Pivottabeller er interaktive tabeller, der giver brugerne mulighed for at gruppere og opsummere store datamængder i et kompakt, tabelformat, der gør rapportering og analyse lettere. Disse tabeller kan sortere, beregne og tilføje data og er tilgængelige i forskellige regnearkprogrammer. Excel giver dig mulighed for nemt at oprette pivottabeller ved at trække og slippe relevante oplysninger i de relevante kasser. Du kan derefter filtrere og sortere dine data for at finde mønstre og tendenser.
Trin
Del 1 af 3: Oprettelse af et pivottabel
Trin 1. Indlæs det regneark, der skal danne grundlag for oprettelse af pivottabellen
Pivottabeller giver dig mulighed for at oprette visuelle rapporter om data fra et regneark. Du kan udføre beregninger uden at skulle indtaste formler eller kopiere celler. For at oprette en pivottabel er alt, hvad du har brug for, et regneark med flere poster.
Du kan også oprette en pivottabel i Excel ved hjælp af en ekstern datakilde, f.eks. Access. Du kan indsætte en pivottabel i et nyt Excel -regneark
Trin 2. Sørg for, at dine data matcher den nødvendige pivottabel
Pivottabeller er måske ikke altid det svar, du leder efter. For at udnytte funktionerne i pivottabellen skal dit regneark opfylde flere grundlæggende kriterier:
- Dit regneark skal indeholde mindst en kolonne med dublerede værdier. Grundlæggende betyder det bare, at mindst en kolonne har gentagne data. I eksemplet diskuteret i det næste afsnit har kolonnen "Produkttype" to poster: "Tabel" eller "Stol".
- Regnearket skal indeholde numeriske oplysninger. Disse oplysninger vil blive sammenlignet og opsummeret i tabellen. I eksemplet i det næste afsnit har kolonnen "Salg" numeriske data.
Trin 3. Kør guiden Pivottabel
Klik på fanen "Indsæt" øverst i Excel -vinduet. Klik på knappen "Pivottabel" i venstre side af indsættelsesbåndet.
Hvis du bruger Excel 2003 eller tidligere, skal du klikke på menuen "'Data' 'og vælge" Pivottabel og pivotdiagramrapport …"
Trin 4. Vælg de data, du vil bruge
Som standard (standard) vælger Excel alle data på det aktive regneark. Du kan klikke og trække for at vælge en bestemt del af regnearket eller indtaste et celleområde manuelt.
Hvis du bruger en ekstern kilde til dine data, skal du klikke på "Brug en ekstern datakilde" og derefter klikke på Vælg forbindelse …. Se efter forbindelsesdatabasen, der er gemt på din computer
Trin 5. Vælg en placering til dit pivottabel
Når du har angivet dit område, skal du vælge din placeringsindstilling fra det samme vindue. Som standard placerer Excel tabellen på et nyt regneark, der lader dig skifte frem og tilbage ved at klikke på fanerne nederst i vinduet. Du kan også vælge at placere pivottabellen på det samme ark som dataene, så du kan vælge, hvilke celler der skal placeres.
Når du er tilfreds med dine valg, skal du klikke på OK. Din pivottabel placeres, og grænsefladen ændres
Del 2 af 3: Konfiguration af pivottabeller
Trin 1. Tilføj rækkefelter
Når du opretter en pivottabel, sorterer du dybest set dataene efter rækker og kolonner. Det, du tilføjer på et bestemt sted, bestemmer bordets struktur. Træk et felt fra feltlisten til højre ind i afsnittet Rækkefelter i pivottabellen for at indsætte dets oplysninger.
- Lad os sige, at din virksomhed sælger to produkter: borde og stole. Du har et regneark med numre (salg) for hvert produkt (produkttype), der sælges i dine fem butikker (butik). Du vil se, hvor meget hvert produkt sælges i hver butik.
- Træk feltet Store fra feltlisten til sektionen Rækkefelter i pivottabellen. En liste over dine butikker vises, hver som sin egen række.
Trin 2. Tilføj kolonnefelter
Ligesom rækker giver kolonner dig mulighed for at sortere og vise data. I eksemplet ovenfor tilføjes feltet Butik til sektionen Rækkefelter. Hvis du vil se, hvor meget hver produkttype sælges, skal du trække feltet Produkttype til sektionen Kolonnefelter.
