Måske har du brug for at skrive en hændelsesrapport for at vurdere succesen af en begivenhed ved at sammenligne resultaterne med dens mål. Denne rapport er påkrævet af virksomheden eller den enkelte, der afholder begivenheden, for at afgøre, om der skal foretages ændringer. Der er flere måder at sikre en vellykket begivenhedsrapport er velskrevet. Du får brug for det, hvis du er vært for en anden begivenhed!
Trin
Del 1 af 3: Udarbejdelse af hændelsesrapporter
Trin 1. Bestem præsentationsstil og -format for hvert publikum
Begivenhedsrapporter kan hæftes, hæftes i form af PDF -filer, PowerPoint -præsentationer og så videre.
- Sørg for, at hændelsesrapporten er organiseret i klare sektioner. Du skal bestemme, hvordan du sammenligner resultaterne af begivenheden med dens mål. Opsummer de vigtigste resultater af de gennemførte begivenheder.
- Tilpas hændelsesrapporter til hver enkelt sponsors og publikums behov og interesser. Overvej sponsorernes mål. Til en vis grad er sponsorer den centrale målgruppe for hændelsesrapporter. De ønsker at vurdere, om det sponsorerede arrangement er kvalificeret. Så sørg for at vide, hvad de vil, og hvad der interesserer dem mest.
- Tilpas hændelsesrapporter for også at opfylde specifikke behov vedrørende unikke begivenheder og sponsorer. Skriv ikke en rapport, som om den var rettet mod én type publikum. Seniorchefer og økonomichefer er også et andet publikum for din begivenhedsrapport.
Trin 2. Opret en proces til overvågning af de nødvendige oplysninger under hele arrangementet
Du kan ikke bare stole på hukommelse.
- Overvåg nøgleinformation før, under og efter begivenheden for at oprette mere specifikke og frem for alt mere effektive rapporter. Denne metode giver dig også mulighed for at kompilere rapporter i henhold til en tidslinje.
- Overvej at foretage løbende dataindsamling ved hjælp af flere personer, hvis det er nødvendigt (inklusive praktikanter). Grundlæggende bør rapportering ikke vente på afslutningen af begivenheden.
Trin 3. Opsummer rapporten til hovedpunkterne
Et af problemerne med hændelsesrapporter er, at de har en tendens til at dække lidt af dagsordenen eller fokusere på søde udsagn. Gør ikke det. Det er en god idé at fremhæve kernepunkterne klart og analytisk.
- Vælg nogle vigtige dele af begivenheden, der skal diskuteres mere detaljeret. Find de tre ting, der skete mest succesfuldt, og de tre punkter, der overraskede mest.
- Fyld ikke rapporten med uvæsentlige detaljer, f.eks. Frokostmenuen eller et detaljeret resumé af hele hovedpræsentationen. Du skal inkludere de ting, der er vigtige.
Del 2 af 3: At sætte det rigtige indhold i rapporten
Trin 1. Skriv et resumé
Hændelsesrapporten skal indeholde en oversigt, som er en forkortet version af den fulde rapport. Tænk på resuméet som en introduktion til hændelsesrapporten.
- Du kan oprette to rapporter, en sammenfatning, der er oprettet for personer, der er interesseret i arrangementets udfald, og en mere detaljeret rapport for personer, der er involveret i at forberede, udføre og sponsorere begivenheden.
- I resuméet skal du diskutere og fokusere på de centrale objekter og resultater. Resuméet skal være kort, kun en side eller to. Rapporten bør opsummere de vigtigste elementer i begivenheden og indeholde en kort fortolkning af dataene
Trin 2. Inkluder dybe visuelle hjælpemidler i dine rapporter
Ofte er rapporter mere effektive, når de indeholder grafer, der illustrerer statistiske tendenser, frem for blot at rapportere en masse numre til læseren.
- Hvis begivenheden indeholder et nyt produkt, anbefaler vi, at du vedlægger et foto af det pågældende produkt. Billeder, der viser øjeblikket under begivenheden, kan hjælpe læseren af rapporten med at få en idé om begivenheden, der afholdes. Prøv at tage billeder, der viser sponsorens engagement i begivenheden, der skal dokumenteres i rapporten. Igen kan denne opgave ikke vente på afslutningen af begivenheden.
- Du kan også inkludere prøver, reproduktioner og andre eksempler, der forekommer på stedet. Rapporter antallet af personer, der modtog sponsorerede kuponer osv. Dokumentér eksponeringen på stedet og uden for stedet, der genereres af begivenheden, i medierne, til publikum for sponsorer.
Trin 3. Dokumenter al reklame og medieeksponering
Vi anbefaler, at du vurderer sammenligningen af de resulterende medier med arrangementets angivne mål.
- Fokuser på trykte annoncer og artikler, der indeholder sponsorens navn og annonce, ud over antallet af daglige avisdistributioner og annoncerating.
- Dokumentér tv -reklamer, offentlige meddelelser, værdikort- og kreditkortværdier og nyhedsdækning.
- Glem ikke radiodokumentation, priskortannoncer, karakterer for reklame og kampagner, reviderede rapporter osv.
Trin 4. Inkluder en erklæring om formålet med begivenheden
Du skal knytte begivenhedens mål til resultatet, så sørg for at medtage en påmindelse om begivenhedens oprindelige mission og mål.
