Arbejde og forretning, især i et kontormiljø, kræver et vist niveau af samarbejde. For eksempel kræver vigtige beslutninger ofte mere fra et individs perspektiv, og generelt kræver succes med et vigtigt job ekspertise fra en række mennesker. Møder er en måde at skabe struktureret og organiseret samarbejde på, men uden et formål eller kontrol kan møder let blive for lange og ineffektive. At vide, hvordan man planlægger, forbereder og leder møder, kan gøre forskellen mellem et effektivt møde og et tidsspildende møde.
Trin
Del 1 af 3: Forberedelse til mødet
Trin 1. Diskuter det kommende møde med deltagerne
Når du finder ud af, at du skal lede et kommende møde, er en af de første ting, du skal gøre, at bruge lidt tid på at tale med de mennesker, der vil deltage (især vigtige og højtstående mennesker). Spørg, om der er noget særligt, de gerne vil diskutere på mødet. Noter deres svar, og brug dem som en vejledning, mens du skriver din dagsorden.
At spørge deltagerne om, hvad de gerne vil diskutere, er et smart skridt, ikke kun for at gøre det lettere for dig at skrive dagsordenen, men også at involvere dem i mødeprocessen, allerede inden mødet starter. Folk er mere tilbøjelige til at deltage og være opmærksomme under møder, når de ved, at spørgsmål, der er vigtige for dem, vil blive diskuteret
Trin 2. Skriv og del en dagsorden
Mødedagsordenen er ikke kun nyttig for mødelederen, men også for de fremmødte gæster. Dagsordenen indeholder nyttige oplysninger om mødet, f.eks. Hvornår, hvor og hvem der skal deltage. Vigtigst er det, at dagsordenen også skitserer de diskussionsemner, der skal diskuteres, så alle kan forberede sig. Send dagsordenen inden selve mødet - jo vigtigere mødet er, jo tidligere skal du sende dagsordenen.
En ting, der bør sættes på dagsordenen, er den estimerede tidsfrist for hver diskussion. At have en grov tidsplan skitseret tidligere kan gøre det lettere for dig at sætte mødet på sporet. Selvom nogle af begivenhederne på din dagsorden vil tage længere tid (og andre hurtigere), vil tidsplanen gøre det lettere for dig at organisere og justere den samlede tid
Trin 3. Lav noget research om emnet i tidligere diskussioner og møder
De mennesker, der deltager i mødet, kender muligvis ikke alle oplysninger om det emne, du planlægger at diskutere - nogle har muligvis ikke deltaget i det sidste møde, mens andre måske har glemt. Det er en god idé, at du som mødeleder kender diskussionens historie hidtil. Prøv at tale med folk, der har deltaget i vigtige møder før for at finde ud af uafklarede spørgsmål, så du kan diskutere dem under mødet. Du skal også få referatet fra det sidste møde fra den embedsmand, der beholder noterne, for at hjælpe dig med at organisere dine planer.
Referater fra tidligere møder kan være en vigtig ressource for dig som leder. Minutter opsummerer de diskussioner og beslutninger, der fandt sted under det sidste møde, så du kan finde alle de vigtige oplysninger relativt hurtigt og nemt. Du skal muligvis dele vigtige mødereferater med deltagerne sammen med en dagsorden
Trin 4. Forbered mødestedet på forhånd
På mødedagen skal du sikre dig, at rummet eller stedet, der skal bruges, er rent, ryddeligt og klar til at rumme mødedeltagerne. Du skal sikre, at alle mødeteknologikomponenter (f.eks. Præsentationer, projektorer, visuelle enheder osv.) Fungerer korrekt og er klar til brug - teknisk rod kan spilde værdifuld tid og forstyrre et problemfrit møde.
