Vi ved alle, at det er vigtigt at være organiseret på arbejdet, men de fleste mennesker har svært ved at gøre det. Tro det eller ej, at blive organiseret er ikke så svært som det ser ud til. Et par rettelser og løsninger vil gøre det lettere for dig at blive en organiseret person, end du måske tror.
Trin
Metode 1 af 4: Indstilling af sted og tid
Trin 1. Overvåg dine aktiviteter
Brug et par dage på at journalisere eller holde styr på dine daglige aktiviteter. Ved at føre en journal kan du se, hvilke ting du har gjort, som du ikke var klar over før. Derudover kan journalisering også give dig en lille idé om dine mangler ved at organisere ting og være produktive. Denne øvelse skal udføres med et stort mål for øje. Gennem aktivitetslogfiler kan du se, hvilke aktiviteter der er spild af tid, og hvilke aktiviteter der kan støtte dig i at nå dine mål.
Trin 2. Bestem din produktive tid
Nogle af os er tidlige, og andre er ikke. Du ved sikkert allerede, hvornår din produktive tid er. Uanset om du foretrækker aftener, morgener, frokosttid, selv før eller efter hverdagens spidstimer, kan du udnytte disse tider for at maksimere din produktivitet.
Trin 3. Prioriter dit arbejde
Vi ved alle, at nogle opgaver er vigtigere end andre, men vi prioriterer dem ikke altid rigtigt. Så udvikl et rangeringssystem ved at markere opgaver som vigtige, og vær ærlig og fleksibel. Brug påmindelser, enten ved hjælp af en digital kalender eller klistermærker på din computer eller på dit skrivebord. Dediker mere tid og energi til de ting, der har højeste prioritet på din liste. Eksempler er tidssensitive opgaver såsom opgaver, der skal udføres i dag eller i morgen. Du bør også prioritere at svare kunder, chefer eller andre, der betaler din løn. Hvis du er usikker på følsomheden og vigtigheden af en opgave, er det bedre at spørge nogen.
Trin 4. Udfør straks små opgaver
Ikke alle opgaver skal prioriteres og planlægges færdiggjort inden for en bestemt tidsramme. Nogle opgaver kræver ikke planlægning eller planlægning, fordi de kan udføres med det samme. Hvis det er tilfældet, kan du hurtigt udføre opgaven med det samme. Så gør det nu! Ved straks at udføre lette opgaver, udsætter du ikke.
Trin 5. Organiser værktøjer og arbejdsredskaber
Vores skriveborde kan let gå fra rodede til ødelagte både, og dette kan forhindre dig i at være en organiseret person. Nogle mennesker har endda en "rent bord" -politik. Selvom det ikke virkelig er nødvendigt, er det bedre at rengøre dit arbejdsområde.
- Ryd bordet. Tag alt skraldespanden ud og organiser de ting, du har brug for, på en systematisk måde. Rengør skrivebordet, når det er muligt: når der ikke er arbejde på kontoret, i pauser eller mellem opgaver.
- Rengør straks dit skraldespand. På den måde husker du altid at rengøre dit skrivebord. Derudover kan du undgå at blive irriteret over det affald, der er ophobet.
- Opbevar de ting, du har brug for, i et let tilgængeligt område. Selvfølgelig er ikke alt omkring dig skraldespand. At beholde de værktøjer, du har brug for i nærheden, kan også spare dig værdifuld tid og arbejdsområde.
Trin 6. Planlæg aktiviteter og møder
Nogle mennesker planlægger kun møder, men ikke med aktiviteterne på deres huskeliste. Planlægning af vigtige opgaver og møder kan være meget nyttigt. For eksempel kan du gruppere dine dage ved kun at holde møder på tirsdage og torsdage. Gør plads i din tidsplan til “kreativ tid” eller til det uforudsigelige.
- Brug en tidsplan og kalender manager. Du kan oprette din egen tidsplanhåndtering ved hjælp af papir og pen, eller det kan være software og apps, f.eks. ICalendar eller Google Now.
