At skrive en e -mail er faktisk ret simpelt, men der er et generelt format, som du skal være opmærksom på. Kend også forskellen mellem officielle og uformelle e -mails. Her er ting, du bør vide.
Trin
Metode 1 af 5: Grundlæggende trin til afsendelse af e -mails
Trin 1. Opret en e -mail -adresse
Hvis du ikke har en e -mail -adresse endnu, skal du registrere dig hos en e -mail -udbyder, før du fortsætter. Heldigvis giver mange gratis webbaserede e-mail-tjenester dig mulighed for at få en e-mail-adresse uden at bruge penge. Nogle af de mest populære web -e -mail -tjenester omfatter:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Trin 2. Klik på "Skriv" eller "Ny
"Inden du skriver en e -mail, skal du åbne en ny, tom postkasse for at skrive. Måden at åbne postkassen på varierer afhængigt af den service, du bruger, men der vil normalt være en knap nær toppen af siden med en etiket som "Skriv", "Ny" eller "Ny besked".
Hvis du ikke ved, hvordan du opretter en ny besked, kan du tjekke din e -mailservices supportside for at lære, hvordan du gør det i detaljer
Trin 3. Skriv modtagerens e -mail -adresse ned
Du behøver ikke at skrive din e -mail -adresse ned, men du bør skrive e -mail -adressen til den person, der vil modtage din e -mail.
- Normalt kan du blot bruge et mellemrum til at adskille flere e -mail -adresser, men nogle tjenester kræver, at du adskiller flere e -mail -adresser med et komma eller et andet tegnsætningstegn. Hvis den service, du bruger, kræver brug af disse tegnsætningstegn, skulle tjenesteudbyderen have givet vejledning.
- Indtast den primære modtagers e -mail -adresse i feltet "Til:". Den primære modtager er normalt den person, som meddelelsen er tiltænkt, eller der henvises til i e -mailens brødtekst.
- Indtast en anden e -mail -adresse i feltet "CC:". Denne kolonne er kolonnen "kopi". Modtagere indtastes normalt i kopifeltet, hvis e -mailen ikke specifikt er adresseret til modtageren af kopien, men har ting, han eller hun burde vide.
- Brug feltet "BCC:" til at skjule e -mail -adresser. Hvis du ikke vil have, at modtagerne skal se, hvem en e -mail er adresseret til, skal du skrive modtagerens adresse i feltet "blind kopi".
Trin 4. Skriv en informativ titel
Hver e -mailtjeneste giver dig mulighed for at skrive titlen/emnet for din e -mail i feltet "Emne".
-
Titlen på din e -mail skal være kort, men give modtageren en idé om e -mailens indhold.
- For eksempel kan en uformel e -mail til en ven have titlen "Hvordan har du det?", Men hvis du har sendt en opgave via e -mail, kan den have titlen "Matematikopgave".
- Spørgsmål til foredragsholdere eller overordnede kan også have titlen "Spørgsmål om …", efterfulgt af en kort etiket med en forklaring på det emne, du stiller.
- Husk, at meddelelser uden titel vil blive vist i modtagerens indbakker mærket "(intet emne)".
Trin 5. Skriv brødteksten i din e -mail
E -mailens brødtekst skal skrives i den store tekstboks under titelfeltet.
- En e -mail skal generelt indeholde en hilsen, besked og lukning.
- Da e -mail er beregnet til hurtig kommunikation, bør du generelt sørge for, at din e -mail ikke er for lang.
Trin 6. Tryk på knappen "Send"
Når du er færdig med at komponere e -mailen, skal du genlæse e -mailen for at sikre, at du ikke har begået grammatiske eller stavefejl, og at meddelelsen viser det emne, du vil dække. Når din e -mail er klar til at blive sendt, skal du klikke på "Send" i meddelelsesboksen for at sende e -mailen til modtageren.
Metode 2 af 5: Skrivning af en uofficiel e -mail
Trin 1. Ved, hvornår du skal sende uformelle e -mails
Uofficielle e -mails bør rettes til folk, du holder af, herunder venner, familie og partnere. Hvis din e -mail ikke er officiel, og du sender den til en, du kender godt, kan du sende en uformel e -mail.
Det eneste gode tidspunkt at sende en formel e -mail til venner eller familie er, når du sender en gruppemeddelelse med en formel tone, f.eks. En anmodning om donationer eller en annonce. Da e -mailen også vil blive sendt til folk, der ikke er særlig tæt på dig, skal du justere tonen for at behage disse mennesker
Trin 2. Skriv en uformel titel
Du behøver ikke at skrive en titel, men du skal give din e -mail en titel. Skriv en titel, der er kort, kortfattet og venlig.
