Checkkontoaktivitet er lettere at registrere ved hjælp af checkregistre oprettet fra Microsoft Excel. Du kan oprette checkregistre til at kategorisere udgifter, så du kan holde styr på alle kontante udbetalinger. Du kan oprette en formel for at finde ud af pengesaldoen på kontoen. Udover at være nyttig kan du ved at oprette et checkregister i Excel også kende det grundlæggende i Excel.
Trin
Del 1 af 5: Oprettelse af kolonner i Excel
Trin 1. Lær Excel at kende
Excel er et regnearksoftware, der bruges til at håndtere data og udføre beregninger med formler. Excel -regneark er organiseret efter kolonner og rækker.
- Desktopversionen af Excel kan installeres på en pc eller Mac. Der er også gratis online apps til din computer, tablet eller telefon. Funktionaliteten for hver version er kun lidt anderledes.
- Excel har eksisteret i lang tid, og der er altid en ny version hvert år. Den måde, hver version fungerer på, er kun lidt anderledes.
- I Excel er rækker vandrette og sorteret efter nummer. Kolonner er lodrette og sorteret efter bogstav. De firkanter, hvor rækker og kolonner mødes, kaldes celler. Celler er opkaldt efter rækker og kolonner. Cellen i den femte række i kolonne D hedder D5 (kolonne D, række 5).
- Kend forskellen mellem et regneark og en projektmappe. Et regneark er en Excel -fil, der indeholder et eller flere regneark. Hvert regneark er i separate faner i projektmappen. Arbejdsbøger har generelt tre faner, men kan tilføjes om nødvendigt.
- Du kan simpelthen bruge en fane til at oprette et grundlæggende checkregister.
- Du vil bruge de to faner til at oprette en belastningskategorifunktion i checkregistret.
Trin 2. Åbn et tomt regneark
Hvordan du åbner et regneark afhænger af operativsystemet og den type computer, du bruger.
- For pc'er, der kører et operativsystem under Windows 7, skal du klikke på menuen Start i nederste venstre hjørne af skrivebordet. Klik på Programmer i menuen, der vises. I den næste menu skal du klikke på Microsoft Office og derefter klikke på Microsoft Office Excel. På dette tidspunkt vises et tomt regneark på dit skrivebord.
- For pc'er på Windows 7 eller nyere skal du klikke på Windows-ikonet i nederste venstre hjørne af skærmen og derefter klikke på Microsoft Excel-flisen for at åbne Excel. Der vil være en side, der viser de nye filer til venstre og de nye dokumentskabelonindstillinger til højre. Klik på den første skabelonindstilling, Blank projektmappe for at åbne et nyt regneark.
- For at åbne Excel på Mac skal du klikke på Excel i docken. Klik på "File" i menulinjen. Klik på "Åbn" og derefter på "Ny". Du bliver ført til et nyt tomt regneark.
Trin 3. Opret kolonneetiketter
Brug den etiket, der normalt findes i registerets checkbog. Opret kolonner for dato, nr. check, betalingsmodtager og beskrivelse eller notat. Opret derefter kolonner for debiteringer (dvs. betalinger eller hævninger), kreditter (dvs. indskud) og terminsaldo.
- Indtast "DATE" i celle B1 (kolonne B, række 1). Transaktionsdatoen indtastes her.
- Flyt en celle til højre, celle C1 (kolonne C, række 1). Skriv "ITEM #". Checknummeret eller transaktionstypen indtastes her, f.eks. "Pengeautomat" eller "indbetaling".
- Flyt en celle til højre, celle D1 (kolonne D, række 1). Indtast "PAYEE". Dette er navnet på modtageren af checken eller betalingsmodtageren.
- Flyt en celle til højre, celle E1 (kolonne E, række 1). Skriv "BESKRIVELSE". Detaljer om transaktionen indtastes her.
- Flyt en celle til højre, celle F1 (kolonne F, række 1). Skriv "DEBIT". De penge, der går ud af kontoen (udstrømning) registreres her.
- Flyt en celle til højre, celle G1 (kolonne G, række 1). Skriv "UDGIFTSKATEGORI". Lad dette være tomt først. Disse kolonneindstillinger oprettes i et senere trin.
- Flyt en celle til højre, celle H1 (kolonne H, række 1). Skriv "KREDIT". De penge, der går ind på kontoen (tilstrømning) registreres her.
- Flyt en celle til højre, celle J1 (kolonne J, række 1). Skriv "INDKOMSTKATEGORI". Disse kolonneindstillinger oprettes også i et senere trin.
- Flyt en celle til højre, celle K1 (kolonne K, række 1). Skriv "BALANCE". Dette er beløbet på kontoen, efter at alle transaktioner er blevet registreret.
