De fleste forældre skal kontakte deres barns lærer mindst en gang om skoleåret af forskellige årsager, fra at bede om orlov på grund af sygdom eller endda diskutere et barns problemer. De fleste lærere bruger e -mail, hvilket gør korrespondanceprocessen lettere og hurtigere, men du kan også skrive breve eller noter. Med det rigtige brev eller e -mail kan du etablere en åben og stærk kommunikation med dit barns lærer.
Trin
Metode 1 af 2: Afsendelse af en e -mail
Trin 1. Ved, hvornår du skal sende en e -mail
Der er flere grunde til, at du måske vil kontakte dit barns lærer, lige fra introduktioner til diskussion af mere alvorlige sager. Følgende er nogle almindelige grunde til at kontakte dit barns lærer:
- Præsenter dig selv, når du flytter, eller når dit barn begynder at studere på en ny skole.
- Diskuter problemet.
- Spørg barnets arbejde eller fremskridt.
- Bed om at mødes.
- Informer læreren om et særligt problem, f.eks. Et barns særlige behov eller familieproblemer.
- Spørg om tilladelse, når barnet er fraværende på grund af sygdom eller andre behov.
Trin 2. Saml de oplysninger, du har brug for for at skrive en komplet og professionel e -mail til læreren
Fuldstændig information vil gøre kommunikationen mere effektiv og vise, at du respekterer læreren og tager de diskuterede spørgsmål alvorligt.
- Spørg dit barn om lærerens navn, eller slå lærerens navn op på skolens websted.
- Forbered kopier af nødvendige dokumenter, f.eks. Læges diagnose og dokumenter om anbringelse af børn, hvis dit barn har særlige behov.
Trin 3. Opret et første udkast til e -mailen ved hjælp af de oplysninger, du har indsamlet
Udkast giver dig mulighed for fuldt ud at beskrive dit problem. Når du er færdig, skal du genlæse dit kladde og derefter redigere det, hvis det er nødvendigt.
- Undgå at skrive din e -mail -adresse i feltet "Til", så du ikke ved et uheld sender et udkast til e -mail.
- Hold dit udkast så kort og præcist som muligt.
- Skriv e -mails i en personlig, høflig og professionel tone.
- Introducer dig selv. Angiv dit barns navn, og forklar, hvorfor du skrev e -mailen. For eksempel: "Kære fru Jasmin, jeg hedder Ros, og jeg er forælder til Upin og Ipin. Jeg skriver dette brev, fordi jeg indser, at Upin har svært ved at følge matematik."
- Gør kernen i e-mailen 1-3 afsnit lang, med angivelse af det problem, du vil løse. Du vil måske også spørge om, hvordan du kan støtte dit barn konstruktivt.
- Luk e -mailen ved at sige tak, og inkluder dine kontaktoplysninger for yderligere konsultation. For eksempel "Tak for din opmærksomhed. Læreren kan kontakte mig via e -mail eller +628123456789. Jeg håber, at Upins problem snart kan løses med din hjælp."
Trin 4. Gør e -mailen med en positiv note
Når du skriver et udkast, skal du holde tonen i din e -mail så positiv som muligt. Du kan hurtigt blive irriteret, når du håndterer dit barns problemer, men vedligeholdelse af en positiv og proaktiv tone i e -mails kan åbne op for en åben og produktiv dialog med dit barns lærer.
- Undgå at bruge anklagende sprog til dit barns lærer.
- Brug ord som "få det", "samarbejde" og "snak".
- Brug adjektiver som "positiv" og "proaktiv".
- Forbind ordene med sætninger som "Ifølge Upin har han svært ved at lære matematik. Vi vil vide, hvordan vi kan ændre det, og hvordan vi kan hjælpe læreren med at forbedre Upins evner."
Trin 5. Vær ærlig, når du skriver e -mails
Børn er ærlige skabninger, og løgnene i dit brev kan komme ud af dit eget barns tunge. Skriv e -mailen så ærligt som muligt, men bevar en professionel tone til e -mailen.
Gå direkte til sagens kerne. For eksempel: "Jeg skal arbejde på et museum, og jeg vil tage min søn med for at studere. Er der nogle lektier, han skal afslutte, før han går tilbage til skolen på fredag?"
Trin 6. Læs og rediger din e -mail igen
Når du har skrevet et groft udkast til e -mailen, skal du tænke over e -mailens indhold og tone og derefter redigere e -mailen, hvis det er nødvendigt. Redigering af en e -mail giver dig mulighed for at tilføje eller fjerne brødteksten i e -mailen samt finde stave-, tegnsætnings- og grammatikfejl.
- Sørg for, at den reviderede e -mail har en ærlig og proaktiv hilsen, brev og lukning.
- Læs brevet højt for at hjælpe med at få øje på fejl eller sætninger, der kan lyde skyldige.
- Overvej at få hjælp fra en partner, ven eller uddannelsesekspert til at læse dit brev. Den person, du beder om hjælp, kan muligvis foreslå at gøre dit brev stærkere eller mere professionelt.