- For eksempel, hvis du skriver en e -mail til en gammel ven, kan du bruge en titel, der får dig til at grine, eller en simpel titel som "Long time no see!".
- Hvis du skriver en e -mail med et bestemt formål, skal du skrive dit formål ned. Hvis du f.eks. Skriver en e-mail om et sammenkomst, skal du titulere din e-mail med en titel, der nævner begivenheden.
Trin 3. Overvej at nævne modtagerens navn i e -mailen
For uformelle e -mails er dette ikke strengt nødvendigt, men det kan stadig være en høflig måde at starte en besked på.
-
Din hilsen kan være lige så simpel som modtagerens navn:
Bob,
-
Du kan også inkludere en venlig hilsen:
- "Hej Bob!"
- "Hr. Bob"
- "Morgen, Bob!"
Trin 4. Skriv e -mailen klart, men brug uformel sprogstil
Indholdet i din e -mail skal være let at forstå, men i en uformel samtaletone.
- Læs e -mailen og spørg dig selv, ligner denne mail, hvad jeg ville sige, hvis jeg talte personligt? Hvis svaret er ja, har du fundet den rigtige tone til uformelle e -mails.
- Brug forkortelser. Forkortelser er ikke en del af den formelle skrivning. men almindeligt anvendt i daglig samtale. Derfor er forkortelsen velegnet til uformelle e -mails.
- Brug slang, hvis det ønskes. Du kan bruge Internetslang, f.eks.: "thx" for "tak." "Titi DJ" for "vær forsigtig på vejen", "s7" for "enig" osv.
- Brug også humørikoner, hvis det er nødvendigt:).
Trin 5. Overvej at skrive dit navn i slutningen af e -mailen
Ligesom en hilsen, lukning eller underskrift ikke virkelig er nødvendig for uformelle e -mails, kan de være en god måde at lukke en besked på.
-
Din e -mail -lukning kan bare være et navn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Du kan også blive lidt kreativ med e -mail -lukninger:
- "Det er længe siden! Jen."
- "Denne mail slettes automatisk. 3… 2… 1…"
Metode 3 af 5: Skrivning af en officiel e -mail
Trin 1. Ved, hvornår det er tid til at sende en officiel e -mail
Du bør bruge en formel e -mail, når du skriver beskeder til folk, du ikke kender godt, f.eks. Chefer, kolleger, klienter og kunder, instruktører og lokalsamfund/politiske ledere.
-
Husk, at du måske føler, at en formel e -mail er unødvendig, når du skriver e -mails til ovenstående personer, når du først har et forhold til denne person. Når en formel e-mail føles for stiv, skal du skrive en "semi-formel" e-mail.
- I semi-formelle e-mails kan din stil være lidt mere afslappet, men du har stadig ikke lov til at bruge internetslang.
- Du bør stadig inkludere en underskrift på semi-formelle e-mails, men du behøver ikke at angive alle dine kontaktoplysninger under dit navn.
Trin 2. Skriv en informativ titel
Din e -mail -titel skal være kort, men præcis. Gå direkte til det problem, du rejser.
-
For eksempel:
- Når du sender din professor en e -mail om en essayopgave, skal du skrive "Essay -spørgsmål".
- Når du ansøger om et job, du kender til fra annoncen, skal du skrive "Ansøgning om ledelsesposition (fra annonce)".
- Hvis du skriver en e -mail og beder kundeservice om hjælp eller rapporterer et teknisk problem, skal du skrive "Problem med del #000000".
Trin 3. Skriv en formel hilsen
Den formelle hilsen skal indeholde "Dear/Dear", efterfulgt af modtagerens navn. Brug modtagerens efternavn og passende titel, og afslut derefter hilsenen med en periode.
-
For eksempel:
- "Kære hr. Smith"
- "Kære fru Jones"
- "Kære Dr Evans"
Trin 4. Sørg for, at e -mailens indhold er målrettet og præcist
Sørg for, at den ikke er mere end et par afsnit lang, og at indholdet virkelig er beregnet til at dække emnet i e -mailen. Brug formelt sprog, og sørg for, at din stavning og grammatik er korrekt.
- Undgå at bruge forkortelser.
- Brug ikke internetslang eller humørikoner.
Trin 5. Brug en passende afsluttende hilsen
Den mest almindelige afsluttende hilsen er "Hilsen", men der er flere andre afsluttende hilsner, du også kan bruge. Brug en høflig afsluttende hilsen og slut med et komma.