Trin 3. Tilføj et værdifelt
Nu hvor du er færdig med at lægge ordren, kan du tilføje data, der skal vises i tabellen. Klik og træk feltet Salg til sektionen Værdifelter i pivottabellen. Du får vist din tabel med salgsoplysninger for begge produkter i hver af dine butikker med kolonnen Total til højre.
For alle ovenstående trin kan du trække felterne til den tilsvarende boks under feltlisten i højre side af vinduet i stedet for til tabellen
Trin 4. Føj flere felter til en sektion
Pivottabeller giver dig mulighed for at tilføje flere felter til hver sektion på én gang, så du kan kontrollere mere detaljeret, hvordan dataene vises. Lad os sige ved hjælp af eksemplet ovenfor, at du opretter flere typer borde og stole. Dit regneark registrerer, om en vare er et bord eller en stol (produkttype), samt præcis hvilken model af bord eller stol der blev solgt (Model).
Træk modelfeltet til sektionen Kolonnefelter. Kolonnerne viser nu en opdeling af salg pr. Model samt den samlede type. Du kan ændre rækkefølgen, hvor disse etiketter vises, ved at klikke på pileknapperne ud for de respektive felter i boksene i nederste højre hjørne af vinduet. Vælg "Flyt op" eller "Flyt ned" for at ændre rækkefølgen
Trin 5. Skift den måde, data vises på
Du kan ændre, hvordan værdier vises ved at klikke på pilikonet ud for en værdi i feltet Værdier. Vælg "Værdifeltindstillinger" for at ændre, hvordan værdier beregnes. Du kan f.eks. Vise disse værdier som en procentdel i stedet for i alt, eller gennemsnit dem i stedet for at lægge dem sammen.
Du kan drage fordel af denne mulighed ved at tilføje det samme felt til feltet Værdi flere gange. I eksemplet ovenfor vises det samlede salg for hver butik. Ved at tilføje salgsfeltet igen kan du ændre denne værdiindstilling for at vise det andet salg som en procentdel af det samlede salg
Trin 6. Lær flere måder at manipulere værdier på
Når du ændrer måden, værdier beregnes på, har du flere muligheder afhængigt af dine behov.
- Sum (sum) - Dette er standardværdien for værdifeltet. Excel tilføjer alle værdierne i det valgte felt.
- Count - Dette tæller antallet af celler, der indeholder data i det valgte felt.
- Gennemsnit - Dette beregner gennemsnittet af alle værdier i det valgte felt.
Trin 7. Tilføj filtre
Området "Rapportfilter" indeholder felter, der giver dig mulighed for at se en oversigt over de data, der vises i pivottabellen ved at filtrere datasættet. Disse felter fungerer som filtre for rapporten. For eksempel ved at angive feltet Butik - ikke radetiket - som et filter, kan du vælge individuelle butikker for at se det samlede salg pr. Butik eller se flere butikker på samme tid.
Del 3 af 3: Brug af pivottabeller
Trin 1. Sorter og filtrer resultaterne
En af hovedfunktionerne i pivottabeller er dens evne til at sortere resultater og se dynamiske rapporter. Hver etiket kan sorteres og filtreres ved at klikke på pil ned -knappen ud for etiketoverskriften. Du kan derefter sortere listen og filtrere den for kun at vise specifikke poster.
Trin 2. Opdater dit regneark
Pivottabellen opdateres automatisk, når du ændrer basisarket. Denne kapacitet er vigtig for at overvåge dine regneark og spore ændringer.
Trin 3. Fiddle med pivottabellen
Pivottabeller gør det meget let for dig at ændre placeringen og rækkefølgen af felter. Prøv at trække forskellige felter til forskellige steder for at få en pivottabel, der passer til dine præcise behov.
Det er her navnet Pivot Table kommer fra. At flytte data til forskellige steder er kendt som "drejning". Det er, når du ændrer retning, at dataene vises
Trin 4. Opret et pivottabel
Du kan bruge pivottabeller til at vise dynamiske visuelle rapporter. Dit Pivot -diagram Den færdige Pivot, så processen med at oprette diagrammet er bare et øjeblik.
Tips
- Hvis du bruger kommandoen Importer data fra menuen Data, har du flere muligheder for, hvordan du importerer en række data fra Office Database -forbindelser, Excel -filer, Access -databaser, tekstfiler, ODBC DSN, websider, OLAP og XML/XSL. Du kan derefter bruge dine data som på en Excel -liste.
- Hvis du bruger AutoFilter (under "Data", "Filtre"), skal du deaktivere denne funktion, når du opretter pivottabellen. Du kan genaktivere det efter oprettelse af pivottabellen.