Trin 4. Formater kolonneetiketterne
Føj formatering til etiketkolonnen med fed skrift, og giv registretiketterne en anden baggrundsfarve for let læsning. Vælg først det celleområde, du vil formatere, og vælg derefter en formatindstilling.
- Se efter formatmulighederne på fanen "HJEM" på værktøjslinjebåndet. Denne fane "HJEM" er allerede åben, når du åbner en ny projektmappe.
- Vælg celle B1 (DATE), og træk derefter markøren på alle etiketter, indtil celle K1 (BALANCE).
- Klik på "B" i øverste venstre hjørne af værktøjslinjen for at vælge et fedt format.
- Klik på ikonet for malingskovl for at se baggrundsfarvepaletten for at ændre baggrundsfarven.
Trin 5. Ændre størrelsen på flere kolonner
Normalt er kolonnestørrelsen for lille til at gemme de data, du har indtastet. Kolonnerne "PAYEE" og "DESCRIPTION" kan f.eks. Indeholde lange navne eller lange notater. Kolonne A fungerer kun som en separator, så dens størrelse er meget smal.
- Klik på kolonneoverskriften A for at vælge hele kolonnen. Klik på knappen "FORMAT" i øverste højre hjørne af værktøjslinjen på båndet "HJEM". Klik på "Kolonnebredde" i rullemenuen, indtast 2, klik derefter på OK. Kolonne A vil være meget smal.
- Udvid kolonne D, "PAYEE". Klik på overskriftssektionen i kolonne D for at vælge den kolonne. Hold markøren over grænsen for kolonner D og E. Markøren ændres til en ændret markør med en form som et plustegn med en pil, der peger. Når denne markør er synlig, skal du venstreklikke og trække musen til højre for at gøre kolonnen så bred som du vil.
- Gentag den samme procedure for at udvide kolonne E, "BESKRIVELSE".
Trin 6. Centrer registeretiketten
Vælg hele den første række. Venstreklik på nummer et på sidens venstre kant. Øverst til venstre på værktøjslinjen på båndet "HJEM" skal du klikke på knappen for midterjustering. Alle data i de valgte celler vil blive centreret. Kolonneetiketterne i hver celle er nu centreret.
Del 2 af 5: Formatering af celler
Trin 1. Indtast nogle data
For at se de ændrede format, skal du indtaste fire rækker med data i cellerne. Start med startbalancen, og indtast derefter de tre andre transaktioner.
- Tilføj datoen for åbningsbalancen i celle B2, for eksempel 9/27/15. I kolonnen "PAYEE" i celle D2 skal du skrive "Åbningsbalance". I kolonnen "BALANCE" i celle K2 skal du indtaste beløbet på din konto i henhold til datoen i celle B2.
- Tilføj yderligere tre transaktioner. Kombiner debettransaktioner (f.eks. Checkbetalinger eller hæveautomater) og kredittransaktioner (f.eks. Indskud).
- Bemærk den inkonsekvente formatering af hvert tal i cellen. Datokolonneformatet kan ændre sig til "2015/09/27" eller "27. september". Kolonnen for beløb i dollar viser muligvis det forkerte antal decimaler. Formater det, så alt er rent.
Trin 2. Formater datoen
Sørg for, at denne kolonne viser konsistente datoer. Der er mange muligheder for formatering af datoer i Excel. Vælg hvilken du vil have.
- Klik på overskriften i kolonne B, som er "DATO". Hele kolonnen vælges.
- Højreklik på kolonnen, og vælg Format celler. Vinduet Format celler vises.
- Vælg fanen "Numbers". Vælg "Dato" i "Kategori". Vælg det ønskede datoformat, og klik på OK i nederste højre hjørne af vinduet.
- Mens kolonnen stadig er markeret, skal du centrere dataene i disse celler ved at klikke på ikonet for midterjustering i øverste venstre hjørne af værktøjslinjen i båndet "HJEM".
Trin 3. Formater kolonne "ITEM #"
Dataene i denne kolonne skal være centreret. Fremhæv hele kolonnen C ved at klikke på kolonneoverskriften. Klik på ikonet for midterjustering. Vær opmærksom på de data, der er angivet i denne kolonne. Skriften skal være centreret.
Kontroller formatet på kolonnerne D og E, "PAYEE" og "DESCRIPTION". Excel formaterer normalt celler, så dataene er venstrejusteret. Dette format vil være egnet til denne kolonne. Dobbelttjek kolonnestørrelsen. Der er nu nogle data i disse celler, så juster kolonnebredden for at gøre kolonnen bredere eller smallere efter behov
Trin 4. Formater valutaen i kolonnerne F, H og K eller "DEBIT", "KREDIT" og "BALANCE FREM"
Valuta bruger tocifrede decimaler. Der er mulighed for at vise et dollartegn. Debetnummeret kan også gøres rødt, hvis du ønsker det.
