Uanset din alder eller uanset din baggrund og erfaring, er effektiv kommunikation en færdighed, der kan læres. Generelt var de store ledere hele tiden store kommunikatorer og talere. Faktisk er kommunikation en af de mest populære majors på det videregående uddannelsesniveau, og evnen til at kommunikere effektivt er bredt anerkendt. Med lidt selvtillid og en grundlæggende viden om kommunikation kan du hurtigt komme med en mening.
Trin
Del 1 af 5: Oprettelse af det rigtige miljø
Trin 1. Vælg det rigtige tidspunkt
Som det udtryk vi ofte hører: der er et sted og tid til alt, såvel som til kommunikation.
Undgå at starte diskussioner om tunge ting om natten. Få mennesker nyder at tale om hårde emner som økonomi eller langsigtet planlægning, når de er trætte. Send i stedet beskeden eller få en diskussion om det om morgenen eller aftenen, når folk er mere opmærksomme, tilgængelige og generelt bedre i stand til at reagere klart
Trin 2. Letter åben og intim samtale
Vælg det rigtige sted, der giver dig friheden til at tale åbent, så samtalen udvikler sig og modnes. Hvis du skal levere dårlige nyheder (f.eks. Dødsfald eller skilsmisse), skal du ikke gøre det offentligt, blandt kolleger eller andre mennesker. Respekter mennesker ved at kommunikere med dem på et mere privat sted. Det kan også give mere plads til at udvikle dialog, med forståelse og engagement og sikre, at samtalen går begge veje.
Hvis du præsenterer foran en gruppe mennesker, skal du kontrollere rummets akustik på forhånd og prøve at øve din stemme klart. Brug om nødvendigt en mikrofon for at sikre, at publikum kan høre dig
Trin 3. Undgå alle mulige distraktioner
Sluk for "alt" elektronik, der kan afbryde samtalen. Hvis telefonen ringer, skal du slukke den ved den første ring, derefter slukke telefonen helt og fortsætte samtalen. Lad ikke eksterne forstyrrelser distrahere dig. De kan irritere både dig og dine lyttere og kan dræbe samtalen effektivt.
Fjern distraktioner.
Del 2 af 5: Strukturér din kommunikation
Trin 1. Organiser og præciser ideer i dit hoved
Dette bør gøres "før" du prøver at kommunikere ideer. Hvis du brænder for et emne, kan dine ideer blandes sammen, hvis du ikke målretter mod et par vigtige meddelelser, mens du kommunikerer. Disse centrale meddelelser kan fungere som ankre, der sætter fokus og klarhed på din kommunikation.
Tommelfingerreglen er at vælge tre hovedpunkter og fokusere på alle tre. På den måde, hvis emnet kommer af sporet, kan du vende tilbage til et af de tre punkter uden at blive forvirret. At skrive disse punkter ned kan hjælpe
Trin 2. Vær så tydelig som muligt
Forklar, hvad du håber at få ud af samtalen. For eksempel kan målet være at give oplysninger, indhente oplysninger eller starte handling. Hvis alle vidste, hvad de forventede af denne kommunikation, ville tingene gå meget glattere.
Trin 3. Hold fokus på emnet
Når du har fremstillet dine tre hovedpunkter, skal du sørge for, at alle dine meddelelser forstærker dem. Hvis du har gennemtænkt disse spørgsmål og opsummeret dem til nogle store ideer, vil disse vigtige sætninger sandsynligvis stikke i dit hoved. Vær ikke bange for at bruge det til at forstærke dit budskab. Selv de mest selvsikre og kendte talere vil genbruge deres nøglesætninger igen og igen til fremhævelse og forstærkning. Husk at holde det overordnede budskab klart og direkte.
Trin 4. Tak lytteren
Tak personen eller gruppen for deres tid og svar. Uanset hvilket resultat du får fra denne kommunikation, selvom den adskiller sig fra din, skal du afslutte den høfligt og respektere alle input og folks tid.
Del 3 af 5: Kommunikation i tale
Trin 1. Gør lytteren behagelig
Dette kan gøres, før du starter en diskussion eller præsentation. For eksempel ved at fortælle en yndlingsanekdote. Dette kan hjælpe lytterne med at identificere dig som en af dem med de samme hverdagsproblemer.
Trin 2. Formuler dig selv
Det er vigtigt at formidle budskabet klart og utvetydigt, så budskabet modtages klart af hver lytter. Alle dine ord vil blive husket, fordi folk med det samme vil forstå, hvad du mener. Til dette skal du formidle dine ord klart og bruge sprog, der er enklere og mindre kompliceret.
