Access er en database manager -grænseflade, der giver brugerne mulighed for at importere en eller flere dele af en Excel -database til systemet, så de kan finde match mellem eller inden for deres felter (felter). Fordi en enkelt Access -fil kan indeholde flere Excel -regneark, er dette program også fantastisk til at samle eller analysere store mængder Excel -regnearksoplysninger i Access. Du skal bare gøre et par vigtige trin.
Trin
Del 1 af 3: Forberedelse til import af Excel til Access
Trin 1. Åbn begge programmer til computeren
Du bliver nødt til at købe og downloade en Microsoft Office -plan, der indeholder Excel og Access. Du kan kun gøre dette via Microsofts websted.
- Når programmet er færdig med at downloade, skal du klikke på "Start" i Windows og vælge "Alle programmer".
- Klik på "Microsoft Office", og vælg "Adgang" (eller "Excel") i rullemenuen. Måske blev Excel -regnearket sendt på mail eller downloadet fra et websted. Filen åbner et Office -program på din computer.
Trin 2. Ryd op i Excel -regnearket, før du importerer det til Access
For at gøre tingene lettere for dig anbefaler vi at gøre et par enkle trin, før du importerer Excel -filen til Access. Nøglen er, at dataene mellem de regneark, der skal importeres, skal være konsistente.
- Det er en god idé at sikre, at den første række i Excel -regnearket indeholder kolonneoverskrifterne (eller cellenavne) og kan forstås klart og let. For eksempel for en kolonne, der indeholder folks efternavne, anbefaler vi, at du angiver kolonnenavnet "Efternavn". Giv klare og præcise overskrifter for at gøre det lettere at matche kolonneoverskrifterne i et Excel -ark til et andet.
- Adgang lader dig forbinde to eller flere felter mellem flere regneark. Sig, at du har et Excel -regneark, der indeholder lønoplysninger. Dette regneark indeholder personens for- og efternavn, adresse og lønbeløb. Sig, at du vil matche et ark i Adgang til et andet Excel -ark, der indeholder oplysninger om en kampagne for økonomisk bidrag. Dette andet ark indeholder personens navn, adresse og donation. Adgang lader dig matche en kolonneoverskrift til en anden. For eksempel kan du linke Navnetitler for at se personer med samme navn, der vises i begge databaser.
- Scan Excel -arket for at sikre, at hver datatype håndteres på samme måde, og ryd det op, før du importerer det til Access. Dette er det, der kaldes en "relationel" i Access. Hvis dit regneark til lønninger f.eks. Indeholder første, sidste og mellemste indledende navne i en kolonne, men det andet regneark kun indeholder fornavne i separate kolonner, viser Access ikke kampe. Kolonne-/feltoverskrifter skal svare nøjagtigt.
Trin 3. Del oplysningerne i kolonner i Excel
For at omgå dette problem skal oplysningerne opdeles i kolonner i Excel, så det ikke resulterer i "ingen match" i Access.
- For eksempel kan du opdele fornavn, melleminitial og efternavn, så de hver har deres egen kolonne. Hvis det andet regneark er blevet struktureret på samme måde, når du linker, f.eks. Efternavn med efternavn i Access, vises matchresultater for de samme navne.
- For at opdele en kolonne i Excel skal du markere den kolonne, der har de oplysninger, du vil opdele. Klik på "data" -dataene på værktøjslinjen i Excel -programmet. Klik på "tekst til kolonner". Normalt vælger du indstillingen "afgrænset". Klik på næste (næste).
Trin 4. Fortsæt med at bruge guiden til at opdele de konvergerende kolonner
Nu er du klar til at udføre processen med at dele de oplysninger, der er sammenkædet i en kolonne i flere kolonner.
- Vælg, hvordan du "afgrænser" dataene i kolonnen. Det vil sige, at hvert stykke information i en kolonne er adskilt af noget. Normalt er denne separator et mellemrum, komma eller semikolon. Ofte er disse oplysninger simpelthen mellemrum adskilt. For eksempel i det følgende eksempel, sig navnet "Budi A. Dodo" vises i en kolonne. Fornavn (Budi) og initialerne A. adskilles med mellemrum. Dodos efternavn og initialer A. er også mellemrum adskilt. Så vælg et mellemrum i den afgrænsede guide.
