Mail fletning er en almindelig funktion i Office -programmer til at passe et dokument til flere modtagere. Du kan organisere og kombinere alle typer dokumenter, herunder konvolutter, etiketter, formularbreve, e -mails, faxer og nummererede kuponer. Læs trinene herunder for at finde ud af, hvordan du bruger Mail fletning på en computer.
Trin
Metode 1 af 3: Forberedelse
Trin 1. Byg en datafil
Dataene kan være regnearksfiler (regneark), databasefiler eller endda tekstdokumenter i et passende format. Regnearksfilerne er de hyppigst anvendte; Denne vejledning forudsætter, at du bruger et regneark.
-
Fildataene skal indeholde alle de oplysninger, der ændres på hver kopi. Hvis du f.eks. Skriver et formularbrev, indeholder filen navnene og muligvis adresserne på alle de personer, du vil skrive til.
Indtast en information i hver celle langs linjen, så hver type information (fornavn, efternavn, æresbevis osv.) Er i sin egen kolonne
-
Opret rimelige kolonnenavne. Mail fusion læser dataene i hver kolonne og går ud fra, at den første post i hver informationskolonne er det fælles navn for den type information, så brug et navn, der giver mening.
Start for eksempel feltet med fornavn ved at skrive "fornavn", og skriv derefter alle de fornavne under det. Når du bliver bedt om at indtaste en kolonne med data i et bogstav, vil du se "fornavn" som en mulighed og straks huske, hvad der er i den kolonne
- Microsoft Office -brugere, der bruger Outlook som et middel til at sende e -mail, kan bruge Outlook -adressebogen som en datafil, hvis de ønsker det.
Trin 2. Gem datafilen
Gem filen, så du nemt kan finde den. Giv det et navn, der vil være let for dig at huske.
Trin 3. Skriv dit hoveddokument
Dette dokument indeholder oplysninger i det. For eksempel, hvis du skriver et formularbrev, er hoveddokumentet brevet. Hvert element, der skal fusioneres med indhold (f.eks. Navn), er i øjeblikket tomt.
Metode 2 af 3: Mail Merge i MS Office
Trin 1. Åbn ruden Mailfletning
Klik på ruden i hoveddokumentet for at åbne den. Hvis du ikke kan se det, skal du gå til menuen Værktøjer og vælge Flet mail fra listen.
Trin 2. Besvar de spørgsmål, der stilles af MS Office
Mailfletningsfunktionen i Office indeholder flere trin, der er designet til at gøre det lettere for dig at kombinere filer mere intelligent og præcist.
- Start med at vælge den dokumenttype, du skriver. Klik på det der passer bedst, og klik derefter på Næste.
- Vælg det startdokument, du vil bruge. Hvis du følger disse trin, kan du vælge at bruge dette dokument. Klik på Næste.
Trin 3. Vælg de filer, der skal flettes
Dette er den datafil, du har oprettet tidligere. Vælg den relevante alternativknap, og klik derefter på Næste for at finde filen og linke den til hoveddokumentet.
Hvis du vil bruge Outlook -adressebogen, skal du klikke på denne indstilling
Trin 4. Vælg, hvilke data der skal bruges
Office giver dig mulighed for at vælge eller fravælge de rækker med oplysninger, du ønsker. Du kan vælge de informationselementer i datafilen, du vil slå sammen til hoveddokumentet, så datafilen vil være mere nyttig senere, hvis du bruger den til forskellige ting. Når du er tilfreds, skal du klikke på Næste.
Data kan sorteres ved at klikke på kolonneoverskrifterne i hver kolonne. Dette kan være nyttigt, hvis du hurtigt vil søge i mange oplysninger
Trin 5. Indtast datafelterne
På den næste side i procesruden bliver du bedt om at skrive et dokument, hvis du ikke allerede har gjort det, og du får vist forskellige muligheder for at indsætte data fra filen i dokumentet.
-
Indtast en kolonne med data ved at placere markøren i datakolonnen og derefter klikke på den relevante knap på proceslinjen for at indsætte den der.
