsstillende at gennemføre et lille stykke af et stort job, men det er en smart måde at få mest muligt ud af din tid. I det lange løb vil du udføre de vigtigste opgaver hurtigere, hvis du udfører dem lidt efter lidt hver dag.

For eksempel, hvis du skal lave en stor præsentation på en måned, gør det til et mål at skitsere i dag. Det er ikke meget tidskrævende, så det distraherer dig ikke fra dit arbejde, men det er et vigtigt første skridt, der gør resten af processen hurtigere og lettere

Trin 2. Lys op på dit arbejde med delegation

Medmindre du er i bunden af dit job, har du mulighed for at opdele nogle gentagne opgaver mellem dine underordnede for at spare tid. Giv ikke dine underordnede et projekt, hvis du kun kan gennemføre det godt. Giv dem tidskrævende, ensformigt arbejde, så du kan fokusere på vigtigere ting. Hvis du delegerer arbejde, skal du huske at følge op med en deadline. Vær altid taknemmelig, når dine underordnede hjælper dig - hvis de ser dig værdsætter dig, vil de være mere tilbøjelige til at arbejde på deres næste projekt.

• Hvis du er i praktik, en lavere medarbejder, kan du stadig dele dette ensformige arbejde med medarbejdere på samme niveau som dig (med deres tilladelse og med tilladelse fra din vejleder, selvfølgelig). Hvis du bruger din partners hjælp, skal du være forberedt på at blive belønnet næste gang!

  

• Hvis du har et godt forhold til din chef, kan du endda bemærke, at han eller hun delegerer noget af arbejdet til en anden på dine vegne!

  

Trin 3. Hold strømpebukserne magre

Der er en grund til, at alle hader møder - ifølge en undersøgelse fra 2012 syntes næsten halvdelen af deltagerne, at møderne var spild af arbejdstid - mere end den tid, de brugte på personlige og rekreative websteder. Møder kan være afgørende for at diskutere mål og opstille en vision for fremtiden. Men ofte bliver dette et ineffektivt møde i timevis, endda dage, uden at producere noget. Her er nogle tips til at gøre dine møder mere effektive:

• Opret en dagsorden før hvert møde, så den tildelte tid maksimeres. Indtast den tidsperiode, hvert emne skal dækkes. Følg din dagsorden så meget som muligt. Hvis der kommer et andet emne, kan du anbefale det til diskussion på et senere tidspunkt.
• Inviter så få mennesker som muligt. At holde deltagelse på dine møder til et minimum vil mindske chancerne for, at samtalen vil gå ud af emnet. Det holder også folk, der ikke behøver at være der for at blive ved med at arbejde ved deres skriveborde.
• Hold præsentationens dias til et minimum. Der er lidt debat om, hvorvidt præsentationsglas (PowerPoint osv.) Hjælper eller hindrer mødeeffektivitet. Det er ret indlysende: Hvis du bruger præsentationsdiaer, skal du sørge for, at de er så præcise og informative som muligt. Brug dias til at vise billeder og data, der ikke kan formidles gennem dine ord, ikke hele indholdet i din præsentation.
• Endelig er hovedprincippet, ved hvad du vil beslutte før du starter mødet og træffer den beslutning så hurtigt som muligt.

Trin 4. Stop dramaet på kontoret i første omgang

Arbejdspladsen kan være et stressende sted. Hvis der er et stigende temperament, skal du straks håndtere det direkte. Dette kan være dig, den person du har at gøre med, eller begge parter skal undskylde. Gør dette så hurtigt som muligt. Hvis du tillader kampen at trække ud, vil din effektivitet blive ramt, og det vil koste dig tid i det lange løb, da du har en tendens til at undgå denne person. Endnu vigtigere, lad ikke drama på arbejdet ødelægge din effektivitet og humør!

• Vær ikke bange for at involvere en mægler. Vi ved alle, at drama og onde følelser kan komme i vejen for arbejdsgangen, så mange ansætter folk, der er specifikt tildelt til at løse konflikter på arbejdspladsen. Kontakt personalet på dit kontor, hvis du føler dig frustreret, trist eller bange på grund af andre mennesker på din arbejdsplads.
• Når det hele er forbi, behøver du ikke være ven med den kollega, du havde et skænderi med, men du skulle kunne arbejde med ham eller hende. Vær høflig og diskret på din arbejdsplads, selv med mennesker, du hader.

