Feedback er et af de vigtigste aspekter, der kan hjælpe medarbejdere og studerende til at forbedre sig selv. Udover at blive betragtet som vigtig, er feedback også en must-have-komponent i de fleste kontorer og klasseværelser. Dette kan især ses, hvis du har medarbejdere, eller hvis du er ansvarlig for at undervise andre. At skrive feedback via e-mail bliver stadig vigtigere, efterhånden som flere medarbejdere kommunikerer og arbejder eksternt. Hvis du er en medarbejders præstationsleder, skal du skrive feedback om deres præstationer. Hvis du er lærer, skal du skrive feedback til dine elever.
Trin
Metode 1 af 3: Skrivning af feedback til medarbejdere via e -mail
Trin 1. Fortæl årsagen til, at du sender medarbejderen en e-mail (e-mail)
Du kan fortælle ham det i emnet for e -mailen eller i brødteksten i e -mailen. Det er dog en god idé at sætte det i emnet for e -mailen, så han ved, hvad e -mailen er ved at læse.
Skriv f.eks. “Feedback om projektforslag - god start!” om e -mailens emne
Trin 2. Start e -mailen med en venlig sætning
Dette viser medarbejderne, at du giver venlig, ikke kritisk, feedback. Derudover øger dette sandsynligheden for, at e -mail -læsere vil læse og modtage konstruktiv feedback.
Skriv noget i stil med "Hav en god dag!"
Trin 3. Sæt pris på det arbejde, medarbejderen har udført
Normalt har den person, der modtager feedbacken, udført en opgave, som du ville vurdere meget hårdt, så ros ham eller hende i begyndelsen af e -mailen for at lade ham vide, at du værdsætter hans indsats.
Du kan sige, “Tak fordi du arbejder så hårdt med dette forslag. Forslaget er meget godt.”
Trin 4. Giv medarbejderne positiv feedback først
Positiv feedback vil få hård kritik til at lyde blødere. Vær ærlig, men glem ikke at komplimentere ham også. Du bør fokusere på hans nuværende job eller på en tidligere gennemført opgave.
Sig: “Dette forslag er meget godt. Du har skrevet et meget imponerende mål, og jeg kan også se, at der er sket en masse udvikling i den anvendte metode.”
Trin 5. Skriv negativ feedback ned som forslag
Faktisk er det mere effektivt at skrive forslag til, hvilke punkter der skal udskiftes, men læseren vil ikke være i stand til at tage den slags råd særlig godt. Til sidst kunne han have følt sig modløs. Skriv derfor feedback ned fra dit synspunkt, og hvordan du ville ændre det, hvis du skrev forslaget.
Du skriver måske:”Jeg vil skifte del et til del to og derefter forklare del tre igen, så budgetdelen også kan skrives der. Derudover kan du sige "Jeg vil slette det andet afsnit, men jeg tilføjer en gennemgang af det igangværende projekt i slutningen"
Trin 6. Forklar den givne negative feedback
Forklar det problem, han har, og hvor problemet er, hvis det er nødvendigt. Hvis hans kritik vedrører en ændring i forventninger eller retning, så lad ham vide det. Inkluder også detaljerede grunde til, at der skulle være en ændring i dette afsnit.
- Sig:”Vi foretager store ændringer i virksomheden, så vi skal skrive et mere detaljeret forslag ved at udvikle det i flere dele. Jeg har allerede givet et overblik over, hvilke dele der skal udvikles yderligere.
- Hvis du vil skrive feedback, der vedrører personens holdning, skal du ikke glemme at give et konkret eksempel på, hvad du mener. For eksempel, hvis du vil kritisere, at du bærer upassende tøj, når du deltager i et møde med en klient, skal du give et eksempel på en fejl, han eller hun har begået. For eksempel, “Sidste gang vi så en klient, havde du flip-flops på, og før det havde du en t-shirt på. Tøj som dette afspejler ikke professionalismen i virksomheden, som vi altid viser.”
Trin 7. Giv ham forslag til, hvordan han kan forbedre sig
Din feedback vil være ubrugelig, hvis du ikke giver ham en vej ud. Disse forslag kan være alt fra en specifik liste over input til en generel liste over forslag til præstationer.
