Arkiv og Autoarkivering er funktioner i Office 2007, der giver dig mulighed for at flytte gamle filer til et arkivsted inden for et bestemt tidsrum. Generelt arkiverer Outlook 2007 filer automatisk hver 14. dag, men du kan arkivere filer manuelt eller indstille AutoArchive til at arkivere filer efter en tidsplan.
Trin
Metode 1 af 2: Arkivering manuelt
Trin 1. Klik på Filer øverst i dit Outlook 2007 -vindue, og vælg derefter Arkiv
En arkivdialogboks vises.
Trin 2. Vælg knappen Arkiv denne mappe og alle undermapper.
Trin 3. Klik på menuen ud for Arkiver elementer, der er ældre end, og vælg derefter den dato, du kan lide
Trin 4. Klik på Gennemse, og vælg derefter en placering, hvor arkivfilen skal gemmes
Trin 5. Klik på OK
Alle filer i Outlook, der er ældre end den valgte dato, arkiveres.
Metode 2 af 2: Tilpasning af AutoArchive
Trin 1. Klik på Værktøjer øverst i dit Outlook 2007 -vindue, og vælg derefter Indstillinger
Dialogboksen Indstillinger vises.
Trin 2. Klik på fanen Andet, og klik derefter på Autoarkiver.
Trin 3. Marker afkrydsningsfeltet Kør Autoarkiver hver, og vælg derefter scanningsfrekvensen fra den tilgængelige menu
Generelt vil Outlook 2007 scanne gamle filer hver 14. dag.
Trin 4. Kontroller en eller flere af nedenstående muligheder efter behov:
- Spørg før AutoArchive kører: Denne funktion viser en påmindelsesmeddelelse før arkiveringsprocessen, så du kan annullere AutoArchive -sessionen, hvis du ønsker det.
- Slet udløbne elementer: Denne funktion giver Outlook mulighed for at slette filer, når de er gamle nok.
- Arkiver eller slet gamle elementer: Denne funktion giver dig mulighed for at arkivere eller slette bestemte filer, når de er gamle nok.
- Vis arkivmappe i mappeliste: Når denne funktion er aktiveret, vises arkivmappen i Outlook -navigationsruden, så du nemt kan gennemse arkiverede filer.
- Rens elementer, der er ældre end: Denne indstilling giver dig mulighed for at angive alderen på de filer, der skal arkiveres, fra 1 dag til 60 måneder.
- Flyt gamle elementer til: Denne funktion giver dig mulighed for at vælge, hvor du vil gemme dine arkiverede filer.
- Slet elementer permanent: Denne funktion gør det muligt for Outlook at slette gamle filer direkte uden at arkivere dem først.
Trin 5. Klik på OK. Dine AutoArchive -indstillinger gemmes og er aktive.