- Vælg kolonne F. Højreklik i kolonne F, og vælg Format celler. Vinduet Format celler vises. Vælg "Regnskab" på fanen "Nummer". Vælg "2" i indstillingen "Decimalpladser". Vælg dollartegnet i "Symbol".
- Gentag ovenstående trin for kolonner H og K.
- For at få debiteringsnummeret til at se rødt ud, skal du klikke på overskriften i kolonne F for at vælge hele kolonnen. Højreklik på kolonnen, og vælg Format celler. Vælg fanen Font, når vinduet Format celler vises. På denne fane skal du klikke på rullemenuen ud for indstillingen Farve. Klik på den røde farve på paletten.
Del 3 af 5: Oprettelse af formler
Trin 1. Opret en formel til beregning af den aktuelle saldo
Indtast den matematiske formel for at beregne den aktuelle saldo i kolonne K. Du behøver ikke formlen i celle K2. Din startbalance er angivet her.
- Klik på celle K3. Klik på formellinjen øverst i regnearket. Indtast formlen for at udføre beregningen. Enter = SUM (K2-F3+H3). Denne formel fortæller regnearket at tage åbningsbalancen (celle K2), trække eventuelle debiteringer fra (celle F3) og tilføje eventuelle kreditter (celle H3).
- Hvis åbningsbalancen er $ 200, og din første post er en check på $ 35, skal du registrere $ 35 som en debitering i celle F3. Den formel, du indtastede i celle H3, tager den oprindelige saldo og trækker debiteringen fra, så saldoen er $ 165.
Trin 2. Kopier formlen
Vælg celle K3. Højreklik og vælg Kopier. Vælg cellerne K4 og K5, højreklik derefter på og vælg Indsæt. Nu kopieres formlen til disse celler. Nu er den aktuelle saldo beregnet i kolonne K for alle de datarækker, der er indtastet.
Trin 3. Opret en betinget formel for at rydde den aktuelle saldo
Du kan kopiere ovenstående formel til celle K6. Men da du ikke har indtastet nogen data, vises den aktuelle saldo fra celle K5 også i celle K6. For at afklare dette skal du oprette en betinget formel, der tømmer cellen, hvis der ikke indtastes nogen transaktioner, men viser saldoen, hvis der er en.
I celle K6 skal du indtaste formlen = HVIS (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Dette vil fortælle Excel, at hvis celle B6 i kolonnen "DATO" er tom, skal celle H6 være tom, men hvis celle B6 ikke er tom, skal saldoen beregnes
Trin 4. Udvid formlen med AutoFyld
AutoFyld -funktionen udfylder formlen for tilstødende celler, så det er ikke nødvendigt at indtaste formlen "BALANCE" gentagne gange.
- Se efter AutoFill -håndtaget i den aktive celle. Se på det lille mørke rektangel i det nederste højre hjørne af den aktive celle. Hold musen henover, indtil den skifter til en AutoFill -markør, der ligner et tyndt plus.
- Klik på celle K6. Hold markøren over AutoFill -grebet, og markøren skifter til et tyndt plustegn. Venstreklik og hold AutoFill -håndtaget nede. Træk markøren til celle K100 (kolonne K, række 100).
- Formlen kopieres nu til alle celler kolonne K til række 100. Række- og kolonnenumrene i hver celle justeres automatisk, så formlen kan beregne korrekt.
Del 4 af 5: Tilføjelse af kategorier
Trin 1. Opret en transaktionskategori
Transaktionskategorier er nyttige til at spore pengestrømme og indkomsttyper. Kategorier kan vedrøre indkomstskatter, såsom ejendomsskatter eller velgørende donationer. Kategorier kan også bruges til at oprette diagrammer, der let visualiserer en kontos økonomiske aktivitet.
Trin 2. Opret fanen "Kategorier"
Denne fane bruges til at gemme alle potentielle kategorier af indtægts- og udgiftsregisterchecks. Omdøb en af fanerne i projektmappen "Kategorier". Dobbeltklik på en eksisterende fanetitel, så det fremhæver navnet. Navnet ændres til "Sheet2" eller "Sheet3". Når arknavnet er fremhævet, skal du skrive et nyt navn til fanen, f.eks. "Kategorier".
Skriv "Kategorier" i celle B4. Formater cellerne til at være fed og centrer dem
Trin 3. Opret indkomstkategorier
Skriv "*** Indkomst ***" i celle B5. Alle indkomstkategorier, som du har eller kan drage fordel af i fremtiden, er inkluderet her. Indtast alle dine indkomstkategorier fra celle B6 og arbejder dig ned.