Du kan slette fejlplacerede eller dublerede datafelter ved at trykke på tasten Slet, ligesom almindelige bogstaver eller tal
-
De forudindstillede indstillinger ændres en smule afhængigt af den dokumenttype, du vælger. Office gør sit bedste for at udfylde de relevante oplysninger fra de data, du giver. For eksempel, hvis du skriver et virksomhedsformularbrev, kan du se en mulighed for at indsætte en adresseblok, der indeholder for- og efternavn og den fulde adresse på hver modtager pænt arrangeret på tværs af flere linjer.
- Nogle forudindstillede muligheder åbner flere vinduer, så du kan udfylde de relevante oplysninger. Det hele er mere eller mindre ligetil og let at forstå.
- Hvis du bruger de forudindstillede muligheder og ikke kan finde de relevante oplysninger, skal du klikke på knappen Match felter for at definere dit eget datakolonnavn, der matcher standardnavnet. Du kan f.eks. Angive kategorien "Efternavn" i en datafil for at udfylde dataene "Efternavn" i adresseblokken.
- Hvis du vil bruge din egen kolonne, skal du klikke på flere muligheder. Du vil kunne se de navne, du gav til hver kolonne og bruge dem i stedet.
Trin 6. Kontroller mailen
Mailfletning viser ikke specifikke oplysninger i de felter, du anvender på hoveddokumentet, før du udskriver det, men Office tilbyder en forhåndsvisningsfunktion, der giver dig mulighed for at kontrollere og sikre, at de oplysninger, der vises, matcher de kolonner, du ønsker i dokumentet. Brug dem, indtil du er tilfreds med den viste ordre.
Trin 7. Fuldfør fletningen
Det sidste skærmbillede i opgaveruden til fletning af mail vil fortælle dig, at alt er i orden og klar til at udskrive dit dokument. Hvert sæt oplysninger vises pr. Udskrevet dokument, og programmet udskriver lige så mange kopier af informationssættet, som der er.
Hvis du selv vil redigere bestemte bogstaver, kan du også gøre det fra denne proceslinjeskærm ved først at klikke på "rediger individuelle bogstaver"
Metode 3 af 3: Mail Merge på OpenOffice.org
Trin 1. Opret en database
Trin 2. Indtast datafelterne
Du har nu knyttet dine oplysninger til en database, som OpenOffice.org kan forstå, og det er let at bruge databasen til at flette e -mail, så længe du ved, hvor du skal lede.
- Vælg felter i menuen Indsæt, derefter andre … fra undermenuen. Alternativt kan du trykke på Ctrl+F2.
- Klik på fanen Database i det vindue, der vises.
-
Klik på knappen Gennemse nederst til højre i vinduet, og find den databasefil, du lige har oprettet.
Når den er valgt, vises databasen på en liste med titlen database selection i højre side af vinduet
- Vælg felter til fletning af mail på listen over typer i venstre side af vinduet.
- Klik på "+" ud for din database, og der vises en regnearksfil under den. Klik på "+" ved siden af hende, og du vil se navnet på den datakolonne, du valgte, da du oprettede regnearket.
-
Vælg hvilken datakolonne du vil indsætte, og klik derefter på Indsæt for at placere datakolonnen i hoveddokumentet.
- Husk at placere markøren, hvor du vil indsætte kolonnen med data, før du klikker på Indsæt, ellers bliver du nødt til at flytte den til den korrekte position.
- Ligesom i Office behandles tekstfelter som alfanumeriske tegn i hoveddokumentet. Du kan flytte det ved hjælp af mellemrumstasten og slette det med tasten Slet.
Trin 3. Fuldfør fletningen
Kontroller hver datakolonneplacering. Når det er gjort, skal du udskrive dit hoveddokument. Mailfletning udskriver en kopi for hvert sæt poster i filen, der er flettet ind i dokumentet.
Tips
- Tekstbehandlingsprogrammer har normalt skabeloner, som du kan bruge til at oprette hoveddokumentet.
- Sørg for at opdele kolonnerne i de mest specifikke søgeord. For eksempel kan du bruge kaldenavne (Mr., Mrs., Miss), fornavn og efternavn til navne. Brug tre separate kolonner til navnet med en type datakolonne i hver kolonne.