- Du kan give et eksempel, så han kan løse problemet. Dette er en glimrende mulighed, hvis du har et konkret forslag i tankerne. Sig f.eks. “Brug din neutrale farver til din næste præsentation, og brug ikke overgange mellem dias. Desuden er der klienter, der deltager i mødet, så brug heller ikke virksomhedens jargon.”
- Alternativt kan du spørge ham, hvilke løsninger han gerne vil gøre for at løse problemet. Denne mulighed er en glimrende vej at gå, hvis du vil tale om et problem, der kan have flere løsningsmuligheder. For eksempel "Hvad er nogle måder, du kan forbedre din næste præsentation på?" eller “Hvilke ændringer vil du gerne foretage i din næste præsentation?”.
Trin 8. Mind ham om de mulige konsekvenser
Nogle problemer på arbejdspladsen kan skade virksomhedens navn, så medarbejderne bør gøres opmærksom på dette. I nogle situationer er der ikke meget af en konsekvens, hvis en medarbejder laver en fejl. Der er dog også tidspunkter, hvor du har mistet en klient eller ikke er i stand til at levere effektiv service på grund af mangel på medarbejdere. Nogle gange er der også konsekvenser for arbejdstagere, hvis de ikke forbedrer situationen. Meddel straks dine medarbejdere, hvis der opstår problemer.
- Lad ham f.eks. Vide, at du er bekymret for, at klienten forlader på grund af en papirfejl.
- Alternativt kan du fortælle medarbejderen, at han eller hun måske ikke indgår i det næste projekt, hvis der ikke er nogen forbedring af hans eller hendes evne til at skrive dokumenter.
Trin 9. Afslut e -mailen med et tilbud om at præcisere og forklare feedbacken
Dette er en god måde at afslutte e -mailen på og vise ham, at du støtter ham. Derudover vil dette også få ham til at føle sig godt tilpas, når han vil bede om afklaring på ting, han ikke forstår.
Skriv for eksempel en sætning som "Lad mig vide, hvis du har andre spørgsmål eller har brug for afklaring om dette emne."
Metode 2 af 3: Skriv feedback på anmeldelser
Trin 1. Definer præstationsgennemgangsmål
Dette er grunden til, at der er evaluering. Medarbejderen ved, hvad han vil læse, hvis han ved, hvilke mål du har, og hjælper dig med at designe feedback til ham.
- Fokuserer du f.eks. På at forbedre medarbejdernes præstationer? Udfører du en virksomhedsomfattende vurdering for at afgøre, hvilken faglig uddannelse der kræves? Laver du kvartalsvis anmeldelser?
- Informer medarbejderen om dette mål, når du giver feedback til ham eller hende. Du vil måske sige, “Virksomheden planlægger at tilbyde professionelle træningssessioner baseret på medarbejdernes behov. Derfor leverer jeg præstationsanmeldelser for hver medarbejder.
Trin 2. Gennemgå den tidligere feedback
Dette kan tages på grundlag af tidligere leverede anmeldelser samt uformel feedback givet i evalueringsperioden. Du bør også kontrollere, hvad medarbejderen har gjort, efter at feedbacken er givet. Brugte han det til at forbedre sig selv? Går feedback kun ind i højre øre og forlader venstre øre?
- Hvis han foretager ændringer baseret på tidligere feedback, indarbejde dette punkt i en positiv anmeldelse om ham.
- Hvis han ignorerer gammel feedback, skal du diskutere tidligere spørgsmål med ham og mangel på initiativ til at følge forslag.
Trin 3. Beskriv positiv feedback og inkluder konkrete eksempler
Start altid en feedback -session ved at efterlade en positiv kommentar. Ros medarbejderen for det, han eller hun har gjort godt, og giv specifikke kommentarer om resultaterne. Vær ærlig, og prøv at give den samme mængde feedback som antallet af negative kommentarer, du giver.
- Giv et eksempel som:”Du viste initiativ, da du meldte dig frivilligt til at lede et projekt. Derudover demonstrerer du også gode lederevner, når du koordinerer med teammedlemmer, lytter til forslag fra andre og tildeler mennesker til deres respektive opgaver.”