Hvis du bruger en elektronisk præsentation (f.eks. PowerPoint osv.), Skal du tage dig tid til at gøre dig bekendt med den fjernbetjening eller klikker, der vil blive brugt i præsentationen. Du vil bestemt ikke spilde tid på at fumle med disse controllere, mens du diskuterer vigtige spørgsmål
Del 2 af 3: Fungerer som leder under møder
Trin 1. Åbn mødet officielt
Når den planlagte tid er slut, og alle deltagere (eller i det mindste alle vigtige deltagere) er til stede, skal du henlede opmærksomheden på alle i rummet. Præsenter dig selv som leder, og hvad formålet med mødet er. Angiv en tidsramme ved at angive, hvornår dit planlagte møde slutter - du kan have et langt eller kort møde, men at angive en tidsbegrænsning på forhånd hjælper med at holde mødet til tiden. Hvis nogle af deltagerne ikke kender hinanden, skal du tage dig tid til at læse navnene på deltagerne kort og introducere de vigtige deltagere.
Det skal bemærkes, at nogle virksomheder og organisationer har strenge og regelmæssige procedurer for åbning og afholdelse af møder. For eksempel er der nogle organisationer, der åbner møder med et slag i en hammer
Trin 2. Giv relevante resuméer af tidligere møder
I starten af et møde, der er en del af et langt igangværende projekt, skal du give korte oplysninger om projektet ved at give en hurtig oversigt over begivenhederne eller beslutningerne fra det foregående møde. Ikke alle deltagere ved lige så meget om diskussionsemnet som dig, så dette trin kan være nyttigt for at gøre mødet effektivt og effektivt.
- I stedet for selv at opsummere resultaterne af tidligere møder, kan du bede den mødesekretær eller embedsmand, der holder notater, om at læse referatet fra tidligere møder for at give resuméet en formel fornemmelse.
- Du bør også overveje at læse vigtig korrespondance eller kommunikation, der fandt sted efter det forrige møde.
- Det skal bemærkes, at hvis du giver deltagerne kopier af referatet/korrespondancen, er det måske ikke nødvendigt at læse dem.
Trin 3. Tillad vigtige deltagere at rapportere om den generelle situation
Inviter derefter folk med relevant viden til at informere dig om nye udviklinger, der er sket siden det sidste møde. Dette kan være alt - for eksempel nye problemer, virksomheden eller organisationen står over for, ændringer i personale, projektudvikling og ændringer i strategi, som alle kan diskuteres her. Mødedeltagere vil også høre om resultaterne af specifikke handlinger, der er taget som følge af tidligere møder.
Trin 4. Afslut alle uafsluttede forretninger
Hvis der er uløste spørgsmål og beslutninger, der ikke er taget fra det sidste møde, kan du prøve at løse dem, før du diskuterer nye spørgsmål. Jo længere det foregående nummer sættes på hold, jo færre vil deltagerne tage ansvar for det, så prøv at definere og løse eventuelle uafsluttede forretninger under mødet. Normalt er ufærdige forretninger specifikt markeret som "uafgjort" eller "sendt til yderligere diskussion" i referatet fra det foregående møde.
- Afhængigt af den kultur og de regler, du arbejder i, kan din virksomhed eller organisation have specifikke procedurer for at træffe beslutninger-for eksempel kan mødedeltagere kun have brug for at nå en flertals konsensus, eller måske har en gruppe mennesker på topniveau til opgave at træffe alle beslutninger. beslutning.
- Husk, at nogle ting er for store til at afslutte under et møde. Du behøver ikke tænke på de langsigtede fremskridt med ufærdige projekter. Du skal dog rejse en beslutning eller et projekt, der kræver handling på nuværende tidspunkt.
Trin 5. Diskuter den nye forretning
Kom derefter med nye spørgsmål, bekymringer og spørgsmål, der skal diskuteres. Det er ting, der naturligvis stammer fra den udvikling, der fandt sted mellem de foregående og nuværende møder. Prøv at få konkrete, bestemte beslutninger fra deltagerne - jo flere ting du efterlader ubesvaret, jo flere uafklarede spørgsmål vil du bringe til dit næste møde.
Trin 6. Læs konklusionen på mødet
Når du har udarbejdet alle dine gamle og aktuelle spørgsmål, skal du afsætte tid til at læse mødets konklusion for alle tilstedeværende. Angiv alle de beslutninger, der er truffet individuelt, og beskriv om nødvendigt de specifikke handlinger, som deltagerne forventes at tage før det næste møde.