- Du kan inkludere en programliste over begivenheder. Du bør også diskutere, hvem der vil være de vigtigste deltagere under arrangementet. Hold det dog kort.
- Sørg for, at du bruger meget tid på at registrere og diskutere begivenhedens specifikke nøgleresultater og matche dem med de resultater, der er registreret. Vær realistisk, og sød ikke ting, der ikke fungerer, som de burde.
Trin 5. Inkluder økonomiske oplysninger fra hændelsesrapporten
Du bør give en detaljeret diskussion af arrangementets løbende budget og faktiske udgifter. Sørg for at inkludere en sammenligning af dit budget med de faktiske udgifter samt fremhæve nogle af de ting, der gik godt, og områder, der skal forbedres
- Du bør også specificere eventuelle omkostninger, herunder omkostninger til marketing- og salgsfremmende aktiviteter, personaleudgifter og sponsoromkostninger. Vi anbefaler, at du opretter et detaljeret budget. Økonomichefer og ledende medarbejdere vil gerne se beviser for at understøtte dine forbrugskonklusioner.
- Inkluder indkomstberegninger, f.eks. Fra billetter, sponsorer og udstillinger. Sørg dog for at sammenligne den faktiske omsætning med prognoser.
Trin 6. Inkluder statistik, der er relevant for læseren
Lad ikke din rapport være fyldt med søde oplysninger. Antallet af mennesker, der deltog i arrangementet, er en af de data, du skal medtage. Vi anbefaler, at du angiver målbare data i rapporter.
- Statistik og andre relaterede data, der kan inkluderes, såsom antal salg og antal besøgende på en bestemt bod. Hændelsesrapporten vil være mere troværdig, hvis de angivne data er komplette. Inkluder oplysninger om deltagere/besøgende. Inkluder demografi, besøgstal og besøgsforskningsresultater (f.eks. Købsvaner).
- Rapporter antallet af mennesker, der reagerede på sponsorerede kampagner, samt donationer til nonprofitorganisationer. Dokumenter den økonomiske indvirkning og medarbejdernes deltagelse.
Trin 7. Inkluder kvalitative elementer, der kontekstualiserer dataene
Din rapport skal indeholde nogle statistikker, men du skal også bruge citater fra mennesker for at give kontekstrelateret feedback.
- Saml feedback og feedback fra deltagere og begivenhedsteammedlemmer, så vurderingen af arrangementets succes ikke bare kommer fra eventrapportforfattere. Dette gør din rapport mere troværdig.
- Overvej også at inkludere tredjepartsundersøgelser. At sætte værdi på medieeksponering er et eksempel på, hvad tredjeparter kan undersøge.
- Rumværdi og eventforberedelse. Du bør tage dig tid til at vurdere webstedets effektivitet og forberedelse fra en anden persons synspunkt. Diskuter, hvordan du bruger pladsen til konferencer, arrangementer osv.
Del 3 af 3: Afslutning af hændelsesrapporten
Trin 1. Lav en hændelsesrapport til tiden
Prøv at skrive og offentliggøre rapporten så hurtigt som muligt efter begivenheden. Sørg for at planlægge dette i din kalender for at sikre, at det er til tiden. Nogle mennesker anbefaler at publicere rapporten 30 dage efter begivenheden, men andre argumenterer for, at rapporten skal offentliggøres få dage efter begivenheden.
- Når deadline er, skal du sørge for, at du ikke går glip af den. Måske skriver du en hændelsesrapport for et bureau, der efterspørges af en bestemt klient. Vær opmærksom på alle anmodninger.
- I det væsentlige forventer dit publikum en grundig og rettidig rapport. Så opret rapporter, der lever op til forventningerne, og vent ikke for længe med at blive forældede.
Trin 2. Gennemgå din begivenhedsrapport
Sørg for, at hændelsesrapporten anvender god grammatik og er fri for stavefejl, tegnsætning og andre fejl.
- Sørg for, at dine svar ikke er overfladiske. Som hovedregel bør du bruge "vis, fortæl ikke" -teknikken. Det betyder, at du bør give nogle specifikke eksempler til støtte for de generelle pointer i rapporten.
- Glem ikke dit publikum, og sørg for, at skrivningen af rapporten ser formel og professionel ud. Begivenhedsrapporter er ikke uformelle dokumenter; dette dokument er vigtigt for at bestemme gennemførligheden af at anskaffe begivenheden, så det skal lyde autoritativt.
Tips
- Tag flere billeder, end du har brug for. Jo flere valg, jo bedre.
- Når du indsamler tilbud fra ledere og planlæggere, skal du ikke gå direkte til dem. Det er mennesker, der stadig er der længe efter, at begivenheden slutter. Det er bedst at først stille folk i mængden dit spørgsmål, da de vil være de første til at forlade. Du skal også ikke forstyrre taleren eller eventlederen, hvis han eller hun har travlt. De vil senere kunne afhøres.
- Når du indsamler citater, skal du holde samtalen normal og fortsætte med at stille spørgsmål naturligt, indtil den anden person er villig til at sige sin mening.
- Saml flere tilbud, end du har brug for. Jo flere jo bedre.
- Et godt foto kan vise, hvordan begivenheden forløb, eller hvordan folk reagerede på begivenheden.
- Prøv at tage fotos, der viser det store billede af begivenheden som helhed, herunder fotos af mængden og højttalere i et billede for at vise læserne begivenhedens størrelse.