- Ros den gode indstilling og brug for at fortsætte den.
Trin 4. Giv konstruktiv kritik og giv specifikke eksempler
Fokuser på den kritik, der kan give de fleste fordele for virksomheden eller målmedarbejderen. Informer medarbejderen om, hvilke områder han synes er svære, og hvorfor det er et problem for ham.
Giv specifikke eksempler. For eksempel "I de sidste tre præsentationer har du glemt at præsentere dit estimerede budget og projektafmatning" eller "Det gennemsnitlige antal projekter, du gennemførte sidste kvartal, var 6, men denne gang kan du kun gennemføre 2. Jeg tror, at din præstation er under gennemsnittet”
Trin 5. Definer præstationsmål for den næste evalueringsperiode
Dette vil hjælpe medarbejderne til at vide, hvilke områder der skal forbedres. Derudover vil du også forstå, hvad virksomheden har brug for fra sine medarbejdere. Medarbejderen vil også finde denne feedback mere nyttig, fordi han ud fra evalueringen ved, hvad virksomheden ønsker fra ham.
- Målene skal være korte og specifikke. For eksempel "Medarbejdere skal sælge 4 varer om dagen", "Medarbejdere bør forbedre kommunikationen med klienter" eller "Medarbejdere bør tage lederuddannelse".
- Sørg for, at du vil udføre disse mål i den næste evaluering, fordi det er, hvad medarbejderne forventer.
Trin 6. Giv muligheder for faglig udviklingstræning
Kom med anbefalinger baseret på den konstruktive kritik, du har givet. Disse anbefalinger kan baseres på eksisterende kilder, f.eks. Workshops, uddannelseskurser, intern uddannelse eller vejledning mellem medarbejdere. Derudover kan du også foreslå gratis kurser, der er tilgængelige online, hvis du mangler ressourcer.
- Vær åben, hvis du skal ændre et forslag efter at have talt med en medarbejder. For eksempel kan medarbejdere bede om professionel uddannelse, som du aldrig har tænkt på før.
- Overvej medarbejderens arbejdsmål. For eksempel, hvis dine medarbejdere ønsker at flytte ind i lederstillinger, kan du vælge lederuddannelse som en professionel uddannelsesmulighed. Alternativt, hvis han er interesseret i grafisk design, så lad ham tage et kursus, så han kan bruge sine færdigheder til din virksomhed.
Trin 7. Tilskynd medarbejderen til at afslutte feedback -sessionen
Uanset hvor strålende en medarbejders præstationsanmeldelse er, er der ingen, der kan lide at blive fortalt, hvad de mangler, eller hvad der skal forbedres, så afslut sessionen med at tilskynde medarbejderen til at få ham eller hende til at føle sig mere komfortabel og mindre modløs eller overvældet.
Sig noget i stil med:”Sidste kvartal havde vi nogle uforudsigelige vanskeligheder, men du har gjort et fremragende stykke arbejde med at justere arbejdsbyrden. Vi elsker dit arbejde, og vi glæder os til at se mere af denne slags arbejde i det nuværende kvartal.”
Trin 8. Tilskynd et svar fra lytteren
Dette svar kan være verbalt, efter at du har diskuteret det med ham, eller du kan give en feedbackformular, som du kan udfylde. Du får et bedre svar, hvis medarbejderne får tid til at tænke over deres præstationsanmeldelser og skrive deres svar i dit fravær.
Spørg personen om feedback på den anmeldelse, du forlod for ham. F.eks.”Har du nogle forslag til mig, hvad skal jeg forbedre, når jeg giver feedback? Og "Var min feedback klar og nyttig nok?"
Metode 3 af 3: Giv feedback til studerende
Trin 1. Fokus på elevernes læringspræstationer
Formålet med at give feedback er at hjælpe eleverne med at lære. Så giv positive kommentarer, der får ham til at forbedre sin indsats frem for at kritisere hans fejl. Brug denne session til at give instruktioner og ikke til at kritisere dem.
