E -mail er en af de mest almindelige kommunikationsformer i den moderne verden. At vide, hvordan du præsenterer dig selv for andre via e -mail, kan forbedre din karriere og dit netværk. At skrive en kortfattet og klar introduktions -e -mail øger chancerne for, at e -mailen bliver læst og læseren engagerer sig i dig. Undgå nogle af de mere almindelige fejl for at sikre, at din e -mail skiller sig ud fra resten.
Trin
Metode 1 af 3: Starter e -mailen stærkt
Trin 1. Sørg for, at emnet i e -mailen er klart
Modtagere skal kende omridset af e -mailen, før de overhovedet åbner den. Sørg for, at det er kort; fordi lange ting kan blive komplicerede. For en introduktionsmail kan du skrive "Introduktion - Dit navn".
- Sørg for at skrive emnet ned først! Den fejl, der ofte sker, er at glemme at skrive om e -mailen.
- Mobilenheder viser normalt kun omkring 25-30 tegn i motivet, så sørg for at holde det kort.
Trin 2. Åbn med en virksomhedshilsen
Start ikke med "Hej" eller "Hej". Hilsener kun denne, hvis du allerede kender personen. Start med de rigtige forretningsmæssige hilsner. Undgå at bruge modtagerens fornavn.
- "Til Miss/Sir/Madam" - Hvis du overhovedet er i tvivl om den kvindelige modtagers civilstand, skal du altid bruge Miss til at være mere høflig.
- "Til interesserede parter" - Denne hilsen bør kun bruges, hvis du ikke er sikker på, hvem der vil modtage beskeden.
Trin 3. Præsenter dig selv
Den første sætning bør præsentere dig selv for modtageren. Dette giver dem mulighed for at knytte navnet til resten af e -mail -beskeden.
- "Mig …"
- Giv titel, hvis tilgængelig. Hvis du har flere grader, skal du bare vælge den vigtigste eller relevante.
Metode 2 af 3: At holde e -mails kortfattede
Trin 1. Forklar, hvordan du kan få modtagerens e -mail -adresse
Fortæl modtagerne, hvordan du fandt deres kontaktoplysninger. Dette hjælper med at vise, at du følger den rigtige måde at nå dem på.
- "Din kontorchef gav mig denne e -mail -adresse"
- "Jeg fandt denne e -mail -adresse på dit websted"
- "Så-og-så-og-så sagde, at jeg skulle ringe til dig"
Trin 2. Tal om sidste gang, I så hinanden (hvis nogen)
At vække nogens hukommelse vil skabe mere engagement.
- "Vi talte kort på konferencen i sidste uge"
- "Vi talte i telefon i går"
- "Jeg så din præsentation den …"
Trin 3. Del fælles interesser
Dette hjælper dig med at komme i kontakt med dine modtagere og gør din virksomheds e -mail mindre stylet. For at bestemme fælles interesser kan du lave lidt research om modtageren af e -mailen. Se også Facebook, Twitter og LinkedIn.
- Sørg for at fortælle, hvor du fandt denne fælles interesse, ellers kunne du blive set som en stalker.
- Hvis det er muligt, skal du beholde e -mailens indhold relateret til en virksomhed, der vedrører en fælles interesse, f.eks. Noget inden for dit felt eller en delt faglig passion, du vil dele.
Trin 4. Angiv grunde til, at du vil oprette forbindelse
Vent ikke for længe med at komme til kernen i e -mailen. Ingen vil læse en e -mail et par afsnit yderligere, før de kommer til punktet i din e -mail. Forklar klart og præcist, hvad du vil, og hvorfor du kontakter personen. Hvis du beder om råd eller fremsætter en anden anmodning, skal du sørge for, at anmodningen er godt administreret, især hvis dette er din første kontaktperson.
- “Jeg er interesseret i at lære mere om…”
- "Jeg vil gerne mødes med dig for at diskutere …"
- "Jeg vil have din mening om …"
Trin 5. Sørg for, at din e -mail er fokuseret på ét emne
En skæv e -mail får modtageren til at miste interessen eller glemme, hvorfor du har sendt e -mailen. Hold din indledende e -mail enkel, og spørg kun modtageren én ting.
Metode 3 af 3: Afslutning af e -mailen
Trin 1. Tak modtageren for deres tid
At læse en hel e -mail tager en vis alvor, så sørg for at takke modtageren for at have taget sig tid til at læse den. Denne enkle høflighed vil drastisk forbedre modtagerens humør og øge dine chancer for at få et svar.
- "Jeg sætter pris på, at du tog dig tid til at læse denne e -mail."
- "Tak fordi du tog dig tid til at læse dette."
Trin 2. Forbered en opfordring til handling
Bed modtageren om at besvare en e -mail, ringe, tænke over dit forslag eller noget andet for at få ham involveret. En anden måde at øge bindingen er at stille spørgsmål.
- "Ring til mig, når du har fri"
- "Lad os snart mødes til frokost engang"
- "Hvad synes du om…?"
- "Jeg ser frem til dit svar"
Trin 3. Afslut e -mailen
Når du afslutter en professionel e -mail, skal du sørge for at sige tak på en kortfattet måde. En simpel sidste hilsen vil holde e -mailen professionel, men stadig udtrykke din taknemmelighed.
- "Hilsen",
- "Tak skal du have",
- "Med venlig hilsen",
- Undgå at sige "Hilsen og hilsen", "Med venlig hilsen", "Skål!", "Fredens hilsen", "Tak for din overvejelse".
Trin 4. Inkluder signatur
Hvis du ikke har konfigureret din e -mailtjeneste til at inkludere en signatur, skal du sørge for at afslutte e -mailen med dit navn, titel og kontaktoplysninger. Overvej ikke dette afsnit med fem telefonnumre, to e -mail -adresser og tre websteder. Hold det enkelt, så modtageren kender den bedste måde at komme i kontakt med dig igen. Undgå at inkludere citater i din signatur.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Trin 5. Kontroller stavningen af e -mailen
Inden du klikker på knappen "Send", skal du bruge et øjeblik på at læse din e -mail et par gange og rette eventuelle fejl, du finder. Denne e -mail vil sandsynligvis være din første kontakt med modtageren, så sørg for at efterlade det bedste indtryk. Stave- og grammatiske fejl vil øjeblikkeligt få dine e -mails til at se meget mindre professionelle ud.