Trin 7. Efter redigering af kladden skal du skrive en venlig og professionel afsluttende besked og hilsen for at gøre dit barns lærer mere modtagelig for brevet
Afsluttende beskeder og venlige hilsner baner også vejen for et konstruktivt svar.
- Skriv hilsener med dit barns lærer kaldenavn. For eksempel "jasmin frue" efterfulgt af et komma.
- Undgå at bruge lærerens fornavn, medmindre læreren allerede har mødt sig og tilbyder at kalde ham ved sit fornavn.
- Luk med "Hilsen" efterfulgt af et komma. Du vil måske også skrive "Vi håber, at dette brev får din opmærksomhed fru, tak", for at forvente et svar fra dit barns lærer.
- Angiv dit navn og dine kontaktoplysninger.
Trin 8. Vedhæft passende dokumentation, afhængigt af din e -mail, til reference til dit barns lærer
Referencer hjælper dit barns lærer med at forstå dit problem.
Forbered en referencefil i et let åbent format
Trin 9. Skriv lærerens e -mail -adresse ned, som e -mailen skal sendes til
Tjek dit barns skole hjemmeside for at sikre, at e -mail -adressen er korrekt.
- E-mail andre interesserede parter, f.eks. Ægtefæller eller andre autoriserede lærere.
- Overvej at inkludere dig selv på BCC for at sikre, at e -mailen bliver leveret.
Trin 10. Rediger det endelige udkast til e -mailen ved at læse kladden en gang til, før du sender
Redigering vil undgå at glemme visse oplysninger eller fejl i e -mailen.
Trin 11. Giv dit barns lærer tid til at reagere
Lærere er travle skabninger, så de er muligvis ikke altid i stand til at svare eller være opmærksomme på dine e -mails med det samme. Vent et stykke tid, før du ringer til læreren.
- Skriv ned datoen, hvis du har brug for et hurtigt svar.
- Send brevet eller e -mailen igen, hvis din e -mail ikke er blevet besvaret efter en uge.
Metode 2 af 2: Afsendelse af skriftlige breve
Trin 1. Ved, hvornår du skal sende et skriftligt brev
Skriftlige breve er mere personlige end e -mails og er nødvendige i nogle tilfælde. Du vil måske sende et skriftligt brev, når:
- At sige tak.
- Præsenter dig selv kort.
- Spørg tilladelse, når dit barn er sygt eller ikke kan gå i skole.
Trin 2. Skriv brevet så pænt som muligt, så dit barns lærer kan læse det
Sørg for, at din håndskrift er let at læse.
- Hvis din skrivning er dårlig, skal du skrive langsomt, så din skrivning bliver klarere.
- Undgå at skrive med blyanter eller penne, der let falmer. Brug helst en kuglepen.
- Overvej at tegne på en computer og derefter skrive dit brev i hånden. Kladder giver dig mulighed for at tænke over, hvad du vil skrive mere klart.
- Hvis det ønskes, skal du skrive brevet på computeren, udskrive det og derefter underskrive brevet.
Trin 3. Skriv dit brev
Hvis du vælger at skrive brevet manuelt, skal du følge den samme proces som at skrive e -mailen i det foregående trin. Men hvis den ting, du vil tale om, ikke er for alvorlig, som en taknota, behøver du ikke skrive et udkast flere gange.
- Brug godt papirvarer, hvis du har en. Men hvis ikke, skal du bruge papir, der er rent og ikke rynket.
- Skriv datoen på brevet.
- Skriv en hilsen under datoen, f.eks. "Miss Jasmin", efterfulgt af et komma.
- Brug de samme elementer som e -mailelementerne i det foregående trin, og sørg for, at dit brev er kort og kortfattet. For eksempel, "Miss Jasmin, jeg er Ros, forælder til Upin og Ipin. Tak fordi du hjalp Upin med at forstå matematik. Efter skole spørger hun ofte fru Jasmin om spørgsmål, hun ikke forstår. Hvis der er noget, jeg kan hjælpe Upin forstår bedre. Lad mig det vide. Tak. Ros."
- Underskriv dit brev, og skriv derefter dit navn, hvis det er nødvendigt.
Trin 4. Kontroller dit brev, før du sender det for at forhindre fejl, manglende oplysninger eller falmet blæk og ulæselige dele
Omskriv brevet, hvis du finder en dødelig fejl
Trin 5. Send brevet
Du kan sende et brev på flere måder afhængigt af brevets formalitet eller hastende karakter, for eksempel:
- Med posten. Sørg for at nævne lærerens navn på brevet, og inkluder skolens adresse i dit brev.
- Sendt af mig selv. Send dit eget brev til skolen. Skolens personale vil levere det til dit barns lærer.
- Gennem dit barn. Du kan også efterlade et brev til dit barn, men det kan glemme at give det. Hvis du ønsker det, kan du gemme brevet i dit barns skoleuniform.