Trin 3. Ryd udtale
Tal med et stemme niveau højt nok til, at alle parter kan høre og ikke virke for tavse eller tilbagetrukne. Sørg for at udtale nøglesætningerne godt for at undgå misforståelser. Hvis du er vant til at mumle, når du er anspændt, kan du prøve at øve dig selv på at udtrykke dit budskab i et spejl. Nogle gange er det bedste tidspunkt at diskutere dine kommunikationspunkter i et behageligt miljø. Dette kan hjælpe med at forme budskabet i dit hoved. Husk, at øvelse og forbedring af din udtale kan hjælpe med at opbygge selvtillid.
Trin 4. Lyt omhyggeligt, og sørg for, at dine ansigtsudtryk afspejler interessen
Husk, at kommunikation går begge veje, og når du taler, lærer du ikke. Ved aktivt at lytte kan du måle, hvor meget af dit budskab, der nåede til lytteren, og om det blev modtaget godt eller skulle forbedres. Hvis dine lyttere virker forvirrede, bed dem om at gentage, hvad du sagde på deres eget sprog, så det kan hjælpe dem med at forstå. Det kan også hjælpe dig med at identificere og rette eventuelle misforståelser.
Trin 5. Interessant lyd
Monotone lyde er uattraktive for øret, så gode kommunikatører bruger tone til at forbedre kommunikationen. Norma Michael anbefaler, at du:
- Skru op for din stemme, og skru op for din lydstyrke, når du flytter fra et emne eller peger på et andet.
- Skru op for din lydstyrke, og sænk levering af meddelelser, når der er en særlig eller afsluttende besked.
- Tal hurtigt, men hold pause for at understrege søgeord, når du opfordrer til handling.
Del 4 af 5: Kommunikation med kropssprog
Trin 1. Lær folk at kende
Selvfølgelig kender du ikke altid alle i publikum, eller der er nogle nye venner i gruppen, men de nikker sammen med dig og kigger bekendt på dig. Det betyder, at de er forbundet til dig. Så beløn dem ved at anerkende dem!
Trin 2. Giv klart og utvetydigt kropssprog
Juster dit ansigtsudtryk bevidst. Prøv at afspejle entusiasme og inspirere empati hos dine lyttere ved at bruge blide udtryk. Undgå at bruge negative ansigtsudtryk som f.eks. At rynke panden eller hæve øjenbryn. Om ansigtsudtryk er negative eller ej, hænger sammen med kontekst, især kulturel kontekst, så det afhænger af den situation, du befinder dig i.
Identificer hurtigt uventede kropsstilarter forårsaget af kulturelle forskelle, såsom knytnæver, slap eller at stå stille. Hvis du ikke er bekendt med kulturen, kan du prøve at spørge om kommunikationsudfordringer, du måske står over for “før” du begynder at tale med (eller til) mennesker, du ikke kender den kulturelle kontekst for
Trin 3. Øjenkontakt i kommunikation
Øjenkontakt kan opbygge et godt forhold og kan overbevise folk om, at du kan stole på dig og vise interesse. Under en samtale eller præsentation er det vigtigt at se den anden person i øjnene, hvis det er muligt, og bevare kontakten i rimelig tid. Pas på ikke at overdrive det. Brug øjenkontakt sparsomt omkring 2-4 sekunder ad gangen.
- Glem ikke at tale med hele publikum. Hvis du taler foran et panel, skal du se hele panelet i øjnene. At ignorere nogen kan krænke dem, det kan koste dig forretninger, blive afvist eller hvilken succes du prøver at opnå.
- Hvis du taler til et stort publikum, skal du holde pause og få øjenkontakt med et medlem af publikum et sekund eller to, før du starter igen. Dette kan få individerne i publikum til at føle sig værdsat.
- Indse, at øjenkontakt er forskellig i enhver kultur. I nogle kulturer betragtes dette som foruroligende og upassende. Prøv at spørge først eller foretage nogle undersøgelser på forhånd.
Trin 4. Brug vejrtrækning og pauser til din fordel
Der er strøm i pause. Simon Reynolds siger, at pauser kan lokke lytterne til at lytte. Dette hjælper dig med at understrege din pointe og giver lytteren tid til at fordøje det, du lige har sagt. Dette kan hjælpe din kommunikation til at virke mere engagerende, lettere for din tale at fordøje og mere behagelig at høre.
- Tag nogle dybe indåndinger for at berolige dig selv, inden du begynder at kommunikere.
- Væn dig til at trække vejret dybt og regelmæssigt, når du taler. Dette kan holde din stemme stabil og rolig og gøre dig mere afslappet.
- Brug pauser til at tage en pause fra det, du siger.