Du kan give skriftlig feedback på elevopgaver, herunder skriftlige opgaver, præsentationer og projekter
Trin 2. Giv feedback på opgavens indhold og leveringsmekanisme
Begge disse er vigtige for eleven, fordi han eller hun skal vide, hvordan de kan forbedre disse to komponenter. Derudover er der mange studerende, der klarer sig bedre på et område end på et andet. For eksempel kan en elev have en lys idé med god idéudvikling, men han kan ikke stave korrekt, kan ikke bruge tegnsætning korrekt og har en masse ufuldstændige og unøjagtige sætninger.
- Hvis du giver feedback til et mundtligt projekt eller en præsentation, skal du sørge for at give feedback på hvert afsnit af opgaven.
- For eksempel har mundtlige præsentationer brug for feedback på indhold og talerfærdigheder. I mellemtiden kræver projekter feedback med hensyn til indhold, kreativitet og leveringsmetoder.
Trin 3. Giv specifik positiv og negativ feedback
Kommentarer som "godt stykke arbejde", "forbedring" eller "forbedring" betragtes ikke som specifikke nok; eleverne ved ikke, hvilke dele de skal forbedre, og hvilke ting der er gode nok. Fortæl eleverne, hvilke områder der skal forbedres, og hvilke der er gode nok.
- Skriv noget i stil med:”Specialet er klart, velskrevet og bruger det format, vi studerede. Imidlertid skal åbningssætningen rettes, fordi den ikke er relateret til dit speciale”.
- Foreslå, "Din idé er veludviklet, men jeg anbefaler, at du tager yderligere sessioner for at forbedre din brug af kommaer og øve dig i at skrive perfekte sætninger".
- Giv en kombination af positive kommentarer og konstruktiv kritik.
Trin 4. Foreslå, hvordan du forbedrer evnen i stedet for at rette fejlen
Du kan markere nogle fejl, men rediger ikke for meget af elevarbejdet. Skriv ned eventuelle problemer, du ser i elevarbejde, såsom overdreven brug af kommaer. Foreslå derefter, hvad der kan forbedres ved det.
For eksempel “Du brugte for mange kommaer i dit essay. Kontroller venligst reglerne for brug af kommaer og hvordan man kombinerer sætninger med kommaer. Hvis du kommer til en ekstra session, kan vi øve os i, hvordan vi skriver et godt afsnit sammen
Trin 5. Prioriter dit næste udkast eller din opgave
At sætte prioriteter som denne vil hjælpe eleverne med at fokusere på andre ting, der skal nås. Du kan prioritere dine læringsmål eller elevens behov afhængigt af dit arbejde.
Sig: "Nu skal du fokusere på at bruge aktive sætninger og ikke bruge ufuldstændige sætninger."
Trin 6. Begræns feedback til et område eller en evne, hvis dette er hovedproblemet
Fokuser på de nuværende læringsmål eller behovene hos de studerende, du vurderer. Sørg for, at eleven ved, at du kun bedømmer nogle dele af sit essay, så han ikke antager, at resten af essayet er perfekt.
- Marker de områder, der vil være fokus for din feedback.
- Inden du vender tilbage til elevarbejdet, skal du informere dem om, at du kun giver feedback på bestemte dele af opgaven.
- Du kan lade eleverne vælge, hvilke færdigheder eller sektioner de vil kommentere.
Trin 7. Lad være med at overvælde eleverne
Hvis der er for mange fejl, skal du ikke rette dem alle i en feedback -session. Hvis du efterlader for mange kommentarer i en session, kan eleverne føle sig overvældede og til sidst blive modløse. Så efterlad en kommentar til det nemmeste og mest grundlæggende at rette.
- For eksempel kan du starte med måder at undgå at skrive ufuldkomne sætninger og slå ord op i ordbogen, hvis han ikke ved, hvordan de skal staves.
- Derudover kan du også fokusere på læringsmålene for opgaven.
Trin 8. Motiver eleverne til at blive ved med at lære
Afslut feedback -sessionen med positive ord, og opfordre ham til at blive ved med at prøve. Du kan også minde ham om hans præstationer i andre opgaver, så han vil blive ved med at prøve endnu mere.