- Kategoriser dine aktiviteter. Kategorisering eller farvekodning af dine aktiviteter kan være din visuelle påmindelse om, hvad der er vigtigt. De kategorier, du opretter, kan f.eks. Være: korrespondance, projekter, begivenheder, møder, brainstorming, pauser og træningstid.
- Brug teknologi til at styre din tidsplan. Online tidsplanadministratorer og e-mailplatforme, f.eks. Outlook, kan kombinere opgavelister, kalendere og adresselister. Denne tidsplanstyrer forbedrer ikke kun din effektivitet, men kan også forenkle din tankegang.
- Aflever arbejde, når det er muligt. På en travl hverdag har du en tendens til at glemme, at du ikke behøver at gøre alt alene. Overlad dit arbejde til en assistent, eller hvis du virkelig er oversvømmet med arbejde, skal du bede dine kolleger om at hjælpe dig med en bestemt opgave. Du kan vende tilbage til din kollegas hjælp, når arbejdet begynder at afvikle.
Metode 2 af 4: Organisering af e -mails systematisk
Trin 1. Tjek din e -mail på det planlagte tidspunkt
Du behøver ikke altid at tjekke din indbakke, fordi de fleste meddelelser ikke er så vigtige, som du måske tror. Hvis du arbejder på et job, der ikke kræver en hurtig opfølgning, skal du tjekke din e-mail med jævne mellemrum, cirka 3 til 4 gange om dagen.
Trin 2. Organiser e -mail
Udnyt mapperne og flagfunktionen i stedet for at lade dine meddelelser hobe sig op i din indbakke. For eksempel kan mapper og undermapper i Outlook eller flere etiketter og indbakkefunktioner i Gmail være rentable. Hvis du er journalist, kan dine filer blive navngivet "Seneste nyheder", "Fremtidige nyheder", "Gamle nyheder", "Interviews og ressourcer" og "Idéer".
Slet og arkiver dine e -mails. Arkiver vigtige og gamle bogstaver, og slet derefter resten. Som eksemplet ovenfor er “Gamle nyheder” et journalists arkiv. Når du begynder at slette gamle e -mails, ser du, hvor mange e -mails der er værd at smide ud i stedet for at arkivere. Nogle mennesker beslutter sig endda for at have en "nul indbakke", det vil sige ingen ulæste e -mails eller ingen e -mails i din indbakke. Ud over at bruge filer og etiketter kan du tømme din indbakke ved hjælp af arkiveringsværktøjet, slette gamle e -mails og bruge en app til oprydning af e -mails
Trin 3. Brug andre, mere effektive kommunikationsformer
Nogle gange svarer et hurtigt telefonopkald til 10 sende og modtage e -mails. Ring i så fald! Hvis du ved, at udveksling af e-mails kan forhindre diskussion og skal gøres frem og tilbage, er det bedst at kommunikere via telefon. Du får flere detaljer ved at ringe i stedet for at have lange, omfattende, tidskrævende e-mail-diskussioner. Du kan sende en e -mail til dine kolleger og sige, “Jeg har mange spørgsmål om dette. Måske ville det være lettere at tale over telefonen? Må jeg ringe til dig på 5?”
Trin 4. Begræns afbrydelser
Strategiske pauser kan virkelig hjælpe, men afbrydelser i arbejdstiden er det modsatte. Afbrydelser kan bremse dit arbejde, bryde din rytme og få dig til at miste fokus. Så prøv at bruge telefonsvarer, når du har travlt. Disse værktøjer er ikke kun til, når du ikke er på kontoret; disse værktøjer kan også bruges, når du har meget travlt. Mange mennesker har en”åben dør” -politik, men du behøver ikke at holde din dør åben hele tiden. Du kan efterlade en besked på døren, der siger "Under et opkald" eller "Værelset bruges. Kom venligst tilbage igen, eller send en e -mail.”
Trin 5. Udnyt skyen
Cloud computing er værd at overveje, fordi den er billigere, skalerbar, mere effektiv og lettere at opdatere. Indholdet i skyen er meget nyttigt, fordi det kan tilgås på forskellige enheder: computere, tablets, smartphones og andre. Cloudlagring fungerer også som en primær og sekundær form for digital backup. Diskuter med IKT -manager eller med softwareudbyderen, da du muligvis allerede har lidt ledig lagerplads i skyen, eller den er tilgængelig for et lavt årligt gebyr.