Trin 5. Vær opmærksom på, hvordan dine fagter kan bedømmes af mennesker
Brug håndbevægelser med omhu. Vær opmærksom på, hvad dine hænder gør, når du taler. Nogle håndbevægelser kan være meget effektive til at understrege dit budskab (åbne gestus), mens andre kan være distraherende eller stødende for lytteren, endda en tendens til at lukke samtalen (lukkede bevægelser). Du kan lære ved at se andre højttalers håndbevægelser og se, hvordan de påvirker dig som lytter. Efterlign bevægelser, som du synes er effektive og interessante. Husk, at de mest effektive bevægelser er naturlige, langsomme og empatiske.
Trin 6. Kontroller dine andre kropstegn
Pas på, at dine øjne ikke vandrer, dine hænder ikke virker urolige, eller at du ikke udfører gentagne bevægelser som at vugge, blinke hurtigt, vrikke med dine fødder og så videre. Små bevægelser som disse reducerer effektiviteten af dit budskab.
Bed en om at registrere dig, mens du taler, og se, hvor hurtigt dit budskab bliver leveret. Eventuelle gentagne bevægelser eller ubevidste vaner bliver meget synlige og sjove. Når du finder sådanne fagter, vil det være lettere at ændre det uønskede kropssprog og overvåge det for gentagelse
Del 5 af 5: Effektiv kommunikation i konflikt
Trin 1. Stå i samme højde
Sæt dig ikke højere end den person, du taler med. Dette kan skabe forskellige magtniveauer og kan faktisk tage konflikter til et andet niveau. Hvis de sidder, skal du sidde med dem.
Trin 2. Lyt til den anden part
Lad dem udtrykke deres følelser. Vent på din tur til at tale, afbryd dem ikke.
Trin 3. Tal med et roligt stemme niveau
Du må ikke råbe eller komme med beskyldninger om den anden part eller deres handlinger.
Trin 4. Lad dem vide, at du lytter til deres pointer og forstår deres side
Tag dig tid til at komme med udsagn som: "Hvis jeg forstår dig rigtigt, siger du det …"
Trin 5. Tving ikke slutningen af argumentet
Hvis nogen trækker sig tilbage fra et argument eller forlader lokalet, skal du ikke følge dem. Lad dem gøre det og tale, når de er roligere og klar til at tale. #Prøv ikke altid at få det sidste ord. Igen kan dette faktisk forværre en konflikt, der aldrig vil ende. Nogle gange skal man gå med til at være uenig og komme videre.
Trin 6. Brug “mig” beskeder
Hvis du udtrykker bekymringer, skal du prøve at starte sætninger med "jeg" og klart angive, hvordan de kan få dig til at "føle." Dette kan gøre folk mere modtagelige over for din klage og mere empatiske. For eksempel, i stedet for at sige "du er sådan noget rod, og det gør mig skør" prøv "Jeg føler, at dette rod skaber problemer for os. Kaoset kom ind i mit hoved, og fik mig til at føle mig begrænset. Helt ærligt, dette rod generer mig mere, end det burde."
Tips
- Vær forsigtig med humor. Lidt humor, som du glider ind i diskussionen, kan være meget effektiv, men lad dig ikke dvæle og gemme dig bag det for at dække over, hvad der er svært at sige. Hvis du konstant fniser og joker, bliver din kommunikation ikke taget alvorligt.
- Hvis du holder en præsentation for en gruppe eller et publikum, skal du være parat til at stille hårde spørgsmål, så du kan holde dig på rette spor og ikke blive forvirret. For altid at kommunikere effektivt anbefaler Michael Brown den 'gyldne regel' til håndtering af vanskelige spørgsmål i forbindelse med en gruppe eller et publikum. Han foreslår, at du hører og gentager spørgsmål og spørgsmål rejst og taler på vegne af alle fremmødte. Del dit svar med mængden ved at flytte dine øjne væk fra spørgeren og se på hele gruppen eller publikum for at besvare spørgsmålet sammen. Understreg dette fælles svar, fortsæt samtalen ved at ændre retning.
- Undlad at klynke eller bønfalde. Dette vil ikke vække respekt eller interesse. Hvis du er meget ked af det, undskyld dig selv og vend tilbage til diskussionen, når du er faldet til ro.
- Lad være med at pludre. Dette kan føre til, at dit budskab bliver misforstået eller ikke bliver taget alvorligt.
- Kig online efter nogle eksempler på store talere i aktion. Undersøg nogle af de mest sete, for eksempel Ted Talks. Der er mange forbilleder, der kan ses i online -videoer. Tænk på dem som "din personlige kommunikationstræner"!