Metode 3 af 3: Lav livsstilsændringer

Trin 1. Hvil godt

Træthed forbedrer aldrig arbejdskvaliteten for nogen. Træthed vil bremse din præstation, og hvis du let falder i søvn, kan det være pinligt i et vigtigt møde. Mere end det vil mangel på søvn skabe mange sundhedsproblemer. Du må ikke falde i søvn på arbejdet eller springe arbejde over, fordi du er syg-sov 7-8 timer om dagen for den bedste kvalitet.

Træthed på arbejdet kan kun være en mindre distraktion. Men i værste fald kan det være et alvorligt sikkerhedsproblem. Hvis du har et job, hvor menneskers liv er på spil (f.eks. Lufthavnsbetjent eller lastbilchauffør), er det meget vigtigt at styre din søvnplan

Trin 2. Motion

Videnskaben har vist, at motion forbedrer humøret på arbejdet og produktiviteten. Dette er meget vigtigt især for kontorarbejdere, der kun bruger meget tid foran computeren. Med motion gør det dig ikke kun sundere, men også gladere, mere fokuseret og motiveret.

Hvis du starter en træningsrutine for første gang, kan du prøve en kombination af konditionstræning og vægttræning

Trin 3. Bevar et godt humør

Hvis du forsøger at forbedre din arbejdseffektivitet, skal du arbejde seriøst. Ofte er dette ikke en god idé - du kan øge din effektivitet på kort sigt, men det gør dig ikke glad på arbejdet, det er meget let at blive træt, hvilket fører til udbrændthed og mangel på motivation. Prøv at forblive motiveret - hvis du føler dig glad på jobbet, bliver du mere motiveret og ambitiøs. Gør små ting for at løfte dit humør, der ikke kommer i vejen for produktivitet, som at lytte til musik, strække lidt eller tage din bærbare computer til pauserummet for en roligere og mere fredelig atmosfære.

• Få mest ud af din frokosttid - benyt lejligheden til at nyde et godt måltid og joke med dine venner.
• Brug kaffe med omtanke. Kaffe kan være en fantastisk stimulans, hvis du føler dig meget sløv, men hvis du bruger det hver dag, kan du blive afhængig af det, og det vil ikke gøre dig godt i det lange løb.

Trin 4. Motiver dig selv

Det er lettere at arbejde mere effektivt, hvis du har en god grund til at arbejde. Hvis du ofte synes, det er svært at forblive motiveret, skal du tænke over årsagerne til, at du søgte dette job - dine mål i livet, dine drømme eller din egen vision. Prøv at tænke på, at dit arbejde er vejen til dit endelige mål. Hvis du nyder dit job, skal du tænke på, hvordan dit job påvirker, hvordan du har det - føler du dig tilfreds efter at have gjort det?

• Tænk på de gode ting, der kommer ud af dit arbejde. Måske kan du have din egen bil eller hus, eller du kan sende dine børn i skole. Tænk også over de fordele, du får fra dit job, såsom sundhedsforsikring og en tandlæge for dig og din familie.

  

• Tænk over konsekvenserne, hvis du ikke arbejder. Hvad skal du opgive, fordi du har mistet din indtægtskilde? Hvordan har det påvirket din familie og dine nærmeste?

Trin 5. Beløn dig selv

Hvis du med succes øger effektiviteten af dit arbejde, skal du fejre det. Det er ikke let at bryde gamle vaner og vedtage nye, så beløn dit hårde arbejde. Tag en øl efter arbejde på fredag, eller en fest med dine venner, eller bare ligge i sengen og læse en bog - uanset hvad der gør dig glad efter en lang uge. Dette er meget vigtigt for at holde dig motiveret.

Din gave behøver ikke at være for stor, og det bør ikke være en økonomisk byrde. Gem dine luksusgaver til særlige lejligheder