Trin 6. Brug online bogmærker
De fleste browsere har en bogmærkefunktion til at gemme og organisere dine yndlingswebadresser, eller dem du besøger ofte, så de nemt og hurtigt kan tilgås. Udnyt denne funktion, så du ikke glemmer vigtige websteder for at tjekke de seneste nyheder.
Metode 3 af 4: Få mest ud af tiden
Trin 1. Undgå at gøre flere ting på samme tid (multitask)
Alle eksperter tror på dette. Selvom dette kan se hurtigt og fedt ud på tv, er det at gøre mange ting på samme tid ineffektivt og kan forstyrre effektiviteten af dine bestræbelser på at blive organiseret. I stedet er det bedre at dedikere din fulde opmærksomhed til en opgave først, tackle den og gå videre til andre ting på din liste.
Trin 2. Lav en tidsplan for dig selv
Heldigvis kræver de fleste job dig ikke at oprette en daglig tidsplan baseret på minutterne. Markering af din daglige tidsplan og dagens vigtige opgaver eller begivenheder kan dog holde dig fokuseret på dine opgaver.
- Angiv frister for bestemte aktiviteter. Nogle opgaver kræver ikke, at der fastsættes en tidsbegrænsning, men andre bør parametreres for at øge din produktivitet. Tænk på nogle opgaver, der tager mere tid end nødvendigt, og sæt en tidsgrænse for dem på et senere tidspunkt.
- Afsæt ekstra tid til andre aktiviteter. Nogle opgaver, som du lærer af erfaring, tager normalt længere tid, end de burde, men det er ikke en dårlig ting. For denne type aktivitet, og især vigtige begivenheder og møder, skal du tildele ekstra tid før og efter.
Trin 3. Brug en timer, stopur eller vækkeur -app
Disse objekter kan være effektive, når de bruges korrekt. Nogle mennesker vælger at indstille deres alarm 10, 15 eller 30 minutter før den nødvendige tid for at give dem tilstrækkelig advarsel, før de starter en aktivitet. Du kan også indstille et påmindelsesværktøj (påmindelse).
Trin 4. Udsæt ikke
Spørg dig selv, om du virkelig skal udsætte en aktivitet, eller om du bare vil være doven. Hvis du har lyst til at slappe af, skal du ikke udsætte - gør det! Men hvis det er uundgåeligt at forsinke en aktivitet, skal du sørge for at tage notater og omlægge aktiviteten med en konkret plan. Eller du kan tænke på en improviseret plan. Hvis du f.eks. Skal aflyse et personligt møde, kan du i stedet foretage et konferenceopkald eller webkonference.
Metode 4 af 4: Vedligeholdelse af fysisk og mental sundhed
Trin 1. Tag en pause
At hvile dit sind er afgørende for at opretholde din produktivitet og dit mentale helbred. Vi har normalt for travlt med at arbejde til ikke at have tid til at hvile. At holde en pause giver os en tiltrængt pause for at øge vores produktivitet. Pauser giver imidlertid også mulighed for at stoppe op og stille spørgsmålstegn ved, om vi udnytter vores tid godt eller ej.
Trin 2. Sov bedre
Uden en god nats søvn vil du føle dig svimmel, træt eller sløv den næste dag. Dette kan forstyrre din tidsplan og effektivitet på arbejdet. Gør det til et mål at få 7 til 8 timers uafbrudt søvn hver nat.
Trin 3. Må ikke sammenligne dig selv med dine kolleger
De fleste af dine medarbejderes arbejde adskiller sig fra det arbejde, du skal udføre, og alle har deres egen metode til at organisere deres arbejde. En metode, der giver mening og er effektiv for dine kolleger, fungerer muligvis ikke for dig og omvendt.
Trin 4. Accepter at organisering er en løbende proces
Forvent ikke at være perfekt. Orden er en lang proces, der kræver konstant opmærksomhed. Du bliver ikke optimalt organiseret hver dag, men at prøve at være en almindelig person kan øge din effektivitet.
