Alle virksomheder, store som små, skal overvåge alle deres transaktioner. Der er mange enkle finansielle softwaresystemer til salg, men du skal stadig have en klar forståelse af, hvordan regnskabstransaktioner fungerer. Du indtaster alle forretningstransaktioner, f.eks. Modtagelse af indkomst eller betaling af regninger, i en regnskabsjournal, der ligner en hovedbog. Her skal du indsamle forskellige kategorier kaldet konti og registrere på en debet eller kredit (i henhold til stigning eller fald). Eksempler vil blive givet senere. Regnskabssoftwareproducenter følger også denne formel ved oprettelsen af deres programmer, men processen er blevet lettere for tilfældige brugere.
Trin
Del 1 af 3: Indtastning af transaktioner
Trin 1. Saml alle dokumenter vedrørende forretningstransaktioner
Disse dokumenter inkluderer typisk leverandørkvitteringer, forsyningsregninger (såsom vand og elektricitet), kreditnotaer udstedt til kunder, skatteopgørelser, udstedte checks og lønoplysninger. Kontroller, at hver modtaget faktura og betaling er korrekt og verificeret, før du registrerer regnskabsjournalen. Sørg for, at alt er blevet anerkendt af tilsynsføreren eller virksomhedsejeren, inden transaktioner indføres i systemet.
Trin 2. Opret forskellige konti eller kategorier for hver type transaktion
Konti, der registreres for eksempel kontanter, beholdning, udgifter og så videre. Tænk på disse konti som separate sider i en notesbog eller en række poster, der er angivet i et personligt budget. Konfigurer følgende kontotype:
- Salgs- eller omsætningskontoen registrerer alt salg til kunder.
- En udgiftskonto registrerer alle de penge, en virksomhed bruger, for eksempel til at drive en forretningsfacilitet, lave produkter og sælge produkter.
- Derudover er virksomheder også forpligtet til at registrere deres aktiver, såsom kontanter, tilgodehavender (ubetalt salg) og materielle anlægsaktiver såsom bygninger og udstyr.
- En ansvarskonto registrerer alle penge, som virksomheden låner fra eksterne parter, såsom banklån, gældsgæld (f.eks. Til leverandører) og betalte lønninger (lønninger, der allerede skyldes medarbejdere, men som ikke er blevet betalt).
- Disse store kategorier er normalt opdelt i mindre, specifikke konti.
Trin 3. Bestem, om kontoen debiteres eller krediteres
Det er vigtigt at huske, at hver transaktion involverer debet- og kreditkonti, og det samlede antal debiteringer og kreditter skal være det samme. Når du f.eks. Modtager en betaling fra en kunde, registrerer du kontanter som debitering og tilgodehavender som kredit. Når du betaler for reklame, registrerer du annonceringsudgifter på en debitering og kontanter på en kredit.
- Registrer eventuelle stigninger i udgifter, aktiver (såsom kontanter og udstyr) og udbyttekonti som debiteringer og registrer fald som kreditter. På andre konti, f.eks. Passiver og indtægter, registreres stigninger som kreditter, og fald registreres som debiteringer. Dette regnskabssystem har sin egen logik, og begynd at huske, mens du bruger din logik til at bestemme årsagerne til "stigning" og "fald" i konti.
- Husk, at de tal, der journaliseres på debiteringer og kreditter, muligvis ikke er de samme, men totalerne skal være de samme. For eksempel, hvis en kunde betaler for et produkt dels med kontanter og dels med kredit, journaliseres to konti på debet, nemlig kontanter og tilgodehavender. Mens den konto, der journaliseres på kredit, kun er én, nemlig Salg.
- Alle edb -softwaresystemer gør det let at registrere regnskabsjournaler ved at indtaste alle konti på deres korrekte steder i journalen.
- Du skal muligvis oprette et nyt kontonavn i journalen, hvis du har en ekstraordinær transaktion, f.eks. Et lagersalg eller køb af jord.
Trin 4. Kontroller alle de regnskabstransaktioner, der er indtastet i journalen, mindst to gange
Hver transaktion vises i sin egen kategori: f.eks. Debitering på den ene side af journalen, og beløbet skal svare til det beløb, der vises på journals kreditside.
For eksempel registrerer du en betaling af en elregningstransaktion ved at indtaste Kreditorer på debetsiden på Rp. 500.000 og kontanter på Rp. 500.000 på kreditten. Sørg for at inkludere kvitteringsnummeret og en kort beskrivelse i afsnittet noter
Trin 5. Flyt periodisk regnskaberne i journalen til hovedbogen
Hovedbogen er en samling af alle dine konti. For eksempel er der sider for hver kategori af kontanter, tilgodehavender, gæld, udgifter og så videre i din hovedbog. Derefter kan du se det samlede beløb for hver konto over en periode.