Dette trin er afgørende - det er din sidste chance for at sikre, at alle forlader mødet og ved præcis, hvor projektet står, og hvad der forventes af dem
Trin 7. Afslut med at lægge det grundlæggende til det næste møde
Angiv endelig, hvad der vil blive diskuteret på det næste møde, og når du er begyndt at planlægge, sig, hvornår og hvor mødet vil blive afholdt. Dette hjælper deltagerne med at skabe en følelse af kontinuitet fra et vigtigt projekt eller en beslutning til det næste og giver dem en tidsramme til at fortsætte eller fuldføre den opgave, der er tildelt dem.
Det er værd at bemærke, at du ikke behøver at planlægge endnu et møde, hvis du har dækket alle de gamle og nye spørgsmål på det aktuelle møde. Men hvis der er nok uafklarede spørgsmål, der kræver yderligere diskussion, eller hvis du vil se fremskridt med et bestemt projekt, kan et andet møde være en god idé
Del 3 af 3: Ledende møder effektivt
Trin 1. Styr diskussionen, men dominer ikke den
En af dine roller som mødeleder er at holde diskussionen kørende. Din rolle er ikke at give en mening om alle spørgsmål eller at sikre, at diskussionen foregår på et fast skema. Du skal have fleksibilitet. Tillad andre deltagere at tale frit og lade nye diskussionsemner dukke op, selvom de ikke er på dagsordenen. Du skal muligvis afslutte et emne subtilt eller ændre et bestemt diskussionsemne for at holde diskussionen på sporet, men du skal ikke føle, at du skal kontrollere alle aspekter af mødet. Møder er jo en samarbejdsproces.
Vær opmærksom på din dagsorden under mødet. Hvis et møde er uden for dagsordenen, skal du muligvis springe bestemte diskussionsemner over eller udskyde dem til senere. Vær ikke bange for at gøre dette, hvis det emne, der diskuteres, er meget vigtigt
Trin 2. Tilskynd alle deltagere til at deltage
Som mødeleder er dit job at sikre et åbent og produktivt møde. Hvis du bemærker, at visse deltagere, der har viden, der er relevant for det emne, der diskuteres, ikke er åbne for gruppen, kan du opfordre dem til at tale. Du behøver ikke udfordre eller ringe direkte til dem-bare sig noget i stil med: "Jeg tror, at fru Mithas ekspertise vil være nyttig her", og det er en fantastisk måde at få mindre aktive medlemmer involveret i mødet.
Trin 3. Sørg for, at alle forstår, hvad der diskuteres
Det er svært at huske, at alle, der deltager i et møde, har den samme erfaring eller viden om emnet diskussion. For at sikre, at deltagerne bruger deres tid klogt i mødet, kan du benytte lejligheden til kort at forenkle et komplekst emne eller emne. Deltagere, der ikke kender disse oplysninger, vil helt sikkert sætte pris på det.
Trin 4. Ignorer ikke vanskelige eller akavede spørgsmål
Hvis sådanne spørgsmål ikke kontrolleres af en kompetent leder, vil mødet være uproduktivt. Prøv at sikre, at alle de vigtige spørgsmål, du vil diskutere, diskuteres på mødet. Lad ikke deltagerne skifte skyld eller give vage undskyldninger for uløste problemer. Prøv at præcisere og få svar på spørgsmål, som ingen ønsker at diskutere. Selvom deltagerne måske ikke ønsker det, er det spørgsmålene, der skal besvares, for at mødet kan blive effektivt.
Sørg for, at alle vigtige beslutninger er registreret (hvis du har en embedsmand eller notatmand, delegér denne opgave til dem). Hvis du skal gå igennem besværet med at stille et svært spørgsmål, vil du sikre dig, at dine svar er veldokumenterede
Trin 5. Hold øje med din tid
Der er en grund til, at møder har et dårligt ry-for de fleste mennesker er møder en tidskrævende aktivitet. For at undgå at et møde foregår for længe, skal du bruge din magt som leder til at holde diskussionen i gang. Vær ikke bange for at udsætte visse uvæsentlige spørgsmål eller samtaler indtil den næste diskussion, hvis mødet ser ud til at vare længere, end du havde forventet. Du skal være forberedt og villig til at justere tidsplanen for at sikre, at ingen deltagers tid går til spilde.