- Den mest almindelige indkomstkategori er "Lønninger" (lønninger). Opdel de forskellige lønkategorier, hvis der er mere end ét job.
- Din økonomiske situation er en afgørende faktor for andre indkomstkategorier. Opret en kategori "Udbytte", hvis du ejer aktier. Opret også børnebidragskategorier, hvis det er relevant. Andre kategorier såsom "Renteindkomst", "Gaver" og "Diverse".
Trin 4. Opret belastningskategorier
Ryd cellerne i den sidste indkomstkategori. Flyt ned i en celle, og skriv derefter "*** Udgifter ***". Alle lastkategorier er i dette afsnit.
Antallet af lastkategorier er skræddersyet til dine omstændigheder, herunder "Realkreditlån", "Leje", "Forsikring", "Bilbetaling", "Gas", "Elektricitet", "Telefon" eller "Underholdning"
Trin 5. Giv et navn til celleområdet, der indeholder kategorien
Vælg celle B5, og fremhæv derefter fra celle B5 til alle indkomst- og udgiftskategorier. Se efter cellenavnsboksen i øverste venstre hjørne af vinduet, som er til venstre for formelfeltet. Navnet på den første celle i det fremhævede område viser "B5". Klik på feltet med cellenavn, og skriv "Kategorier". Dette er navnet på det celleområde, du kan bruge i checkregistret.
Trin 6. Brug udgifts- og indkomstkategorierne i checkregistret
Gå tilbage til fanen, du oprettede checkregistret. Nu vil kolonnerne "UDGIFTSKATEGORI" og "INDTÆKNINGSKATEGORI" blive tilføjet til en rullemenu.
- Vælg celle G2 i registerfanebladet. Dette er den første celle i kolonnen "UDGIFTSKATEGORI".
- Vælg båndet "DATA" på værktøjslinjen. Klik på knappen "Datavalidering". Vælg "Datavalidering" i rullemenuen. Vinduet "Datavalidering" åbnes.
- Find fanen "Tillad" på fanen "Indstillinger" i vinduet "Datavalidering". Klik på pil ned og vælg "Liste". Indtast "= Kategorier" under "Kilde". klik på OK.
- En lille pil vises ved siden af celle G2. Klik på denne pil for at få vist en liste over kategorier. Klik på den kategori, der svarer til rækketransaktionen.
- Kopier formlen fra celle G2 til celle G100 ved hjælp af AutoFill.
- Gå til celle J2 for at gentage processen i kolonnen "INDKOMSTKATEGORI".
Del 5 af 5: Beskyttelse af checkregistret
Trin 1. Lås formelceller og beskytt regnearket
Beskyttelse af regnearket betyder, at du ikke kan overskrive data i låste celler, så du ikke skal bekymre dig om, at fremtidige saldoberegninger er forkerte på grund af formelfejl. Du kan også tilføje en adgangskode for at gøre dit checkregister mere beskyttet mod andre brugere. Sørg for, at adgangskoden er let at huske, eller skriv den ned på et sikkert sted. Regnearket er ikke tilgængeligt, hvis du glemmer din adgangskode.
Trin 2. Lås cellen op
Når regnearket er beskyttet, låses alle celler. Derfor skal du låse de dataceller op, der skal indtastes, selvom regnearket er beskyttet.
- Vælg celler B2 til J100. Disse er alle celler i alle checkregisterkolonner, undtagen den sidste kolonne, K, som er kolonnen "BALANCE". Data skal stadig indtastes i disse celler, selvom regnearket er beskyttet.
- Højreklik i det valgte celleområde. Vælg Format celler.
- Vælg vinduet Beskyttelse i vinduet Formatér celler. Fjern markeringen i feltet "Låst", og klik derefter på OK.
Trin 3. Aktiver beskyttelse på regnearket
Det betyder, at alle celler forbliver låst, inklusive cellerne i kolonne K ("BALANCE"), så de ikke kan overskrives.
- Åbn "REVIEW" -båndet i værktøjslinjen. Klik på "Beskyt ark" for at åbne vinduet "Beskyt ark".
- Hvis du vil beskytte regnearket, skal du tilføje adgangskoden her. Hvis ikke, lad det stå tomt.
- klik på OK. Tjekregistre er nu ubeskyttede.
Trin 4. Fjern beskyttelsesarket for at ændre de låste celler
Du kan vende denne proces senere, hvis du vil ændre formlen i en låst celle. Åbn "REVIEW" -båndet i værktøjslinjen. Klik på "Afbeskyt ark", indtil vinduet "Afbeskyt ark" vises. klik på OK.