- Klik på næste, og afslut derefter (færdig). Programmet vil opdele Budi, A. og Dodo i tre kolonner. Du kan derefter give disse nye kolonner nye titler for at angive, hvilken type information de indeholder (Efternavn, Fornavn osv.) Det er bedst at først oprette et par tomme kolonner til højre for de opdelte data, så dataene skubbes til en ny tom kolonne (i stedet for -i stedet for at overskrive kolonner, der allerede indeholder oplysninger).
Del 2 af 3: Import af Excel til Access
Trin 1. Åbn Access -programmet på din computer
Gå til computerprogrammenuen. gå til menuen Start, vælg Microsoft Office, og klik på Microsoft Access. Du skal åbne en ny tom Access -database for at kunne importere Excel.
- Vælg "blank desktop database" for at oprette en ny database i Access -programmet.
- Giv det et nyt navn, hvis du vil. Klik på "Opret" (Opret).
Trin 2. Importer Excel -regnearket til Access
Det næste trin er at trække Excel -regnearket (et eller flere) ind i Access -databasen.
- Klik på "Eksterne data" på værktøjslinjen en gang i Access -databasesystemet. Vælg "Excel". I nogle versioner af Access kan denne funktion findes ved at klikke på "fil" i værktøjslinjen og "Hent eksterne data".
- Når "filnavn" vises, skal du klikke på "gennemse" for at finde Excel -arket på din computer.
- Hold afkrydsningsfeltet, hvor der står "importer kildedata til en ny tabel i den aktuelle database". Denne indstilling er forudindstillet som standard.
- Når du finder regnearket, du vil importere til din computer, skal du klikke på det. Klik på "OK". Dette trin fører dig til guiden til import af Excel til Access.
Del 3 af 3: Brug af guiden til at fuldføre importprocessen
Trin 1. Gå igennem trinene i guiden, der vises i Access
For at fuldføre regnearksimportprocessen skal du fuldføre trinene i guiden.
- Vælg det regneark i Excel -regnearket, du vil importere. Nogle gange opretter folk dog flere sider i et Excel -regneark, som kan ses ved at klikke på etiketterne nederst i regnearket. I så fald skal du fortælle guiden Adgang det valgte regneark. Klik på næste.
- Den næste side har en boks, der spørger, om den første række i Excel -arket har kolonneoverskrifter. Det betyder, at rækkerne i regnearket, der repræsenterer dataene i hver kolonne (f.eks. Efternavn, adresse, løn osv.), Skal renses først for at sikre, at den første række er kolonneoverskriften. Kontroller derefter "ja, at den første række indeholder kolonneoverskrifter" (ja, den første række indeholder kolonneoverskrifter). Dette er den enkleste måde. Klik på næste.
- Hvis din første række ikke indeholder kolonneoverskrifter, vil den næste side spørge, om du vil navngive det, der kaldes "felter" i Access (disse er kolonneoverskrifter). Hvis du ikke udfyldte hvert af disse felter med tydelige og let at huske navne før import (anbefales), gør du det her.
Trin 2. Afslut importprocessen
Der er et par trin tilbage i importprocessen. Den næste side i guiden spørger, om du vil identificere den primære nøgle.
- Dette trin er ikke obligatorisk, men kan gøres. Den primære nøgle betyder, at computerprogrammet vil tildele et unikt nummer til hver informationslinje. Dette trin kan være nyttigt senere, når du sorterer data. Klik på næste.
- Slutskærmen i guiden har et mellemrum, der indeholder det oprindelige navn. Du kan omdøbe det importerede Excel -ark (filen bliver til en "tabel" i Access på venstre side af siden, når den er færdig med at importere).
- Klik på "import", klik derefter på "luk". Du vil se en tabel i venstre side af skærmen. Arket er nu importeret til Access.
- Hvis du vil linke mere end ét datasæt, skal du gentage denne proces med et eller flere andre regneark. Nu er du klar til at matche dataene på arket i Access.
Advarsel
- Hvis Excel -filen er fra en anden version af Office end Access, kan importprocessen være lidt vanskelig.
- Igen understreger vi, at du skal rydde op i regnearket, før du importerer det. En af grundene er at analysere eksistensen af problemer i dataene.
- Gem altid en kopi af det originale regneark, så denne proces ikke skal gentages, hvis du laver en fejl.
- Du kan ikke importere mere end 255 celler/kasser til Access.