-
Andre afsluttende hilsner, du kan bruge, omfatter:
- Med venlig hilsen,
- Tak skal du have,
- Bedste ønsker,
Trin 6. Angiv om nødvendigt kontaktoplysninger i din signatur
Inkluder dit fulde navn under e -mail -lukningshilsenen. Under dit navn kan du medtage din titel og kontaktoplysninger, der kan være nødvendige.
- Din stilling, hvis nogen, skal indeholde positionen og navnet på den virksomhed/institution, hvor du arbejder.
- Inkluder mindst et telefonnummer, faxnummer og e -mail -adresse. Du vil måske også inkludere en postadresse og et websted.
Metode 4 af 5: Typer af uofficiel e -mail
Trin 1. Skriv en e -mail til en ven, der flyttede hjem
Hvis dine venner, familie eller partner for nylig er flyttet hjem, skal du skrive en e -mail for at høre om deres tilstand. Spørg, hvordan deres migrationsproces forløber, hvordan deres nye miljø er osv.
Trin 2. Send en e -mail til en ven, der aldrig har givet dig en e -mail -adresse
Hvis du får en vens e -mail -adresse fra en anden, er det meget vigtigt at skrive e -mailen og sørge for, at din vens e -mail er korrekt. Glem ikke også at forklare, hvem du er.
Trin 3. Lær at skrive e -mails til mænd
Hvis du er kvinde, og det er første gang, du skriver en e -mail til en fyr, kan du føle dig ængstelig, især hvis fyren er en fyr, du måske kan lide. Prøv at skrive en e -mail, der ser afslappet ud, men stadig smart og rolig.
Selvom det ser farligt ud, kan du skrive en e -mail for at udtrykke din kærlighed
Trin 4. Lær at skrive e -mails til kvinder
Hvis du er en fyr, der sender en kvinde til e -mail for første gang, kan du finde processen for vanskelig. Berolig dig selv og skriv en besked, der ser afslappet, men pæn ud.
Trin 5. Skriv en opfordringsmail
Hvis du vil fremstå som sjov for modtageren af e -mailen, skal du bruge det samme sprog som det forførende sprog, du bruger foran modtageren. Du kan også bruge humørikoner eller udtryk som "kram og kys".
Du kan også skrive forførende e -mails til folk, du kender på dating sider. Hvis du skriver denne e -mail, skal du se forførende såvel som informativ ud, så han ved, hvem du er
Trin 6. Skriv en kærligheds -e -mail
I denne digitale æra er kærlighedsmails lige så vigtige som kærlighedsbreve. Hvis din partner er derude, og du vil udtrykke din kærlighed, er den hurtigste måde at gøre dette på via e -mail.
Metode 5 af 5: Typer af formelle e -mails
Trin 1. Send din jobansøgning via e -mail
Når du e -mailer din ansøgning og genoptager, skal du forklare, hvilken stilling du søger, hvorfor du vil have jobbet, og hvilke kvalifikationer du har, der ville gøre dig godt egnet til jobbet. Du bør også inkludere dit CV som en vedhæftet fil.
- Du kan også skrive en e -mail for at ansøge om praktik. Forklar, hvilken slags praktikplads du ønsker, og hvordan det kan hjælpe dig med at nå dine karrieremål. Medtag også årsagerne til, at du skal udvælges til praktikken.
- Send en opfølgende e-mail, hvis du ikke modtager et svar om den stilling, du søger.
Trin 2. Vide, hvordan du sender e -mail til undervisere
E -mail til professorer kan være skræmmende, men det er stadig lige så svært som at sende en anden formel e -mail. Din professor kan være en travl person, så gør spørgsmålene så klare som muligt.
Hvis du er kendt af foredragsholderen, kan du også sende ham en anmodning om et anbefalingsbrev via e -mail
Trin 3. Send en "forespørgsel" e -mail
Denne e -mail er en forespørgsel via e -mail til redaktøren om accept af et værk til offentliggørelse. Du skal forklare dit arbejde, så din redaktør forstår arbejdet.
Trin 4. Brug e -mail til at kontakte personale
Hvis du føler, at der er noget galt med din virksomheds HR, er den hurtigste måde at løse det på at e -maile den relevante person i personalet. Sørg for, at din e -mail beskriver problemet godt.
Advarsel
Giv ikke adgangskoder, brugernavne eller personlige oplysninger såsom kreditkortnumre og TIN i e -mails.