- En hovedbog registrerer oplysninger efter konto i modsætning til en journal, der registrerer transaktioner. Med andre ord vil en transaktion, der flyttes til hovedbogen, være mindst to steder (konti) i hovedbogen.
- For eksempel vil kontantindtægter fra kunder på salg blive registreret i journalen som en transaktion og indregnet kontanter ved betaling og indkomst på kredit. når de overføres til hovedbogen, registreres disse poster på separate steder: kontanter og indtægtskonti. På den måde kan du se, hvordan transaktioner påvirker hver konto individuelt.
- Registreringer i hovedbogen skal være dateret, så kilden til transaktionen kan identificeres. Nogle revisorer indeholder også et referencenummer, for eksempel i form af et serienummer, så transaktioner let kan overvåges tilbage i journalen.
Del 2 af 3: Balancering af regnskabstransaktioner
Trin 1. Balancer hovedbogen, før du lukker, hver gang du indtaster en regnskabstransaktion
Forbered prøvebalancer og andre rapporter for at sikre, at de tal og konti, der er registreret for hver transaktion, er korrekte. Uanset hvor mange transaktioner der registreres, skal de samlede debiteringer svare til de samlede kreditter.
Hvis du tager notater manuelt eller med et computerprogram, vil alle numrene i debiteringer og kreditter blive tilføjet, uanset kategori. Det samlede beløb for debiteringer og kreditter skal være det samme
Trin 2. Kontroller for fejl i prøvebalancen
Hvis debet ikke svarer til kreditterne, skal du finde fejl i dine journalposter. Faktisk kan der stadig opstå fejl, selvom debet- og kreditbeløbene er de samme, f.eks. På grund af dobbeltregistrering eller transaktioner, der er indtastet på den forkerte konto.
- Når du f.eks. Modtager en betaling fra en kunde, har du muligvis registreret kontanter, men har glemt at registrere tilgodehavender, så journalen ser ud til at tilgodehavender stadig er ubetalte. Beløbet på debet vil således være forskelligt fra kreditten.
- I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at spore posterne til den første post i journalen for at finde fejl. Det er derfor transaktionsdato og/eller referencenummer skal registreres i journalen, så sporing er let.
Trin 3. Kør rapporter til resultatopgørelse, balance og kapitalændringsrapport
Disse økonomiske rapporter kan udføres manuelt eller med et regnskabssoftwaresystem. Det er fra disse rapporter, at du får et komplet billede af din virksomhed.
- For eksempel vil resultatopgørelsen trække indtægterne fra de udgifter, der er afholdt i et bestemt tidsrum, fra, og fra denne rapport ved du, at virksomheden har haft et overskud eller tab.
- Balancen viser alle virksomhedens aktiver og passiver. Virksomhedens aktiver omfatter kontanter, udstyr, jord og tilgodehavender. Forpligtelser omfatter gæld og gæld.
- Hvis du har udbetalt udbytte (belønninger) til aktionærerne i tidligere perioder, skal du også have en oversigt over ændringer i egenkapitalen. Denne rapport viser mængden af overskud (ikke nettoindkomst) minus udbetalt udbytte. Overført indtjening repræsenterer indtjening, der geninvesteres i virksomheden.
Del 3 af 3: Opbevaring af detaljerede optegnelser over regnskabstransaktioner
Trin 1. Inkluder en kort beskrivelse af hver transaktion, der er angivet i journalen
For eksempel "kontante tv -reklamer, februar 2016." Således vil mængden, årsagen og processen med registrering af hver transaktion være tydeligere.
Trin 2. Gem en sikkerhedskopi af din transaktionsjournal
Der skal laves sikkerhedskopier i tilfælde af fejl eller fremtidige spørgsmål. Dokumentation af alle optegnelser kan arkiveres ved at indtaste et antal poster og datoen for en journal i en pakke. Alle skal være i stand til at søge efter journalposter i hovedbogen og derefter let få adgang til sikkerhedskopidokumentation
Trin 3. Opbevar papirkopier af al dokumentation i mindst et år
Dette inkluderer journalposter og regnskaber sammen med alle fakturaer og andre transaktionsdokumenter. Alle disse dokumenter kræves af revisions- og skattemæssige årsager.
Trin 4. Opbevar dokumentation elektronisk i mindst syv år
Scan dine papirdokumenter frem og tilbage, og opbevar dem i to elektroniske kasser: en til opbevaring på kontoret og et andet sted til brug i nødstilfælde. Der er altid mulighed for, at selskabsskatter vil blive revideret i løbet af de sidste par år, så disse dokumenter skal opbevares.
Tips
- Balancer din journal hver dag. Overvåg alle fejl og ret dem med det samme. Dette er så vigtigt, at det bliver en af de første lektioner for regnskabselever.
- Tilvejebring krydstræning af medarbejdere, så mere end én medarbejder kan kende til forståelse af regnskabssystemet og hvordan man indtaster transaktioner.
